Confare LivinIT Trophy Preisträger – Der BI Cube verbindet, was 14 ERP-Systeme trennen
Die PBS Holding AG vereint mehr als 20 Gesellschaften in zehn Ländern und arbeitet mit 14 ERP-Systemen. Mit dem BI Cube schafft das Projektteam eine gemeinsame Datenbasis, die Informationen länderübergreifend vergleichbar macht und die Grundlage für weitere Anwendungen bildet.
Im schriftlichen Interview gibt Florian Brückl, Business Intelligence Manager bei der PBS Logitek Dienstleistungen GmbH, Einblick in die Arbeit des Teams und erklärt, warum gemeinsame Definitionen, verlässliche Stammdaten und die Zusammenarbeit mit den Ländern entscheidend sind.
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Welche Probleme verursachten 14 ERP-Systeme ohne gemeinsame Datenbasis?
Der Auslöser war ein konkreter Use Case im internationalen Einkauf.
Die PBS Holding AG erwirtschaftet mit mehr als 20 Gesellschaften in Ländern, 14 ERP-Systemen und mehr als 200.000 Kundinnen und Kunden einen Umsatz von mehr als 470 Millionen Euro . Für länderübergreifende Auswertungen mussten die einzelnen Länder kontaktiert und um ihre Daten gebeten werden. Zurück kamen unterschiedliche Formate, Bezeichnungen und Logiken – oft auch sehr spät.
Die gelieferten Daten in einer gemeinsamen Excel-Datei zusammenzuführen, war sehr aufwendig und fehleranfällig. Mit jedem neuen Land entstand eine neue Version. Mit jeder weiteren Version wurde unklarer, welche Datenbasis tatsächlich galt.
Bereits kleine Fehler, die beim Aufbau entstanden, konnten sich direkt auf die Auswertung auswirken.
Dabei wurde deutlich: Uns fehlte eine gemeinsame Datenschicht über alle Länder und Gesellschaften hinweg.
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Was war schwieriger als die Technologie?
Die Entscheidung für die Technologie war nicht die schwierigste Frage. Wir haben nicht einfach ein neues Reportingwerkzeug gekauft, sondern uns für eine Plattform entschieden, die eine durchgängige Linie vom Quellsystem bis zur Auswertung ermöglicht. Für Fabric und Power BI haben wir uns relativ schnell entschieden.
Schwieriger war zunächst die Frage, wo die Grenze zwischen einem konzernweit verbindlichen Standard und dem lokalen Spielraum der Länder verläuft: Welche Informationen und Definitionen müssen überall gleich sein, damit gemeinsame Auswertungen funktionieren? Und was kann weiterhin lokal entschieden werden?
Das war keine rein technische Frage, sondern eine Architektur- und Governance-Entscheidung. Die grundlegende Linie wurde im Steuerungskreis festgelegt.
Die zweite schwierige Frage war, wie wir zwanzig eigenständig geführte Gesellschaften für eine gemeinsame Datenbasis gewinnen, wenn wir ihnen weder ein System vorschreiben noch einfach eine Lösung anschaffen und ausrollen können.
Eine gemeinsame Datenbasis macht Zahlen vergleichbar und sichtbar. Dadurch entstehen automatisch Fragen nach Kontrolle, Transparenz und Überwachung.
Ob diese Sorgen fachlich berechtigt waren, war nicht unsere Frage. Aber sie waren da, also mussten sie beantwortet werden. Er schafft die Grundlage für eindeutige, konzernweit vergleichbare Berechnungen, bessere gemeinsame Entscheidungen und Synergien, die ohne eine gemeinsame Datenbasis schlicht nicht sichtbar wären.
Was ist verbindlich und was bleibt lokal?
Die Grenze haben wir aus dem Use Case des internationalen Einkaufs abgeleitet. Verbindlich sind Konzernartikelnummer und gemeinsame Marken. Sie bilden den gemeinsamen Mindeststandard für Artikel und Geschäftsvorgänge. Lokale Reports, Auswertungen und Anforderungen bleiben dagegen bei den Ländern.
