Klassische Fehler beim Software Asset- und Lizenzmanagement – Wie eine SAM Strategie für das Cloud- und IoT Zeitalter aussieht

by Annecilla Sampt

Lästige Audits, hohe Kosten, Haftungsrisiken – Software Asset- und Lizenzmanagement machen eigentlich keinen Spaß. Dabei vergeben viele Unternehmen den strategischen Mehrwert, den diese Disziplinen leisten können, meint SAM Experte Stefan Libiseller von Crayon Österreich. Als Platinum Partner trifft man die Lizenz Profis von Crayon auf dem 12. Confare CIO SUMMIT 2019 am 3. und 4. April 2019 in der Wiener Metastadt. Im Interview zeigt Stefan die Kardinalsfehler, die Unternehmen bei ihren Software Assets machen und wie Cloud, IoT und Digitalisierung dem SAM eine neue Bedeutung verleihen.

Das Software Asset- und Lizenzmanagement ist in vielen Unternehmen eine ungeliebte Disziplin. Welche Risiken sind denn damit verbunden, wenn man das nicht richtig macht?

Die bekanntesten Risiken in Bezug auf unzureichendes Software Asset Management liegen sicherlich im Bereich der Incompliance und damit verbundenen Nachlizenzierungen und Strafzahlungen im Falle eines Audits. Auch die Audits selbst stellen ein Risiko dar – ein kurzfristig anberaumtes Audit benötigt auch MitarbeiterInnen die dieses intern vorbereiten und begleiten. Kaum ein IT-Verantwortlicher dürfte diese Aufwände in seiner Budget- und Zeitplanung als Puffer vorgesehen haben. Natürlich spielen auch die Risiken für die eigene Reputation eine gewisse Rolle – kein Unternehmen möchte sich gerne aufgrund von Lizenz-Verstößen in der Presse wiederfinden.

Viel weniger Beachtung findet aktuell allerdings ein anderer Aspekt, von dem meiner Meinung nach auch ein Risiko für ein Unternehmen entstehen kann. Fehlende strategische Ausrichtung der SAM Funktion eines Unternehmens und der gewählten Lizenzmodelle kann zu einem erheblichen Nachteil werden. So stellen zum Beispiel klassische Herangehensweisen und Software-Lizenzierung, wie der Abschluss von Enterprise Agreements, eine langfristige Bindung an den Hersteller und die Lizenzmodelle und -Metriken dar. Zum einen schließt man eine solche Vereinbarung für einen Zeithorizont von 6+ Jahren ab – eine lange Dauer angesichts der Dynamik, der die IT-Welt inzwischen unterliegt. Je nach zugrunde liegender Unternehmens- und IT-Strategie ist es wahrscheinlich, dass auch die Software-Lizenzierung entsprechend agil und skalierbar nach oben und unten möglich sein muss. Lange Planungszyklen sind hier kontraproduktiv und können durchaus zu Fehlinvestitionen und Mehrkosten führen. Zum anderen ist es auch nötig SAM stärker in die Planungsprozesse der IT mit einzubinden, um die Mehrwerte und zusätzlichen Nutzungsrechte von modernen Lizenzmodellen wirklich verstehen und einplanen zu können. Tut man dies nicht, handelt man sich hier einen weiteren strategischen Nachteil ein.

Was sind denn die klassischen Fehler?

Der größte „klassische“ Fehler ist sicherlich mangelnde Transparenz und mangelnder Einblick in die IT-Landschaft. Nur wer sich im Klaren darüber ist, welche Software-Produkte er unter welchen Rahmenbedingungen einsetzt, kann überhaupt wissen, welchen Bedarf an Lizenzen er hat. Dieselbe Klarheit ist auch in Bezug auf den Stand der Lizenzierung im Unternehmen nötig. Welche Lizenzen wurden wann und wie erworben und welche Nutzungsrechte ergeben sich daraus? Hier hat der SAM-Verantwortliche zum einen eine Rolle als „Software-Buchhalter“, der die Soll-Seite und Haben-Seite der Software-Buchhaltung in Einklang bringen muss.

Ein weiterer „klassischer“ Fehler ist es, die SAM Funktion als eine Art erweiterten Einkauf zu sehen. Natürlich muss SAM bei der Beschaffung von Lizenzen unterstützen, aber die Rolle von SAM in einer Organisation darf sich nicht darauf beschränken, Software-Beschaffer und Software-Buchhalter zu sein. Kontrolle und Optimierung müssen sein! Somit ist der SAM-Verantwortliche auch als „Software-Controller“ zu verstehen, und muss mit der notwendigen Genauigkeit die Einhaltung der Lizenzierungs-Regeln überwachen, und Risiken und Potentiale regelmäßig an die Leitung berichten.

Insgesamt sollte man das Thema SAM nicht als Nebensache betrachten. Angesichts der gegenwärtigen Kosten für Software-Lizenzierungen, Risiken durch Incompliance, bestehender Optimierungspotentiale, und Herausforderungen in der Softwarelizenzierung durch aktuelle Trends wie Cloud Computing, Digitalisierung und Internet of Things darf man das Thema im Unternehmen nicht vernachlässigen.

