OUT NOW im #ConfareBlog mit Karin Wegscheider, BRZ: Mitarbeiter:innen Gewinnung und Bindung
Das Bloginterview entstand im Zuge unserer Recherche für das kommende Confare Factsheet „Employee Experience“ in Zusammenarbeit mit Nexthink. Kein Factsheet verpassen: einfach das Confare Factsheet Abo HIER ordern.
Karin Wegscheider, BRZ ist Teil der Confare Female IT-Community und als Mentorin beim Confare Female IT-Mentoring involviert.
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Welchen Beitrag kann die (interne) IT leisten, um das Unternehmen zu einem attraktiven Arbeitgeber zu machen, Mitarbeiter:innen zu gewinnen und zu halten?
Die Mischung aus physischen Arbeitsmitteln (also Laptop, Handy, Tablet, Bildschirm, etc.), den Softwarelösungen, die ein optimales Arbeiten unterstützen, und den organisatorischen Rahmenbedingungen und Spielregeln sind aus meiner Sicht wesentlich. Gerade bei der Zusammenarbeit in virtuellen Teams sind die Themen Kommunikation, Kollaboration und Dokumentation zentrale Elemente, an denen wir erkennen können, ob die Zusammenarbeit auch wirklich funktioniert. Im BRZ setzen wir auf eine Tool-Palette, die breit im Unternehmen genutzt wird, und vor allem das agile Arbeiten bestmöglich unterstützt. Mit der Fülle an Information, die in unserem Unternehmen vorhanden ist, sind wir vor allem auf gute Suchmöglichkeiten angewiesen. Ich finde überhaupt: Es sollte nicht ‚die SUCHE‘ heißen, sondern ‚die FINDE‘, denn das ist das, was ich ja als Benutzerin in Wirklichkeit will. Gute Tools, gepaart mit den Tipps, wie sie bestmöglich eingesetzt werden und an welche Spielregeln wir uns alle halten wollen, können ein großer Schritt in Richtung Mitarbeitergewinnung und -bindung sein.
Geschwindigkeit, Innovationsbereitschaft und Zusammenarbeit sind heute entscheidende Faktoren. Was können IT-Verantwortliche tun, damit Mitarbeiter:innen produktiv arbeiten können?
Gerade in den letzten Jahren sind häufig sehr kurzfristige Anforderungen an das BRZ herangetragen worden. Themen wie der ‚Grüne Pass‘, der ‚Fixkostenzuschuss‘ oder ‚der Energiekostenausgleich‘. Die Anforderung unserer Kunden ist häufig, in wenigen Tagen oder Wochen Lösungen auf die Beine zu stellen und performant und sicher viele tausende Bürgerinnen und Bürger bzw. Unternehmen zu unterstützen. Das gelingt nur mit guten Teams, die optimal zusammenarbeiten können und alle Mittel haben, die es braucht, um diese Lösungen auch entsprechend schnell umzusetzen. Wir konnten mit dem raschen Umstieg auf die Collaboration-Lösung Microsoft Teams hier in Zeiten von notwendigem disloziertem Arbeiten sehr gut Ergebnisse erzielen, ohne dabei auf die im BRZ so wichtigen Themen wie Sicherheit, Datenschutz oder Usability zu vergessen. Die Kolleginnen und Kollegen haben die Möglichkeiten dieses und anderer Kollaborationstools ganz rasch erkannt und eingesetzt – das war wirklich toll. Denn es braucht beides: gute Unterstützung durch IT und Kolleginnen und Kollegen, die diese auch nutzen wollen und nutzen!
Was macht das Erlebnis des Anwenders am digitalen Arbeitsplatz aus? Welche Indikatoren müssen dabei betrachtet werden, wie messen Sie diese und wie kann die IT darauf positiv wirken?
Einfach, verständlich, zielgerichtet und performant: Das sind für mich Schlüsselfaktoren für eine positive ‚User Journey‘. Dabei dürfen wir auch nie vergessen für wen eine bestimmte Lösung zur Verfügung gestellt wird. Je besser die ‚Use Cases‘ definiert sind, desto maßgeschneiderter kann die Lösung für die Anwenderinnen und Anwender und die Anwendungsfälle gestaltet werden. Darum ist es uns auch so wichtig, die Anwender:innen mit im Boot zu haben. Sie können die Anforderungen (was braucht es für mich um meine Arbeit optimal erledigen zu können) aus ihrer Sicht am besten beschreiben. Unsere Aufgabe ist es, diese Anforderungen so gut zu verstehen, dass wir sie auch in gute IT-Lösungen umsetzen können. Mit unserem agilen Ansatz sind die User von Beginn an Teil der Entwicklung, sehen rasch erste Ergebnisse (MVPs; minium viable products) und können zeitnah Feedback geben.
Was kann man als CIO tun, damit Investitionen in die Digitale Transformation und in neue Werkzeuge auch angenommen werden und sich so am Ende rechnen?
