EDI ist kein neues Thema, meint Philipp Liegl, Managing Director von ecosio, aber es bekommt im Digitalen Zeitalter eine neue Bedeutung. Im Zuge der Partnerschaft bei Österreichs größtem und bedeutendsten IT-Management Treffpunkt, haben wir Philipp gefragt, warum EDI für die Digitalisierung so wichtig wie Internet und Strom ist und was die wichtigsten EDI-Trends des Jahres sind.
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Die Integration von Daten-Silos und IT-Systemen über Unternehmensgrenzen ist ein entscheidender Faktor im Digitalen Zeitalter – Welche Rolle spielt EDI dabei?
EDI ist das technische Fundament für die Integration über Unternehmensgrenzen hinweg und spielt daher eine sehr wichtige und zentrale Rolle! Die Digitalisierung von unternehmensübergreifenden Supply-Chain-Prozessen basiert in den meisten Fällen auf einem dokumenten-zentrierten Ansatz und damit auf EDI (Electronic Data Interchange). Das bedeutet, dass Daten mit Lieferanten, Kunden und Behörden in strukturierten maschinenverarbeitbaren Formaten direkt zwischen den IT-System ausgetauscht werden – ohne menschliche Interaktion. Damit einher geht eine höhere Geschwindigkeit und Genauigkeit in allen Supply-Chain-Prozessen, da manuelle Prozesse und Medienbrüche (z.B. ein Papierdokument abtippen) wegfallen.
Man kann also mit Fug und Recht sagen: EDI ist die Basis für die unternehmensübergreifende Digitalisierung von Prozessen.
EDI ist eine Technologie, die es schon sehr lange gibt. Was ist heute anders?
EDI ist keine Technologie, sondern ein Konzept. Dies wird in der Tat oft verwechselt. Das heißt unter der korrekten Definition von EDI versteht man den Austausch von strukturierten elektronischen Geschäftsdokumenten über Unternehmensgrenzen hinweg – egal ob dieser über Syntaxen wie EDIFACT, Flat-Text oder – wie bei APIs üblich – über XML oder JSON erfolgt. Die Ursprünge von EDI gehen zurück bis zur Zeit der Berliner Luftbrücke, wo man sich erstmals über die einheitliche Auszeichnung von Waren und Transportbehältern Gedanken machte. Dinge die heute in Form von Strichcodes und eindeutigen Identifiern im elektronischen Datenaustausch gang und gäbe sind. Außerdem begann man bereits damals über Funk zu avisieren, welche Flugzeuge mit welchen Waren landen werden – damit konnte die Bodenlogistik entsprechend vorbereitet und gesteuert werden. Sozusagen ein Vorgänger des heutigen elektronischen Lieferavis, der über EDI ausgetauscht wird.
Was sich in den letzten Jahren aber grundlegend geändert hat ist, dass immer mehr Unternehmen EDI einsetzen, da es ein absolut kritischer Faktor im Rahmen der Digitalisierung von Lieferanten- und Kundenprozessen ist. Auch ganze Länder fordern mittlerweile vermehrt den Einsatz von elektronischen Rechnungen (siehe z.B. Italien, wo es seit 1.1.2019 keine Papierrechnung mehr zwischen Unternehmen und zwischen Unternehmen und Behörden gibt – alles muss vollelektronisch im XML-Format über das Finanzamt laufen). Die elektronische Rechnung ist dabei ein Subset des elektronischen Datenaustausches.
Damit wird EDI immer mehr zur geschäftskritischen Infrastruktur für Unternehmen – ähnlich wie es die Elektrizität ist. Und damit sind wir auch schon beim wichtigsten Trend – genauso wenig, wie Unternehmen ihren eigenen Strom erzeugen wollen, sondern diesen lieber aus der Steckdose beziehen, wird auch EDI heute immer mehr als Service von speziellen Dienstleistern bezogen.
Was sind die 5 wichtigsten EDI-Trends?
Im gesamten EDI-Umfeld tut sich aktuell in der Tat einiges. In vielen Unternehmen ist das Thema EDI historisch gewachsen und wird oft noch inhouse betrieben. Die damit verbundenen lokalen Infrastrukturen sind in die Jahre gekommen und oft gehen diejenigen jetzt in Pension, die die Systeme vor 30 Jahren aufgesetzt haben. Das führt jetzt dazu, dass EDI-Prozesse neu geplant und umgesetzt werden. Die wichtigsten Trends sind dabei aus unserer Sicht:
- Buy statt Make. Es ist ein klarer Trend in Richtung Auslagerung der EDI-Funktionalität an spezialisierte Dienstleister erkennbar. Das bedeutet, dass sich die Unternehmen mehr auf Ihre Kern-Wertschöpfung und die damit verbundenen Prozesse im ERP-System konzentrieren. Die daran angebundenen EDI-Themen werden von speziellen Dienstleistern übernommen, die sich um Anbindung von Partnern, laufende Überwachung des Betriebs und proaktive Fehlerbehebung kümmern.
