5 entscheidende Schritte um Design Thinking erfolgreich im Unternehmen zu nutzen

by Michael Ghezzo

Design Thinking Umsetzen: Wie Design Thinking unsere Herangehensweise an Probleme verändert und uns hilft unser Gehirn ausgewogener zu nutzen.

Eric-Jan Kaak hat als CIO von Blizzard den CIO AWARD gewonnen und ist mittlerweile als Senior Agile Coach bei IcoSense damit befasst Unternehmen fit für die Digitale Transformation zu machen. Im Workshop „Design Thinking“  (1. Juni 2017) vermittelt er grundlegende Tools um diese Methode erfolgreich einzusetzen.
Wie verändert Design Thinking unsere Herangehensweise an die täglichen Herausforderungen?

Schematisch betrachtet, ist die rechte Seite unseres Gehirns vor allem verantwortlich für die Kreativität. Hier befinden sich die wichtigsten Areale für Fantasie, Emotionen, Einbildung und Musik. Die linke Seite dagegen ist die logische Hälfte, konzentriert sich auf Fakten und Details. Kreativen Menschen wird nachgesagt, dass sie eine weiter entwickelte rechte Gehirnhälfte haben. Ob das nun so stimmt oder nicht, ist letztlich nachrangig, richtig aber ist, dass Design mehr ist als Kreativität. Denn es geht nicht um die Idee allein, sondern vor allem um den praktischen Nutzen und gute Resultate.
In seinem Buch “Change by Design” erklärt Tim Brown, CEO der US Firma IDEO, die Unterschiede zwischen traditionellen und kreativen Herangehensweisen bei der Lösung von Problemen. Der größte Unterschied besteht laut Brown darin, dass Design Thinker nicht nur analytisch, sondern auch kreativ denken, vieles sofort ausprobieren und immer wieder versuchen, die Perspektive des schlussendlichen “Kunden”/”Users” einzunehmen. Sie verwenden beide Gehirnhälften also vollkommen synergetisch. Wohingegen weniger kreative Menschen oder rationale Organisation ihren Problemen mit einem sehr linear-logischen Ansatz begegnen: Ich habe ein Problem – analysiere dieses Problem – überlege eine passende Lösung – und starte Aktionen. Danach wird kontrolliert, ob die Maßnahmen funktioniert haben.
Ein solcher analytischer Ansatz ist nicht per se falsch, er vertieft das bestehende Wissen, erlaubt kontinuierliche Verbesserungen an Produkten oder optimiert bestehende Prozesse. Dabei werden die Spielregeln grundsätzlich nicht geändert, alles bleibt im Prinzip beim Alten. Analytisches Denken und die daraus entstehenden Vorgehensweisen funktionieren also sehr gut – wenn es angewandt wird auf Bestehendes.
Doch hier genau liegt auch das Problem: Die Rahmenbedingungen werden als gegeben betrachtet. Aber alles was da ist, müsste möglicherweise gar nicht da sein. Es ist von Menschen erdacht und gemacht worden. Also warum könnte es nicht anders oder besser sein?
Was macht den Impact von Design Thinking in der Organisation aus?
Design Thinking hat also nicht nur mit Gestaltung im künstlerischen Sinn zu tun, es ist ausgerichtet auf das Machen, auf’s Tun (Just Do It), auf’s Experimentieren und das Herausfinden von Lösungen, die möglichst einfach funktionieren.
In der prä-industriellen Gesellschaft wurde Wissen über Erfahrung vermittelt – Menschen wurden zu Experten auf ihrem Gebiet, weil sie Dinge getan und daraus ihre Lehren gezogen haben. Dieser Mechanismus zeigt: Wenn es eine Freiheit des Handelns gibt, werden Menschen ihre Kreativität (meist) dazu einsetzen, um zu Experten zu werden. Kreativität ist damit eine Eigenschaft, die wir alle in uns tragen. Kinder lernen Spiele durch Übung und Wiederholung und lernen damit gleichzeitig, bestimmte Spielregeln zu beherrschen: Übung macht den Meister. Wenn die Regeln einmal verstanden sind, werden die meisten Kinder diese Regeln kreativ ändern, um Varianten des Spiels auszuprobieren. Spielen ist also wie eine Schule, in der man lernt, mit Komplexität umzugehen. Ein Meister seines Faches wird man, wenn man versteht, beherrscht und auf dieser Basis neue Varianten gestaltet kann, wodurch wiederum Neues entsteht. Wenn also Erfahrung und Routine mit intuitiven (kreativen) Sprüngen kombiniert wird – dann können durchaus magische Dinge entstehen.
Am Arbeitsplatz funktioniert dieser spielerische Grundsatz auch – allerdings mit spürbaren wirtschaftlichen Konsequenzen: Kunden akquirieren, neue Geschäftsmodelle entwickeln, Geld verdienen. Design Thinking bietet hier einen perfekten Ansatz, neue Wege zu beschreiten, um damit die optimale Funktionalität eines Produkts oder einer Dienstleistung zu erreichen. Unter anderem hat Alex Osterwalder mit seinen Büchern “Business Model Generation” und “Value Proposition Design” gezeigt, wie Kreativität eingesetzt werden kann, um neue Geschäftsmodelle zu entwickeln.
Im Grundsatz geht es darum, die Grenzen des Möglichen auszuloten, neue Optionen zu generieren um letztlich wertvolle Dienste für den Kunden anzubieten.
Traditionelles Denken
·        Makellose Planung
·        Fehler vermeiden
·        Gründliche Analyse
·        Präsentationen
·        Kundennähe
·        Periodisch
·        Denken
Design Thinking
·        Gründliche Prüfung & Fehler
·        Schnelle Fehler
·        Gründliche Testverfahren
·        Kleine Experimente
·        Starke Kundenbindung
·        Durchgehend
·        Machen

