Confare #CIOAWARD Nominee Michael Böhm – Radikale Digitalisierung beim VKI
Vom internationalen Konzernumfeld in die gemeinnützige Welt – für Michael Böhm war der Wechsel zum VKI nicht nur ein neuer Job, sondern eine Mission. Seine Herausforderung: Eine überlebenswichtige digitale Transformation, die den Verein zur modernsten Verbraucherinformationsorganisation Europas machen sollte. Mit einer kompromisslosen Cloud-Only-Strategie, Citizen Development und radikaler Effizienz hat er die IT von einer Belastung in einen Wettbewerbsvorteil verwandelt – und damit den gesamten VKI neu aufgestellt.
Kein Wunder, dass Michael Böhm die Jury beeindruckt hat. Mit Mut, Weitblick und echtem Gestaltungswillen gehört er zu den Top-Anwärtern auf den Confare #CIOAWARD und die Auszeichnung als #TopCIO des Jahres.
Über 700 führende IT-Entscheider und Branchenprofis sind bereits für das Confare #CIOSUMMIT angemeldet – den wichtigsten IT-Management-Treffpunkt Österreichs. Willst du mit den Besten vernetzt sein?
Was war die Ausgangslage, und welche Ziele hattest du, als du die Herausforderung als CIO beim VKI angenommen hast?
Der Gedanke zum Einstieg in eine gemeinnützige Organisation war eigentlich gedacht als ein Ausstieg aus meinen Jahren der internationalen Großkonzerne, ein Ausstieg aus dem Alptraum der innerbetrieblichen Wadl-Beißerei und ein Ausstieg aus dem Wettlauf „Mehr Schein als Sein“.
Und da kam der Geschäftsführer des VKI, Mag. (FH) Wolfgang Hermann mit eigentlich einem einzigen Satz: „Gut. Zahlen können wir nicht viel. Aber Sie könnten den VKI zur modernsten Verbraucherorganisation Europas machen!“ OK, Deal.
Welche Bedeutung haben IT und Digitalisierung für die Aufgaben des VKI?
Als letzte Chance nach den Jahren der erfolglosen Versuche den Verein zu modernisieren, wurde ab Mitte 2023 höchste Priorität auf die digitale Transformation und damit auf die zugrunde liegende IT-Infrastruktur gelegt. Das neue Ziel war: mit der IT als Katalysator Tatsachen zu schaffen, um die Transformation der Kultur, der Produkte, BI, Workflows usw. zu erzwingen. Es war klar, dass eine Unabhängigkeit des Vereins nur durch eine finanzielle Unabhängigkeit erreicht werden kann. Unabhängigkeit und damit Glaubwürdigkeit ist unser Unique Selling Point.
Ein neues Ziel- und Geschäftsmodell wurde vom Geschäftsführer entwickelt, mit Fokus auf drei SDG als Wegbereiter und Basis für neue innovative Produkte, mit direktem Nutzen für die Konsumenten und Konsumentinnen.
Abgesehen davon, ist die effektive Informationsverteilung eine Sache der Hebelwirkung unserer Ressourcen, die nur mit dem modernsten Einsatz der IT geleistet werden konnte.
Welche Hürden waren bei der Digitalisierung und Kulturtransformation am schwierigsten zu überwinden? Wie ist es gelungen?
Zum einen waren da die klassischen Legacy IT Themen, Altsysteme, die Flexibilität verhinderten, aber teuer im Betrieb waren. Halb so schlimm: Ich bin der Meinung, dass die Technik mittlerweile so weit ist, dass es eigentlich kaum mehr ECHTE technische Probleme gibt. Es geht immer nur um die User und Userinnen, deren Akzeptanz und cleverer Einsatz der Technik. Ich komme aus einer Welt der Telekommunikation und Finanz, dort lebt man technisch immer an der Bleeding Edge. Abgehakt. Irgendwann hat man alles gesehen.
Ja, und dann waren natürlich die kulturellen Themen. Wie bei jeder Transformation – das wirkliche Thema. Es war klar, digitale Abläufe schaffen Transparenz.
