Schlampiger Umgang mit Softwarelizenzen wird bestraft, im schlimmsten Fall sogar mit Haftstrafen. Viel häufiger jedoch schlicht und einfach durch überhöhte Softwarekosten, den Überlizenzierung kommt weit häufiger vor, als man annimmt. Software Asset Management (SAM) soll Abhilfe schaffen. Josef Reim, Leiter der österreichischen Niederlassung der USU AG im Gespräch über die gängigen Fehler beim Lizenzmanagement und die Risiken, die damit verbunden sind.
Mit welchen Risiken ist eine mangelhafte Lizenzpolitik verbunden?
Reim: Das Thema Lizenzmanagement ist angesichts verschärfter Compliance-Richtlinien der Europäischen Kommission (Euro-SOX) für Unternehmen zu einem zentralen Risikofaktor geworden. Compliance-Sündern droht eine Gefängnisstrafe von bis zu 5 Jahren, und das zusätzlich zur Schmach der öffentlichen Bekanntmachung, zum Imageschaden und zu vom Lizenzgeber verhängten Geldstrafen. In der Praxis spielen jedoch die Kosten-Risiken eine deutlich größere Rolle, denn die meisten Unternehmen sind überlizensiert. Bis zu 60 Prozent zuviel geben Unternehmen ohne effizientes Lizenzmanagement für Software und deren Nutzung aus, so die einhellige Meining von Marktanalysten wie z.B. der Gartner Group.
Softwarelizenzen werden im Unternehmen oft nachlässig behandelt. Wo passieren hier die gröbsten Sünden?
Reim: Im derzeit herrschenden Dschungel von OEM-, Einzel- und Volumenlizenzen, Client- oder Serverlizenzen etc. verliert man ab einer kritischen Größe von mehreren hundert Endgeräten leicht den Überblick. Diese notwendige Transparenz über die eingesetzte Software und die Lizenzen wird noch dadurch erschwert, dass neben dem IT-Management in der Regel weitere Bereiche wie die Unternehmensführung, das Finanzmanagement und der Einkauf involviert sind. Aber auch in größeren Unternehmen wird das Thema leider immer noch als Teilzeitaufgabe betrachtet.
Welche Maßnahmen empfehlen Sie?
Reim: Entscheidend für eine optimale Nutzung von Software-Assets ist eine enge –organisatorische und technische – Verzahnung der Business- mit der IT-Welt. Zum Beispiel sollten gerade große Unternehmen einen Vollzeit-Lizenzmanager haben, denn Lizenzmanagement ist keine untergeordnete Funktion und benötigt die direkte Unterstützung des Managements. Zudem sind unterschiedliche technische Werkzeuge involviert. So kann z.B. kein Lizenzmanagement-Tool ohne Asset Management Funktionen auskommen. Vertragsmanagement ist genauso wichtig, da man Angaben zum Ursprungsland und zu Vertragsbestimmungen benötigt. Idealerweise holt man sich alle relevanten Daten aus einer zentralen Configuration Management Database.
Worauf sollten Verantwortliche bei der Auswahl entsprechender Tools achten? Was sind die wichtigsten Funktionen ?
Reim: Wichtig bei der Auswahl einer Anwendung ist, dass diese sämtliche Prozesse rund um Lizenzmanagement unterstützt und idealerweise in einer Suite integriert. Zentraler Baustein einer entsprechenden Software ist eine frei erweiterbare „Whitelist“-Datenbank, in der das eingesetzte Software-Portfolio in einem Produktkatalog verwaltet wird. Damit werden alle Änderungen in der Lizenzlandschaft lückenlos dokumentiert. Der Softwarekatalog stellt auch die Verbindung zwischen den technischen Inventory-Daten und dem kaufmännischen Bestandsdaten her. Das funktionale Kernstück bildet die so genannte Reconciliation-Engine, die dafür sorgt, dass die richtigen Lizenzmetriken in der notwendigen Ausprägung zur Berechnung des Lizenzbestandes verwendet werden. Bewährt hat sich ist ein berechtigungszentrierter Ansatz, der flexibel Rechner, Nutzer, Standorte, Upgrades, Downgrades und gemessene Nutzung berücksichtigt. Für IT-Dienstleister und outgesourcte IT-Abteilungen ist ferner die Trennung von Lizenz-Eigentum und Lizenz-Nutzung im Rahmen eines erweiterten Mandantenkonzeptes wichtig. Umfassende Reportingmöglichkeiten und Eskalationsroutinen bei Lizenzverletzungen flankieren eine „ideale“ Lösung für Software Asset Management.