Das passt zu unserer Organisation. PBS ist dezentral aufgestellt. Die Geschäftsführer führen ihre Landesgesellschaften unternehmerisch, teilweise sind sie auch am eigenen Unternehmen beteiligt. Rund 90 Prozent der Entscheidungen fallen lokal. Es gibt keine Durchgriffe – und es soll auch keine geben. Synergie ist für uns ein Angebot, kein Zwang.
Die grundsätzliche Grenze haben wir im Steuerungskreis festgelegt: Was muss konzernweit verbindlich sein und wo behalten die Länder ihren Spielraum?
Die Verantwortlichen der Länder haben anschließend mit uns an den Details gearbeitet: Welche Felder werden für gemeinsame Auswertungen gebraucht? Wo gibt es lokale Besonderheiten? Und wie kann die Umsetzung im jeweiligen Land erfolgen?
Ein klares Nein zur Umsetzung gab es von keinem Land. Das ist bei einer dezentralen Gruppe nicht selbstverständlich. Die gemeinsame Datenbasis wurde nicht einfach angeordnet. Die Länder entscheiden selbst über ihr Umsetzungstempo und ihre Prioritäten. Genau deshalb war es entscheidend, den verbindlichen Kern klar zu definieren und gleichzeitig genügend Spielraum für lokale Besonderheiten zu lassen
Wie wurden die Stammdaten vergleichbar?
Der eigentliche Aufwand lag nicht darin, die Daten in den Cube zu bekommen. Die Regeln mussten vorher gemeinsam festgelegt werden – und zwar so, dass sie in zehn Ländern und mehr als 20 Gesellschaften funktionieren.
Zwischen dem ersten Business-Konzept im November 2024 und dem freigegebenen Projektauftrag im November 2025 ist fast keine Zeile Code entstanden. In dieser Zeit haben wir die gemeinsame Sprache für die Daten aufgebaut.
Dazu gehörte zunächst die Group Article Number (GAN) mit Länderpräfix und definierten Nummernkreisen. Die lokalen Sortimente mussten über die EAN auf fünf Packebenen zusammengeführt werden, jeweils mit einem passenden Umrechnungsfaktor. Das betraf pro Land mehr als 20.000 Artikel.
Zusätzlich wurden 30 Hauptgruppen und 180 Subgruppen definiert. Hersteller und lokale Lieferanten mussten getrennt betrachtet werden. Für jede Marke wurde eine einheitliche Schreibweise festgelegt. Dazu kamen Kundentypen und Transaktionsarten.
Mit dem Business Reporting Standard haben wir außerdem festgelegt, was im internationalen Vergleich überhaupt unter Sales, Purchase und Stock zu verstehen ist. Das klingt zunächst nach einer Kleinigkeit, macht aber einen erheblichen Unterschied, wenn Zahlen aus 14 ERP-Systemen vergleichbar sein sollen.
Wichtig war dabei: Die Regeln wurden zentral definiert, die eigentlichen Mappings erfolgen in den Ländern. Dort werden die Standards auf die jeweiligen ERP-Systeme und Sortimente angewendet.
Das Whitebook wurde zweisprachig erstellt. Die Referenzliste für OEMs und Marken war im Juli 2025 bereits auf Version 5 und wurde auch im Oktober 2025 noch aktualisiert.
Ohne diese Abstimmungsarbeit wären die Daten zwar im Cube gelandet, aber nicht automatisch vergleichbar gewesen.
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Was verändert die gemeinsame Datenbasis bereits?
Aktuell arbeiten Österreich und Deutschland mit dem BI Cube, noch nicht alle zehn Länder. Die Version 0.1 ist seit Juli 2026 produktiv, der Länder-Rollout beginnt im vierten Quartal.
Heute gibt es bereits einen gemeinsamen Artikelschlüssel und verbindliche Definitionen für die wichtigsten Auswertungen. Damit arbeiten der internationale Einkauf in Wels und das Category Management in Warschau auf derselben Datenbasis.
