DER ANWENDER IM HOME-OFFICE – ANFORDERUNGEN AN LEADERSHIP, TECHNIK UND ORGANISATION FÜR DIE NEUE ARBEITSWELT

by Julia Hübsch

Das verteilte Arbeiten ist Realität. Ob im Home-Office, im Büro oder beim Kunden – der Anwender erwartet sich den gewohnten Zugriff auf Anwendungen und Services und das am Besten unabhängig vom Endgerät. Von End User Computing über Bring Your Own Device, bis zu gesteigerter Awareness für Cyber Security Bedrohungen – IT-Chefs sind gefragt, organisatorische und technisch dafür das richtige Umfeld zu schaffen.

In diesem Confare Digital CIO ThinkTank ging Host und Confare Founder Michael Ghezzo zusammen mit den CIOs von Top Unternehmen wie V-ZUG AG, Universität Salzburg, Kommunale Unfallversicherung Bayern, Grand Resort Bad Ragaz und Nutanix wesentlichen Fragen und Anforderungen an Leadership, Technik und Organisation für die neue Arbeitswelt im Home-Office nach.

Michael Ghezzo

Michael Ghezzo,
Confare

Home-Office ist für viele Mitarbeiter zur tagtäglich gelebten Praxis geworden. Die Voraussetzungen für dauerhafte Produktivität dabei sind vielfältig und reichen von den technologischen Anforderungen bis zum Verhalten von Führungskräften. Darüber spreche ich mit Top-Managern aus unterschiedlichen Branchen.”

So unterschiedlich die bereits vorhandenen oder teils auch nicht vorhandenen technischen Gegebenheiten in den Unternehmen waren, um schnellstmöglich auf die Pandemie und das damit verbundene Home-Office reagieren zu können, so ähnlich sind die Meinungen bei den Tipps. Strukturiertheit steht an vorderster Stelle. Man muss sich den Tag gut mit den zu erledigenden Aufgaben einteilen, aber genauso muss man Pausen einplanen, da diese oft auf der Strecke bleiben, wenn Meetings direkt hintereinander angesetzt werden.

Vor der Pandemie war Home-Office überhaupt nicht gerne gesehen und wurde nur in Ausnahme Situationen genehmigt. Zu Beginn der Pandemie musste schnell umgestiegen werden und Regeln definiert werden. Mittlerweile ist V-ZUG mit den meisten Applikationen flexibler geworden und ist von den physischen komplett auf digitale Meetings umgestiegen.

 

In der Produktion kann man nicht einfach auf Home-Office umstellen

Die Umstellung vom Büro in das Home-Office war tatsächlich einfacher als gedacht, da bereits Ende 2019 die Umstellung auf Teams stattgefunden hat. In der Produktion hingegen, bei der man nicht auf den Einsatz des Menschen verzichten kann, musste komplett umgestellt werden und Modelle entwickelt werden, um die Berührungspunkte der MitarbeiterInnen vor Ort sind so gering wie möglich zu halten.

Fingerspitzengefühl und Empathie sind gefragt

Während diesem digitalen Wandel wird oft vergessen, dass nicht jeder dieselben Möglichkeiten und Gegebenheiten hat. Oftmals schwirren die Kinder um einen her, während vom Arbeitnehmer der normale Workflow abverlangt wird. Hier ist es die Aufgabe des Arbeitnehmers, mit Fingerspitzengefühl vorzugehen und Verständnis für die unterschiedlichen Möglichkeiten der MitarbeiterInnen zu haben.

Derzeit befinden sich alle Lehrenden und Studierenden im Distance Learning, was für alle Betroffene als sehr fordernd angesehen wird. Durch diese Distanz wird oftmals der zwischenmenschliche Austausch vergessen.

Herbert Lohninger

Herbert Lohninger
Universität Salzburg

Man muss lernen, Kompromisse einzugehen

Bei so einer schnellen Umstellung ins Home-Office, muss man Kompromisse eingehen und verstehen, dass nicht alles von heute auf morgen funktionieren kann. Vor allem im Bereich GRC musste man einsehen, dass dieses Thema auf der Strecke geblieben ist. Hierbei kann man auf externe Unternehmen zurückgreifen und mit deren Hilfe die Sicherheitslücken erkennen und verbessern. Das heißt auch, dass man nicht viele verschiede „Baustellen“ anfängt, sondern ein Problem nach dem anderen löst.

Teilen von Wissen statt Produktivitätseinbußen

Im Bereich der IT ist das Home-Office kein neues Thema. Genau hier kann man ansetzen und von deren Erfahrungen lernen und dieses Wissen an die Organisation des Unternehmens weitergegeben. So werden Produktivitätseinbußen vermindert oder gar komplett verhindert.
Jürgen Renfer

Jürgen Renfer
Kommunale Unfallversicherung Bayern

Die Sicherheitslage hat sich durch das Home-Office verschlechtert, jedoch konnte trotz des dringenden Handlungsbedarfs schnell gehandelt werden und dank bereits bestehender Sicherheitsmaßnahmen alle MitarbeiterInnen ins Home-Office geschickt werden.

