Das „Teile und Herrsche“-Prinzip hat ausgedient – BPM schließt den Business-IT Alignment Gap

by Fernando Ducoing

Das Aufbrechen von Silos ist eine der wesentlichen Forderungen des Digitalen Zeitalters. Insbesondere die strikte Trennung zwischen Business und IT erscheint immer weniger zeitgemäß. Robert Hutter, Gründer von FireStart ist überzeugt, dass Business Process Management dabei eine wichtige Rolle spielen kann, Klüfte zu überwinden. Dabei versteht man sich bei FireStart weniger als klassischer Tool-Anbieter, mehr als Ecosystem, das kollaborativ Menschen, Systeme, Automatisierung und Prozesse vernetzt. Was modernes BPM ausmacht und welche Rolle es für die Digitalisierung spielt, hat uns Robert im Bloginterview verraten.

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Welche Bedeutung haben moderne Prozessmanagement Tools für den Digitalen Wandel des Unternehmens?

Robert Hutter, CEO FireStartEine BPM Plattform wie FireStart spielt bei der Umsetzung einer nachhaltigen Digitalisierungsstrategie eine zentrale Rolle, da es ja in erster Linie die Geschäftsprozesse sind, die digitalisiert und im Normalfall auch neugestaltet werden. Hier herrscht vielerorts noch immer der Mythos, dass BPM Systeme nur die Modellierung der Prozesse beherrschen. Das trifft vielleicht für Systeme der alten Schule zu, neue, moderne BPM Plattformen (auch iBPMS genannt) haben hier umfangreiche Automatisierungskompetenz und -funktionalität mit im Gepäck. Sie sind somit auch die zentrale Umsetzungsplattform seitens der IT. War es früher üblich, dass man seine Prozesse in seinem ERP System „einsperrt“ und mit sehr viel Programmieraufwand up-to-date halten muss, so ist das keinesfalls der Weg für eine nachhaltige IT-Strategie der Zukunft. Denn hier müssen viele neue Business Applikationen, teilweise On-Premise, teilweise in der Cloud, zusammen mit den Prozessen gemanagt und in Einklang gebracht werden. BPM Systeme werden in den nächsten Jahren die Rolle einnehmen, die ERP Systeme früher hatten:  Die Entwicklung und Automatisierung der End-to-End Geschäftsprozessen eines Unternehmens. Es geht hier aber nicht nur um Technologie, sondern auch um den Wandel der Unternehmenskultur und Führungskompetenz:

Wie arbeiten Abteilungsleiter und Prozessmanager zusammen? Was heißt es für mich als Mitarbeiter, einen Prozess mitzugestalten, statt diesen nur auszuführen? Diese neuen Kompetenzen und Perspektiven werden durch BPM Systeme sehr stark entwickelt und das schafft auch das richtige Mindset, um fit für eine digitale Arbeitswelt der Zukunft zu werden.

Was sind die dafür notwendigen Technologien?

Aus meiner Sicht sollte sich ein Unternehmen heutzutage mit vier zentralen Technologien auseinandersetzen, um die Lücke zwischen Business und IT-Abteilungen zu schließen und Digitalisierungsprojekte nachhaltig in der Unternehmensstruktur zu verankern:

Process Mininig

Process Mining Technologien helfen Unternehmen dabei, den Status Quo Ihrer Prozesse in jenen Bereichen zu erheben, wo bereits strukturierte Applikationen samt den zugehörigen Logdaten und (Teil)Prozessen vorhanden sind. Diese Technologie ist quasi ein digitales Trüffelschwein und sucht in den digitalen Spuren einer Applikation (Logdateien) die IST-Prozesse und versucht, die zugehörigen Varianten zu rekonstruieren und zu visualisieren. Typischerweise eignen sich ERP Systeme wie SAP sehr gut als Basis, um mit der Process Mining Technologie beispielsweise einen Purchse-to-Pay Prozess zu durchleuchten. Beim dem Ergebnis haben viele Unternehmen dann einen „aha“ Effekt, da hier viele Prozessvarianten zum Vorschein kommen, die so meistens nicht geplant waren und im Normalfall auch nicht gewünscht sind.

Celonis

Beispiel Celonis (Quelle: Celonis)

BPM/Enterprise Workflow Automation

Ein BPM/Workflow Management System hat die Aufgabe, alle Geschäftsprozesse des Unternehmens zentral zu planen, von einem IST Zustand in den nächst Bessern SOLL Zustand zu entwickeln und über Workflows die system- und abteilungsübergreifenden Lücken in der Automatisierung zu schließen. Damit können Geschäftsprozesse wirklich End-to-End abgewickelt werden. Die über den Workflow generierten Aufgaben und Formulare ersetzen dann typischerweise unstrukturierte Prozessschritte der Mitarbeiter ( e-mails, Excel Sheets). Damit kann man Daten- und Entscheidungsqualität auch zwischen den einzelnen Applikationen sichern, „Brüche“ in den Prozessen vermeiden und die Effizienz und Benutzerakzeptanz maßgeblich verbessern.

