Confare LivinIT Trophy Preisträger – IKT Linz schreibt mit
Markus Hein ist Geschäftsführer der IKT Linz GmbH und gestaltet die digitale Weiterentwicklung der öffentlichen Verwaltung aktiv mit. Im Fokus stehen praxistaugliche Lösungen, die Prozesse vereinfachen und gleichzeitig hohe Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit erfüllen.
Mit Transkripo zeigt die IKT Linz, wie künstliche Intelligenz auf eigener Infrastruktur sinnvoll eingesetzt werden kann: Die Lösung verwandelt Audio- und Videoaufnahmen automatisiert in Text und reduziert damit den Aufwand für umfangreiche Wortprotokolle erheblich.
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Wie wurde aus 200 Stunden Protokollarbeit die Idee zu Transkripo?
Die Erstellung eines Wortprotokolls war bisher mit enormem Aufwand verbunden – gleichzeitig stehen dafür immer weniger Schreibkräfte zur Verfügung. Eine Gemeinderatssitzung dauert oftmals mehrere Stunden; der Budgetgemeinderat 2025 beispielsweise rund neun Stunden. Auf Basis der Audioaufzeichnungen wurden die Protokolle anschließend weitgehend manuell erstellt. Dazu mussten die Aufzeichnungen immer wieder abgespielt, Passagen zurückgespult, SprecherInnen zugeordnet, Namen überprüft und die Inhalte Wort für Wort verschriftlicht werden. Bis aus einer einzigen Sitzung ein fertiges Wortprotokoll entstand, waren dadurch rund 200 Arbeitsstunden erforderlich.
Genau hier entstand die Idee zu Transkripo: Unser Ziel war es nicht, einen bestehenden manuellen Prozess lediglich etwas zu beschleunigen, sondern ihn mithilfe von KI grundlegend neu zu denken. Heute kann eine mehrstündige Sitzung innerhalb kurzer Zeit automatisiert transkribiert werden. Die MitarbeiterInnen können sich dadurch auf jene Aufgaben konzentrieren, bei denen menschliche Kompetenz und Erfahrung entscheidend sind: die inhaltliche Kontrolle, gezielte Korrekturen und die abschließende Qualitätssicherung.
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Warum setzt die IKT Linz bei Transkripo auf eine eigene Lösung?
Für uns waren Datensouveränität und die vollständige Kontrolle über die Verarbeitung der Daten von Beginn an ausschlaggebend. Gemeinderatssitzungen sind grundsätzlich öffentlich, bei vielen weiteren Einsatzmöglichkeiten von Transkripo werden jedoch vertrauliche oder sensible Informationen verarbeitet – beispielsweise bei Aufsichtsratssitzungen. Gerade bei solchen Anwendungsfällen spielen Datenschutz und Informationssicherheit eine zentrale Rolle.
Deshalb betreiben wir Transkripo vollständig auf unserer eigenen Infrastruktur in den Rechenzentren der IKT Linz und setzen dabei bewusst auf Eigenentwicklung in Kombination mit leistungsfähigen Open-Source-Technologien. Dadurch wissen wir jederzeit genau, wo die Daten liegen und wie sie verarbeitet werden. Gleichzeitig bewahren wir unsere Unabhängigkeit von einzelnen Cloud-Anbietern, deren Preismodellen und technologischen Vorgaben. Transkripo zeigt eindrucksvoll, dass digitale Souveränität, Datenschutz und der Einsatz moderner, leistungsfähiger KI hervorragend miteinander vereinbar sind.
Wie zuverlässig erkennt Transkripo Dialekte und mehrere SprecherInnen?
Die Qualität der Transkription ist wirklich sehr hoch. Auch österreichische Dialekte werden sehr gut erkannt und zuverlässig transkribiert. Herausforderungen entstehen vor allem bei undeutlichen Zwischenrufen oder wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen. Das ist allerdings nicht nur für die KI schwierig – auch für den Menschen ist es in solchen Situationen oft kaum möglich, einzelne Wortmeldungen eindeutig zu verstehen und zuzuordnen. Eine gewisse Gesprächsdisziplin trägt daher wesentlich zu einer hohen Qualität des Protokolls bei. Transkripo verstehen wir deshalb nicht als System, das den Menschen vollständig ersetzt, sondern als leistungsfähiges Werkzeug, das ihn hervorragend unterstützt und ihm einen wesentlichen Teil der zeitaufwendigen Arbeit abnimmt.
Entscheidend ist dabei die Kombination aus intelligenter Automatisierung und komfortabler Nachbearbeitung. Unsere Sprechererkennung erkennt zuverlässig den Wechsel von SprecherInnen. Im Smart Editor lässt sich das Transkript anschließend direkt mit der Audio- oder Videoaufnahme abgleichen, das jeweils gesprochene Wort wird automatisch hervorgehoben. Über die integrierte Suchfunktion können bestimmte Textstellen rasch gefunden werden, zudem lässt sich direkt zur entsprechenden Stelle in der Aufnahme springen. Auch SprecherInnen können einfach korrigiert oder ergänzt werden. So wird aus einem KI-generierten Transkript mit vergleichsweise geringem Aufwand ein qualitativ hochwertiges und verlässliches Protokoll.
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Wie reagieren die MitarbeiterInnen auf Transkripo und was verändert sich für sie?
Entscheidend war, Transkripo nicht als Rationalisierungsprojekt zu positionieren, sondern als Werkzeug, das eine extrem zeitintensive Tätigkeit erleichtert. Wir ersetzen nicht die MitarbeiterInnen, sondern einen großen Teil der monotonen manuellen Arbeit.