Außenfaktoren wie Corona haben uns da ehrlicherweise sehr geholfen. Diese Außenfaktoren müssen wir erkennen und nutzen und das ganz rasch! Wenn sich die Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit kurzfristig ändern und wir Lösungen bieten, werden diese gerne genommen, damit ist die erste Hürde – nämlich die Nutzung – geschafft. Der nächste Schritt ist das kontinuierliche Verbessern der bestehenden Lösungen, denn auch das wird von den Usern gefordert. Features werden angeboten und wir sehen relativ rasch, was wirklich genutzt wird und was nicht. Je offener wir mit dieser kontinuierlichen Weiterentwicklung umgehen, desto mehr qualitativ hochwertiges Feedback bekommen wir von den Anwenderinnen und Anwendern und können so laufend Mehrwert schaffen.
Wie verändern die Cloud, hybride Infrastrukturen und Systeme die Anforderungen der Mitarbeiter an die eigene IT? Was kann man tun, um diese Anforderungen zu verstehen?
Mit der Zeit zu gehen und am Ball zu bleiben sind für mich zwei wesentliche Aspekt – dies jedoch mit Augenmaß. Es ist nicht das Ziel, jede neue Entwicklung am IT-Sektor sofort im Unternehmen aufzugreifen. Manchmal sind die Rahmenbedingungen dafür noch gar nicht geschaffen und dann ist das Scheitern vorprogrammiert. Wir versuchen durch stetige Marktbeobachtung und strategisches Trend-Management Technologieänderungen und -entwicklungen frühzeitig zu erkennen und zu planen. Dazu haben wir ein Technologieradar entwickelt, das einen aktuellen Überblick über Technologien liefert und gleichzeitig eine Bewertung vornimmt, inwieweit verschiedene Technologien und Trends für eine Verwendung in der in der digitalen Verwaltung der Zukunft geeignet erscheinen. https://www.brz.gv.at/presse/brz-stellt-technologieradar-2021-vor.html
Remote- und Home-Office haben die Zusammenarbeit im Unternehmen verändert. Wie kann die IT proaktiv dabei unterstützen, das verteilte Arbeiten produktiv zu gestalten?
Wir müssen rasch geeignete Lösungen anbieten und die Anwender:innen auch auf diese Lösungen schulen. Die tollste Lösung muss auch „an den Mann und die Frau gebracht werden“, sonst verfehlt sie die Wirkung. Wir haben im BRZ während der Zeit des 100%-igen dislozierten Arbeitens sehr viele Kurzschulungen (1-2 Stunden) angeboten, um die Mitarbeiter:innen mit den neu angebotenen Lösungen vertraut zu machen. Ein wichtiger Aspekt dabei war das Voneinander lernen. Wenn ich ein Feature wirklich hilfreich finde, kommuniziere ich dies aktiv an meine Community, damit möglichst viele Kolleginnen und Kollegen dieses Feature auch ausprobieren. Wie intensiv ich dieses Feature nutze, entscheide ich im Endeffekt selbst, denn jeder arbeitet etwas anders.
Wichtig sind für mich auch klar kommunizierte Do’s and Dont’s, also Spielregeln für die remote und hybride Zusammenarbeit, die nicht nur klar kommuniziert, sondern von allen Beteiligten auch aktiv eingefordert werden.
Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen braucht es, um den Arbeits-Flow von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu unterstützen, schnelle und effektive Hilfe anzubieten und echte Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu erreichen?
Technische Maßnahmen wie beispielsweise gute Kollaborations-Tools, die die Zusammenarbeit unterstützen und fördern, sind ein Teil für Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
Organisatorische Maßnahmen sind aus meiner Sicht aber essenziell, um den Arbeits-Flow der Mitarbeiter:innen optimal zu unterstützen. Wir haben 2019 Lean Management im BRZ eingeführt und breit in unserem Unternehmen etabliert. Bei Lean-Management geht es darum, Denk- und Arbeitsweisen zu verändern und uns auf die Kundenbedürfnisse zu fokussieren. Dabei ist es erklärtes Ziel, Optimierungspotenziale zu erkennen und umzusetzen und Transparenz über Aufgaben und Tätigkeiten im Team zu schaffen. Nicht wertstiftende Tätigkeiten werden so erkannt und reduziert, ebenso wie Inflexibilität, Schwankungen und Verschwendung. Das Ziel von Lean Management ist es, den Gedanken der kontinuierlichen Verbesserung zu verbreiten, zu festigen und über alle Bereiche hinweg aktiv zu leben. Mit Lean Management haben wir innerhalb der Organisation den Prozess, Optimierungspotenzial zu erkennen, anzupacken und eine Veränderung herbeizuführen zu leben begonnen – und jede/r ist ein aktiver Teil dieser Bewegung. Das macht für mich den echten Mehrwert dieser organisatorischen Maßnahme aus!