Cloud ERP erschließt Best Practice Prozesse und Data Driven Business für Mittelständer

by Julia Hübsch

So beliebt SAP bei Konzernen und Großunternehmen ist, so stößt man in mittelständischen Unternehmen durchaus auf Skepsis. Dabei bietet Cloud ERP 2021 Unternehmen unterschiedlichster Größe die Gelegenheit, die eigenen Prozesse fit für das Zeitalter der Digitalisierung zu machen und moderne, datengetriebene Geschäftsmodelle zu entwickeln, verrät uns Josef Koppensteiner, der bei SAP Österreich im Bereich Customer Advisory Kunden dabei unterstützt, die Potenziale von SAP 4/Hana zu realisieren.

Welche Anforderungen haben Sie 2021 an ein ERP?

  • Informationen in Echtzeit
  • Mobile Nutzung (any device)
  • Intuitive UI
  • Nutzung moderner Technologien (RPA, AI…)
  • Skalierbarkeit
  • Einfache Integration weiterer Softwarelösungen
  • Cloudbasiert
  • Rasche Implementierung, vorhandene Prozesstemplates (kein Start von der grünen Wiese)
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Welche Rolle spielt ERP für Innovation und Digitalisierung im Unternehmen?

Das letzte Jahr hat uns gezeigt, wie wichtig Digitalisierung in allen Unternehmensbereichen ist. Ein innovatives ERP System kann dabei auf unterschiedlichste Art und Weise unterstützen. Ein ERP System, das es mir ermöglicht jederzeit basierend auf Echtzeitdaten Entscheidungen zu treffen, ist für mich ein Schlüsselelement. Des Weiteren halte ich es nicht mehr für zeitgemäß als Anwender diverse Daten aus einem System exportieren zu müssen und diese mithilfe von Tabellenverarbeitungsprogrammen zu modellieren um einen aktuellen Überblick über eine Ist Situation zu erhalten. Viel mehr möchte ich von einem intelligenten ERP System darauf hingewiesen werden, wo ein manueller Eingriff in einen Prozess erforderlich ist. Ein ERP System soll Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit unterstützen und nicht für Mehraufwand sorgen. Einen hohen Grad an Automatisierung repetitiver Tätigkeiten zu erreichen ist somit eine wichtige Säule eins ERP Systems. Angestellten soll es möglich sein, sich auf mehrwertstiftende Tätigkeiten konzentrieren zu können. Reine Systembefriedigung sollte schon lange der Vergangenheit angehören.

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Digitalisierung, neue Geschäftsmodelle, Data Driven Business – Warum ist es gerade heute wichtig ein modernes ERP System zu nutzen?

IT Landschaften werden immer komplexer und umfangreicher. Eine Vielzahl unterschiedlicher Lösungen für diverse Geschäftsbereiche ist mittlerweile als „state of the art“ anzusehen. Diverse cloudbasierte Speziallösungen im Customer Relationship Management, Human Resources, Einkaufsnetzwerke und viele mehr sind integrale Bestandteile einer Gesamtarchitektur. Ein modernes ERP muss eine gute und vor allem einfache Integration in diverse Systeme ermöglichen und eine valide Datenbasis schaffen. Die Verknüpfung von Informationen aus dem gesamten Netzwerk und die Ableitung erforderlicherer Daten für Kerngeschäftsprozesse mit hohem Automatisierungsgrad ist erforderlich.

Viele Unternehmen erschließen derzeit zusätzliche Geschäftszweige und neue Geschäftsmodelle. Hier muss ein modernes ERP System unterstützen und darf niemals der Verhinderer neuer moderner Ansätze sein. Neue Geschäftszweige sollen rasch auf Basis standardisierter Prozesse im ERP System abbildbar sein und keine monatelangen kostspielige Implementierungsprojekte erfordern.

 

Wie wichtig ist eine Cloud Strategie als Basis für die Digitale Transformation eines Unternehmens?

Cloudbasierte Lösungen begegnen uns mittlerweile täglich im beruflichen aber auch privaten Umfeld – auch wenn wir diese oft nicht sofort als solche erkennen. Für mich ist eine cloudbasierte IT Strategie eines der Schlüsselelemente in einer zeitgemäßen IT Strategie. Es gibt natürlich Unternehmen die einen Wettbewerbsvorteil aus dem eigenständigen Betrieb einer ERP Landschaft erzielen können. Für viele ist dies jedoch nicht der Fall, spätestens bei einer Total Cost of Ownership Ermittlung wird dieser Umstand in den meisten Fällen transparent. Der Betrieb diverser Systeme im eigenen Haus setzt vieles voraus. Hier bedarf es einer gut geschulten, kompetenten, breit aufgestellten internen Mannschaft um alle Themen von Hardwareanschaffung über Serverbetrieb und Security Themen uvm. abzudecken. Diverse Hyperscaler wie Microsoft, Google oder Amazon investieren jährlich Summen in Milliardenhöhe um einen reibungsfreien, ausfallssicheren, sicheren Betrieb unterschiedlicher Lösungen in der Cloud zu gewährleisten.

