5 Faktoren für ein erfolgreiches IT-Sourcing

by Lisa Baur

Die Digitalisierung fordert neue Konzepte, Ideen und Strategien – ein strategisches IT-Sourcing kann zur Schlüsselrolle im Unternehmen werden. Anlässlich der Konferenz Be CIO am 13. September in Köln verrät uns Holger Schellhaas, Münchner Partner der TCI Transformation Consulting International GmbH  die entscheidenden Faktoren für Sourcing in einer Digitalen Welt.

Im Digitalen Zeitalter sind Kooperation, Netzwerke und die Integration ganzer Ökosysteme entscheidend, um im Wettbewerb schnell zu agieren. Wie verändert sich in diesem Zusammenhang der Zugang zum Thema Sourcing?

CIOs haben erkannt, dass Digitalisierung kein kurzlebiger Trend, sondern zur dringenden Notwendigkeit geworden ist. Nicht zuletzt technische und organisatorische Schwierigkeiten, die der steigende Regulierungsdruck hervorruft, zeigen deutlich, wie veraltet die über Jahre gewachsene IT inzwischen sind. Es ist noch nicht lange her, da stand die Industrialisierung der IT an und CIOs sollten die IT-Leistung verlässlicher, vorhersagbarer, offener und transparenter gestalten. Jetzt sind die CIOs mit der Anforderung konfrontiert, im Zuge der Digitalisierung komplett neue Geschäftsmodelle zu entwickeln.
IT-Organisationen stehen vor der ständigen Herausforderung, durch Leistungsausbau und höhere Qualität einen wesentlichen Beitrag zur Entwicklung des Unternehmens zu leisten. Eine Analyse des Leistungsportfolios der IT hinsichtlich Lieferfähigkeit, Qualität, Effizienzsteigerung und Kostensenkung kann Optimierungspotentiale sowohl innerhalb der Organisation in Verbindung mit Near- und Offshore-Ansätzen als auch außerhalb mit klassischem Outsourcing oder Cloud-Lösungen aufzeigen. Im digitalen Zeitalter ist ein intelligenter Mix gefragt, Near-/ Offshore-Transition ist ein entscheidender Schritt zu mehr Leistungsfähigkeit, Flexibilität und Kosteneffizienz. Dabei entscheidet die Qualität einer maßgeschneiderten Konzeption und stringenten Umsetzung über den Erfolg. Wesentliche Bausteine sind:

  • Aufbau einer neuen IT Lieferorganisation mit Leistungs- und Lokations-Optimierung sowie flexiblen, internationalen Teamstrukturen für Entwicklung und Betrieb.
  • Detaillierte Planung und Durchführung einer Vielzahl von Transitionen einschließlich technischer Voraussetzungen, Know how-Transfers, detailliertem Monitoring durch ein durch KPI-basiertes Tracking-System, aktivem Management der auftretenden Probleme und Absicherung der Transitionerfolge für alle Leistungspakete.
  • Stufenkonzept-orientiertes Vorgehen mit Effizienzsteigerung der bereits etablierten IT-Leistungen und schrittweiser Optimierung weiterer Themen.

Welche Aufgaben bringt ein modernes Sourcing für den CIO mit?

Der CIO muss sich auf Augenhöhe begeben. In den meisten Unternehmen gehört die IT zu den komplexesten Unternehmensbereichen. Sie muss die fachliche und prozessuale Komplexität aller Fachbereiche stemmen und hat darüber hinaus die übergreifende Integrationsverantwortung, die technische Architektur, projektmäßige Umsetzung und operative Bereitstellung zusammenzubringen.
Darüber hinaus ist die IT zunehmend – wie die Debatte um Digitalisierung zeigt – nicht einfacher Umsetzer der vielfach kaum konkreten Geschäftsstrategie, sondern vielfach der Bestimmer, was an der Strategie überhaupt sinnvoll und mit welchen Ressourcen wie darstellbar ist. Der CIO muss also klar den Anspruch formulieren, bei der Strategieformulierung dabei zu sein, alles andere macht keinen Sinn. Und noch mehr muss der CIO lernen, Nein zu sagen zu unsinnigen Forderungen der Fachbereiche.
Oder wie es Rainer Janßen, Ex-CIO der MunichRe, formuliert hat: „Der CIO muss die Manager im Business dazu bringen, sich selbstverständlich und nachhaltig mit IT zu befassen – mancher geht dann als gegelter Anzugträger nach Silicon Valley und kommt digitalisiert mit Bart, Jeans und Leinenhemd zurück.“

Wie gestaltet man eine entsprechende Sourcing Strategie und Sourcing Prozesse?

