Lukas Nöbauer: Wenn Gebäude nichts mehr vergessen – Das digitale Begehungsportal der BIG
Im Behind the Badge Interview spricht Lukas Nöbauer, Teamleiter Digitalisierung bei der BIG darüber, wie ein digitales Portal Gebäudebegehungen vereinfacht und KI die Dokumentation von Mängeln unterstützt.
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Wie liefen Gebäudebegehungen vor dem Portal ab und warum reichte ein neues Werkzeug nicht aus?
Vor der Einführung des Portals wurden Begehungen mit unterschiedlichen Werkzeugen durchgeführt. Fotos, Feststellungen und weitere Informationen lagen in verschiedenen Formaten und Ablagen vor. Die Ergebnisse mussten mehrfach übertragen, manuell zusammengeführt und individuell formatiert werden. Das kostete nicht nur Zeit, sondern erschwerte auch die Vergleichbarkeit und eine systematische Auswertung über Gebäude und Zeiträume hinweg.
Dabei wurde uns klar, dass wir nicht einfach ein weiteres Werkzeug benötigen. Das eigentliche Problem war der fragmentierte Gesamtprozess. Deshalb haben wir nicht den bestehenden Werkzeugmix digital nachgebildet, sondern einen durchgängigen Ablauf geschaffen: von der mobilen Erfassung am Objekt über Fotos, Planpositionen und Feststellungen bis zum standardisierten Bericht und zur zentralen Ablage im Dokumentenmanagementsystem. So wird aus einer einzelnen Begehung ein strukturierter und langfristig nutzbarer Datensatz.
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Wie wurden Anwenderinnen und Anwender in die Entwicklung des Begehungsportals einbezogen
Das Portal wurde von Anfang an gemeinsam mit den Menschen entwickelt, die später tatsächlich damit arbeiten. Über mehr als ein Jahr haben uns intensive Testgruppen mit Anwenderinnen und Anwendern aus allen Bundesländern und unterschiedlichen Altersgruppen begleitet. Ihre Erfahrungen, Rückmeldungen und konkreten Anforderungen sind laufend in die Benutzerführung, den Funktionsumfang und die Dokumentation eingeflossen.
Eine unserer wichtigsten Erfahrungen war, dass gute Digitalisierung nicht am Schreibtisch entsteht. Viele entscheidende Details zeigen sich erst im praktischen Einsatz – etwa die Bedeutung eines klar sichtbaren Online- und Offline-Status, automatischer Speicherung, einer schnellen Bildvorschau oder des direkten Sprungs zu einer noch fehlenden Eingabe. Dieser enge Austausch hat nicht nur die Praxistauglichkeit verbessert, sondern auch die Akzeptanz erhöht. Die Anwenderinnen und Anwender waren nicht bloß Empfänger einer fertigen Lösung, sondern aktive Mitgestalter.
Wie ist es gelungen, einen einheitlichen Prozess zu schaffen, der trotzdem den unterschiedlichen Anforderungen vor Ort gerecht wird?
Unser Ansatz war, die gemeinsamen Kernelemente jeder Begehung zu standardisieren, ohne sämtliche Anwendungsfälle in ein starres Schema zu pressen. Feststellungen, Fotos, Planpositionen, Beurteilungen, Beteiligte und Berichte werden einheitlich erfasst und miteinander verknüpft. Gleichzeitig bietet die Anwendung zwei unterschiedliche Modi.
Die Sicherheitsbegehung bildet einen klar strukturierten Fachprozess ab. Die freie Begehung kann dagegen flexibel für allgemeine Kontroll- und Dokumentationsaufgaben eingesetzt werden. Dadurch haben wir einen gemeinsamen digitalen Rahmen geschaffen, der dennoch genügend Spielraum für sehr unterschiedliche Gebäude und Anforderungen lässt.
Hinzu kommt, dass die Anwendung auf Smartphone, Tablet und Desktop funktioniert und auch ohne Internetverbindung vollständig einsatzfähig ist. Das ist gerade in komplexen oder sicherheitskritischen Gebäuden wesentlich. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden die vor Ort erfassten Daten automatisch synchronisiert.
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Wie funktioniert die KI-gestützte Mängelanalyse im Arbeitsalltag und wo liegen ihre Grenzen?
Die KI ist direkt in den Arbeitsablauf integriert. Sie analysiert das bereitgestellte Bild eines Mangels und erzeugt eine erste fachliche Beschreibung und Beurteilung. Im Alltag ist das vor allem bei langen Begehungen hilfreich, weil sich ähnliche Formulierungsaufgaben häufig wiederholen. Die Fachkräfte erhalten rasch einen konsistenten Ausgangspunkt und werden dadurch kognitiv entlastet.
Wichtig ist uns aber eine klare Grenze: Die KI trifft keine abschließende fachliche Entscheidung. Sie kennt beispielsweise nicht automatisch den vollständigen baulichen Kontext oder alle Rahmenbedingungen vor Ort. Jeder Vorschlag wird deshalb von einer Fachkraft geprüft, bei Bedarf ergänzt oder verändert und erst anschließend freigegeben. Die Verantwortung bleibt immer beim Menschen.
