ERP Innovation – Der ERP Infotag ist Österreichs wichtigster Jahrestreffpunkt rund um ERP Einsatz im Unternehmen. Priska Altorfer ist zum einen als Gründerin des Softwarehauses wikima4 fest in der IT-Branche verwurzelt, befasst sich zum anderen als Trainerin und Speaker mit den Rahmenbedingungen für Innovation im Unternehmensumfeld. Im Blog-Interview über jene Veränderungen, die der ERP Markt gerade durchläuft und die Innovationskraft von IT-Systemen.
Sind klassische ERP Systeme innovationsfreundlich?
Die heutigen ERP Systeme sind die Mainframes von gestern. Gross, unflexibel und teuer. Sie werden in Unternehmen oft als Barrieren gesehen. Trotzdem stellt sich die Frage, welche Innovationen zwingendermassen neuen technischen IT (Hilfs-) Mittel benötigen und welche nicht. Davon abhängig ist der Umkehrschluss, wie innovationsfreundlich oder -feindlich das ERP System ist.
Inkrementelle und disruptive Innovation in ERP Systemen
Handelt es sich um inkrementelle Innovation, die auf eine Verbesserung des Produktes oder Prozesses abzielt, lässt sich diese in der bestehenden Architektur realisieren. Sprich, wenn ein klassisches ERP System adäquat ausgelegt is
t, können diese Innovationen effizient in den bestehenden Systemen umgesetzt werden. So betrachtet können klassische ERP Systeme durchaus innovationsfreundlich sein.
Wenn es darum geht, radikale Innovationen umzusetzen, also disruptive oder ganz neue Produkte/Dienstleistungen, sind natürlich auch IT Systeme gefordert. Inwieweit es ERP Systeme betrifft, hängt von der Tiefe der Implementation im Unternehmen ab. In der Fertigungsindustrie oder Pharma- und Chemie Branche werden die ERP Systeme oft bis auf die Produktion eingesetzt. Dort spielen diverse Daten wie zum Beispiel Rezepturen oder Produktionseinstellungen im Innovationsprozess eine grosse Rolle. Somit sind diese Bereiche von Innovationen besonders gefordert. Die heutigen klassischen ERP Systeme entsprechen hier oft nicht den Bedürfnissen und sind eher innovationsfeindlich zu betrachten.
Heute bieten die klassischen ERP Systeme noch immer Potential zu höherer Automatisierung und Effizienzsteigerung der Prozesse. Darum sehe ich die Aufgabe der klassischen ERP Systeme in der Automatisation und Optimierung von manuellen Prozessen. Diese Aufgabe entlastet das Business und trägt zu einem positiven «Zeitklima» des Innovationsprozesses bei.
Allen Unkenrufen zum Trotz besteht in Innovationsprojekten nicht die Anforderung, bestehende ERP Systeme „zu Grabe“ zu tragen. Backend Prozesse müssen klar strukturiert, logisch und stabil sein. Man sollte sich lieber mit dem Zweck und Inhalt beschäftigen und nicht davon ausgehen, dass ein ERP System das Unternehmen innovativ(er) macht. Trotzdem befindet sich eine nicht unerhebliche Hürde in diesen Systemen, denn sie können Innovationsprozesse sehr wohl negativ beeinflussen.
Einige grosser ERP Anbieter entwickeln oder verbessern die bestehenden Systeme nicht weiter, obwohl Wartungsgeldern von Kunden dafür fliessen. Das kann bedeuten, dass die für Innovation notwenige Modifikation nicht umgesetzt wird. Dem Kunden bleibt dann oft nur die Möglichkeit, selber eine Umgehungslösung zu finden. ERP Anbieter sind hier gefordert, auch bestehende klassische ERP Systeme für Innovationen so flexibel wie möglich zu (er)halten, damit (Ver-) Änderungen schnell realisiert werden können.
Innovation braucht Rahmenbedingungen, die kreative Gedanken fliegen lässt. Obwohl ERP Systeme die heutigen Mainframe Systeme sind, können sie Innovations-Prozesse unterstützen – solange der oder die Verantwortlichen darauf Wert legen und die Architektur es zulässt. Oftmals ist das Nicht-Wollen der verantwortlichen Personen grösser als die eingeschränkten, technischen Möglichkeiten. Hier hilft ein Abgleich zwischen den Projekten der Innovations-Pipeline und dem ERP System.
Was sind denn die Voraussetzungen für Innovation im Unternehmen?
Werfen wir einen Blick auf Unternehmen und Länder, die zu den Innovationsweltmeistern gehören. Wie sind diese strukturiert, was für Merkmale weisen diese auf?