Insbesondere bei wechselnden geschäftlichen Anforderungen ist es wichtiger denn je, dass IT-Services eine passgenaue Unterstützung bieten, um die geschäftlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig wirtschaftlich zu sein.
Damit dies klappt, ist sicherzustellen, dass alle relevanten Bestandteile eines erfolgreichen Sourcings betrachtet werden und somit der nachhaltige Erfolg für den Kunden gewährleistet werden kann. Unser Verständnis ist, maximalen Nutzen bei optimalem Ressourceneinsatz und minimalem Risiko zu realisieren, d.h. auch, nicht festgelegt zu sein auf bestimmten Blickwinkel und den Delivery-Prozess in allen Bestandteilen je nach Bedarf zu analysieren:                                                                                                                         Copyright © 2017 ictsourcing.de

Dazu kommt, dass die neuen Anforderungen die alten nicht vom Tisch wischen. CIOs müssen das Paradigma der Digitalisierung mitgestalten, aber gleichzeitig für eine intelligente Anforderungssteuerung sorgen. Ohne ein neues, strategisches Herangehen an ICT-Sourcing wird der Spagat zwischen der Gestaltung komplexer Kundenanforderungen und der kosteneffizienten Umsetzung kaum gelingen.

Welche Messgrößen gibt es, um die eigene Sourcing-Fähigkeiten zu beurteilen?

Auch in Zeiten der Digitalisierung: Der Anbieter kann nicht anbieten, was der Anwender anwenden will. ICT Sourcing entwickelt sich zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für das IT-Management. Die Sourcing-Herausforderungen, denen ICT- und Business-Manager heute gegenüberstehen, waren noch nie so komplex. Neben Kostenaspekten – die nichts an Bedeutung eingebüßt haben – treten Fragen der Sicherheit, der Agilität und der Flexibilität immer mehr in den Fokus.
Kritisch ist, wenn die Unternehmen ihren Reifegrad – also die eigenen Sourcing-Fähigkeiten der IT – nicht beurteilen können, bei dem Performance und Wirtschaftlichkeit durch Prozesse des Provider-Managements zu lösen sind. Hier hat sich in der Praxis unser „ictsourcing.de“-Health-Check bewährt – eine schnelle und kostengünstige Alternative zu aufwändigen Analysen. Er ist ein geeignetes Instrument, um ein Reifegrad-Gutachten zu erstellen, die „Readiness“ für die geforderten Veränderungen und Anpassungen zu messen und Maßnahmen abzuleiten.
Obwohl die Verlagerung von IT-Funktionen auf spezialisierte Dienstleister zur Reduzierung und Flexibilisierung der IT-Kosten als Lösungsmodell fest etabliert ist, ist es für viele CIOs immer noch eine große Herausforderung, in einer ausgelagerten IT-Umgebung den Wechsel der direkten Führung von IT-Mitarbeitern auf das Managen von Dienstleistungen umzusetzen. Das wird im Cloud-Computing noch verstärkt, da die Unternehmen hier eine Vielzahl von externen Services und Dienstleistern koordinieren müssen.

Was sind die 5 entscheidenden Faktoren für Sourcing in einer Digitalen Welt?

Provider Management muss zur Kernkompetenz der CIOs werden: „Wenn ich eine Bohrmaschine nicht bedienen kann, dann kann ich damit kein Loch bohren“.
Mehrere spezialisierte Provider zu steuern, halten manche für leicht wie  Lego spielen: Man kauft standardisierte Bausteine und setzt sie individuell zu Bauwerken zusammen. Die Integration verschiedener Provider in der Praxis ist leider etwas schwieriger als mit Lego zu bauen. Entscheidend ist,

  •  dass die Fähigkeit ausreichend ausgeprägt ist, in einer ausgelagerten IT-Umgebung den Wechsel der direkten Führung auf das Managen von Dienstleistungen umzusetzen.
  • dass die Voraussetzungen zur Transformation der IT zum Dienstleister existieren – also etablierte SLAs, Standardabläufe, Rollen und Steuerung durch Kennzahlen.
  • dass der Standardisierungsgrad der IT-Prozesse zur wirksamen Abdeckung der Kundenanforderungen und zur Compliance mit Standards der IT hinreichend ist.
  • dass eine saubere Verantwortungsschnittstelle besteht, bis zu der sich der einzelne Dienstleister um die vereinbarten Themen kümmert – auch weil beim Dienstleister sonst das Eigeninteresse an Lösungen fehlt.
  • dass ein klares Verständnis zur optimalen Fertigungstiefe gegeben ist, also die Schnittstellen zum Provider nicht zu viele Lücken lassen, mit denen dann die interne IT selbst fertig werden muss.

Die „Brücke“ ist die verantwortungsvolle Steuerung der IT und der IT-Lieferanten mit geeigneten Kennzahlen. Dazu gehört, Service Levels zu definieren und zu reporten – also Verfügbarkeit, Performance, Finanzkennzahlen, aber auch, die Risiken in der IT zu kennen –  insbesondere Richtigkeit und Vertraulichkeit unternehmenskritischer Daten.
Und ohne die „Readiness“ für strategisches IT-Sourcing geht es nicht: Eine IT ist nur dann gut, wenn sie das Geschäft des Unternehmens voranbringt. Eine IT ist nur dann reif für Veränderungen – speziell für die digitale Transformation – wenn sie es schafft, zum Dirigent spezialisierter Dienstleister zu werden.


Treffen Sie Holger Schellhaas und zahlreiche hochkarätige IT-Manager auf dem ersten Confare IT-Management Summit: BeCIO 2017 in Köln.

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