Nikolaos Kalivianakis, Regional Vice President Central Europe bei Workato: Automatisierung – Der Schlüssel zur digitalen Transformation

by Anthony Torno

In deutschen Unternehmen klafft eine Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit, wenn es um die digitale Transformation geht. Eine aktuelle CIO-Studie (2022) zeigt, dass fast zwei Drittel der technischen Führungskräfte in deutschen Unternehmen zwar zugeben, dass die Digitalisierung ihrer Prozesse dringlich oder sehr dringlich ist – dass Unternehmen also noch einiges im internationalen Vergleich aufzuholen haben – doch weniger als ein Drittel (31%) vertraut der eigenen IT, für diese geschäftskritische Transformation gerüstet zu sein. Legacy-Systeme, vor allem Plattformen für die Softwareentwicklung, können die Transformation selbst nicht schaffen. Wenn IT und vor allem Fachbereiche zudem stets neue Anwendungen anschaffen, wächst der Tech Stack schnell auf unübersichtliche Maße an. Das Ergebnis: Eine zerstückelte IT-Landschaft, fragmentierte Daten, mehr Verwaltungsaufwand und mehr händische Arbeit.

Das Potenzial voll auskosten

Automatisierung war auf einzelne Aufgaben fokussiert. Automatisierungslösungen versuchten, den Menschen durch Bots zu ersetzen. Ein moderner Begriff von Automatisierung kann hier Abhilfe schaffen und Unternehmen nicht nur dabei helfen, ihre Prozesse statt einzelner Aufgaben zu automatisieren, sondern zugleich auch ihre Integration geschickt zu verschlanken und damit die digitale Transformation umsetzen zu können, die sie sich laut der CIO-Umfrage wünschen.

Von Nikolaos Kalivianakis, Regional Vice President Central Europe bei Workato

Die Integration von Plattformen und Systemen ist ein wichtiges Thema für die Unternehmens-IT – Welchen Beitrag kann die Automatisierung dabei leisten?

Um holistische, integrierte End-to-End-Prozesse zu schaffen, eignet sich der Ansatz des „Automation Mindsets“. Darunter versteht man eine Automatisierung durch Integration basierend auf drei Prinzipien: Orchestrierung, Plastizität und Demokratisierung. Jedes der drei Prinzipien umfasst technische und organisatorische Anforderungen, die gemeinsam zum gewünschten, holistischen Ziel führen.

Erstes Prinzip: Orchestrierung

Dem Prinzip der Orchestrierung liegt ein prozessbasiertes oder systemisches Denken zugrunde. Um die gewünschten End-to-End-Prozesse zu schaffen und alle Systeme abzudecken, bedarf es einer starken Orchestrierung aller einzelnen Teile. Heute nutzen Unternehmen hunderte von Apps und fragmentieren ihre Daten, was zu steigender Komplexität und mehr manueller Arbeit führt.

Eine passende Orchestration Platform kann Abhilfe schaffen – aber nur, wenn sie mit allen Systemen integriert werden kann, egal ob App, API oder Datenbank. Die Orchestrierung muss alle Workflows umfassen: Data Flows, Process Flows und User Experience. Ist das nicht gegeben, schafft eine zusätzliche Plattform nur noch mehr Komplexität.

Zweites Prinzip: Plastizität

Das menschliche Hirn dient oft als Vorlage technischer Prozesse – man denke nur an neuronale Netze im Machine Learning. Neuronen im Hirn sind zwar miteinander verbunden, um Denkprozesse zu ermöglichen, doch die einzelnen Verbindungen lassen sich immer wieder neu knüpfen. So kann sich der Mensch auf neue Umgebungen und Herausforderungen schnell einstellen, was ihn im Tierreich einzigartig macht und nicht auf eine Nische begrenzt.

Ebenso plastisch müssen Verbindungen in der technischen Struktur eines Unternehmens sein: Hochiterativ und dynamisch, um Änderungen schnell abzubilden; Prozesse sollten nie statisch sein, sondern entwickeln sich, etwa wenn ein Unternehmen ein anderes akquiriert oder einen neuen Markt erobert.

