Checkliste: Die 10 wichtigsten Bausteine Ihrer IT-Strategie – und 10 Fragen, die Sie sich dabei stellen müssen

IT-Strategien sind keine reinen IT-Projekte. Obwohl man es bei IT-Strategien nicht direkt vermutet, gehen sie weit über rein technische Aspekte hinaus. Es sind Transformationsprozesse im Unternehmen und damit in vielerlei Hinsicht Veränderungsprojekte. Sie können umfangreiche Auswirkungen auf interne Strukturen und Prozesse haben. Aus diesem Grunde sollte der alleinige Fokus bei der Umsetzung einer IT-Strategie nicht auf der Technik liegen. An der Technik sind bislang zudem die wenigsten IT-Strategien gescheitert.

Zum Thema IT-Strategie gibt es viele Stehsätze, die jeder kennt:

• Die IT-Strategie muss an der Unternehmensstrategie ausgerichtet sein.
• Die IT-Strategie muss lebendig gehalten werden und sich an neue Gegebenheiten anpassen.
• Die IT-Strategie muss kommuniziert und ansprechend präsentiert werden…

Doch in der Praxis sieht das alles dann wieder doch nicht so einfach aus. Was, wenn es gar keine festgeschriebene Unternehmensstrategie gibt? Welche Zielgruppen müssen im Unternehmen angesprochen und überzeugt werden? Wie passt die Strategie zur eigentlichen Positionierung der internen IT? Und was bedeutet es in der Praxis, den Strategieprozess lebendig zu gestalten? Was, wenn sich die Welt so rasch ändert, dass eine langfristige Strategiefindung unmöglich scheint?

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Vielmehr scheitert die Umsetzung von IT-Strategien meist daran, dass die Vorteile und der Wert dieser Aktivität im Unternehmen nicht verstanden wird. Ursache ist in solchen Fällen neben der starken Fokussierung auf neue Technologien zusätzlich noch eine unverständliche Sprache. Bernd Hilgenberg, Experte für IT-Strategie, nennt die wichtigsten Bausteine einer erfolgversprechenden IT-Strategie Checkliste.

Eine IT-Strategie, die in dieser Weise falsch kommuniziert wird, erzeugt Ablehnung oder zumindest Gleichgültigkeit im Unternehmen. Als Folge trägt die Geschäftsführung das Vorgehen nicht mit. Es entstehen u. U. sogar noch Widerstände. Auf diese Weise schlägt eine gut gemeinte Initiative fehl. Mit dem Fehlschlag hat dann nicht nur das Unternehmen eine Chance vertan. Der IT entsteht dadurch auch noch ein nachhaltiger Imageschaden. Somit gibt es bei einem Fehlschlag dieser Art direkt zwei Verlierer.

Damit dies nicht passiert und Ihre IT-Strategie erfolgreich umgesetzt werden kann, kann Ihnen die nachfolgende Checkliste helfen. Bevor wir jedoch in die einzelnen Punkte dieser Checkliste einsteigen, eines vorab. Die Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung einer IT-Strategie ist –wie für jedes Veränderungsprojekt– ein umfassendes Kommunikationskonzept. Sowohl die Mitarbeiter als auch die Unternehmensführung müssen Ziele und Inhalte der IT-Strategie verstehen und mittragen. Nur auf diese Weise helfen die nachfolgenden Punkte mit, dass Ihre IT-Strategie erfolgreich wird.

IT-Strategie-Checkliste

1. Mehrwert

IT ist kein Selbstzweck. Eine IT-Strategie muss immer einen Mehrwert für das Unternehmen bieten. Nur neue IT-Systeme anzuschaffen reicht nicht aus. Eine Modernisierung ist keine IT-Strategie. Aus diesem Grunde steht der Mehrwert ganz oben auf der Liste der abzuhakenden Punkte. Ist dieser deutlich erkennbar, wird die IT-Strategie im Unternehmen auch verstanden. Hierzu gehört auch eine klare Sprache, die zum Unternehmen passt. Ein Mehrwert kann neben der Senkung von Kosten, der Erhöhung von Geschwindigkeit und Qualität auch die Erschließung neuer Geschäftsfelder o. ä. sein.

