Out now exklusiv im #ConfareBlog mit Confare #ImpactChallenge Nominee Stefan Latuski, IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit:
Ein gigantisches UPGRADE für die Digitale Transformation im öffentlichen Sektor
CIOs und IT-Manager machen die Welt zu einem besseren Ort. Sie leben neue Führungsprinzipien vor, schaffen die Voraussetzungen für Nachhaltigkeit und Umweltschutz oder helfen gesellschaftlichen Herausforderungen mit Digitalisierung und Technologie erfolgreich zu begegnen. Sie verändern Unternehmen oder sogar ganze Branchen, helfen Menschen, die in Not sind und leben gesellschaftliche Verantwortung vor.
Wir stellen Ihnen die Nominierten im Confare Blog vor: Stefan Latuski hat sich mit seinem Team einer enormen Aufgabe gestellt. Als Geschäftsführer des IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit verantwortet er die IT in Deutschlands größter Behörde. Es gilt, die IT-Organisation fit zu machen für die mächtigen Auswirkungen einer veränderten Arbeitswelt, einem demographischen Wandel und die Erfüllung gesellschaftlich wichtiger Aufgaben. UPGRADE – wir.gestalten.gemeinsam“ heißt das umfangreiche Transformations-Programm. Dabei geht es um mehr als eine Restrukturierung und Modernisierung. Nicht umsonst heißt die Company Vision im IT-Systemhaus: „Wir entwickeln soziale Zukunft“.
Unter dem Motto UPGRADE läuft ein umfassendes Transformationsprojekt beim Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit. Wie war die Ausgangssituation?
In den kommenden zehn Jahren werden fast 40.000 Beschäftigte die Bundesagentur für Arbeit (BA) verlassen. Der demografische Wandel und die damit einhergehende Veränderung des Arbeitsmarkts sind also ein Auslöser.
Darüber hinaus steigen die Anforderungen an das IT-Systemhaus. Während wir in der Vergangenheit IT für unsere Mitarbeitenden (Anwender/-innen) betrieben haben, entwickeln wir mittlerweile E-Services für 82 Mio. Bürgerinnen und Bürger.
Ein weiterer Faktor ist, dass die Anforderungen von Kundinnen und Kunden sowie Anwender/-innen zunehmend komplexer werden – bei kürzeren Lieferzyklen.
Um diese Herausforderungen zu meistern, muss die BA ihre Prozesse verschlanken, optimieren und ganz viel automatisieren. Hier kommt das IT-Systemhaus ins Spiel. Mit dem gigantischen Transformationsprogramm UPGRADE wollen wir uns organisatorisch durch Produkt- und Nutzerorientierung weiterentwickeln. Somit transformieren wir die bisherige hierarchische und Silo erzeugende Struktur in Ende-zu-Ende Einheiten mit Prozessdurchgängigkeit. Ein klassischer DevSecOps-Ansatz sozusagen. Das ist für die BA noch Neuland und ein langwieriger Prozess, der nicht von heute auf morgen umgesetzt werden kann. Zumal rechtliche Restriktionen wie die DSGVO und das Schrems-II-Urteil die Nutzung von Public Cloud Services einschränken. Dadurch ist die BA von SaaS ausgeschlossen und muss alles selbst bauen.
Das neue Zusammenarbeitsmodell, das sich auch in der künftigen Organisationsform wiederspiegelt, wird dazu beitragen, dass das die BA trotz der großen Herausforderungen handlungs- und zukunftsfähig bleibt – mit Hilfe von Digitalisierung und Automatisierung.
Was sind dabei die wichtigsten technologischen, organisatorischen und kulturellen Aspekte?
In erster Linie die Kommunikation. Dass alle Mitarbeitenden die Notwendigkeit und die Auslöser der Transformation (Sense of Urgency) verstehen, ist am allerwichtigsten. Transformation ist kein Selbstzweck. Wir transformieren nicht um der Transformation willen, sondern, weil wir auch in zehn Jahren unter ganz anderen Rahmenbedingungen handlungsfähig sein müssen. Das geht nur, wenn wir heute schon die Weichen dafür stellen. Das muss unser gemeinsames Verständnis sein.
Neben der Kommunikation ist auch die Kultur entscheidend. Die Motivation und das Wir-Gefühl, um UPGRADE mit Leidenschaft und Erfolg umzusetzen, werden maßgeblich von der Kultur beeinflusst. Kulturelle Transformation braucht jedoch Zeit. Es geht schließlich um menschliche Einstellungen und verändertes Mindset. Damit UPGRADE nicht nur das Organigramm verändert, sondern auch die gelebte Kultur, werden alle Mitarbeitende bei dieser großen Transformation auch kulturell unterstützt.