Hinzu kommt hier eine meiner Kernanforderungen an ein modernes ERP System: eine gute Skalierbarkeit in jeder Beziehung. Benötige ich zum Beispiel mehr Speicher buche ich diesen einfach bei meinem Anbieter.

Im Vergleich zu On-Premise Software gibt es bei der Verwendung von Cloud ERP den großen Vorteil der Simplifizierung der Vertragsgestaltung. Bei klassischen On-Premise Lösungen sind drei Dimensionen zu betrachten: Software und Support des ERP Herstellers, Infrastrukturmanagement, Technisches Management bzw. Betriebsführung. In einer Cloud ERP Lösung können diese drei Bereiche unter einem Vertrag und einem Service Level Agreement zusammengeführt werden und müssen nicht getrennt verhandelt und betrachtet werden. Im Bedarfsfall kann dies z.B. Durchlaufzeiten bis zur Lösungsfindung enorm reduzieren.

 

Was sind die Chancen und Herausforderungen, beim Einsatz eines Cloud ERP?

Die größte Chance beim Einsatz einer Cloud ERP Lösung birgt für mich gleichzeitig die größte Herausforderung. Viele Unternehmen agieren in teils Jahrzehnte lang gewachsenen Prozessen. Eine Transformation dieser in Standardprozesse eines Cloud ERP-Herstellers kann sehr herausfordernd sein, erhöht aber bei erfolgreicher Adaptierung aber die Agilität. Standardprozesse eines Software as a Service ERPs können viel frischen Wind und Input liefern, teilweise sogar für ein Umdenken sorgen. In diesem Kontext fällt oft die Phrase „reinvent your processes“.

Einer der größten Kostentreiber in ERP Implementierungsprojekten ist die 1:1 Abbildung von bestehenden Prozessen in das ERP System. Gute Standardprozesse eines Cloud basierten ERP Systems können hier einen Hebel zur Kosteneffizienz liefern.

Für mittelständische Unternehmen bietet Cloud ERP großes Potential. Eine genaue Definition der internen Prozesse ist oftmals nicht oder nur rudimentär und veraltet vorhanden. Diese werden bei klassischen ERP Einführungsprojekten vor, oder während der Implementierung des ERP Systems in Workshops gemeinsam mit einem Implementierungspartner erarbeitet. Gut dokumentierte Best Practice Prozesse eines Cloud ERP Systems, die bereits während der Evaluierungsphase genutzt werden können, bieten hier einen großen Mehrwert. Die Verwendung von Standardprozessen beschleunigt sowohl die Evaluierungsphase als auch eine folgende Cloud ERP Implementierung. Die Auslieferung des Cloud ERPs erfolgt hier bereits mit den in der Evaluierung ausgewählten Prozessen.

 

Wie muss die User-Experience gestaltet werden? Welche Anforderungen gibt es in Bezug auf Mobility und Remote Office?

Die User Experience einer modernen ERP Software soll so simpel wie möglich gestaltet sein. Die Gratwanderung im Bereich der simplen UI ist immer jene wie viel Information auf einmal angezeigt werden soll um dem Anwender eine bestmögliche Unterstützung in seiner Tätigkeit zu bieten.

Für mich als User soll es keine Rolle spielen welches System ich gerade nutze, eine simple Oberfläche als Ausgangspunkt wird vorausgesetzt. Ich möchte als Anwender nicht unzählige Anmeldungen für unterschiedliche System durchführen. Als Ziel sehe ich, dass ein Anwender den Wechsel in ein anderes System nicht merkt.

Innovative Learning Szenarien runden das Bild eines Cloud ERP Systems ab. Ein Anwender wird nach einem Update auf Basis seiner Rolle durch die aktuellen Neuerungen geführt. Die Frage nach Mobility und Remote Office stellt sich für mich nicht mehr.  Für den User muss egal sein auf welchem Gerät das System verwendet wird. Die User Experience soll überall die gleiche sein.

 

Was sind die wichtigsten ERP Trends, die man 2021 im Auge behalten sollte?

Der für mich wichtigste Trend im ERP Sektor ist ein bereits bekannter: „Insight to Action“. Im Jahr 2021 möchte ich mich nicht auf die Suche nach Abweichungen zu einem Prozess machen. Die Richtung ist jene, dass auf hohem Level diverse Informationen aus unterschiedlichen Bereichen dargestellt werden. Systemgestützt erfolgen Vorschläge in welchen Bereichen ein manueller Eingriff erforderlich ist. Hier endet die Unterstützung des ERP Systems noch nicht. Im Weiteren werden automatisiert Vorschläge erstellt wie auf die Abweichung reagiert werden soll.

Die Adaption von Robotic Process Automation in cloudbasierten ERP Systemen darf ebenfalls nicht außer Acht gelassen werden. Hier können meist schon aus der Standardlösung Mehrwerte gehoben werden. In diesem Bereich gibt es laufend Neuerungen welche in cloudbasierten ERP Systemen schnell adaptiert werden können.

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