 

Anfang der Pandemie wurde auf Notfallpläne zurückgegriffen

Da als Unfallversicherungs Unternehmen mit hoch sensiblen Gesundheitsdaten und Sozialversicherungsdaten gearbeitet wird, steht die Sicherheit an oberster Stelle. So bestehen bereits schon vorab Notfallpläne, die dann in einem Ernstfall eingesetzt werden können. Home-Office war bei einigen MitarbeiterInnen der KUVB bereits fest in den Arbeitsalltag verankert, wie beispielsweise bei dem Außendienstpersonal. Die anderen MitarbeiterInnen mussten innerhalb kürzester Zeit auf das Home-Office umgestellt werden, da ein nahe liegendes Unternehmen mit einigen Corona-Fällen betroffen war.

Die Sicherheitslage hat sich im Home-Office verschlechtert

Zwar war das Thema Cyber Security bereits vor der Pandemie und dem Home-Office ein enorm wichtiger Bestandteil des Unternehmens, jedoch hat sich die Bedrohungslage verändert. Vermehrt wird mit Phishingmails gearbeitet bzw. Lücken im System gesucht, um so an sensible Daten zu gelangen.

Die Pandemie wurde genutzt um Systeme neu aufzubauen, Schnittschnellen zu prüfen und Altlasten los zu werden. Zum Beispiel wurden Systeme aus dem Jahr 2008 ersetzt.

Stephan Weber, Grand Resort Bad Ragaz AG – CIO

Stephan Weber
Grand Resort Bad Ragaz

Das Home-Office funktioniert in vielen Bereichen nicht

HR, Marketing und Sales konnten schnell ins Home-Office geschickt werden, da bereits in den Jahren davor mithilfe von Nutanix auf moderne Systeme umgestellt wurde. Während der Pandemie konnte dann hier angesetzt werden und weiter ausgebaut werden. Innerhalb von zwei Tagen wurde der komplette Frame abgeändert und nach nur drei Tagen konnten alle Mitarbeiterinnen von zu Hause aus arbeiten. Jedoch kann in vielen Bereichen nicht auf das Home-Office zurückgegriffen werden, denn weder Reinigungspersonal noch Küchenpersonal können ihre Arbeit von zu Hause aus verrichten.

Die Digitalisierung hängt nach und braucht einen Schub

In der Hotelbranche werden Digitalisierungsansätze nicht unbedingt gerne gesehen. Zum Beispiel wird in einem 5 Sterne Haus der Self Check-in bei Veranstaltungen mit über 100 Menschen aus der IT Branche verweigert, da dies nicht zum Unternehmen und den Qualitätsstandards passt. Jedoch würde dies sowohl Zeit als auch Menschenkontakt minimieren.

Im vergangen Jahr wurden während der Pandemie einige Lösungen einfach zu schnell umgesetzt, da Handlungsbedarf bestand und rasch reagiert werden musste.

 

Aus einer schnellen Lösung wird die Plattform der Zukunft gebaut

Aufgrund der Pandemie mussten rasch Lösungen gefunden werden und innerhalb kürzester Zeit Systeme integriert und Infrastrukturen aufgebaut werden. Oftmals waren diese Lösungsansätze ganz banale Behelfe und wurden nicht ganz konkret umgesetzt, da einfach die Zeit fehlte. Jedoch kommen genau diese Kunden zurück und wollen auf dem bereits bestehenden System weitere Implementierungen von Nutanix. Da nun auch die Zeit für strategische Überlegungen bleibt und konkret auf die individuellen Unternehmensstrukturen eingegangen werden kann, steht vor allem die Sicherheit und die Kosteneffektivität im Vordergrund.

Das Home-Office kann sehr an den Nerven zerren, da oftmals auf die Pausen zwischen Meetings vergessen wird. Früher hatte man die Zeit, nach einem Meeting bei einem Kaffee zusammen zu stehen und eine kurze Pause einzulegen, sich auszutauschen und das gerade gehörte zu verarbeiten.

Mirko Casacrico

Mirko Casacrico
Nutanix

Kurzfristig reagieren war angesagt

Das Land Schweiz hat sehr rasch auf den Pandemieausbruch reagiert und wollte schnellstmöglich alle ArbeitnehmerInnen ins Home-Office schicken. Jedoch hatte nicht jedes Unternehmen dieselben Voraussetzungen und technischen Gegebenheiten. Die meisten Unternehmen hatten keine entsprechende Infrastruktur, das führte zu Problemen und es musste kurzfristig reagiert werden mithilfe von Übergangslösungen.

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10 most important KPIs for the CIO – compiled by Manfred Troger for Confare

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