• flache Management Hierarchie
• freundliches Arbeitsklima
• guter Zugang zu Wissen
• starke Diversifikation
• staatlich begünstigtes, wirtschaftsfreundliches Klima
• geografisch bevorzugte Lage
• stetiges Streben nach Verbesserung
• eine hohe Fehlertoleranz
• stehen Veränderungen positiv gegenüber
• stehen positiv einem systematischen Innovationsprozess gegenüber
Diese Merkmale vereinfachen es den Unternehmen, Innovation zu gestalten, zu implementieren, Innovationsarbeit zu leisten und schlussendlich auch zu kapitalisieren. In einem offenen, transparenten und freundlichen Klima werden sich Mitarbeitende für Innovationsprojekte engagieren. Doch dafür braucht es bestimmte Voraussetzungen.
Wenn Mitarbeitende
• die Bedeutung der Innovation für das Unternehmen verstehen,
• die aus der Unternehmensstrategie abgeleiteten Innovationsfelder nachvollziehen können,
• die Möglichkeit erhalten, sich, ihre Ideen, ihre Verbesserungsvorschläge und Anliegen einzubringen und diese mit anderen Wissensträgern diskutieren und weiterentwickeln können,
dann sind die Basisvoraussetzungen schon einmal gegeben.
Erfolgreiche Unternehmen sehen die Innovationsarbeit nicht als ein saisonales Ereignis. Sie wissen, dass ohne systematischen Prozess die Wirkung eines enthusiastischen Innovationsworkshops nicht mehr als ein paar Wochen anhält. Schlimmer noch, Mitarbeitende werden desillusioniert und stehen schlussendlich Innovationen kritisch gegenüber, wenn das Unternehmen keine sichtbaren Resultate erzielt. Innovationsarbeit muss Spass machen und einer klaren Linie folgen, bei der Herz, Hand und Verstand gleichermassen angesprochen werden.
Besonders wichtig ist zu unterscheiden, ob es sich um eine inkrementelle oder um eine radikale Innovation handelt. Je nach Art der Innovation laufen die Prozesse, Kennzahlen, Kultur und Ein- bzw. Ausgliederung aus dem bestehenden Unternehmen ganz anders ab. Erfolgreich Unternehmen kennen und beachten diese Mechanismen.
Wie gehen erfolgreiche Unternehmen mit der Digitalen Transformation um?
Fakt ist, dass die Digitalisierung die Märkte und damit die Spielregeln des Marketings fundamental verändern. Das ist keine Zukunftsprognose mehr, sondern eine Bestandsaufnahme. Die Fähigkeit, steigenden Kundenansprüchen in einer komplexeren Marktsituation mit kundenzentrierten, serviceorientierten, digitalen Massnahmen begegnen zu können, bestimmt heute den Unternehmenserfolg.
Mit der zunehmenden Digitalisierung stellt sich die Frage, inwieweit dieser Faktor in Zukunft matchentscheidend für erfolgreiche Unternehmen der „old economy“ sein wird. Innovationsweltmeister wie die Schweiz haben ein Defizit an Personen mit MINT Ausbildungen und rangieren hier nicht einmal in der globalen Top 50. Wird sich das negativ auf die weitere Entwicklung des Landes in Punkto Innovation auswirken? Davon bin ich fest überzeugt!
Vergleicht man innovative, erfolgreiche Unternehmen, stellt man fest, dass in diesen die Informatik sehr gut und wertschätzend positioniert ist. Das oberste Management hat den Stellenwert der IT erkannt und diesen als Service Center im Dienste des Unternehmens positioniert. Dieser Punkt wird sehr oft unterschätzt und nicht mit genügend Nachdruck bearbeitet. Ob ein Unternehmen digital auf der Autobahn oder eben nur auf dem Radweg unterwegs ist, zeigt sich darin, wie das digitale Wissen, dass über Jahre in der internen IT Abteilung angesammelt wurde, verwendet wird.
Erfolgreiche Unternehmen entwerfen die Zukunftsbilder nur noch selten ohne digitale Komponenten – von Automatisierung bis hin zur Integration von künstlicher Intelligenz. Waren früher die Innovationsarbeiten ausschliesslich auf die Fokussierung auf die F&E-Initiativen ausgerichtet, werden heute schon Digital Data Abteilungen von Beginn weg integriert. Das bewusste Fördern von durchgängigen, offenen und transparenten Informationen zwischen den Abteilungen ist ebenso Bestandteil wie das Vermeiden von sogenannten «Gate Keeper».
Welche Anforderungen ergeben sich daraus an die IT-Systeme, im Speziellen an das Zusammenspiel zwischen OTC und ERP Systeme?
Das Zusammenspiel zwischen OTC und ERP Systemen kann herausfordernd sein. Wir treffen in diesem Umfeld auf 4 Barrieren, die ich hier ansprechen möchte:
Die Sinnesbarriere:
Wer kann entscheiden, welche Daten sinn- und wertvoll gesammelt, verarbeitet und kapitalisiert werden können? Selten jemand alleine. Es gilt zuerst die Leute dahingehend zu sensibilisieren, einen Sinn hinter der Datensammlung zu sehen – bereit sein, andersdenkend an einer Lösung zu arbeiten.