 

Was sind die notwendigen Schritte um mit Design Thinking zu starten?

Es gibt, wie bei fast allen Konzepten, auch beim Design Thinking verschiedene Ansätze und Herangehensweisen. Ich werde mich hier jedoch auf die fünf Basisschritte konzentrieren, die immer wieder in einem ähnlichen Muster durchlaufen werden. Charakteristisch sind die sich regelmäßig wiederholenden Wellenbewegungen, die jeden Prozess begleiten: auf eine sich entfernende Bewegung, bei der es darum geht, immer weiter und abstrakter zu denken (Divergenz) folgt eine sich schließende Bewegung (Konvergenz), um die besten Ideen zu selektieren und nicht-machbare Optionen auszuschließen.

Da Design Thinking eigentlich ein kreativer Prozess ist, scheint es zumindest ungewöhnlich, feste Regeln oder Phasen zu definieren. Daher sind diese Phasen auch nicht absolut zu verstehen, sondern überlappen einander immer wieder. Dies ist ausdrücklich erlaubt und gewollt. Die einzelnen Schritte sind auch keine Einbahnstraßen (Stage Gates).

Die fünf Phasen:

1. Einfühlen/Verstehen : Die erste Phase beschreibt die Grundlage eines auf den Menschen und seine Bedürfnisse ausgerichteten Designprozesses, der notwendig ist, um sich einem bestimmten Thema/Problem anzunähern.

In dieser Phase, die von Designern “Fuzzy Front End” genannt wird, geht es darum, gezielt herauszufinden, womit man sich im Folgenden beschäftigen wird. Hier werden die klassischen Fragen gestellt: Worum geht es eigentlich? Was ist das Problem? Für wen? Warum? Wo? Wen betrifft es? Wer ist der User und was beschäftigt ihn? Wie viel Zeit haben wir? Was sind die zu erwartenden maximalen Kosten?

Die alles entscheidende Leitfrage schließlich lautet: “Wie können wir …?” Ihr liegt die Überzeugung zugrunde ist, dass es für alles eine Lösung gibt – vorausgesetzt man stellt die richtige Fragen. Die besondere Stärke des Ansatzes liegt dabei darin, so viele Fragen wie möglich zu stellen, ohne jedoch zu urteilen. Unbedeutende Details und spontane Einfälle können so zur Grundlage für spätere Lösungen werden.

2. Definieren: Empathische, auf den Menschen und seine Befindlichkeiten ausgerichtete Erkenntnisse werden entpackt (divergiert) und wiederum zu neuen Einsichten über wesentliche Bedürfnisse und ihre mögliche Befriedigung verschmolzen (konvergiert).

In dieser Phase wird nach der zusammenhängenden Geschichte gesucht. Dazu werden die  vorliegenden Informationen auf eventuell vorliegende Muster hin überprüft, ihre Bedeutung bewertet. Hier werden auch erste falsche Einschätzungen und Ideen wieder verworfen.

3. Ideenfindung: In dieser Phase wird die Herangehensweise zum Designprozess definiert, wobei der Fokus auf der Generierung von Ideen liegt.

Die typischen Fragestellungen in dieser Phase lauten: Welche Ideen liegen auf dem Tisch? Und welche haben das Potential, näher betrachtet zu werden? Ziel ist es, den Lösungsraum zu erkunden und eine große Anzahl von Ideen zu sammeln, um eine maximal breite Auswahl an möglichen Alternativen zu erhalten. Ideen werden gemischt und aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet: Etwa, was wäre, wenn die “Goldene Idee” mit der Hälfte des Budgets umgesetzt werden könnte? Hier findet auch eine Selektion von Ideen statt, auf deren Grundlage dann Prototypen entwickelt werden können.

4. Prototyping: Bei diesem Schritt werden Ideen und Beobachtungen aus dem Kopf in die physische Welt übertragen.

In traditionellen Pilotprojekten wird meist nur ein Prototyp entwickelt – im Design Thinking steht hingegen das Prototyping rund um verschiedene Ideen auf der Agenda. Ein Prototyp kann dabei ganz unterschiedliche Formen annehmen: Post-it-Zettel, Rollenspiele, Räume, Objekte, Storyboards, etc. Eine wichtige Regel lautet: Prototypen sollen so allgemein wie möglich gehalten werden, damit man sie in viele verschiedene Richtungen weiterentwickeln kann. Zudem sind diejenigen Prototypen erfolgreicher, die ausprobiert und benutzt werden können. Denn alles, was im Umgang mit ihnen erfahren und gelernt werden kann, schafft ein besseres Einfühlungsvermögen und führt zu potenziell erfolgreicheren Lösungen.

