ERP Software in Zeiten der Digitalisierung: Was ändert sich und welche Themen müssen bei der Auswahl eines neuen ERP-Projektes beachtet werden? Der selbständige IT-Berater Martin Klöck hilft Firmen, die richtigen ERP-Lösungen zu finden. Im Blog anlässlich des 10. Confare ERP-Infotages verrät er uns, die wichtigsten Dinge, die bei der Auswahl einer neuen ERP Software zu beachten sind. Im Confare-Workshop: ERP-Auswahl zeigt er, wie die strategischen Rahmenbedingungen für ein ERP-Projekt richtig eingeschätzt und die passende Software bzw. den passenden Anbieter ausgewählt werden kann.
Was bedeutet es, sich im Digitalen Zeitalter für eine ERP Software zu entscheiden? Was sind die 5 wichtigsten Dinge, die dabei zu beachten sind?
ERP-Systeme sind nach wie vor schwerpunktmäßig Systeme für die komplette kaufmännische Abwicklung eines Unternehmens. Nur haben inzwischen viele Hersteller erkannt dass die Anforderungen der Kunden viel weiter gehen und genau genommen ein zentrales Abwicklungssystem für die Kernprozesse des Unternehmens gefordert wird. Neue Systeme tragen dieser Forderung Rechnung und bringen deutlich mehr an Funktionalität, wie z.B. komplette Integration eines CRM-Systems, integrierte DMS-Systeme, Zeitverwaltung, Contentverwaltung, integrierte (einfache) Logistikfunktionalität usw. mit.
Weiter betreiben viele Unternehmen inzwischen Geschäftsmodelle mit einem ausgeprägten Web-Anteil am Umsatz. Das bedeutet für das ERP-System/ ERP-Projekt die digitalen Prozesse und Schnittstellen zu den Web-Systemen wie Shop/ Plattformen/ Apps etc. in die Analyse und das Design der ERP-Software mit in Betracht zu ziehen.
Was sind die wichtigsten Themen in einem ERP-Projekt:
1.) Häufig erfordert die Einführung einer neuen ERP Software den Umbau der Organisation oder die Bereitstellung neuer Skills, damit die ERP Software optimal funktioniert. Dieser Aspekt wird oftmals vernachlässigt und das Unternehmen geht mehr oder weniger unvorbereitet in diesen Veränderungsprozess, was meiner Erfahrung nach mindestens so große Probleme wie z.B. eine noch nicht richtig funktionierende Software verursachen kann wenn im Projekt (unerwartete) Widerstände von „Betroffenen“ auftreten.
2.) Eine der wesentlichsten Phasen eines ERP-Projekt ist die Vorphase in Form von Analyse, Entwicklung der optimalen Prozesse für das Unternehmen (Sollprozesse) und eine vollumfängliche Planung des Projekts mit Ressourcen, Changes und Einführungsphasen. Je besser ERP-Projekte geplant, vorbereitet und mit (sinnvoller) Dokumentation ausgestattet sind, desto besser funktionieren sie auch. Die Planung sollte so aufgesetzt sein, dass Milestones, Ressourcenverbrauch und Fortschritt im Projekt gut messbar sind.
3.) Eine Schwachstelle sind in der Regel die knappen internen Ressourcen. Dies betrifft nicht nur ERP-Projekte sondern trifft meiner Erfahrung nach für die meisten größeren Unternehmensprojekte zu. Deshalb gilt es einerseits den internen Ressourcenbedarf realistisch (und damit auch den Projektfortschritt realistisch) zu planen und andererseits die internen Know-How-Träger im Projekt so gut es geht zu entlasten und für Ausfälle zentraler Positionen einen Plan B bereitzuhalten.
4.) Vielfach handelt es sich bei Alt-ERP-Systemen um gewachsene, nicht optimale Datenstrukturen. In der Praxis wird oft das Thema Datenmigration stiefmütterlich behandelt. Die Unternehmen verpassen damit die Riesenchance ein neues System mit bereinigten, redundanzarmen und geprüften / überarbeiteten Daten so aufzusetzen, dass die bereinigten Datenbestände im Nachgang zu deutlich weniger Bearbeitungsaufwand führen.
5.) Zu guter Letzt folgt ein ERP-Projekt selten sauber definierten Zielen und einer klaren Vorstellung des wirtschaftlichen Ergebnisses. Dies führt zu Unsicherheit bei kaufmännischen Entscheidungen und es erfolgt keine sinnvolle kaufmännische Kontrolle im Nachgang bzw. die kaufmännische Kontrolle wird rein auf die Projektkosten reduziert.
Wie kann ERP zum Unternehmenserfolg beitragen?
Monetär: Einmal durch der Effizienzsteigerung der Kernprozesse des Unternehmens und zweitens durch Stärkung der Wachstumsfähigkeit des Unternehmens wie z.B. gezielte Ausweitung des Geschäfts, sobald Prozesse nicht mehr manuell sondern softwaregestützt deutlich effizienter ablaufen.
Nicht-monetär: Eine neue ERP-Software bedeutet im im besten Fall qualitativ bessere, sicherere Prozesse z.B. durch Workflow-Funktionalität. Das erhöht sowohl für die Kunden als auch intern das Image. Außerdem bietet eine deutlich breitere Datenbasis mit aktionsbezogenen Daten eine viel bessere Grundlage für Auswertungen und damit eine verbesserte Entscheidungsgrundlage für das operative und strategische Business. Erfahrungsgemäß stellen sich diese verbesserten Ergebnisse erst nach 2-3 Jahren Vollbetrieb ein.
Kann das ERP ein Faktor für die Innovationskraft des Unternehmens sein?
Klar – wenn das ERP-System/ ERP-Projekt die strategischen und Innovationsziele des Unternehmens abbildet und bei der Analyse systematisch die Prozesse darauf analysiert werden inwiefern sie Innovationstreiber für das Unternehmen sind.
Laufen ERP Projekte inzwischen anders? Was sind die Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Umsetzung?
Ich denke nicht dass ERP-Projekte generell anders laufen als bisher; nur ist das Betrachtungsfeld eines „klassischen“ ERP-Projekts deutlich breiter als z.B. noch vor 10 Jahren. Die Einbeziehung strategischer Betrachtungen, Innovationen auf dem Markt und auch eine stärkere Sicht unter kaufmännischen Aspekten haben deutlich an Bedeutung gewonnen.
Und für Start-Ups und kleinere Unternehmen gibt es attraktive Alternativen zu klassischen Ansätzen wie z.B. Open-Source-Software oder auch Verlagerung des Business ins Web als servicebasierten Ansatz.
Treffen Sie Dipl.Inf (TUM) Martin Klöck auf dem “Workshop: ERP-Auswahl“ am 6. Oktober 2017 in Wien!
Der Workshop findet einen Tag nach dem Confare ERP-Infotag statt – DEM jährlichen Treffpunkt für ERP Entscheider, mit zahlreichen aktuellen Umsetzungs- und Erfahrungsberichten. Die führenden Anbieter zeigen die Potenziale Ihrer Lösungen und Integratoren präsentieren ihre Branchenerfahrung.
Anmeldung und Details: www.erp-infotag.at
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„Die meisten Unternehmen scheitern nicht daran, weil sie die falschen Dinge tun, sonder weil sie die richtigen Dinge zu lange tun.“
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