Die Strategie von Geschäftsführung und IT war schnell klar: Geschwindigkeit, vollendete Tatsachen, Kommunikation/Verkaufen der neuen Welt und vor allem Einbeziehung. Das Einbeziehen der Fachexpert:innen trieben wir an die Spitze. Sie wurden verantwortlich für einen Teil der Software Entwicklung, Stichwort „Citizen Development via LowCode“ – im Speziellen Customer Journeys, und konnten somit ein Stück der neuen Welt selbst kreieren. Und selbst kreierte Software kritisiert man nicht gerne, man fühlt sich im „Driver Seat“, lernt auch für die Zukunft, ist Sprachrohr und stolz darauf.
Wie bringt man beschränkte Budgets und hohe Anforderungen an die digitale Infrastruktur in Einklang?
Aus der Not eine Tugend machen. Es war klar, dass für ein 100 Personen Unternehmen die IT-Abteilung eine maximale Größe hat. Damit ist ein Heer an Systemadministratoren ein No-Go. Somit lag für mich die Lösung für Infrastruktur, Applikationen, Workflows, Prozesse und Capabilities auf der Hand:
- Native Cloud Only,
- Einsatz echter LowCode-Entwicklung für Kund:innenportale,
- Modulare Aufbau der Infrastruktur,
- Best of Need (also immer das „beste notwendige“ System einkaufen), und wo immer es geht:
- Best Practices, um den Konfigurations- und damit vor allem den Wartungsaufwand zu minimieren.
- Business Prozesse passen sich an IT an, nicht umgekehrt – wo immer es geht,
- Auswahl der Implementierungspartner auf „Augenhöhe“
Dadurch konnten wir den Implementierungsaufwand minimieren, die operativen Kosten senken, und so manche teure und zeitfressende Extra-Runde vermeiden.
Warum ist für dich das Konzept der Citizen Developers entscheidend für eine erfolgreiche IT-Transformation?
Es war mutig. Auch für mich war es der erste Versuch in einer Organisation voll auf LowCode und Citizen Developer zu setzen. Aber es war rückblickend erfolgsentscheidend.
Zum einen hat uns LowCode geholfen die Betriebskosten minimal zu halten, zum anderen waren wir sehr schnell mit Software Entwicklung und Iteration von Modulen, die total individuell auf den VKI angepasst wurden.
Diese Kombination aus Verantwortung auf den Fachbereich zu übertragen und schnelle Ergebnisse innerhalb von Tagen, hat geholfen die Akzeptanz gewaltig zu steigern.
Die normal üblichen Iterationen durch unterschiedliche Sichtweisen von Entwicklern und Fachbereich konnten minimiert werden – weil ja beide direkt und gleichzeitig am selben Projekt arbeiten mit sofortigen Ergebnissen.
Welche Rolle spielt Künstliche Intelligenz bei den neuen VKI-Diensten, und wie unterscheidet sich euer Ansatz von anderen Unternehmen?
KI wird inflationär verwendet. KI ist aus meiner Sicht dort für das Unternehmen sinnvoll, wo man deren Einsatz nicht mehr sieht. Wir auch haben nie auf KI Chatbots gesetzt, weil unsere Zielgruppe damit schlechte Erfahrungen gemacht hatte, ich halte Chatbots für eine Sackgasse.
Wir gehen im Bereich KI in zwei Richtungen: Zum einen den unaufgeregten Einbau von KI Modulen in der ganz normalen Customer Journey. Also zum Beispiel Rückfragen nach fehlender Information schon bei Formularen, Vorauswahl von Gesetzestexten und möglichen Urteilen, für unsere Jurist:innen und klassische Texterstellung in allen Bereichen, Zusammenfassungen, Übersetzungen und Beschlagwortung. Hier sind gerade für uns der Datenschutz und die sichere Anwendung oberste Priorität. Allein diese Anwendung hat in unseren Fachbereichen viele Ressourcen freigespielt, vor allem im internationalen Bereich, dem Europäischem Verbraucherzentrum (EVZ).