5. Testen/Implementieren: Hier liegt die Chance zur Verfeinerung und Verbesserung gefundener Lösungen.

Dazu werden Szenarien mit den Prototypen durchgespielt: Was würde passieren, wenn wir richtig lägen, was, wenn wir falsch liegen? Idealerweise werden unterschiedliche Szenarien mehrfach durchgespielt – denn nichts ist schlimmer als die Verliebtheit in die eigene oder erste Lösung.

Wohin führt dieser Weg?

Zu diesem fünf-Phasen-Ansatz gehört es auch, aus allen Phasen Lehren zu ziehen, damit tatsächlich Besseres entstehen kann. Darüber hinaus sollten Design-Thinking-Teams idealerweise aus Personen unterschiedlicher Fachbereiche bestehen – also aus Kollegen, die eher selten miteinander arbeiten. Damit werden mehrere Iterations-Runden, insbesondere auch im Hinblick auf das Teamgefüge, wichtig. Denn sie schaffen meist erst die notwendige Offenheit und Vertrauen, um die Interaktion zu stärken und den besten Ideen zum Durchbruch zu verhelfen. Diese Iterationen sind vor allem für Charaktere wichtig, die etwas mehr Zeit brauchen, um mit der Methode und/oder dem Team warm zu werden. Sie fühlen sich dann sicherer und schöpfen leichter aus ihrem Kreativpotential. Dabei tritt nicht selten etwas Spannendes zu Tage, was möglicherweise bei nur einer Iteration verloren gegangen wäre.

Design Thinking lebt also von Menschen und deren Interaktion. Es lebt vom Zeigen und Ausprobieren –  und nicht vom Erzählen. Es lebt davon, dass Ideen lebendig werden.

Dafür muss experimentiert werden dürfen. Erst mit Hilfe von Experimenten werden Ideen Realität und lernen die Teilnehmer aus den Reaktionen auf den jeweiligen Prototyp.

Wie aber führt man Design Thinking jetzt nun erfolgreich ein?

Es funktioniert jedenfalls nicht, ein solches kreatives Konzept mittels Seminaren oder Zertifizierungen einer Organisation einfach nur überzustülpen und dann wird alles gut. Design Thinking ist eine Denkweise, eine Philosophie, die am besten im ganzen Unternehmen gelebt und akzeptiert werden muss – man kann das nicht verordnen. Sie wird durch Erfahrung getragen, durch Mitarbeiter mit viel Praxiswissen, durch Experimentieren und immer wieder neu anfangen. Im Design Thinking manifestiert sich die inhärente Bedeutung des Begriffes “Lernen”. Der Erfolg des Ansatzes  innerhalb einer Organisation hängt in erster Linie davon ab, in welchem Umfang sie es zulässt, dieses neue Denken in ihre Strukturen hineinwachsen zu lassen, sie dort zu entwickeln, aber vor allem auch von der Bereitschaft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, das Thema im wahrsten Sinne des Wortes zu “umarmen”. Daher ist es ratsam, zunächst eine kleine interdisziplinäre Gruppe mit Design Thinking Ansätzen experimentieren zu lassen und deren Erfahrungen dann mit der Gesamtorganisation zu teilen. So kann das Thema evolutionär im gesamten Unternehmen Fuß fassen.

Der eigentliche Wert von Design Thinking besteht damit in der Fähigkeit, alles permanent infrage zu stellen. Nicht durch ein Individuum getrieben, sondern durch eine Gruppe getragen. Eine Vision, eine Idee, ein Szenario werden durch die Interaktion der beteiligten Personen auf Machbarkeit hin geprüft. Kommunikation, Ideenaustausch und die Betrachtung unterschiedlicher Perspektiven erzeugen den Mehrwert.

Design Thinking unterscheidet sich von anderen Innovationsansätzen durch die Betonung auf den Menschen und seine Bedürfnisse.  Welche Bedürfnisse haben wir? Nicht, was wollen wir den Menschen verkaufen? Dem Design Thinking liegt damit ganz klar ein anthropologischer Ansatz  zugrunde – Design Thinking konzentriert sich auf den Menschen und versucht, dessen Bedürfnisse zu ergründen. Dadurch besitzt der Ansatz das Potential, Produkte oder Dienstleistungen einen Sinn zu geben. Und Sinn ist etwas, das Menschen motiviert, gute Arbeit zu leisten.

Anmeldung und Details zum Workshop „Design Thinking“  (8. März 2017, Wien)

Anmeldung und Details zum Workshop „Design Thinking“  (1. Juni 2017, Wien)

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