CIOAWARD Nominee Herbert Lohninger: Mit einer modernen IT-Infrastruktur die Universität der Zukunft gestalten

by Agnes Hartl

Und mit einem Mal war alles anders: Lehrveranstaltungen konnten nicht mehr in Hörsälen stattfinden, digitale Werkzeuge waren plötzlich entscheidend um den Betrieb an der Universitätsbetrieb aufrecht zu erhalten. In dieser herausfordernden Zeit hat Herbert Lohninger seine Aufgabe als CIO gleich mit mehreren wichtigen Zielsetzungen angetreten. Zum einen ging es um eine Modernisierung der Infrastruktur und der IT-Organisation, zum anderen um das Gestalten einer zukunftsweisenden Zusammenarbeit in Lehre und Forschung.

Dass dabei moderne, agile Managementmethoden eingesetzt werden, Innovation initiiert und begleitet wird und dabei immer der Mensch im Mittelpunkt steht, das macht Herbert Lohninger zu einem aussichtsreichen Kandidaten für den Confare #CIOAWARD und die Auszeichnung als #TopCIO des Jahres.

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Wie sehr beeinflusst die Digitale Transformation Universitäten und die Art, wie diese betrieben werden?

Herbert Lohninger: Eine Universität unterscheidet sich in meine Augen und aus Sicht des CIOs nicht so sehr von einem Unternehmen. Die Digitale Transformation beeinflusst gerade in der Verwaltung ähnlich wie in einem Unternehmen. Wenn es z.B. um Digitalisierungen im Bereich HR, Finance, …etc. geht. Wo wir uns stark unterscheiden ist in unserem klaren Auftrag für Bildung und Forschung. Auch hier spielt die Digitale Transformation eine immer wichtigere Rolle.               

Die COVID-19 Pandemie hat uns gezeigt, dass ohne eines funktionierendem Distance Learnings unser Auftrag nicht mehr erfüllbar gewesen wäre. Es hat uns aber auch für die Zukunft einige neue Möglichkeiten gezeigt:

Wir haben viel gelernt und wollen dies auch für die Zukunft mitnehmen. Zu Beginn ist es sehr wichtig, die Studierenden für das „Onboarding“ an die Uni zu holen. Je höhersemestriger, desto höher ist der Anteil der Berufstätigen und der Bedarf an Distance Learning teilweise weiterhin gegeben.

Aber auch beim Onboarding wollen wir mit digitalen Werkzeugen unterstützen. Dazu gibt es ein eigenes Projekt namens „OnTrack“ am Fachbereich Pychologie bei uns an der PLUS.place. Ziel ist die bessere soziale Vernetzung der Studierenden und Unterstützung in schwierigen Studienabschnitten mit dem langfristigen Ziel einer besseren Identifikation mit dem eigenen Studium und der Universität. Dafür wird eine Community-Network-Plattform entwickelt, die sowohl Studienanfänger*innen den Studieneinstieg erleichtert, als auch höhersemestrigen Studierenden und Lehrenden entsprechende Unterstützung bietet.

Ein anderes Beispiel finden wir im Bereich Internationalisierung. Gerade durch unseren Einstieg bei CIVIS bieten sich hier neue Möglichkeiten, wo digitale Tools gut unterstützen werden.

Aber nicht nur in der Lehre gibt es Digitale Transformation. Auch in der Forschung wird es immer wichtiger. Das beginnt beim Thema Digital Humanities und endet beim Thema wie man langfristig digitale Ergebnisse/Lösungen von Forschungsprojekten weiter betreiben bzw. über mehrere Jahrzehnte zur Verfügung stellen kann.

Was waren Deine wichtigsten Handlungsfelder, als Du den Ball als CIO der Universität Salzburg aufgenommen hast?

Herbert Lohninger: Begonnen habe ich mit den Menschen. Mir war als erster sehr wichtig meine Mitarbeiter*innen, aber auch meine zukünftige (interne) „Kunden“ kennen zu lernen. Aber auch die Probleme die wir aktuell hatten und wo wir im Bereich Digitalisierung und IT standen. Und natürlich den Universitätsbetrieb selbst, da ich aus einem internationalen Konzern kam. Wobei ich nach wie vor hier nicht so einen großen Unterschied für mich als CIO sehe: Ich habe unterschiedliche Benutzergruppen die ich bedienen muss, ich muss einen wirtschaftlichen und sicheren IT-Betrieb gewährleisten und habe die Themen der Digitalisierung und Innovationen. Das Interessante ist sicher dabei, dass ich eine sehr große Benutzergruppe habe die von der jungen Generation vertreten ist. Nämlich die Studierenden. Und das macht richtig Spaß. Hier muss man als CIO und als IT einfach vorn dabei sein und auch bleiben.

