Die Arbeitswelt verändert sich rasch. Junge Mitarbeiter haben ganz neue Anforderungen an die Art, wie im Büro gelebt und zusammengearbeitet wird. Informationen werden im Wissenszeitalter zum entscheidenden Faktor für wirtschaftlichen Erfolg. Sie müssen leicht zu finden und produktiv einsetzbar sein.
Helmut Szpott, Gesellschafter der Firma Artaker Computersysteme begleitet Unternehmen auf dem Weg zum Büro 4.0. Er hat uns 3 Fragen verraten, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie wissen wollen ob Ihr Unternehmen schon jetzt ein zukunftsfähiges Arbeitsumfeld bietet.
Der Confare #CIOAWARD wird am 3. April in Wien verliehen, am 12. Confare #CIOSUMMIT mit dem Motto: Talente bewegen … be the influence. Anmeldungen auf www.ciosummit.at sind für IT-Manager kostenfrei möglich.
1.) Schafft es Ihr Unternehmen durch innovative Prozesse neues Geschäft zu generieren?
Sehen wir uns die klassische Personalabteilung an.
Im Büro 1.0 verwendet nur die Personalabteilung die Personal-Software in der die Personal-Dokumente verwaltet werden. Zugriff zu diesem Expertensystem haben nur Mitarbeiter der Personalabteilung.
Büro 4.0 basiert auf einem integrierten Informationsmanagement statt auf unproduktiven Daten-Silos. Sein Personalakt ist auch für jeden Mitarbeiter digital zugänglich. Führungskräfte sehen die Informationen und Dokumente ihrer Teams. Die Personal-Software wickelt Routineprozesse einfach ab, vom Urlaubsantrag, Reisekosten bis zu Mitarbeiteraufnahme und Offboarding. Für das Bewerbermanagement wird auch Social Media integriert um einen zeitgemäßen Kontakt mit den Bewerbern zu sichern.
2.) Stellen Sie Daten und Dokumente aus verschiedenen Systemen in einer gemeinsamen Oberfläche über die Grenzen Ihres Unternehmens hinaus dar?
Im Büro früher gibt es Papierablagen. Die Mitarbeiter sind mit Ausdrucken, Lochen und Abheften beschäftigt. Abgelegt wird in den Strukturen des Windows Explorer. In persönlichen oder öffentlichen Outlook-Mail-Ordner werden Informationen in Mails und Kalendern gebunkert.
Büro 4.0 bedeutet Produktivität statt “Old School”-Verhaltensweisen. Automatisierte und integrierte Systeme arbeiten mit Oberflächen, die von unterschiedlichsten Endgeräten her bedient werden können.
Aufgaben können zum Zeitpunkt der Bearbeitung erledigt werden, ohne unproduktives Nacharbeiten durch “Sekretariat oder Kollegen. Manuelle Prozesse werden im Hintergrund durch automatisierte Abläufe abgelöst und sind agil anpassbar.
3.) Können Daten und Dokumente von unterwegs bearbeitet werden und werden diese Daten automatisch an die Kernsysteme verteilt?
Sehen wir uns als Beispiel die Finanzprozesse eines Unternehmens an. Im althergebrachten Büro finden die Mitarbeiter der Finance Abteilungen ihre Kennzahlen auf verschiedene Akten verteilt. Es gibt Postmappen und Aktenordner. Zur Sicherheit hat jeder hat eigene Kopien in der Schublade, samt Poststempeln und Kontierungsfeldern.
Im Büro 4.0 sind Freigabeläufe mobil zum Beispiel über Apps. Die Begleitdokumente wie Lieferscheine, Bestellung und Schriftverkehr zu einer fraglichen Rechnung sind auf Klick erreichbar und natürlich auch außerhalb der Büros und Bürozeiten zu erledigen, sogar automatisch im Hintergrund bei Rechnungen mit direktem Bestellbezug.
Die Experten von Artaker haben ein Reifegradmodell entwickelt, mit dem Sie Ihr Unternehmen einem Selfassesment unterziehen können. Mehr finden Sie auf www.buero40.at
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