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Christian Neubauer, Barmherzige Brüder, Legacy-Modernisierung verändert immer auch Prozesse und Organisation
Die IT im Gesundheitswesen kämpft an vielen Fronten – Es geht um Budget, Cyberrisiken und Personalknappheit während gleichzeitig der technische Fortschritt zahlreiche neue Anforderungen bringt. Dabei geht es buchstäblich um Menschenleben. Wer das unter einen Hut bringt, ist ein Meister seines Faches. Kein Wunder also, dass beim Confare Swiss #CIOAWARD schon mehrmals Vertreter*innen aus dem Gesundheitswesen die begehrte Auszeichnung entgegennehmen durften.
Christian Neubauer ist CIO der Barmherzigen Brüder und ausgezeichneter Confare #TopCIO. Er verfügt über viele Jahre Erfahrung in der IT. Im Spitalsumfeld gibt es viel Innovation, es gibt aber auch einen hohen Bestand an Altsystemen, die nicht ohne Weiteres ersetzt werden können. Wir haben mit Christian über IT-Modernisierung gesprochen:
- Wie funktioniert die Ablöse von Legacy-IT nachhaltig?
- Welche Veränderungen ergeben sich für Prozesse und Organisation?
- Was ist beim Change-Management zu beachten?
Persönlich treffen Sie Christian und etwa 700 hochkarätige IT-Profis auf dem wichtigsten IT-Management Treffpunkt Österreichs, dem Confare CIOSUMMIT Wien. IT-Chefs aus Top-Unternehmen berichten von aktuellen Herausforderungen und Top-Projekten. Die Anmeldung ist für IT-Entscheider*innen nicht mit Kosten verbunden. Hier finden Sie mehr zum Top-Event des Jahres.
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Wo liegen denn in der Praxis wirklich die Herausforderungen von Legacy IT?
Die augenscheinlichsten Herausforderungen von Legacy Systemen sind meist im Security-Umfeld zu finden. Solche Systeme haben oft das Problem, dass es für sie keine Updates mehr gibt, beziehungsweise Sicherheitsstandards in deren Umfeld nicht umgesetzt werden können. Dies führt zur Notwendigkeit von Sonderlösungen, um Sicherheitsrisiken zu minimieren.
Heute übliche Berechtigungskonzepte sind meist nicht für Legacy-Systeme anwendbar. So ist SSO für diese Systeme oft nicht möglich, was zu weiteren Sicherheitsrisiken führen kann.
Ein weiteres verbreitetes Problem ist, dass es für Legacy Systeme oft keine Wissensträger im Unternehmen mehr gibt und es bei Fehlern und Problemen daher sehr schwierig wird an eine Lösung zu kommen. Auch ist es oft eine Herausforderung für Legacy Software Systeme eine physische beziehungsweise virtuelle Systemumgebung zur Verfügung zu stellen, in der das Legacy System noch betrieben werden kann.
Aber auch auf der Anwenderseite führen Legacy Systeme oft zu Problemen, da vor allem für neue Mitarbeiter meist ein erhöhter Schulungsbedarf entsteht oder diese mit den Legacy Systemen oft nicht arbeiten wollen.
Wie geht man die Modernisierung der IT richtig an? Wo fängt man an? Wie findet man die richtigen Prioritäten?
Hier muss man unterscheiden, ob die Modernisierung ein reines IT-Thema ist oder ein Thema für die gesamte Organisation.
Zu IT-Themen zähle ich zum Beispiel die Erneuerung von Server- oder Netzwerkumgebungen beziehungsweise die Modernisierung im sehr systemnahen Umfeld (Betriebssysteme oder Datenbanken). In solchen Fällen hat man natürlich einen sehr technischen Fokus und muss oft nur sicherstellen, dass alles wieder so funktioniert wie zuvor. Allerdings sollte man auch in solchen Fällen die Gelegenheit nutzen und sich einige Fragen stellen:
- Kann man mit der neuen Lösung mehr Performance erlangen?
- Kann man mit der neuen Lösung die Sicherheit erhöhen?
- Kann man mit der neuen Lösung Altlasten eliminieren?
- Bringt die neue Lösung zusätzliche Möglichkeiten für die Zukunft?
- Passt die Lösung zur restlichen Systemumgebung?
Aus meiner Sicht muss man mehr Fokus auf jene Modernisierungsthemen legen, welche die gesamte Organisation betreffen. Gemeinsam mit den betroffenen Fachbereichen muss man in einen Austausch auf Augenhöhe gehen. Gemeinsam evaluiert man, warum diese Legacy-Systeme Probleme machen, warum es diese Systeme immer noch gibt, aber vor allem ist es notwendig gemeinsam Lösungen für die Zukunft und den Weg dorthin zu erarbeiten.
Dabei sind die größten Pains und Needs für die IT und den Fachbereich zu berücksichtigen. Gemeinsam werden die Prioritäten für die Aufgaben festgelegt, dabei ist darauf zu achten, ob die notwendigen Ressourcen dafür vorhanden sind.
Nicht nur die budgetären Ressourcen, die für Legacy-Systeme ohnedies meist ein großes Thema sind, sondern vor allem auch die personellen Ressourcen von allen Seiten, da die Ablöse von solchen Systemen in der Regel einen großen zeitlichen Bedarf von allen Seiten mit sich bringt.
Bei einer so großen Veränderung gibt es viele Unabwägbarkeiten? Wie plant man eine IT-Transformation?
Große Veränderungen führen meist auch zu großen Widerständen. Niemand verlässt gerne seine Komfortzone oder gewohnte und eingetretene Pfade. Zu hoffen, dass jeder auf neue Lösungen wartet und diese mit der Zeit schon annehmen wird, wäre zu wenig.