Der nächste Schritt war auf dieser oben erwähnten Basis eine IT- und Digitalisierungsstrategie zu erstellen. Hier wurde ein 5-Punkte-Plan von mir ausgearbeitet. Ein Punkt davon war meine Abteilung neu aufzustellen und ging stark in das Thema Organisationsdesign, aber auch in die Einführung von neuen Methoden.

Was sind die Eckpunkte dieser Transformation? Was waren die Herausforderungen dabei?

  • Neue IT Organisation
  • Erstellen der IT- und Digitalisierungsstrategie
  • Umsetzung der ersten Digitalisierungsprojekte
  • Installation eines zentralen PMOs für alle IT- und Digitalisierungsprojekte inkl. State-of-the-Art Projektmanagement Methoden
  • KANBAN in der ganzen IT
  • Etablieren eines Changeprozesses und eines Culture Teams in der IT
  • Starten und planen der großen Digitalisierungsprojekte für 2022: PLUS.place unser einheitlicher digitaler Arbeits- und Lernplatz auf Basis topmoderner Cloudtechnologien. Dazu die Einführung eines Datawarehouse und Reporting Platform – für alle wichtigen KPIs an der Universität und um in Zukunft die Erstellung der Wissensbilanz zu erleichtern.

 

Die Herausforderungen:

Es gab und gibt immer noch viele Herausforderungen 😊.
Aber eine der größten Herausforderungen war u.a. ein großes Projekt, wo schon ein Zeitplan vor meiner Zeit definiert war, aber das Projekt nicht nach meinen Ansprüchen aufgesetzt war. Eher im Gegenteil. Außerdem geriet das Projekt in eine starke „Schieflage“. Da ich den Zeitplan einhalten und nicht verschieben wollte war das eine sehr große Herausforderung und auch ein Kraftakt meine Qualitätsansprüche dennoch unterzubekommen und den Zeitplan und den GoLive-Termin pünktlich zu halten. Dies ist uns als „Punktlandung“ gelungen und hat uns gleich am Anfang auch im Bereich Teambuilding stark geholfen. Und wie sagt man so schön: Durch Herausforderungen wächst man – und hier sind wir gleich als ganzes Team gemeinsam gewachsen mit einem super Feedback nach dem GoLive!

Wie gestaltest Du die Rolle als CIO? Was macht einen erfolgreichen CIO heute aus?

Herbert Lohninger: Ich sehe meine Aufgabe sehr situativ und schlüpfe immer wieder in eine andere Rolle.
Es ist eine Mischung zwischen Leader/Mentor/Coach, Firefighter, Stratege/Visionär/Gestalter, Technischer Architekt, Storyteller und „Klartext-Sprecher“.

 

Leader/Mentor/Coach:

Als Führungskraft ist es für mich wichtig, dass der Mensch und somit die/der Mitarbeiter*in im Vordergrund steht. Meine Aufgabe ist es Potential zu erkennen und meine Mitarbeiter*innen zu fördern und natürlich auch zu fordern. Das ist mE auch nichts Neues. Aufgrund schneller Veränderungen (auch der Rahmenbedingungen – COVID ist das beste Beispiel) wird der Anteil des obersten Change Managers jedoch immer größer. Trotz der vielen und schnellen Veränderungen ist es auch wichtig eine gewisse Stabilität zu gewährleisten und auch den Teamgeist immer wieder zu fördern. Aber auch das Zielbild zu erklären – Warum machen wir das und wo soll die Reise hingehen?

Firefighter: Gerade am Anfang, aber auch jetzt tauche ich teilweise sehr tief in Themen ein – lerne sie und die Problemstellung zu verstehen – gebe meinen Input und versuche dabei meine Mitarbeiter zu „empowern“ selbst Lösungsansätze zu finden und die Themen umzusetzen. Dabei ziehe ich mich relativ rasch wieder zurück und versuche das Thema dann nur mehr zu monitoren oder Tipps als Leader/Mentor/Coach zu geben.