Macht die Cloud nicht das Lizenzmanagement unnötig? Man weiß ja welche Services man auf Knopfdruck bestellt …

Die Lizenzierung „in der Cloud“ macht sicherlich die Berechnung der Compliance einfacher, da sich zum einen leicht nachvollziehen lässt, welche Lizenzen/Services man gerade einsetzt und eine Unterlizenzierung durch technische Maßnahmen in der Regel unterbunden wird. Somit wird das „Erbsenzählen“, also ein Teil des operativen SAM deutlich einfacher. Auch in der Cloud gibt es in der Zwischenzeit genügend Varianten der Lizenzierung, wie z.B. unterschiedliche Leistungs-Pakete, Pre-Paid Modelle oder Subscriptions mit langfristiger Bindung, die einer genauen Planung bedürfen. Ich sehe nicht, dass die Nutzung von Cloud-Services das SAM überflüssig machen wird. Im Gegenteil, die Rolle von SAM wird hier immer wichtiger werden, und sich verstärkt mit Analyse und Optimierung von Software und Cloud Assets beschäftigen müssen.

Darüber hinaus wird sich auch nicht jedes Unternehmen vollständig auf Cloud-Lösungen verlassen. Manche IT-Entscheider stehen auch der „Lizenzierung aus der Cloud“ auf Basis von Subscription-Modellen skeptisch gegenüber. Oft wird in diesem Zusammenhang auch der Wechsel zu Open Source Lösungen erwähnt. Hier muss sich das SAM Team dann verstärkt mit den Aspekten von Open Source Lizenzverträgen, wie z.B. der Apache License oder GPL, auseinandersetzen. Auch hier gilt es schließlich, mit den Vertragsbedingungen im Einklang zu bleiben.

CIO Summit 2019 - Talente bewegen

Was muss denn eine moderne SAM Lösung können? Worauf sollte man bei der Auswahl achten?

Aus meiner Sicht ist der wichtigste Aspekt bei der Tool-Wahl, dass man mit der gewählten Lösung schnell belastbare Ergebnisse erzielen kann. Dies betrifft sowohl die Inventarisierung des Software Installations-Bestands, als auch die Einpflege von Verträgen und Lizenzen in das Tool. Langwieriges Einpflegen von Daten in das Tool führt dazu, dass zu viel Aufwand in die Vorarbeiten fließen muss, welcher aber besser für die Planung und Optimierung von SAM verwendet werden sollte. Dasselbe gilt auch für den Betrieb der Lösung. Dieser sollte möglichst einfach und wartungsfrei sein. Nur so kann gewährleistet werden, dass SAM-Aufwände in die wirklich wichtigen Tasks fließen können und das SAM Team den bestmöglichen Mehrwert für das Unternehmen erzielt kann.

Neben der Implementierung eines Tools selbst ist es aber wichtig, die entsprechenden Rollen und Prozesse zu etablieren, und das SAM Team ausreichend zu schulen. Kein Werkzeug bringt die notwendige Intelligenz und das Tiefenwissen mit, das für SAM im Unternehmen notwendig ist. Hier ist weiterhin der Mensch gefordert.

Wo sehen Sie die Zukunft von SAM? Welche Technologien und Methoden sind dabei entscheidend?

CIO Summit - Stefan Libiseller 1ASAM wird sich sicherlich weiterentwickeln. Der Fokus wird sich in Zukunft zu Vorhersage und Optimierung verschieben, und auch die strategischen Aspekte vom SAM werden in den Vordergrund treten. SAM wird einen wesentlichen Part bei der Planung von neuen IT-Services und Lösungen einnehmen, um Sicherzustellen, dass in Puncto Lizenzierung das Optimum an Preis/Leistung und „Strategic Fit“ herausgeholt werden kann. Reine Optimierung der Compliance-Situation und Steuerung der Lizenzkosten wird in Zukunft nicht mehr ausreichen – auch SAM muss in Zukunft seinen Teil dazu beitragen, gemeinsam mit der gesamten IT dem Unternehmen einen strategischen Vorteil bieten zu können. Zusätzlich wird in Zukunft sicher bei vielen Unternehmen auch mehr Agilität der IT gefordert werden. Dieser Trend wird sich auch als in den Anforderungen an SAM niederschlagen.

Methodisch wird es hierzu nötig sein, dass sich die SAM-Verantwortlichen die notwendigen Voraussetzungen schaffen, um eine bessere Planung und Vorhersage der Zukunft, z.B. im Rahmen der IT-Budgetierung oder bei der Entwicklung neuer IT-Services, zu ermöglichen. Dies werden sie aber nicht alleine tun, sondern zusammen mit den IT-Architekten und IT Service Managern und mit der Unterstützung von externen Consultants, die die nötigen Fähigkeiten, spezialisiertes Know-How, und relevante Insights für das SAM Forecasting beisteuern.

Auf Seite der Tools erwarte ich mir, dass es in Zukunft Werkzeuge geben wird, mit denen die Nutzung von IT-Services mit Bezug auf SAM (sprich: für Lizenzen und nutzungsbasierende Entgelte) akkurat vermessen, analysiert, und bewertet werden kann. Zusätzlich werden sich der Einsatz von Dashboards und interaktiven Darstellungen, wie aus dem Bereich BI bekannt, auch in SAM etablieren.

Sicherlich wird es aber auch in Zukunft einige Unternehmen geben, die das Thema SAM weiterhin wie bisher sehen – im schlimmsten Fall weiterhin als lästigen und „teuren“ Nebeneffekt des IT-Betriebs. Wer so denkt, vergibt allerdings eine Chance darauf, sich durch strategische Optimierung mit SAM einen echten Mehrwert für seine Investments zu sichern.

Talente bewegen…, be the influence ist das Motto von Österreichs größtem IT-Treffpunkt. Mehr als 500 Besucher aus dem DACH Raum treffen sich am 3. und 4. April 2019 in Wien beim Confare CIO SUMMIT 2019. Bereits jetzt haben zahlreiche hochkarätige IT-Manager, Speaker und Top-Unternehmen des IT-Marktes die Mitwirkung bestätigt. Sichern Sie rechtzeitig Ihre Teilnahme.

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