Außer bei reinen IT-Themen (andere Hardware-Umgebung, andere Virtualisierungsumgebung usw.) wird man also von einer Organisations-Transformation reden, da sich nicht nur IT-Umgebungen ändern, sondern sehr wahrscheinlich auch die Prozesse, die Bedienungsumgebung und die Bedienung selbst.
Somit muss man sehr früh mit der Organisation, sprich mit den betroffenen Fachbereichen in den Austausch gehen und mit diesen gemeinsam die Transformation besprechen. Dazu werden gemeinsam Ziele und Nichtziele festgelegt, gemeinsam Prozesse besprochen und mit den Entwicklungen am Markt abgleichen, um so die richtigen Lösungen zu finden.
Das Wichtigste dabei ist aber, dass man in diesem Transformationsprozess die Organisation auch mitnimmt und hier in ein Change-Management investiert, welches die Organisation auf diesem Weg begleitet, um die richtigen Schritte zu setzen und die Organisation auf die Veränderung vorzubereiten.
Wie sieht dabei die Rollenverteilung aus? Welche Rolle spielt der CIO dabei?
Angeführt seien hier die wesentlichsten Rollen, die in einem Transformationsprozess involviert sein müssen:
- Fachbereich: Key-User und Process-Owner liefern essenzielle Informationen darüber, wie die Prozesse aussehen und welche Ziele erreicht werden müssen
- IT: ist Ansprechpartner (Consultant, Analyst, Architect) für den Fachbereich,analysiert die Anforderungen und erarbeitet gemeinsam mit dem internen oder externen Umsetzungspartner die Lösung, welche dann gemeinsam umgesetzt wird
- Organisationsbereich: neben einem guten Projektmanagement (Projektleitung, PMO) braucht es auch ein gutes Change Management
Dem CIO kommt dabei die Rolle zu, den Schirm über alle diese Rollen zu bilden und vor allem folgende Aspekte zu verfolgen:
- Strategische Vorgaben passend zur Unternehmensstrategie zu entwickeln
- Die Umsetzung technologischer Innovationen vorantreiben
- Engen Austausch mit den Führungskräften der Fachabteilungen betreiben
- Erreichen der Security-Vorgaben und gutes Risikomanagement
Was ist notwendig, um Verständnis und Unterstützung im Unternehmen zu erreichen?
Das Wichtigste ist, dass alle Beteiligten, die an einem Prozess mitwirken sich bewusst sind, dass sie gemeinsam für den Prozess und somit für das System dahinter verantwortlich sind, egal ob Endbenutzer oder technischer Umsetzer. Jeder hat seinen Beitrag zu leisten und nur im Miteinander kann man erfolgreich sein.
Somit ist es sehr wichtig, dass die KeyUser als Vertreter der Endbenutzer hier in einem ständigen Austausch mit der IT sind und maßgeblich am Entscheidungsprozess für das zukünftige System beteiligt sind sowie dies auch an die Endbenutzer entsprechend kommunizieren.
Es ist essentiell, dass alle relevanten Bereiche zu Beteiligten werden und somit alle an einem Strang – und zwar auf derselben Seite! – ziehen.
Welche Anforderungen gibt es an das Change-Management?
Das Change-Management muss einen sehr guten Einblick in die Organisation und in das Vorhaben bekommen, um die Herausforderungen, die ein Transformationsprojekt mit sich bringt jederzeit gut im Blick zu haben. Dies beginnt mit einem guten Überblick zu „Woher kommen wir?“ bis hin zu „Wo wollen wir hin?“. Dabei muss das Change-Management nicht nur den Weg zum Ziel gut kennen, sondern vor allem die Mannschaft, die sich auf diesen Weg machen soll, um diese bestmöglich zu unterstützen.
Oft sind Key-User-Strukturen in Unternehmen noch nicht etabliert und es gibt Unsicherheiten bei den handelnden Personen. Diesen muss das Change-Management das notwendige Toolset mit auf dem Weg geben und sie auch laufend begleiten.
Auch muss das Change-Management erkennen, wo es Widerstände (in Form von „dagegen arbeiten“ oder auch nur „nicht unterstützen“) gibt, versuchen die Ursachen dafür zu erkennen und dann gemeinsam mit der Projektleitung sowie den Fachbereichen versuchen diese Widerstände aufzuarbeiten und zu beseitigen.
Auch muss das Change-Management Überforderung bei allen Beteiligten rechtzeitig erkennen und diese gemeinsam mit Projektleitung und Beteiligten klar aufzeigen um gemeinsam einen Plan zu erarbeiten, die Überforderung zu beseitigen.
Wie verändern sich dabei auch die IT-Organisation und das Unternehmen?
In der Vergangenheit war die IT-Organisation oft ein fast abgekapselter Bereich, in welchem die Anforderungen eingeworfen und dann die fertigen Ergebnisse ausgerollt wurden.
Bei allen Projekten, aber vor allem in Transformationsprojekten, ist es wichtig, dass Fachbereiche und IT-Organisation von Beginn eines Projektes bis zum erfolgreichen Ende ständig im Austausch sind und gemeinsam arbeiten.
Die IT-Organisation muss die dafür notwendigen Strukturen schaffen, um diesen Austausch gut unterstützen zu können. Wichtig dabei ist, dass es Übersetzer (Analysten, Architekten, …) in der IT gibt, die die Bedürfnisse der Fachbereiche kennen und dies dann an die „Techniker“, welche die Umsetzungen vornehmen, weitergeben können.
Sie wollen Christian Neubauer persönlich treffen? Beim Confare CIOSUMMIT Wien haben Sie die Möglichkeit dazu – also am besten schnell hier anmelden.