Stratege, Visionär und Gestalter: Strategisch versuche ich immer einen Schritt weiter zu denken und auch die Abteilung, aber auch die Universität weiter zu entwickeln. Sei es Technologisch, beim Identifizieren von Digitalisierungspotential oder auch beim Umsetzen von (Innovations-) Experimenten.

Technischer Architekt:

Hier hilft natürlich mein technischer Background stark. Dabei ist mir wichtig, dass wir sinnvoll Technologien einsetzen, es in das Portfolio passt, aber auch betreibbar ist. D.h. auch der Punkt Standardisierung fällt hier in diesem Bereich. Es geht jedoch mehr um die Sicht auf der Meta-Ebene.

Storyteller:

„Tue Gutes und sprich darüber“ – wichtig ist hier das Erreichte auch zu vermarkten oder auch neue Projekte und das Ziel und den Mehrwert in einer nicht technischen Sprache erklären zu können.

„Klartext-Sprecher“:

Mir ist sehr wichtig nicht um den heißen Brei zu reden und auf den Punkt zu kommen. Egal ob ggü „Kunden“, dem Management oder auch bei den eigenen Mitarbeiter*innen. Und oft ist es auch notwendig einmal „NEIN“ zu sagen. Natürlich mit einer Begründung. Sei es um die Mitarbeiter zu schützen (zB vor Überlastung) oder auch weil wir was machen würden was uns in Zukunft größere Probleme im Betrieb bereiten würde oder gar nicht in unser Portfolio passt. Oder weil es strategisch ein Fehler wäre.

Genau diese Mischung der oben angeführten und unterschiedlichen Rollen motiviert mich täglich und macht es für mich extrem spannend, aber auch herausfordernd.

Was macht einen guten CIO aus?

Herbert Lohninger: Ich denke ein CIO muss in erster Linie empathisch sein, sein Team „empowern“ können, durch unruhige Zeiten steuern können und dennoch Halt geben, guten technologischen Background haben, den Überblick über neue Trends nie aus den Augen zu lassen und immer einen Schritt weiterdenken. Was nicht außer Acht gelassen werden darf sind ein großer Fokus auf Kundenorientierung und das Business zu verstehen (lernen). Und last but not least auch mutig zu sein und Klartext zu sprechen.

15 Jahre Confare #CIOAWARD – Welche Rolle spielt die Auszeichnung für IT-Community? Was hat der CIOAWARD in dieser Zeit bewegt? Warum ist es wichtig, IT- und Digitalisierungs-Entscheider vor den Vorhang zu holen?

Herbert Lohninger: Den CIOAWARD gibt es jetzt seit 15 Jahren und mittlerweile im ganzen DACH Raum. Er ist meiner Meinung „die Auszeichnung“ in diesem Bereich und hat einen sehr großen Stellenwert. Nicht nur für den CIO, sondern auch für das Unternehmen in dem der CIO tätig ist und natürlich für sein Team. Aber natürlich auch für die IT Community: Die Veranstaltung ist ein hochkarätiger Austausch unter Gleichgesinnten in einer top Qualität und der CIOAWARD und die Verleihung soll im kommenden Jahr auch andere ermutigen sich dieser Challenge zu stellen. Auf die nächsten 15 Jahre!

Was bedeutet der #CIOAWARD für Dich persönlich?

Herbert Lohninger: Mit dem CIOAWARD ausgezeichnet zu werden ist meines Erachtens ein großer Meilenstein für einen CIO, welcher jeden CIO mit Stolz erfüllt und vor allem auch eine sehr große Wertschätzung für seine Arbeit aber natürlich auch die Arbeit seines ganzen Teams. Der Confare CIOAward ist in den letzten 15 Jahren meines Erachtens zum „Oskar“ für die CIOs im DACH Raum geworden. Für mich persönlich aktuell die größte Auszeichnung neben dem Feedback und Team-Spirit im Unternehmen selbst.

Hier ein kleiner Rückblick auf die besten CIOs und IT-Manager Österreichs: Die Gewinner des Confare #CIOAWARDs 2021

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