Drittes Prinzip: Demokratisierung

Neben der umfassenden Orchestrierung und Flexibilität muss ein Automatisierungsansatz auch skalierbar sein. Skalierbarkeit entsteht nur dadurch, dass alle Stakeholder im Unternehmen Teil der Transformation sind. Das kann jedoch nur gelingen, wenn sie die richtigen Werkzeuge bekommen, die auch IT-fremde Teile des Unternehmens gewinnbringen einsetzen können. Dieser Vorgang ist die Demokratisierung der Digitalisierung – nicht zu verwechseln mit Autokratie der IT oder einer Anarchie, in der jeder tut, was er will. Demokratisierung bedeutet, dass mehr Menschen im Unternehmen die Automatisierung vorantreiben, was Projekte beschleunigt und den ROI steigert.

Was sind in Bezug auf Automatisierung die wichtigsten Trends, die man als CIO auf dem Radar haben sollte?

Low Coding – Die Grundlage der Demokratisierung

Wie soll diese Demokratisierung gelingen? Die IT alleine kann die Transformation nicht stemmen, und zu viel Eigenregie bei Fachbereichen führt zu IT-Wildwuchs und Technical Debt. Die Lösung liegt darin, alle Stakeholder in die Lage zu versetzen, aktiv bei der Transformation mitzuwirken – mit Low-Code- und No-Code-Lösungen.

Statt mit textbasierten Programmiersprachen wird mit visuellen Applikationsdesign-Werkzeugen und anderen grafischen Modellierungsverfahren gearbeitet. Im Idealfall ist das so einfach, dass keine professionellen Softwareentwickler mehr benötigt werden. Mitarbeitende aus der eigenen Fachabteilung, sogenannte Citizen Developer, können das übernehmen und mit geringem Coding-Aufwand sogar selbst geschäftskritische Anwendungen anpassen. 43 Prozent der IT-Entscheider in Deutschland sind laut CIO-Studie überzeugt, dass No-Code-/Low-Code-Projekte nicht nur die IT näher an die Fachabteilungen heranrücken, sondern auch eine Transformation der IT zur Business-Technology-Organisation anstoßen werden.

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Welche Rolle spielt Workato im Automatisierungs-Ecosystem des CIOs? Oder, wie End-to-End Automatisierung gelingt

Die zunehmende Automatisierung von Prozessen und Abläufen in Unternehmen hat die IT-Abteilung revolutioniert. Automatisierung dazu bei, die tägliche Arbeitsbelastung radikal zu reduzieren, das IT-Team für die Arbeit an kritischen neuen IT-Systemen zu entlasten und neue digitale Arbeitsweisen zu ermöglichen – was sich wiederum nicht nur auf das Endergebnis des Unternehmens auswirkt, sondern auch dazu beiträgt, noch nahtlosere und zuverlässigere IT-Systeme für Mitarbeiter im gesamten Betrieb bereitzustellen.

Ein Beispiel, wie die umfassende Automatisierung gelingen kann, ist FreeNow. Das deutsche Ride-Hailing-Unternehmen stellte in seiner großen Wachstumsphase 60 neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter pro Monat ein, nutzte fünf Anwendungen im Onboarding-Prozess. Python-Skripte waren umständlich, unflexibel und brauchten 34 Stunden pro Neuzugang, bis alles eingerichtet war. Über Workato konnte FREE NOW kritische Anwendungen wie Workday, Jira, G-Suite, Active Directory und Okta automatisieren, wodurch die manuelle Arbeit beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeiter:innen entfiel. 95% weniger Zeit und 98% weniger Kosten waren die Folge.

Durch einen holistischen Automatisierungsansatz, der Workflows und Prozesse statt einzelner Aufgaben automatisiert und die IT-Landschaft integriert, statt neue Komplexitäten zu schaffen, wird Unternehmen in ihrer digitalen Transformation entscheidend voranbringen.

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