Die Unterstützung wird insbesondere dort positiv wahrgenommen, wo sie Routinearbeit reduziert, ohne die fachliche Autonomie einzuschränken. Auch beim Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kann die KI als jederzeit verfügbarer Sparringpartner dienen. Unser Anspruch ist nicht, menschliche Erfahrung zu ersetzen, sondern sie durch eine reproduzierbare und konsistente Erstanalyse zu unterstützen.
Was hat sich durch die Begehungsberichte bei Aufwand, Qualität und Nachvollziehbarkeit verändert?
Die mehr als 1.500 Berichte im ersten halben Jahr – einzelne davon mit mehr als 300 Seiten – zeigen, dass das Portal kein Pilotprojekt geblieben ist, sondern in einem dokumentationsintensiven Kernprozess produktiv angenommen wurde.
Der Zeitaufwand sinkt vor allem dadurch, dass Informationen nur einmal erfasst werden müssen. Automatische Zwischenspeicherung, die Übernahme von Vorjahresfeststellungen inklusive Bildern, KI-gestützte Erstanalyse, Pflichtfeldvalidierung, automatische PDF-Erstellung und die Ablage im Dokumentenmanagementsystem reduzieren Doppelerfassungen und manuelle Nacharbeit.
Gleichzeitig steigt die Qualität: Inhalte werden strukturierter und konsistenter dokumentiert, fehlende Angaben werden frühzeitig erkannt und Fotos eindeutig mit Feststellungen und Planpositionen verknüpft. Auch die Nachvollziehbarkeit verbessert sich deutlich, weil frühere Feststellungen erhalten bleiben und Veränderungen über mehrere Begehungen hinweg sichtbar werden. Eine belastbare, pauschale Zahl zur Zeitersparnis können wir derzeit noch nicht nennen. Der operative Nutzen zeigt sich aber klar in den vereinfachten Abläufen, der geringeren manuellen Nacharbeit und der hohen Nutzung.
Wie wollt Ihr die gesammelten Daten künftig für Mängelanalysen, Priorisierung und vorausschauende Instandhaltung nutzen?
Der entscheidende Mehrwert entsteht dadurch, dass aus bislang verteilten Dokumenten strukturiertes Unternehmenswissen wird. Feststellungen, Bilder, Beurteilungen, Planpositionen und Berichte können künftig nicht nur für ein einzelnes Gebäude, sondern auch objektübergreifend und über längere Zeiträume ausgewertet werden. Ergänzend stellt die mit dem Portal verbundene FotoDB aktuelle und historische Gebäudeaufnahmen zentral für Vergleiche zur Verfügung. Eine KI-gestützte Suche nach Begriffen wie „Wasserschaden“ ist dabei ebenfalls möglich.
Auf dieser Grundlage wollen wir wiederkehrende Mängel und Schadensbilder erkennen, Risikoschwerpunkte sichtbar machen und Entwicklungen über die Zeit analysieren. Perspektivisch können daraus eine intelligentere Priorisierung und Ansätze für Predictive Maintenance entstehen: Welche Mängel treten besonders häufig auf? Welche Gebäude oder Bauteile zeigen ähnliche Entwicklungen? Wo ist ein frühzeitiges Eingreifen sinnvoll, um Folgeschäden zu vermeiden?
Weitere Potenziale sehen wir in sprachgestützter Erfassung und in der Übertragung des Ansatzes auf technische Abnahmen, Brandschutzkontrollen, Übergaben und andere Prüfprozesse. Voraussetzung dafür bleibt eine verlässliche Datenbasis – und genau diese schaffen wir mit jeder abgeschlossenen Begehung.
Was würde die Livin IT Trophy für das Projekt und die Menschen dahinter bedeuten?
Die Livin IT Trophy wäre für uns eine große Anerkennung für das gesamte Projektteam und für alle Anwenderinnen und Anwender, die an der Entwicklung mitgewirkt haben. Das Portal zeigt aus unserer Sicht sehr gut, was Digitalisierung leisten kann, wenn Technologie, Fachwissen und konsequente Nutzerorientierung zusammenkommen.
Besonders wichtig wäre uns die Anerkennung der Menschen hinter dem Projekt. Erfolgreiche IT-Lösungen entstehen nicht allein durch eine bestimmte Technologie. Sie entstehen durch Zusammenarbeit, Beharrlichkeit, Offenheit für Rückmeldungen und die Bereitschaft, bestehende Prozesse grundlegend neu zu denken. Gerade bei einer Lösung wie unserer tragen viele Beteiligte zum Erfolg bei – von der Projektauftraggeberin und dem Digitalisierungsteam über die Entwicklung bis zu den Fachkräften in den Testgruppen und im täglichen Einsatz.
Solche Projekte vor den Vorhang zu holen, schafft Sichtbarkeit für diese gemeinsame Leistung. Gleichzeitig kann es auch andere Organisationen ermutigen, Digitalisierung nicht als Selbstzweck zu betrachten, sondern konkrete Probleme gemeinsam mit den betroffenen Menschen zu lösen. Die Auszeichnung wäre für uns daher nicht nur eine Würdigung des bisher Erreichten, sondern auch Motivation, das digitale Objektgedächtnis der BIG konsequent