Zum anderen haben wir gerade ein sehr spannendes Projekt mit der TU-Wien laufen, mit dem Ziel Konsument:innen einfach, aber 100% richtig über gewisse Themenbereiche informieren zu können. Wir sind überzeugt, dass wir hier 2025 noch überraschen können und einen wesentlichen Vorteil über herkömmliche „Unternehmens-LLMs“ erreichen können.
Was können größere Unternehmen von eurer agilen und pragmatischen Vorgehensweise lernen?
„Lieber ein Ende mit Schrecken als ein Schrecken ohne Ende“. Im VKI wurde die digitale Transformation als „internes Startup“ betrachtet. Die Tools und Methoden wurden sensibel ausgesucht und – dem Reifegrad entsprechend – verwendet. Die Priorität wurde klar auf IT-Ressourcen gelegt. Fachbereichsprozesse wurden nicht einfach vom herkömmlichen Weg auf neue digitale Tools kopiert, sondern neu auf Basis der IT-Möglichkeiten und Best Practices in der Industrie aufgesetzt, und danach die Arbeitsweisen der Fachbereiche an das neue System angepasst. Widerstände wie „Das war schon immer so“ und „Wir kennen uns aus, wir machen das seit 20 Jahren so“ konnten oft mit direkter Einbeziehung und Verantwortung bearbeitet werden. Manchmal war auch mehr Druck notwendig.
Die Integration der Verantwortung für Prozessmanagment und Capability Managment in die IT war ein zusätzlicher Erfolgsfaktor. Ein reibungsloses und modernes Zusammenspiel der Prozesse End2End kann so erreicht werden.
Welche drei Tipps würdest du jemandem geben, der eine Karriere als CIO anstrebt?
Die Arbeit mit Menschen muss einem Spaß machen. CIO ist KEIN IT Job.
Bei Entscheidungen immer drei weitere Optionen überlegen, aber die beste Option stark verkaufen und durchsetzen. Falls Option 1 nicht klappt, auf die nächste Option umschwenken. Ein Team braucht klare Ziele, die Führungskraft muss vorangehen und Verantwortung übernehmen.
Fragen stellen. Man glaubt gar nicht, wieviel Unwissen in vielen Abteilungen herrscht. Allein zu wissen wo „Kaisers neue Kleider gespielt wird“ hilft bei Umsetzungen, ganz abgesehen vom Erkenntnisgewinn.
„Everyones Darling“ steht nicht in deiner Jobdescription.
Wie definierst du die moderne Rolle eines CIO? Was macht dich in dieser Position aus?
CIO ist bekanntermaßen der Enabler, der Befähiger, eines Unternehmen. Es gibt keine Abteilung, die über die Zusammenhänge in modernen Unternehmen besser Bescheid wissen muss und wird. Diese Macht kann ein gewaltiger Hebel für ein Unternehmen sein, oder ein Hemmschuh. Diese Situation bedeutet für die restliche Führungsebene oft ein Schwanken zwischen Dankbarkeit und Unwohlsein. Ein ständiges Verkaufen der Ideen, Möglichkeiten und Verführungen der neuen Welt ist unglaublich wichtig.
Für mich ist wichtig: Tue Gutes und rede darüber.
Welche Bedeutung haben das Confare CIOSUMMIT und der Confare CIOAWARD für dich?
Die Welt der IT hat sich gewandelt. Von den eigenartigen Gestalten in Hoodies im Keller, zu den wichtigsten Ressourcen für den Fortbestand und Weiterentwicklung der jeweiligen Unternehmen. Und zwar nicht nur für große Firmen, sondern auch bei KMUs. Die Confare Veranstaltungen geben diesen Bereich die Wertigkeit und Visibility, die ihm gerecht wird. Diese Aufmerksamkeit gibt wiederum anderen Disziplinen Verständnis und Einblick in diese oft immer noch unverstandene Materie. Was treibt die ITler an? Was begeistert sie? Was ist alles möglich? Was bringt mir das?
Obwohl sie immer noch Hoodies tragen. 😉