Beispiel FireStart ( Quelle: FireStart)

Robotic Process Automation (RPA)

Der Einsatz von Robotic Process Automation hilft vor allem bei der Automatisierung von einfachen Arbeitsschritten, die immer nach dem gleichen „Schema-F“ ablaufen, zum Beispiel, wenn Daten händisch aus einer Excel Datei ausgelesen und in eine Applikation über die bestehende Benutzeroberfläche übertragen werden sollen. Man zeichnet dabei die Aufgabe wie bei einem Makro Recorder auf und kann diese dann immer wieder bei Bedarf „abspielen“. Wenn dieser Automatismus von einem Menschen gesteuert wird, dann spricht man von einem attended Roboter, wenn diese im Hintergrund laufen, dann spricht man von einem unattended Roboter. Man kann sich diese Technologie also wie einen kleinen digitalen Assistenten vorstellen, der dem Benutzer einfache und sich wiederholende Aufgaben abnimmt, damit die Geschwindigkeit für diese Arbeitsschritte erhöht und den administrativen Mehraufwand für den Benutzer reduziert.

UiPath

Beispiel UiPath (Quelle: UiPath)

Artificial Intelligence (AI)

Maschine Learning oder in weiterer Ausbaustufe künstliche Intelligenz ist auf jeden Fall eine Technologie, die im Bereich Prozesssteuerung eine wichtige Rolle spielen wird, auch wenn der Begriff in vielen Szenarien etwas überstrapaziert wird. Gerade dort, wo es um Bilderkennung und Dateninterpretation geht, leistet die Technologie heute schon großen Nutzen. Zum Beispiel kann AI ein PDF-Dokument interpretieren und Metadaten extrahieren oder aufgrund der Formulierung einer Kundenreklamation die Gemütslage oder Dringlichkeit automatisiert bewerten. Künstliche Intelligenz verhält sich ähnlich wie menschliche Intelligenz: Je mehr Erfahrungen sie sammelt, desto besser wird sie und desto treffsicherer kann man sie einsetzen. Daher braucht man hier im Regelfall große Datenmengen, mit denen man solche Algorithmen trainieren kann, bevor sie in der Praxis verwendbar sind. Durch sogenanntes „Reinforcement Learning“ wird diese Lernkurve auf der einen Seite immer kürzer, auf der anderen Seite die Aufgaben immer höherwertiger, die an diese Technologie delegiert werden kann.

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Prozess- und Workflow Management sind üblicherweise an der Schnittstelle zwischen IT und Fachabteilungen angesiedelt. Wie läuft hier die Zusammenarbeit am besten ab?

Ja, iBPMS Systeme sind zentrale Schnittstellen, damit Geschäftsprozesse und IT im Einklang stehen und somit so effizient wie möglich “zusammenarbeiten”. Eine gute Zusammenarbeit baut in der Regel auf eine klaren Organisationstruktur auf, wo die Verantwortlichkeiten und Übergabepunkte im gesamten Lebenszyklus klar geregelt sind. Wer trifft Entscheidungen zu Prozessänderungen? Wer konfiguriert die Schnittstellen zu den Hintergrundsystemen? Wie nehmen wir den neuen Prozess oder den neuen Workflow in Betrieb? Wir haben gute Erfahrungen mit Unternehmen gemacht, wo folgende Rollen gut ausgeprägt und klar in der gesamten Organisation verankert sind:

Chief Information Officer (CIO) / Chief Digital Officer (CDO)

Trifft die wichtigsten strategischen Entscheidungen, welche Technologie bei welchem Digitalisierungsproblem zum Einsatz kommt und wie die Applikationsstrategie mit einer Prozess-/Automatisierungsstrategie zusammenspielt.

Process Owner

Verantwortet ein Set and Geschäftsprozessen (end-to-end) und ist der oberste Entscheidungsträger bei Änderungen des Geschäftsprozesses.

Business Analyst

Analysiert Geschäftsprozesse und erstattet dem Prozess Owner regelmäßig Bericht über Probleme und Prozessverbesserungen. Arbeitet primär mit Business Intelligence und Process Mining Technologie.

Process Manager

Kümmert sich um das Prozessdesign im Detail und ist die operative Umsetzungseinheit zu einem Process Owner, wenn Änderungen mit den Fachabteilungen oder anderen Process Ownern abgestimmt werden müssen.

Workflow Manager

Kümmert sich um die technische Konfiguration im Workflow Engineering, aufbauend von dem Prozessdesign des Process Managers und ist die zentrales Übersetzungseinheit zwischen Prozess und IT-Abteilung.

