Hybride Zusammenarbeit ist längst Realität. Doch viele Unternehmen kämpfen noch immer mit Meetingräumen, die dieser Realität nicht gerecht werden. Schlechter Ton, komplizierte Technik und fehlende Standards kosten Zeit, Nerven und am Ende bares Geld. Gerade für CIOs stellt sich daher eine zentrale Frage: Wie müssen Meetingräume heute gestaltet sein, damit sie Produktivität, AI-gestützte Zusammenarbeit und nachhaltige IT-Strategien wirklich unterstützen?
Alexander Braumann gehört zu den prägenden Stimmen im DACH-Raum, wenn es um Online-Collaboration, Digital Workplace und Meetingräume geht, die im AI- und Digital-Zeitalter angekommen sind. Mit BETTERMEETINGROOMS begleitet er Unternehmen dabei, Meetingräume nicht nur technisch auszustatten, sondern als strategische Plattform für moderne Zusammenarbeit zu verstehen – skalierbar, nutzerzentriert und IT-konform.
Im Gespräch zeigt er auf, warum Akustik das oft übersehene Fundament jedes Meetings ist, weshalb AI ohne physikalische Grundlagen an ihre Grenzen stößt und warum sich gerade in wirtschaftlich fordernden Zeiten eine professionelle Planung von Meetingräumen für CIOs mehrfach auszahlt.
Warum ist Akustik für die Qualität eines Meetings so entscheidend – und warum wird sie trotzdem in so vielen Unternehmen völlig unterschätzt?
Weil Audio das “Fundament” jedes Meetings ist. Fällt das Video aus, telefonieren wir weiter – fällt der Ton aus, ist das Meeting vorbei. Unterschätzt wird die Bedeutung guter Raumakustik, weil wir AnwenderInnen uns schnell anpassen und dabei nicht merken, wie sehr diese ständige Anpassung ermüdet. Akustik wird oft für Deko gehalten – dabei geht es nicht um Optik, sondern um Physik, z. B. wie Materialien beeinflussen, wie sich Schall im Raum bewegt.
Eine exzellente Raumakustik ist auch die Grundvoraussetzung für moderne Features wie intelligentes Kamera-Switching und neuen KI-Anwendungen.
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Welche typischen Fehler beobachtest du, wenn Unternehmen Meetingräume einrichten – und wie wirken sich diese auf Zusammenarbeit und Produktivität aus?
Es passiert gerade eine Technologie-Transformation: AV meets IT. Die Medientechnik wandert aufs Netzwerk. Das verändert Spielregeln und Zuständigkeiten.
Prüfen Sie Konzepte daher besonders kritisch: Bekommen Sie eine alte AV-Insel, die nur „vernetzt“ wurde, oder ist es eine skalierbare Lösung? Wie ist das Konzept für Miracast/Airplay im Netzwerk? Wurde Raumakustik berücksichtigt?
Das Ziel, ist das Beste aus allen Welten: Die Logik der IT (Skalierbarkeit, Security) gepaart mit der Emotion der Medientechnik.
Ein Tipp: Das Meetingraum-Manifesto. Das ultimative Ziel ist ein unternehmensweites „Grundgesetz“ für Ihre Räume. Dieses definiert Standards für jeden Raumtyp – vom Huddle Room bis zum Boardroom. Der Clou: Es wird nicht im stillen Kämmerlein geschrieben, sondern ist gemeinsam von Corporate Real Estate, IT, HR und Medientechnik erarbeitet. Nur so passt die Technik zur Architektur – und das Budget zum Ergebnis.
Welche Rolle spielt AI heute in Online-Collaboration und Meetingräumen – und wo steht diese Entwicklung wirklich?
AI ist der neue “Regisseur”. AI schneidet das Bild (Speaker Tracking), filtert Nebengeräusche und transkribiert. Aber AI kann auch keine Lösungen herzaubern. Die Assistenten im Meetingraum entwickeln sich wie andere AI Tools ständig weiter, aber sie scheitern oft an der Physik. Wenn der Raum akustisch nicht optimal ist, kann auch die beste AI den Sprecher nicht sauber “verstehen”. Auch AI braucht ein gutes akustisches Fundament.
Wie gelingt es, Online- und Onsite-Collaboration unter einen Hut zu bringen?
Indem wir die “Zweiklassengesellschaft” abschaffen. Früher waren Remote-TeilnehmerInnen nur ZuschauerInnen am Laptop. Die Lösung: “Meeting Equity” durch Technologie. Kameras auf Augenhöhe, die automatisch das optimale Bild zeigen, kombiniert mit perfektem Audio. Wer im Homeoffice sitzt, muss sich fühlen, als säße er/sie mit am Tisch, nicht wie vor dem Fernseher.
Wie verändert AI deiner Meinung nach die Art, wie wir Präsentationen, Workshops oder Entscheidungsmeetings durchführen?
Jede MSTeams/WhatsApp-Nachricht, sogar E-Mail ist für die Ewigkeit gespeichert, aber wichtige Entscheidungen im teuren Boardroom verpuffen oft, weil niemand Protokoll führt. Hier schließt KI die Lücke. Wir kommen weg vom “SekretärInnen-Modus” hin zum “Fokus-Modus”. Wenn die KI Protokoll führt, To-Dos verteilt und live übersetzt, können wir uns endlich wieder in die Augen schauen statt in den Laptop. Meetings werden kürzer und effizienter, weil wir uns auf die Entscheidung konzentrieren, nicht auf die Verwaltung des Meetings.
Für Präsentation und Workshops wird die AI der “Regisseur”. Man kann nach Belieben Räume umstellen, z. B. für Agile Design Thinking Setups, das Zusammenspiel aus Mikrofonen & Kameras findet trotzdem immer die beste Einstellung.
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Was macht aus deiner Sicht einen modernen Meetingraum aus, der wirklich Zusammenarbeit fördert – und nicht nur schick aussieht?
Ein moderner Meetingraum, der echte Zusammenarbeit fördert, muss vier klare Kriterien erfüllen: Er braucht Sprachverständlichkeit mit messbaren Akustikwerten im grünen Bereich, perfekte Sichtbarkeit durch ergonomische Kamera- und Screen-Layouts, intuitive Einfachheit ohne Fernbedienungs-Chaos und konsequente Standardisierung, damit jeder Raum im Unternehmen gleich zuverlässig funktioniert. Das Ziel ist dabei immer dasselbe: Der beste Raum ist der, bei dem niemand mehr über den Raum nachdenken muss, sondern sich voll auf die Inhalte konzentrieren kann, also – er klingt so gut, wie er aussieht.
Viele Unternehmen sparen gerade: Warum lohnt es sich genau in wirtschaftlich fordernden Zeiten, Meetingräume professionell zu planen und aufzurüsten?
Weil schlechte Räume Geld verbrennen.
- Zeit ist Geld: 10 Minuten Technik-Frust bei 5 Managern ist teurer als jede neue Hardware.
- Compliance & Energie: Der EU-SRI macht Energieeffizienz ab 2027 zur Pflicht. Intelligente Räume sparen sofort und sichern den Gebäudewert.
- TCO (Total Cost of Ownership): Einmal richtig investieren ist günstiger, als alle 2 Jahre billig nachzubessern.
- Nicht genutzte Räume: Ein Raum, in dem man sich nicht versteht, ist kein Asset, sondern totes Kapital auf teurer Fläche.
- Reisekosten: Nur gute Videokonferenzen ersetzen teure Business-Trips wirklich.