- Noch stärkere Integration der eigenen Lieferanten. Neben dem funktionierenden Vertrieb ist die effiziente und zielgenaue Beschaffung heute eines der kritischsten Themen in Unternehmen. Mittels EDI bekommen Lieferanten nicht nur elektronische Bestellungen, sondern auch Forecast-Daten auf Basis der eigenen Planung, sodass zukünftige Beschaffungsspitzen frühzeitig erkannt werden und auch bei den Lieferanten entsprechend gegengesteuert werden kann. Um hier nicht nur die großen Lieferanten zu erreichen, sondern alle Lieferanten, werden vermehrt web-basierte Portal-Lösungen (auch WebEDI genannt) verwendet. Damit können auch kleinere Lieferanten (der sogenannte Long-Tail) automatisiert per EDI an das eigene ERP angebunden werden und es wird eine 100%ige EDI-Durchdringung der Beschaffungsprozesse erreicht.
- Noch mehr EDI. Vor allem die größeren Player am Markt, wie beispielsweise Supermärkte im Handel oder die Automobilhersteller, setzen auf noch tiefere Integration per EDI, indem mehr Belegstufen gefordert und noch detailliertere Daten von den Lieferanten gefordert werden. Ein Beispiel sind hier packstückgenaue Lieferavisierungen mit entsprechender Palettenetikettierung im Handel (in der Automobilbranche schon längst Standard) oder die Verwendung von Business Acknowledgements in der Automobilbranche, mit Hilfe derer der Empfang eines Lieferavis bestätigt wird. Das ist beispielsweise in den USA bereits seit langem Usus – kommt nun aber auch bei den europäischen Herstellern.
Außerdem fordern Prozessänderungen auch neue EDI-Verbindungen. Als Beispiel sei hier der unablässige Trend in Richtung Just-in-Time und Just-in-Sequence im Automotive oder auch das steigende Konsignationsgeschäft in der Industrie generell genannt. Im Handel werden durch VMI (Vendor-Managed-Inventory) neue Anforderungen an die Lieferanten gestellt, die nun mit Abverkaufsdaten und Lagerstandsdaten des Kunden die eigene Regalauffüllung steuern müssen. Andere Bereiche, wie beispielsweise die Logistik, wären ohne EDI überhaupt nicht durchführbar. - Konsolidierung von alten Standards. Sieht man sich heute gewachsene EDI-Infrastrukturen in große Unternehmen an, so wird man eine Vielzahl von verschiedenen EDI-Standards und Formaten entdecken. Das reicht von Flat-Text-Dateien über CSV, TRADACOMS (vor allem in UK noch ein großes Thema), über EDIFACT, ANSI ASC X12 bis hin zu XML und JSON. Hier lässt sich erkennen, dass vor allem die alten Flat-Text-basierten Formate wie VDA auf EDIFACT konsolidieren. Ältere Ansätze wie TRADACOMS rücken auch weiter in Richtung EDIFACT. Vor allem in den USA setzt man weiterhin sehr stark auf ANSI ASC X12 – das wird sich auch in absehbarer Zeit nicht ändern. Rund um die elektronische Rechnung von Behörden ist so gut wie alles XML-basiert. Und JSON spielt vor allem bei API-basierten Anbindungen heute eine wichtige Rolle.
Ein Problem, das wir oft sehen ist, dass ältere EDI-Anbieter technologisch nicht in der Lage sind, mit diesen Konsolidierungen mitzuziehen. Daher sind technologisch versierte Anbieter hier besonders gefordert, da alte Legacy-Anwendungen auf neue technologische Beine gehoben werden müssen. - Die Behörden wollen mehr elektronische Daten. Und zwar vor allem elektronische Rechnungsdaten. Ausgehend von Latein- und Südamerika aber auch von Skandinavien kommt die verpflichtende elektronische Rechnung. In Italien gibt es seit Anfang 2019 keine Papierrechnung mehr und auch Frankreich will hier ab 2023 nachziehen. Neben der verpflichtenden elektronischen Rechnung für alle, kommen dann auch weitere Belegstufen, wie beispielsweise die elektronische Bestellung.
EDI-Projekte haben in vielen Unternehmen einen schlechten Ruf – zu Recht oder zu Unrecht?