Konkrete Veränderungen im Arbeitsalltag und messbare Beiträge zum Einkaufssynergie-Programm werden wir erst benennen können, wenn der Rollout weiter fortgeschritten ist. Die gemeinsame Datenbasis ist aufgebaut, ihre Wirkung wurde jedoch noch nicht gemessen.
Für das Einkaufssynergie-Programm ist der Cube die gemeinsame Grundlage. Sobald weitere Länder eingebunden sind, können Unterschiede und Gemeinsamkeiten bei Artikeln, Mengen und Umsätzen auf Basis derselben Definitionen betrachtet werden. Welche Synergien sich daraus tatsächlich ergeben, wird sich im weiteren Rollout zeigen.
Was folgt nach Version 0.1?
Aus dem Betrieb in Österreich und Deutschland fließen bereits konkrete Erfahrungen in den weiteren Rollout ein. Kleine Fehler, die beim Aufbau aufgetreten sind, sowie zusätzliche Definitionen und Mappings, die nachjustiert werden mussten, können wir bei den nächsten Ländern direkt berücksichtigen. Auch die Rückmeldungen aus dem laufenden Betrieb helfen uns dabei, die Lösung weiterzuentwickeln.
Für uns geht es dabei um mehr als die Ablöse eines bestehenden Reportings. Wir bauen eine Datenbasis auf, auf der jeder weitere Anwendungsfall günstiger und schneller umgesetzt werden kann. Früher wurde vieles pro Land und pro Report neu aufgebaut. Jetzt entsteht dafür eine gemeinsame Plattform.
Darauf sollen schrittweise weitere Anwendungen aufsetzen: der Wechsel von Cognos zu Power BI, die Einbindung der Webshops, Auswertungen für den internationalen Einkauf und das Category Management, die Bonusverfolgung und später auch KI-Anwendungen. Das ist der Plan für die nächsten Jahre. Fertig ist das noch nicht.
Gerade bei der Ablöse von Cognos durch Power BI geht es deshalb nicht nur um ein neues Berichtswerkzeug. Die Auswertungen sollen auf länderübergreifenden semantischen Modellen und einheitlich definierten Berechnungen aufbauen. Die Erfahrungen aus Österreich und Deutschland zeigen uns, was dafür im internationalen Rollout noch angepasst werden muss.
Was würde euch die Confare LivinIT Trophy bedeuten?
Die Confare CIO Community ist im österreichischen IT-Sektor stark verankert.
Eine Auszeichnung durch Confare würde deshalb bedeuten, dass unser Projekt von Menschen gesehen wird, die einschätzen können, wie viel Arbeit dahintersteckt.
Für das Projektteam wäre das eine wichtige Anerkennung. Vieles von dem, was in diesem Projekt geleistet wurde, passierte im Verborgenen: Stammdaten bereinigen, gemeinsame Definitionen finden, Mappings abstimmen, Länder überzeugen und Systeme anbinden.
Genau diese Arbeit ist aber die Voraussetzung dafür, dass der Cube am Ende funktioniert. Deshalb sollte nicht nur das Ergebnis sichtbar werden, sondern auch die Menschen dahinter.
Der Mut bestand für uns nicht darin, einfach ein neues Werkzeug einzuführen. Der schwierigere Schritt war, in einer bewusst dezentralen Gruppe eine gemeinsame Datenschicht aufzubauen, ohne jemanden dazu zwingen zu können.
Es gibt kein Durchgriffsrecht und trotzdem gehen alle zehn Länder diesen Weg freiwillig mit. Bei 14 ERP-Systemen und mehr als 20 Gesellschaften ist das für mich die größere Leistung als die Technik selbst.
Ob sich der Mut ausgezahlt hat, können wir heute noch nicht sagen. Dass die Entscheidung richtig war, zeigt sich für mich aber schon daran, dass wir diese gemeinsame Basis überhaupt aufbauen konnten. Eine Auszeichnung würde diese Leistung und die Arbeit des gesamten Teams sichtbar machen.
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