Von “IT prevents innovation” zum Speed-Boot im Unternehmen: Wie die Cloud die Rolle des CIO verändert

by Stephanie Ellemunter

Cloud und As A Service sind zu den bevorzugten Wegen der Bereitstellung von IT-Services, Infrastruktur und Software geworden. Für den Kunden und die Unternehmens-IT kann das durchaus herausfordernd sein. Standard bedeutet nun Standard. Langjährige Customizing Projekte und ungepatchte Systeme sollten der Vergangenheit angehören. Hoch individuelle Unternehmensprozesse für Standardfälle aber ebenfalls. In der Vorbereitung des kommenden Confare Factsheets zu Cloud und as a Service Geschäftsmodellen in Zusammenarbeit mit DELL Technologies haben wir Dominik Achleitner, Head of IT-T bei der NÖM AG, gefragt, welche Möglichkeiten Cloud und SaaS bieten und wie sie dazu beitragen, die Rolle der IT im Unternehmen zu verändern.

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Welchen Beitrag leisten Cloud- und as a Service Angebote für die Innovations-Fähigkeit und Transformation von Unternehmen?

Viele Unternehmen haben große „Core Lösungen“, das sind meist ERP Systeme, die im Laufe der Zeit etabliert wurden und stabile Prozesse abbilden. Diese müssen langfristig laufen, sicher sein und werden in regelmäßigen Zyklen aktualisiert. Neue Anforderungen aus der Organisation werden in Changes angefordert, bewertet und mit einem Datum versehen umgesetzt. Zeitnahe Änderungen gibt es nur, wenn es sich über eine Konfiguration abdecken lässt. Daher dauert es einfach eine Zeit, bis diese Änderungen in den großen Systemen ankommen. Innovation- und Transformation mit einem gewissen Tempo ist hier schwer möglich, auch da man oft von der Flexibilität der Hersteller/Anbieter abhängig ist, die Kosten noch gar nicht in Betracht gezogen.

„Großer Dampfer, kleines Speedboot“

Seit der Ära iPhone (ca. 2008) transformiert sich das Architekturverständnis in der IT, kleine flexible Lösungen werden nötig, da man nicht mehr nur an seinem PC arbeitet, sondern vielfältige Möglichkeiten (auch Handys) in die „Hosentaschen“ einziehen und damit schnell bei der Hand sind (sprichwörtlich). Mit dieser Anforderung können die großen Lösungen nicht Schritt halten (Widerspricht auch ihrem Fokus), daher sind im Laufe der Zeit flexiblere Lösungen, die oft auf einzelne Bereiche fokussiert waren, entstanden. Somit bietet sich die Möglichkeit, rund um das stabile Core-System kleine flexible Lösungen wie Module bedarfsgerecht zu implementieren. Der Vorteil ist auch, dass man keine eigene Infrastruktur implementieren muss, sondern diese als Service beziehen kann. Somit ergibt sich die Möglichkeit, neue Ideen schnell zu testen!

Das Bild dazu ist einfach, das Core-System ist ein riesiger Lastenkahn, der muss stabil gerade ausfahren und lange Strecken überwinden, Brems- oder Wendemanöver dauern sehr lange und sind aufwendig, dafür wird das Schiff jedoch nicht leicht erschüttert und fährt sehr stabil den Kurs. Die Cloud und Service-Lösungen sind flexible Speedboote, die schnell agieren können und schnell die Richtung ändern können, jedoch nicht so stabil und nicht für lange Strecken gedacht sind.

Wo sind die wichtigsten Einsatzbereiche von Cloud- und as a Service Modellen im Unternehmen?

Dominik Achleitner, Nöm

„Situativ und bedarfsorientiert“

Wie vorhin erwähnt, ist der Einsatzbereich ein kurzfristiges Abdecken von Anforderungen und die flexible Inbetriebnahme von kurzfristigen Lösungen, die allenfalls an die bestehende Infrastruktur angebunden werden können. Mit dieser flexiblen Möglichkeit hat das Unternehmen die Chance, im Bereich Innovation und Transformation kurzfristig Lösungen zu implementieren bzw. auch Ideen zu testen. Ein riesiges Ökosystem von Start-ups hat sich etabliert, die genau in dieser Nische Möglichkeiten bieten. Auch diverse Low-Code Plattformen oder Office365 bieten mittlerweile Möglichkeiten, mit Board-Mitteln einfache Prozesse neu zu denken, diese spielerisch zu entwickeln, in der Organisation zu testen und erst anschließend nachhaltig zu implementieren (in einer flexiblen Lösungen oder im Core-System integriert als Change).

Welche Anforderungen gibt es an Anbieter von as a Service Leistungen? Was sind die Stärken und Schwächen der aktuellen Angebote?

„Credibility als Basis“

Ein wesentliches Merkmal ist sicher die Integration in bestehende Lösungen, speziell Security-Themen sind nicht zu vernachlässigen, allen voran professionelle Benutzerverwaltung zur Optimierung des User-Life-Cycles. Es ist schwer handzuhaben, wenn es zig unterschiedliche Lösungen gibt, die teilweise autark von Abteilungen in Betrieb genommen werden (Vor und Nachteil der Cloudanwendungen) und diese hinsichtlich Security und Account-Management aktuell zu halten. Oft haben User auch nach Ausstieg noch aktive Accounts in Dritt-Tools. Diese nahtlose Integration in bestehende Identity-Provider-Lösungen ist herausfordernd. Der technische Hintergrund und die entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zu prüfen ist schwierig, vertraut man den – oft oberflächlichen – Informationen zum Backend oder nicht. Wie stellt man dann die Integrität sicher? Diese Fragen stellen sich. Eine Idee kann sein, mit einer Kategorisierung der Apps, je nach Zweck und Daten, bestimmte Regeln vor zu geben, um somit eine Übersicht und einen ersten Anhaltspunkt für die weiteren Schritte zu haben. Ein Reifegradmodell für verschiedene Kategorien kann auch angedacht werden, zur nachhaltigen Entwicklung einzelner Aspekte.