Also mit Sicherheit zu Unrecht! Vorausgeschickt, dass an einem EDI-Prozess einfach nichts mehr vorbeiführt, muss auch das EDI-Projekt im Unternehmen einen entsprechenden Stellenwert bekommen. Das bedeutet – egal ob man EDI nun selbst realisiert oder einen Dienstleister hinzuzieht – das Thema EDI von allen Beteiligten gleichermaßen mitgetragen werden muss. Im Speziellen seien hier der Fachbereich und die IT gemeint, wo entsprechend prozess- und systemvertraute Personen sitzen müssen.
Für die Durchführung des EDI-Projektes braucht es im Wesentlichen drei wichtige “Zutaten”. Das Problem bei vielen EDI-Projekten ist, dass oft eine oder mehrere dieser Zutaten fehlen oder zu unzureichend berücksichtigt werden, was zu entsprechenden Ineffizienzen und Problemen führen kann.
EDI-Plattform
Mit Hilfe der Plattform werden Konvertierungen durchgeführt, Routing-Regeln werden eingestellt, Konnektoren auf Basis von AS2, X.400, etc. werden definiert usw. Das alles erledigt sich natürlich nicht von alleine, sondern es muss ein entsprechendes Team gestellt werden, das dies durchführt.
EDI/B2B-Netzwerk
Tauscht man mit Lieferanten, Kunden und Behörden EDI-Daten aus, wird man sehr schnell feststellen, dass nicht jeder EDI-Partner auf die gleiche Art und Weise erreichbar ist. Manche EDI-Partner nutzen bereits ein B2B-Netzwerk (oft auch VAN für Value-Added-Network) genannt und verlangen, dass man dieses auch nutzt. Andere EDI-Partner wollen direkte Verbindungen auf Basis von AS2, OFTP2, SFTP usw. Und Behörden haben die angenehme Situation, dass in Gesetzen vorgeschrieben wird, was zu tun ist. Das hat zur Folge, dass oft eigene Web Services, Signatur-Anforderungen usw. zu erfüllen sind.
Will man alle diese Anforderungen selbst erfüllen, entsteht ein entsprechend hoher Aufwand in der Verbindungseinrichtung und der Wartung. Man ist daher besser beraten auf einen Anbieter mit einem entsprechenden Netzwerk zurückzugreifen, der alle EDI-Verbindungen zentral realisiert und wartet.
Onboarding & EDI-Operations (Service)
Neben der richtigen Plattform und dem richtigen Netzwerk ist das Team für die Durchführung von EDI-Partneranbindungen und die Überwachung des laufenden EDI-Betriebs von großer Bedeutung. Nur wenn hier entsprechend großes technisches und prozessuales Know-How vorhanden ist, können EDI-Aufgaben wie Anbindungen, Dokumentenmappings, Test und Produktivschaltungen aber auch Fehlerbehebungen rasch und unkompliziert durchgeführt werden.
Die meisten Vorteile können Unternehmen hier dann erzielen, wenn die oben genannten Bereiche an spezialisierte Dienstleister übertragen werden, die EDI als Fully Managed Service erledigen.
Welche Rolle spielt die Cloud dabei?
Genauso wenig wie Unternehmen heute noch ihre eigenen Mail-Server betreiben, sondern diese von spezialisierten Dienstleistern wie Microsoft oder Google beziehen, geht auch der Trend bei EDI klar in Richtung Cloud.
Das bedeutet, dass EDI-Themen wie Nachrichtenübermittlung, Nachrichtenkonvertierung, Nachrichten-Signatur usw. nicht mehr mit einer lokalen Software (auch EDI-Konverter genannt) erledigt werden, sondern als Service aus der Cloud bezogen werden. Hier gibt es dann zwei große Unterschiede.
Bei reinen Platform-as-a-Service-Lösungen wird mir eine EDI-Software in der Cloud zur Verfügung gestellt, über welche ich meine EDI-Partner anbinden kann. Die Betreuung der Software, das Einrichten von Partneranbindungen, das Einrichten von Dokumenten-Konvertierungen usw. muss jedoch von den eigenen Mitarbeitern übernommen werden. Außerdem geht hier der wichtige Hebel des bestehenden B2B-Netzwerks verloren, da man in diesem Fall schlichtweg kein eigenes B2B-Netzwerk hat. Man muss also zu jedem gewünschten EDI-Partner eine eigene Verbindung aufbauen und kann keine Netzwerk-Synergien nutzen.
Bei Fully-Managed-EDI-Lösungen wird die EDI-Lösung von einem spezialisierten Dienstleister zur Verfügung gestellt, der auch alle EDI-Aufgaben übernimmt. Das bedeutet, dass man die funktionieren EDI-Verbindungen schlüsselfertig geliefert bekommt und auch das Monitoring des laufenden Betriebs und die proaktive Fehlerbehebung übernommen wird.
