Die Leiden des jungen W. – Coach Thomas Laszlo über die ersten Tage im neuen Job als CIO

Mit dem Karrierepfad als CIO befassen sich Katharina Rybnicek, EVN und Günther Tschabuschnig von der ZAMG in einem CIO Executive Arena Workshop auf dem Confare CIO Summit, dem größten IT-Treffpunkt Österreichs. Bevor Confare in Zusammenarbeit mit EY auf der Veranstaltung wieder Österreichs beste IT-Manager mit dem Confare CIO Award auszeichnet hat sich CIO Coach Thomas Laszlo Gedanken darüber gemacht, wie der Einstieg in die Rolle des IT-Chefs typischerweise abläuft und wie er ablaufen sollte. Als Coach und Begleiter von Führungskräften in ihrer neuen Rolle hat er tiefen Einblick in die Themen dieser herausfordernden Zeit.

Neu ernannte CIOs haben es nicht leicht. Die Anforderungen unterscheiden sich wesentlich von jenen eines „normalen“ IT-Mitarbeiters, den diese neuen CIOs vielleicht vorher hatten. Welche Unterstützung braucht es, um sich in dieser Phase möglichst gut zu entwickeln?

Viele von uns können sich noch gut daran erinnern, als sie ihre ersten Wochen als CIO absolvierten.

Dies ist die Geschichte der Leiden des jungen W. (Wolfgang):

Gerade hatte der bisherige CIO das Unternehmen verlassen und der Geschäftsführer meinte, dass Wolfgang, als erfahrenster Techniker, die besten Voraussetzungen hat, diese IT-Mannschaft im Griff zu haben. Diese Wertschätzung klang für Wolfgang zwar einerseits großartig, andererseits wusste er nicht, wie ihm geschieht. Denn „IT“ sprach Wolfgang zwar fließend, aber was ihn wirklich erwarten wird, konnte er nicht wissen.

An dem Tag, wo Wolfgang erfuhr, dass er der neue CIO wird, setzte er sich also zuhause hin und überlegte, wie er damit umgehen soll. Er schrieb zusammen, welche neuen Bereiche er abdecken wird:

• Strategie
  Die Rolle des CIO hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Vom „Verwalter“ der IT, wurde er immer mehr zum „Erfinder“ neuer Businessmodelle. Daher muss der CIO immer stärker die Geschäftsmodelle UND den Markt verstehen!
• Planung von Projekten
  Projekte hatte Wolfgang schon geleitet. Auch die Kostenübersicht hatte er dabei immer handhaben können. Neu war für ihn der Aspekt, mehrere Projekte gleichzeitig zu managen und alle Ressourcen zu jonglieren.
• Lieferantenmanagement
  Jetzt war neu, dass er die strategische Richtung der Technologie vorab wissen musste. Die technologische Entwicklung des Unternehmens muss zur (Markt-)Strategie passen.
  Verhandlungen mit Lieferanten – wenn auch teilweise unterstützt durch einen zentralen Einkauf – müssen handhabbar sein. Wartungsverträge in der IT haben eine eigene „Dynamik“
  Grundlagen des Vertragsrechts sind also wichtig als Kompetenz.
• Mitarbeiterführung
  Vom Kollegen zum Vorgesetzten zu werden, ist eine der schwierigsten Aufgaben. Nicht nur dass die Kollegen anders mit dem neuen CIO umgehen müssen. Auch man selbst muss sich anders verhalten. Kommunikation, Empathie und der richtige Umgang mit Konflikten müssen erlernt werden. Man muss sich bewusst sein, dass man Vorbildwirkung hat. Das ist eine tolle Sache, wenn man sich darauf einlässt.
• Koordination mit den Fachbereichen
  Als Techniker (im Support oder auch teilweise in der software-Entwicklung) hat man natürlich bereits Kontakt zu den Fachbereichen. Jetzt geht es aber darum, dass man Forderungen und Grenzen handhaben muss, die über das Wohl aller Abteilungen und somit des Unternehmens entscheiden.
• Finanzielle Belange
  Budgetierung? Diesen, meist ungeliebten, Job darf man erst als CIO so wirklich lernen. Davor geht es meist um Projektkalkulationen. Auch hier ist strategisches Denken wichtig. Denn Strategie läuft über mehrere Jahre und das Budget ist wohl eine der wichtigen Schrauben dafür. Das Budget dann auch noch zu präsentieren und zu argumentieren sind dann die Meisterklassen dazu.
• Administratives
  Es kommen noch viele Dinge dazu, die zwar klein anmuten, aber in der Summe doch viel Zeit in Anspruch nahmen: Zeiterfassung, Urlaubsanträge, Meetings, Planungsdokumente aktuell halten, Mitarbeitergespräche, …
  Und auch da ist man ein Vorbild für die Mitarbeiter und anderen Abteilungen.