Wie verändern Cloud- und as a Service Nutzung die Aufgaben und Rolle der IT?

„Koordinator und Integrator“

Allgemeine Themen wie Datenschutz und Compliance werden vorausgesetzt, auch wenn gerade der Bereich aus einer Steuerungsebene in der IT (Governance) schwierig zu greifen ist. Das Thema Lizenzmanagement sollte auch hier nicht zu kurz kommen, welche Modelle laufen wo, wie lange, welche Kosten gibt es; sind bestimmte Kündigungsfristen einzuhalten. In dem Bereich können sich über die Menge an Tool auch große Kostenblöcke sammeln. Durch die Vielzahl an Angeboten gilt es auch zu prüfen, dass keine redundanten Lösungen in verschiedenen Abteilungen eingesetzt waren. Man sieht hier gut, dass die IT eine starke Koordinations- und Professionalisierungsrolle wahrnehmen muss, um ein konzeptives und koordiniertes Vorgehen optimal zu unterstützen.

Was braucht es, um eine hybride Cloud- und SaaS- Umgebung erfolgreich zu managen?

„IT prevents Innovation“

Kurz: Offenheit und Neugierde. Man liest manchmal „IT prevents Innovation“, das kommt aus dem Hintergrund, dass durch die aktuellen Security-Anforderungen Innovationspotenzial nicht genutzt wird, da vertraute und gehärtete Systeme sicherer sind. Hier muss eine gewisse Offenheit etabliert werden, um sich für neue Themen zu öffnen. Diese Offenheit muss zum Teil durch entsprechenden Input von außen angestoßen werden. Wenn man die Offenheit hat, generell diese Art von Software zuzulassen in der eigenen Software-Landscape, dann braucht es die Kriterien für die Auswahl, ev. wie kurz aufgeworfen in unterschiedlichen Kategorien, sodass unterschiedliche Möglichkeiten berücksichtigt werden. Darüber hinaus muss die Software/Lizenz/Lösung im Blick behalten werden, sonst gibt es einen Wildwuchs an unterschiedlichen Lösungen, die schwer wieder in den Griff zu bekommen sind. Datensouveränität kann noch ins Rennen geführt werden, da durch die verteilten Softwarelösungen die Unternehmensdaten fragmentiert werden und die Verwaltung davon nicht mehr im eigenen Zutun liegt. Das Neue muss versucht werden, je früher man sich in der Thematik versucht, desto proaktiver kann man die Umgebung bzw. die Architektur gestalten.

Wo sind dabei die größten Hürden?

„Der Ruf macht es“

Hier spielen mehrere Faktoren eine Rolle. Die erste Hürde ist sicher einmal zu wissen, was bereits läuft. Dadurch, dass mit wenigen Klicks im Browser bereits eine Cloud-Lösung verwendet werden kann, kann diese selbstständig von den Mitarbeitern in Betrieb genommen werden. Hier muss man den Ruf als IT haben, hilfsbereit zu sein und Bedürfnisse und Anforderungen aufzunehmen. Wenn die IT den Ruf hat: „die erlauben eh nix“ – und wir alle wissen, das gibt es sehr häufig, – dann ist dies sicher eine große Hürde. Dann ist meist so, wenn User auf die Frage „Was haben Sie denn gemacht?“, schnell und direkt mit „Nix“ antworten.

In der Schnelllebigkeit eine Übersicht über den Markt zu haben ist schwierig, hier können spezifische Newsletter helfen, um bei den Themen am Ball zu bleiben. Manchmal kann es auch sein, dass bereits Lösungen im Haus sind, die jedoch zu „kompliziert“ sind, um verwendet zu werden. Hier muss die IT verstehen, was benötigt wird, abschätzen was sinnvoll ist und auch kommunizieren können, wie man es optimal im Sinne des Kunden (Users, …) umsetzen kann. Der Ruf der IT muss in Richtung „Enabler“ gehen, also jemand, zu dem man sich vertrauensvoll wenden kann.

Was ist in Bezug auf Kosten und Budget zu beachten?

„Kleinvieh macht auch Mist“

Eine Menge von kleinen Beträgen verursacht viele Kosten. Durch das Subscription Pricing vieler Lösungen sind es keine geplanten Budgetposten mehr, sondern diese laufen in den Aufwandskosten (Opex) mit, daher verliert man schnell den Überblick. Lösungen auch zu kündigen, wenn sie nicht mehr benötigt werden – eine Frage der Messbarkeit – und allenfalls zu konsolidieren, falls sich in unterschiedlichen Bereichen die Anforderungen/Features überdecken, spart auch Geld. Ein gewisses Innovations/Spaß/Digitalisierungs-Budget, um neue Lösungen zu versuchen, sollte vom CIO bereitgestellt werden. Es soll schließlich Lust für das Neue geweckt werden. Es steht und fällt viel mit dem Selbstverständnis und der Fremdwahrnehmung des CIOs; ein CIO, zu dem man gerne geht, da die Ideen aufgenommen und bestenfalls verbessert werden, hat es hier viel einfacher das Thema gut entwickeln zu können. Wenn der CIO erst noch an der Rollenwahrnehmung im Unternehmen arbeitet, dann muss sie/er später sehen, wie die Themen wieder eingefangen werden. Wir alle wissen, je später man die Sachen angreift, desto mehr Aufwand ist nötig, entsprechend zu optimieren.

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