Zahlreiche Unternehmen stehen vor einer SAP S/4HANA Transformation – Was ist dabei in Bezug auf EDI zu beachten?
Die S/4HANA-Migration ist in der Tat bei vielen Unternehmen heute eines der Hauptthemen in der IT. Wir selbst dürfen aktuell eine Vielzahl an Migrationen begleiten und haben in der Vergangenheit alle erfolgreich über die Bühne bringen können. Deshalb gerne ein paar Denkanstöße zum Thema EDI.
EDI von Anfang an den richtigen Raum geben. Egal ob S/4HANA Greenfield, Brownfield oder in einer hybriden Art und Weise eingeführt wird, man sollte EDI bereits sehr früh in die Gesamtplanung mit einbeziehen. Oft herrscht leider der Zugang: “jetzt machen wir mal die wichtigsten Themen wie FI und die SD und MM-Kernprozesse – das Thema EDI schauen wir uns dann im Nachgang an”. So etwas rächt sich leider, da dadurch beispielsweise Partnerrollen im Customizing nicht ausreichend berücksichtigt werden, das Speichern von EDI-Identifiers sich durch die Änderung von Debitoren und Kreditoren auf Business Partners ändern kann usw.
Richtiges Scoping und richtiges Staffing. Obwohl das sehr nach einer allgemeinen Management-Weisheit klingt, hat es im EDI-Kontext eine sehr wichtige Implikation. Der gesamte Umstellungsprozess muss aus EDI-Sicht von einem entsprechend versierten EDI Integration Engineer begleitet werden. Der Integration Engineer ist das Bindeglied zwischen dem Unternehmen, dem SAP-Beratungshaus und den dortigen Functional und Technical Consultants sowie den EDI-Partnern, die betroffen sind. Der EDI Integration Engineer stellt auch sicher, dass das EDI-Projekt richtig gescopt wird, sodass eine stufenweise und unterbrechungsfreie Migration möglich ist.
Automatisierte Delta-Tests durchführen. Das Angenehme an einer Migration (im Unterschied zu einer Neueinführung) ist die Tatsache, dass man ja schon bestehende EDI-Daten hat. D.h. anhand der bestehenden Input- und Outputdaten kann ich die neu aufgesetzten EDI-Prozesse sehr schön auf entsprechende Deltas testen. Erst wenn ich keine Abweichungen mehr feststelle, kann der Prozess im neuen System mit gutem Gewissen live gesetzt werden.
Nicht von der Annahme ausgehen, dass man vom ERP-Wechsel niemandem etwas sagen wird. Vor allem wenn Sie selbst Lieferant sind, sollten Sie Ihre Kunden und die dortigen EDI-Ansprechpartner über den bevorstehenden ERP/EDI-Wechsel informieren. Dadurch können entsprechende Tests mit dem Kunden durchgeführt werden (welche diese bei Sytemwechseln verpflichtend fordern) oder Sie bekommen im Rahmen der Migration auch neue EDI-Spezifikationen zugewiesen (beispielsweise ein Wechsel von VDA 4913 auf VDA 4987).
Partnervereinbarungen im S/4HANA richtig setzen. Bei älteren SAP ECC 6.0-Systemen sind oft alle EDI-Partner auf einem logischen System (LS) aufgehängt. Das macht eine selektive Änderung schwierig. Bei einer Migration empfiehlt es sich daher, auf KU (für Kunden) und LI-Rollen (für Lieferanten) zu setzen. Sollte hinsichtlich der EDI-Prozesse etwas geändert werden, so kann jeder Kunde und Lieferant bequem einzeln über die Partnervereinbarungen umgesetzt werden.
Die Änderungen im IDoc richtig berücksichtigen. Die gute Nachricht ist, dass die IDoc-Struktur der gängigen ORDERS05, INVOIC02 usw. Formate größtenteils gleich bleibt. Es gibt jedoch einige kleinere, aber dennoch signifikante Unterschiede, die auch EDI-technisch entsprechend berücksichtigt werden müssen. So werden die neuen, nun längeren Materialnummern, in einem neuen Element namens MATNR_LONG ausgegeben. D.h. dass diese dann natürlich auch von diesem Feld bzw. auf dieses Feld vom EDI-Konverter gemappt werden müssen. Vor allem für Brownfield-Migrationen bedeutet dies, dass man nicht einfach das alte ERP von der EDI-Lösung “abklemmen” kann und dann das migrierte ERP wieder “anklemmt”. Entsprechende Mapping-Migrationen und vor allem detailliertes Testing sind immer erforderlich!
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