Automation Engineer

Entwirft und testet isolierte Automatisierungen auf RPA, Applikations- oder AI Basis und stellt diese dem Workflow Manager zur Verfügung, damit diese in den End-to-End Geschäftsprozess verbaut werden können.

Wichtig ist hier vor allem zu berücksichtigen, dass speziell Process Owner, Process Manager und Workflow Manager funktionsübergreifende Disziplinen sind und somit nicht in eine Abteilung „gezwängt“ werden sollten. Hier empfiehlt es sich, eine Organisationseinheit als übergreifende Stabstelle (Organisationsentwicklung, Digitalisierung & Transformation oder ähnlich) zu etablieren, in der diese Personen optimal zusammenwirken können.

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Ist die Trennung zwischen Business und IT überhaupt noch zeitgemäß?

Aus meiner Sicht verschwimmen die Grenzen zunehmend und es entwickelt sich eine neue Generation sogenannter Citizen Developer, die hier sowohl Business, als auch IT-Kompetenz in sich vereinen. Die klassischen, isolierte „teile und herrsche“ Strategie, die vor allem durch die ERP Hersteller Jahrzehnte lang (zu ihrem eigenen Vorteil) propagiert worden war, ist vorbei und hat in einer modernen Organisation und Arbeitswelt der Zukunft keinen Platz mehr. Dieser Ansatz ist viel zu langsam, schwerfällig und ressourcenintensiv. Es verlagern sich zunehmen IT und Digitalkompetenz direkt in die Fachbereiche und die wollen selbst mitreden und ihre Prozesse auch selbst mitgestalten. Je klarerer die Digitalisierungs- und Automatisierungsstrategie samt Technologieauswahl ist (damit sie nicht aus jedem Dorf einen Hund haben), desto besser können sie die oben beschriebenen Rollen im Unternehmen verankern und desto mehr werden die Grenzen zwischen Fachbereich und IT verschwinden. Kein Unternehmen, egal wie groß oder klein, wird in der Zukunft überleben, wenn die Prozesse nicht durchgängig in einer „Digital und Automation first“ Strategie aufgesetzt sind und agil durch einen Low-Code Ansatz entwickelt werden können. Mitarbeiter und Kunde warten nicht, das betrifft jede Branche rund um den Globus. Die Geschwindigkeit, in der man seine Prozesse an neue Marktbedürfnisse anpassen muss, steigt täglich. Die eigene Agilität im Unternehmen ist ein wichtiger Gradmesser, wie gut Business und IT zusammen funktionieren. Je besser dieses Bündnis ist, desto erfolgreicher wird das eigene Unternehmen in der Zukunft am Markt sein.

Wie werden sich BPM Tools in Zukunft verändern? Wie seht Ihr die Perspektiven Eures Produktes?

Die Frage ist eher, wie werden BPM Tools die Zukunft gestalten 😉. Ich bin fest davon überzeugt, dass BPM Plattformen wie FireStart schrittweise die gleiche Bedeutung in einer IT-Strategie wie heutige ERP oder CRM-Systeme einnehmen. Daten oder Applikationen sind nicht das wichtigste Gute eines Unternehmens. Es sind die Mitarbeiter und Prozesse. Die Perspektive von FireStart geht sehr stark in Richtung „unternehmensübergreifende“ Verzahnung und Vernetzung. In diesem Zusammenhang werden wir bald ein neues, spannendes „Process as a Service“ Produkt als Cloud Service starten. Mit diesem neuen FireStart Produkt ist es sehr einfach externe Teilnehmer, wie Kunden oder Lieferanten, in die internen Geschäftsprozesse zu integrieren. Das ist ein Punkt, der für viele unserer Kunden eine große Herausforderung ist, um Prozesse durchgängig digital zu gestalten. Weiters werden wir zunehmend die Synergien und Schnittstellen mit Process Mining und Robotic Process Automation Technologiepartnern ausbauen. Hier arbeiten wir strategisch mit Celonis und UiPath zusammen, welche beide weltweit Marktführer in ihren Bereichen sind.

Wir fokussieren uns darauf, neue User Experience Konzepte zu entwerfen, die für „Citizen Developer“ geeignet sind und den User Schritt für Schritt an die Funktionen von FireStart heranführen. So entfallen zeitaufwendige Schulungen, den Mitarbeitern macht das Arbeiten mit FireStart ab er ersten Sekunde Spaß und das führt zu tollen Ergebnissen und Erlebnissen.

Perform as one – das ist unser Motto, nach dem wir unser Produktangebot stets weiterentwickeln. Schließlich ist es erfolgsentscheidend, dass Menschen und Technologien mit Hilfe von klaren Prozessen effizient zusammenarbeiten, um Großes zu schaffen.

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