Frage:           Ist der Mehrwert der neuen IT-Strategie so klar formuliert, dass er im Unternehmen auch verstanden und getragen wird?

2. Kunde

Eine ganz wichtige Frage, die sich stellt, ist die, was der Kunde möchte. Häufig wird in Unternehmen vergessen, warum man sich den Mühen einer neuen IT-Strategie unterzieht. Alle wollen besser werden. Das ist an sich gut. Wo allerdings, ist bei dem ganzen besser werden der Nutzen des Kunden? Sich genau mit dem WARUM zu beschäftigen schärft den Blick auf den Mehrwert einer IT-Strategie für den Kunden. Es hat sich gut bewährt, neben der Befragung des Vertriebs auch die Anrufe der Hotline genau auszuwerten. Die Informationen aus der Hotline bieten einen objektiven Querschnitt durch die gesamte Kundenlandschaft. Dieser stellt inhaltlich meist gute Ansatzpunkte für die kundenorientierten Aspekte einer IT-Strategie dar.

Frage:          Wie profitiert der Kunde von der neuen IT-Strategie?

3. Markt

Der Markt entwickelt sich ständig weiter. In vielen Branchen gibt es Konsolidierungs- und/oder Verdrängungsaktivitäten. Ein solcher Wandel stellt ein Unternehmen permanent vor neue Herausforderungen. Die IT-Strategie sollte diese Entwicklungen im Blick halten und Lösungen hierfür parat haben. IT kann entscheidend dazu beitragen, dass die Dynamik des Marktes von einem Unternehmen gut adaptiert werden kann. Es geht hierbei neben Prozessverbesserungen auch um mehr Flexibilität, die mit Hilfe einer IT-Strategie nachhaltig sichergestellt werden kann.

Frage:           Welchen Beitrag kann eine IT-Strategie leisten, um das Unternehmen im Markt besser aufzustellen?

4. Wettbewerb

Der Wettbewerb kann ein starker Treiber für Veränderungen im Umfeld des Unternehmens sein. Viele Unternehmen setzten auf eine verstärkte Digitalisierung, um sich besser aufzustellen und ihren Kunden einen besseren Service zu bieten. Die Beobachtung der Wettbewerber ist daher nicht nur Aufgabe der Geschäftsführung und des Produktmanagements. Die IT hat als ein wichtiger Bestandteil der Wertschöpfungskette die Aufgabe, aus ihrer Sicht den Wettbewerb genau zu beobachten und gff. Aktivitäten daraus abzuleiten.

Frage:           Kann die neue IT-Strategie das Unternehmen unterstützen, sich gegenüber dem Wettbewerb besser aufzustellen?

5. Trends

Die technische Entwicklung schreitet immer schneller voran. Vor diesem Hintergrund sollte die IT immer UptoDate sein und einen genauen Blick auf die aktuellsten Trends haben. Es geht hierbei nicht nur darum, die IT-Trends im Auge zu behalten. Dies ist eine der Kernaufgaben, die eine leistungsfähige und vorwärts gewandte IT zu leisten hat. Es geht vielmehr auch darum, dass die IT genaue Informationen darüber hat, welche Trends in der Branche des Unternehmens aktuell angesagt sind. Dies fängt an bei neuen Dienstleitungskonzepten, geht über neue Fertigungsmetoden bis bin zum Prozess- und Produktinnovationen. Diese Trends in einer neue IT-Strategie zu berücksichtigen ist Aufgabe der IT.

Frage:           Kann die neue IT-Strategie das Unternehmen unterstützen, Trends besser oder schneller aufzunehmen und wertschöpfend umzusetzen?

6. Services und Projekte

Die Leistungsfähigkeit einer IT definiert sich u. a. über die von ihr zur Verfügung gestellten Services und Produkte. Unter Services werden Dienstleistungen verstanden, die den Geschäftsbetrieb unterstützen. Keine originären IT-Dienstleistungen. Aus der Art der Projekte und der Services lässt sich zudem die interne Positionierung der IT ableiten. Je mehr geschäftsrelevante Services und Projekte von der IT erbracht werden, desto stärker ist die IT als Wertschöpfungsfaktor im Unternehmen positioniert. Dies gilt auch für den Berichtsweg des CIO.