Außerdem gibt es viele organisatorische, technologische und rechtliche Aspekte, die wir nicht immer beeinflussen können, aber berücksichtigen müssen. Zum Beispiel das Vergaberecht und der Ausschreibungsprozess.
Welche Rolle spielen Führungskräfte in der neu gestalteten Organisation?
Die Führungskraft ist nicht mehr Vordenker und Entscheidungsinstanz, sondern Enabler und Coach. Entscheidungen werden nicht mehr von den vordenkenden Führungskräften getroffen, sondern direkt in den operativen Teams, d.h. von den Personen, die am stärksten davon betroffen sind. Neben der schnelleren Entscheidungsfindung wird dadurch die Übernahme von Verantwortung und die Mitarbeitermotivation gestärkt. Dazu starten Führungskräfte neue Initiativen, setzen strategische Rahmen und Leitplanken, sorgen für ein produktives Umfeld und unterstützen die Mitwirkenden beim Aufbau der für die Aufgabe erforderlichen Skills.
Große Organisationen mit Tradition sind mitunter nur schwer zu ändern. Wie geht man mit Widerstand, Zweifeln und Ängste richtig um?
Mit Empathie. Da gibt es kein Mustervorgehen. Der Schlüssel ist zuhören, ehrliches Interesse, Akzeptanz und Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation!!!
Ein wichtiges Ziel der Transformation lautet „Steigerung der Eigenleistungsfähigkeit“ – Was steckt dahinter?
Eine Organisationsuntersuchung im Jahr 2020 hat ergeben, dass die Abhängigkeit von externen Dienstleistern im IT-Systemhaus sehr hoch ist. Neben 1600 internen Mitarbeitenden gab es zu dem Zeitpunkt ungefähr genauso viele externe Dienstleister. Die latente Gefahr dabei: Handlungsunfähigkeit in manchen Bereichen, wenn externe Know-How-Träger nicht mehr für das IT-Systemhaus zur Verfügung stehen würden. Um diese Abhängigkeit dort, wo es besonders komplex und kritisch ist, zu vermeiden, wurde eine Strategie abgeleitet: die Steigerung der Eigenleistungsfähigkeit. Bis 2028 sollen im IT-Systemhaus über 600 zusätzliche Stellen in fünf Tranchen besetzt werden – idealerweise mit Personal, das nicht bereits für die BA tätig ist, um die Entstehung von neuen Personallücken an anderer Stelle zu vermeiden.
Wie wirkt sich die Veränderung auf die Attraktivität des Systemhauses auf Talente aus?
Durch das Zusammenspiel verschiedener Faktoren, die mit UPGRADE angestoßen wurden – kürzere Entscheidungswege, das neue Führungsverständnis, mobiles Arbeiten, flexible Arbeitsmodelle, die kulturelle Transformation u.v.m. – steigt die Attraktivität des IT-Systemhauses als Arbeitgeber. Stand März 2023 konnten 58 Prozent der Stellen, die zur Erstbesetzung ausgeschrieben waren, mit Bewerber/-innen besetzt werden, die nicht schon im IT-Systemhaus bzw. bei der BA gearbeitet haben. Das war vor dem Transformationsprogramm eher eine Seltenheit. Die Sichtbarmachung der Fortschritte sowie das Leadership Verständnis machen sich also schon heute bemerkbar.
Wieviel gesellschaftliche Verantwortung trägt man als Führungskraft? Was bedeutet das für Dich in der täglichen Praxis?
Als Führungskraft im öffentlichen Dienst trägt man eine besonders hohe Verantwortung, da der öffentliche Sektor und insbesondere die BA direkten Einfluss auf den sozialen Frieden in Deutschland hat. Zum einen erfüllen mich die sinnstiftenden Aufgaben und der daraus resultierende gesellschaftliche Beitrag zum anderen habe ich großen Respekt vor der Verantwortung, weil man nicht vergessen darf, dass beispielsweise die pünktliche Auszahlung der Geldleistungen für viele Menschen existenzsichernd ist …
Welche Bedeutung hat die Confare #ImpactChallenge für Dich persönlich?
Die #ImpactChallenge ist eine tolle Gelegenheit, unsere Fortschritte auch außerhalb der BA bekannt zu machen. Dadurch, dass alle Interessierten beim Voting mitmachen können, ist es umso motivierender, die Auszeichnung zu erhalten. Da weiß man, dass eines der größten Transformationsprojekte im öffentlichen Sektor gesehen und für wichtig gehalten wird. Das ist eine große Motivation.