Die Fehlerbarriere:
Wenn wir darüber sprechen, Daten zusammen zu bringen um daraus ein neues Businessmodell zu gestalten, dann ist dies mit grossen Risiken verbunden. Es gibt kaum Kennzahlen oder Vergleichbare Beispiele, die man zu Hilfe nehmen kann. Das Scheitern der Versuche ist normal.
Dies einzugehen bedarf zuerst einmal Vertrauen, Mut und eine grosse Portion Neugierde.
Die Technische Barriere:
ERP Systeme und OTC Systeme sind oft nicht kompatibel: Standards fehlen, die Bereitschaft, sie zu verstehen, auch. ERP wie auch OTC Systeme verfügen bereits über eine Vielzahl von gesammelten Daten. Aus diesen lassen sich in einem ersten Stadium einfache Prototypen bauen und wichtige Erfahrungen sammeln. Die Vorgehensweise im technischen Bereich gleicht einem schrittweisen Herantasten.
Die Prozess Barriere:
Digitale Innovationsprozesse spielen sich sehr oft quer durch alle Unternehmensbereiche ab. Da die Prioritäten hier nicht immer gleichlaufen, kann dies zu grossen Verzögerungen führen. Der Prozess muss sich erst einmal etablieren, bevor mit diesem Ansatz unstrukturierte Daten für in der Zukunft liegenden Ergebnisse gesammelt werden können.
Was können Unternehmen mit ihrem bestehenden ERP machen? Und was ist zu beachten, wenn Unternehmen ein neues ERP auswählen?
Das ERP System kann Standardbereiche effizient und kostengünstig abdecken, flexible Schnittstellen bieten und technische Standards im Unternehmen quasi out of the box fördern. Die Kernfrage ist jedoch:
Make or Buy?
Die erste Frage ist die, über wieviel IT möchte und kann ein Unternehmen selber verfügen. Wie sieht das momentane oder zukünftige Know-how im Unternehmen aus? Sind diese Grundsatzfragen geklärt, stehen die normalen Prozesse im Vordergrund. Diese digital abzubilden, ist die Hauptaufgabe jedes ERP Systems. Ein weiterer Indikator liegt in der zunehmenden Vernetzung der Geschäftspartner entlang der Wertschöpfungskette. Hier gilt es, nicht 1zu1 zu kopieren, denn ein Logistik Partner gestaltet diese anders als ein Produktionsunternehmen oder ein Handelsunternehmen.
Eine besondere Herausforderung ist die Volatilität der Prozesse. Auch alte, scheinbar stabile Branchen sind in der heutigen Zeit schnell disruptiven Einflüssen ausgesetzt. Je volatiler, desto skalierbarer sollten die Systeme sein.
Gestaltung der Unternehmenszukunft dank innovationsfreundlichem ERP
Die Digitalisierung eröffnete ein weites Feld, auf dem Innovationen gedeihen können. Doch dabei trifft das Unternehmen auf verschiedene Hürden, die nur bedingt technischer Natur sind. Es müssen erst organisatorische und kulturelle Voraussetzungen geschaffen werden, damit sich Innovation als rote Leitlinie im Unternehmen etablieren kann. Diese Leitlinie definiert sich in der klaren Beschreibung des Innovationsprozesses, den Kompetenzen und den technischen Voraussetzungen.
ERP Systeme ermöglichen klare und strukturierte Prozesse. Und fördern damit die Umsetzungskraft von Innovationen. Doch kein IT System leistet mehr wie der Mensch, der es bedient. Um die Komplexität der Digitalisierung meistern zu können, müssen ERP Systeme der Zukunft bestimmte Anforderungen erfüllen. Die wichtigste davon befindet sich an der Schnittstelle Mensch / Maschine: Nur einfache, intuitiv bedienbare und für die verschiedensten Endgeräte responsive Systeme eignen sich für die Nutzung im heutigen Marktumfeld. Sie lassen Innovationen rascher umsetzen, wenn denn der ERP Hersteller die Grundvoraussetzungen dafür schafft.
Innovation bedeutet neue oder veränderte Prozesse im Unternehmen, über die Wertschöpfungskette hinweg. Doch nicht alle diese Prozesse lassen sich einfach in Systemen neu anlegen. Sie bedeuten für die Mitarbeitenden einen anders gestalteten Arbeitsalltag. Wer hier Transparenz über den Prozess und Mitarbeitenden die Möglichkeit zur Mitgestaltung bietet, schafft ein innovationsfreundliches Klima, das weit über das ERP System hinausgeht.