Frage:           Unterstützt die neue IT-Strategie die IT hinzu zu einer Positionierung als Wertschöpfungsfaktor?

7. Prozesse und Vorgehen

Jede IT hat sich im Laufe der Zeit bestimmte Prozesse und Vorgehensweisen zugelegt. Meist sind diese evolutionär entstanden bzw. aus der Notwendigkeit des Tagegeschäfts heraus ein- bzw. umgesetzt worden. Vielfach wurden dabei Kompromisse gemacht. Zum einen fehlte häufig die Zeit, die Vorgehensweise komplett und korrekt zu etablieren. Zum anderen die Möglichkeit, diese umfassend und nachhaltig zu implementieren. Mit einer neuen IT-Strategie besteht die Möglichkeit dies auf den Prüfstand zu stellen und zu modernisieren. Der Treiber sollte dabei ausschließlich der Nutzen für Unternehmen und Kunden sein. Es ist nicht Aufgabe der IT coole Prozesse und Vorgehensweisen zu etablieren, nur weil diese gerade angesagt sind.

Frage:           Welche Vorteile hat das Unternehmen bzw. haben die Kunden bei der Einführung der Prozesse und neuen Vorgehensweisen im Rahmen der neuen IT-Strategie?

8. Personal und Know-How

Das Personal in der IT übernimmt wichtige Aufgaben und ist für die Wertschöpfung im Unternehmen ein immer wertvollerer Faktor. Leider zeigt sich in vielen Unternehmen, dass bei den Mitarbeitern in der IT nicht ausreichend Wert auf eine kontinuierliche Weiterbildung gelegt wird. Viele Mitarbeiter in der IT haben daher entweder einen veralteten Wissensstand oder sind mit neuem Wissen unzureichend ausgestattet. In beiden Fällen können weder die IT insgesamt noch der einzelne Mitarbeiter die vorhandenen Potentiale komplett entfalten.

Frage:           Ist die kontinuierliche Weiterbildung der IT-Mitarbeiter Bestandteil der neuen IT-Strategie?

9. Daten und Informationen

Daten werden heute als das neue Öl bezeichnet. Diese Einschätzung basiert auf der Annahme, dass eine ausreichend große und gute Datenlage wertschöpfend ist. Mit Hilfe der Digitalisierung werden aus Daten Informationen. Diese versetzen ein Unternehmen in die Lage, neue Produkte und Services zu etablieren. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die IT nicht nur in der Lage ist die wertvollen Daten in guter Qualität zeitnah zu erfassen. Sie muss auch in der Lage sein, Daten in Informationen umzuwandeln. Ansonsten entstehen kostenintensive Datenhalden statt wertschöpfender Datenquellen.

Frage:           Unterstützt die neue IT-Strategie das Unternahmen darin, aus Daten wertschöpfende Informationen herzustellen?

10. Systeme und Infrastruktur

Bei einem Auto ist der Motor dafür verantwortlich, dass sich der Wagen fortbewegen kann. Der Motor leistet einen entscheidenden Beitrag zur Geschwindigkeit und zum Verbrauch. Genauso verhält es sich mit der Infrastruktur der IT. Sie hat aus Sicht des Unternehmens einfach störungsfrei zu funktionieren. Der Betrieb sollte nicht zu teuer zu sein und zudem Skalierungen ermöglichen. Aufgabe der IT ist, diese Anforderungen möglichst geräuschlos abzubilden.

Frage:           Berücksichtigt die neue IT-Strategie, dass die zukünftigen Systeme und die Infrastruktur die kommenden Geschäftsanforderungen adäquat abbilden?

Gender-Hinweis:

Zur besseren Lesbarkeit dieses Blogartikels verwenden wir das generische Maskulinum. Die in diesem Blogartikel verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich – sofern nicht anders kenntlich gemacht – auf alle Geschlechter.