Andrea Passenberg über IT-Kostenmanagement: Konsolidieren heißt nicht sparen, sondern gestalten – Create. Inspire. Own. beschreibt, was IT heute leisten muss
Andrea Passenberg leitet den Bereich Digital & IT im Polyester Business von Evonik.
Sie engagiert sich außerdem als Mentorin beim Confare Female IT-Mentoring in Wien und Frankfurt, um mehr Frauen in Führungspositionen der IT zu bringen.
Im Gespräch mit Confare teilt Andrea ihre Sicht auf die Rolle der IT in Zeiten von Kostendruck, Automatisierung und Transformation. Sie erklärt, warum klare Kommunikation wichtiger ist als schnelle Entscheidungen.
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Warum fällt es vielen Unternehmen so schwer, zwischen sinnvollem Konsolidieren und gefährlichem Sparen zu unterscheiden?
Sparzwang resp. gefährliches Sparen entsteht meist dann, wenn schnelle Entscheidungen getroffen werden müssen. Kurzfristige KPIs stehen dann im Vordergrund, mittel- und langfristige Ambitionen für eine gut aufgestellte IT- und OT-Landschaft werden dann gerne hintenangestellt. Ich denke, es ist menschlich, dann erstmal auf das schnelle Sparen von Budgets zu schauen und die notwendige Konsolidierung oder andere Optimierungs- und Innovationsmöglichkeiten zu verschieben. Die Unterscheidung von Dringlich und Wesentlich kann hier ggf. helfen, die geeigneten Maßnahmen zu ergreifen.
Wie kann IT helfen, Standortnachteile oder wirtschaftliche Schwächen durch Effizienz und Qualität zu kompensieren?
Eine gut aufgestellte Supply Chain, vorausschauende Logistik, Personalkostenoptimierung durch stärkere Automation und den Einsatz von KI sind Themenstellungen, mit denen wir Standortnachteile mit Sicherheit zu einem gewissen Grad ausgleichen können. Als digitale Einheiten sind wir hier gefragt, die nötigen Informationen und Applikationen bereitzustellen, idealerweise auch in bestimmten Fällen in Echtzeit. Gleichzeitig sind aber auch politische Rahmenbedingungen im Blick zu halten, siehe bspw. Industriestrompreis oder ähnliches.
Den Begriff „wirtschaftliche Schwächen“ sollten wir genauer untersuchen. Als Unternehmen haben wir ein gutes Verständnis für unsere Effizienz, unsere Wettbewerbsstärken und -schwächen, sowie die Schlüsselthemen, die uns im Markt gut positionieren. Frühwarnsysteme, Wettbewerbskennzahlen und KI-gestützte Lösungen in der Produktion, Technik sowie Forschung und Entwicklung werden uns helfen, Effizienz und Qualität zu steigern. Zudem sind Mechanismen erforderlich, um zeitnah Kundenfeedback zu erhalten und Produkte, Lieferketten und Services zu verbessern. Auch hierbei können wir durch die Bereitstellung ausreichender Daten unterstützen.
Welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden, damit „More from less“ tatsächlich funktioniert?
Diese Frage ist stark von der Unternehmenskultur geprägt. Mehr mit weniger Personen zu erreichen, bedeutet nicht, sich dem eigenen Schicksal zu überlassen, sondern ehrlich zu prüfen, welche Tätigkeiten automatisiert oder ganz gestrichen werden können. Eine wesentliche Voraussetzung ist die Selbstreflexion bezüglich der heutigen Arbeitsweisen sowie die Bereitschaft, selbstkritisch und zukunftsorientiert Themen neu zu beleuchten, liebgewonnene Routinen zu verändern und sich mit anderen über eigene Prozesse und Aktivitäten auszutauschen. Outside-in-Perspektiven, Design Thinking Workshops oder andere kreative Techniken können erste Schritte zur Veränderung erleichtern. Zudem ist das Lernen von anderen Branchen oder Peers eine wertvolle Quelle, um neue Wege zu erschließen.
Wann ist es sinnvoll, Strukturen zu konsolidieren und wann braucht es stattdessen den Mut zum Neubau?
Ein Neubau ist vor allem dann sinnvoll, wenn erhebliche Ungleichgewichte zwischen Umsatz, Kosten, Marktposition etc. bestehen oder drohen. Die Konsolidierung von Strukturen zielt dann meist auf interne Effizienzgewinne ab, während der Neubau eine stärkere Fokussierung auf externe Veränderungen mit sich bringt und disruptivere Marktveränderungen initiiert.
Welche Rolle spielt Kommunikation – intern wie extern – um den Wert von IT-Investitionen nachvollziehbar zu machen?
Kommunikation ist meiner Meinung nach der Schlüssel zum Erfolg. Unsere digitalen Teams nutzen Kommunikation gezielt dafür, Anwender mit auf die digitale Reise der Transformation zu nehmen. Diese Kommunikation muss Hand in Hand von Fachbereichen und IT erfolgen. Eine IT-Investition sollte dabei nie isoliert betrachtet werden, sondern als Wertbeitrag zu einem übergeordneten Unternehmensziel vermittelt sein. Dieses Zusammenspiel braucht einfache und nachvollziehbare Kommunikationskanäle, Transparenz und Regelmäßigkeit. Nur einmal im Quartal ein kleines Update reicht nicht aus. Außerdem ist Storytelling ein wichtiges Element für die Vermittlung der Sinnhaftigkeit von IT-Investitionen. Nur, wenn Mitarbeiter das Warum hinter einer Investition verstehen, wird der Weg auch mitgegangen.
Wie viel Mut braucht es, in wirtschaftlich engen Zeiten an Digitalisierung und Transformation festzuhalten?
Es bedarf vor allem eines klaren Plans. Engere wirtschaftliche Bedingungen bedeuten oft begrenzte IT-Budgets und weniger Zeit in den Fachbereichen. Die Zeit drängt, und wir können nicht länger warten, um die digitale Transformation erfolgreich zu gestalten. Deshalb ist ein gut koordiniertes und cross-funktionales Vorgehen entscheidend, um die nötigen Schritte zu gehen. Dazu gehört auch die Ausbildung der Fachbereiche, die Gewährleistung von Sicherheits- und Compliance-Vorgaben sowie die Nutzerfreundlichkeit von Technologien.
„Digitale Schöpfung – Create. Inspire. Own.“ – beschreibt das für dich den Weg aus der reinen Kostenlogik?
Ich finde das Wortspiel mit dem Akronym CIO großartig. Es fasst die erforderlichen Schritte treffend zusammen. Zusammen mit den Fachbereichen müssen wir kreativ sein, die digitale Transformation anstoßen, neue Impulse setzen und Entscheidungsträger inspirieren und überzeugen. Letztendlich müssen wir als IT- und OT-Einheiten Verantwortung für unsere Aufgaben und deren Vernetzung mit den Fachbereichen übernehmen. Wir verfügen über das nötige Wissen, um von einer Geschäftsstrategie zu kunden- und marktzentrierten Prozessen zu gelangen und dabei die geeigneten Technologien, Plattformen und Anwendungen bereitzustellen.
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