Früher floss sehr viel Zeit in das reine Abtippen und wiederholte Anhören von Passagen. Heute liefert Transkripo in kurzer Zeit eine sehr gute Grundlage. Die Aufgabe verschiebt sich damit vom Transkribieren hin zur Kontrolle und Qualitätssicherung. Das ist nicht nur wesentlich effizienter, sondern auch eine Aufwertung der Tätigkeit: Die MitarbeiterInnen können ihre Zeit dort einsetzen, wo ihre Erfahrung, ihr Sprachverständnis und ihr Wissen tatsächlich gebraucht werden.
Was bewirken verantwortungsvolle Aufgaben bei jungen IT-Talenten?
Für uns ist das ein sehr gutes Beispiel dafür, wie erfolgreiche Nachwuchsförderung in der IT funktionieren kann. Junge MitarbeiterInnen sollten nicht ausschließlich mit Übungsaufgaben beschäftigt werden, sondern – natürlich mit entsprechender fachlicher Begleitung – die Möglichkeit bekommen, an realen Projekten und konkreten Herausforderungen zu arbeiten. Wenn dabei das Engagement eines jungen Talents mit der Erfahrung eines erfahrenen Entwicklers zusammenkommt, können beeindruckende Ergebnisse entstehen. Der Smart Editor von Transkripo ist dafür ein hervorragendes Beispiel.
Gerade bei neuen Technologien zeigt sich zudem, dass Kompetenz und gute Ideen nicht ausschließlich eine Frage des Dienstalters sind. Junge Menschen bringen häufig viel Neugier, Experimentierfreude und einen selbstverständlichen Zugang zu neuen Technologien mit. Schenkt man ihnen Vertrauen und bietet gleichzeitig einen professionellen Rahmen sowie die notwendige Unterstützung, können sie einen wertvollen Beitrag zu einem Projekt leisten. Gleichzeitig ist der Lerneffekt besonders groß, wenn die eigene Arbeit nicht nur eine Übung bleibt, sondern tatsächlich Teil eines Produktes wird, das im Arbeitsalltag eingesetzt wird.
Wie geht es mit Transkripo und der Verbindung zu LinzGPT weiter?
Gemeinderatssitzungen waren der ideale Ausgangspunkt, aber Transkripo kann wesentlich mehr. Überall dort, wo Besprechungen, Interviews, Sitzungen oder andere Audio- und Videoaufzeichnungen dokumentiert werden müssen, gibt es Einsatzmöglichkeiten. Dazu kommen Themen wie Untertitelung und Barrierefreiheit.
Besonders interessant wird für uns die Verbindung mit LinzGPT – ein weiteres KI-Projekt der IKT Linz. Transkripo macht aus gesprochener Sprache strukturiert verfügbaren Text – und LinzGPT kann auf diesem Text weiterarbeiten. Damit können wir perspektivisch nicht nur transkribieren, sondern beispielsweise Inhalte zusammenfassen, Informationen gezielt herausarbeiten oder unterschiedliche Formen von Protokollen erzeugen. Aus zwei einzelnen KI-Werkzeugen entsteht damit eine durchgängige Prozesskette: vom gesprochenen Wort bis zum aufbereiteten Ergebnis.
Warum bietet die IKT Linz Transkripo künftig auch extern an?
Wir haben Transkripo ursprünglich für einen konkreten eigenen Bedarf entwickelt. Dabei haben wir relativ schnell festgestellt, dass diese Herausforderung keineswegs nur Linz betrifft. Städte, Gemeinden und andere öffentliche Organisationen haben sehr ähnliche Anforderungen: lange Sitzungen, hoher Dokumentationsaufwand, knappe Personalressourcen und gleichzeitig hohe Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit.
Wenn wir eine Lösung entwickelt haben, die bei uns funktioniert und einen messbaren Nutzen bringt, ist es naheliegend, dieses Know-how auch anderen zur Verfügung zu stellen. Genau darin sehen wir auch eine neue Rolle der IKT Linz: Wir wollen nicht nur IT betreiben, sondern aus konkreten Herausforderungen innovative und marktfähige Produkte entwickeln. Transkripo ist dafür ein sehr gutes Beispiel.
Was bedeutet die LIVinIT Trophy für das Team und die Menschen hinter Transkripo?
Die LivinIT Trophy wäre für uns natürlich eine große Anerkennung – vor allem für das Team hinter Transkripo. Denn am Ende entsteht Innovation nicht durch eine Technologie allein, sondern durch Menschen, die eine Idee haben, Dinge ausprobieren, Probleme lösen und den Mut haben, bestehende Abläufe neu zu denken.
Gerade in der IT bleiben diese Menschen häufig im Hintergrund. Man sieht das fertige Produkt, aber selten die vielen Überlegungen, Experimente und Entwicklungsschritte dahinter. Deshalb finden wir es wichtig, erfolgreiche IT-Projekte und insbesondere die beteiligten MitarbeiterInnen sichtbar zu machen.
Für uns hätte eine Auszeichnung darüber hinaus eine besondere Bedeutung: Transkripo zeigt, dass innovative KI-Lösungen nicht zwingend von internationalen Technologiekonzernen kommen müssen. Auch ein kommunales IT-Unternehmen kann mit einem engagierten Team, Open-Source-Technologien und eigener Infrastruktur moderne KI-Produkte entwickeln, die einen ganz konkreten Nutzen im Arbeitsalltag schaffen. Darauf sind wir besonders stolz.