Wolfgang schaute sich diese Liste an und grübelte, ob ihm das nicht über den Kopf wachsen würde. Aber die eigene Vision, dass er in Zukunft als CIO die Geschicke des Unternehmens wirklich mitbestimmen könnte, die stimmte ihn positiv. Er musste es nur schaffen, die Themen auf seiner Liste in den Griff zu bekommen. Und er überlegte, wie das gehen könnte und schrieb das gleich dazu:

• Strategie
  Er musste rausfinden, was die Vision seiner Geschäftsführung ist. Das bedeutete: Zielorientiertes Fragen musste eine seiner Kompetenzen werden.
  Außerdem musste er herausfinden, wie der Markt, in dem sie sich bewegen, eigentlich funktioniert. Denn auch wenn er jetzt vielleicht meist nur Vorschläge für neue Technologien bringen sollte (so war die Ansicht seines Geschäftsführers), so hatten die meist direkten Einfluss auf den Außenauftritt und das Marktpotential. Für Wolfgang bedeutete das, er musste sich Branchen-Magazine kaufen und online verfolgen, was sich in seiner Branche tut.
• Planung von Projekten
  Für ihn stand fest, dass er sich im Bereich Multi-Projektmanagement weiterbilden musste. Er würde sich Projektmanagement-Schulungen heraussuchen und diese über die Personalabteilung buchen.
• Lieferantenmanagement
  Neben der Zusammenarbeit mit dem Einkäufer musste er sich Rat von erfahrenen CIOs holen. Das bedeutete, sein Netzwerk auszubauen, um einen Austausch zu ermöglichen.
• Mitarbeiterführung
  Der Besuch von klassischen Führungs-Seminaren war Grundvoraussetzung, um sich in seiner Kommunikation zu verbessern und seinen Führungsstil zu finden. Einige weitere Aspekte könnte er mit Gesprächen mit der Personalabteilung abdecken. Für schwierige Situationen und Konflikte, wo er nicht weiterwissen würde, holte er sich einen Coach an seine Seite.
• Finanzielle Belange
  Man muss kein BWL-Studium absolvieren, um das zu meistern. Aber Hilfe von erfahrenen Leuten innerhalb des Unternehmens einerseits und erfahrenen CIOs andererseits würden ihm ermöglichen, hier standfest zu werden.
• Administratives
  Da würde Wolfgang sich wohl auch innerhalb der Firma herumfragen müssen. Diese Aufgaben waren für andere auch ähnlich.

Er schrieb also auf seine Liste:

• Gespräche über Vision des Unternehmens mit GF führen
• Branchen-Zeitschriften/News abonnieren
• Teilnahme an Schulung im Multi-Projektmanagement
• Zusammenarbeit mit Personalabteilung und Einkauf stärken
• Kontakte zu CIOs für Vertragsmanagement und Budgetierung/Kalkulation aufbauen
• Netzwerk im eigenen Unternehmen zu Fachbereichsleitern stärken

Damit wurde diese große Unsicherheit, die er am Anfang hatte, plötzlich handhabbar. Es waren 6 Punkte, von denen jeder im eigenen Einflussbereich von Wolfgang waren. Sie waren klar beschrieben, argumentierbar und kalkulierbar.

Und damit auch zum Fazit der Geschichte:

Es braucht eine Vision, die darstellt, wie das Szenario für sich selbst als CIO in 3-5 Jahren ausschauen soll. Um diese Vision zu erreichen, bedarf es natürlich einiger Schritte, die man konkret erarbeiten muss und die die Vision unterstützen.

Schlussendlich, damit man diese Schritte auch durchführen kann, braucht es eine Argumentation (und Kalkulation ?): „Ich benötige X, damit ich meinen Schritt Y durchführen kann, um meine Vision Z zu erreichen“. Idealerweise heißt es dann aber nicht „meine Vision“, sondern „UNSERE Vision“. Das noch als kleine Hausaufgabe in den Gesprächen mit der Geschäftsführung ?

Der Einstieg in diese Rolle ist also eindeutig einfacher, wenn professionelle Begleitung zur Verfügung steht. Herr Laszlo von Sicht & Weise steht Ihnen gerne für einen Austausch über die optimale Unterstützung Ihrer Führungskräfte auf dem Confare CIO Summit oder vorab auch in einem persönlichen Gespräch zur Verfügung.

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