Phone as a service statt Bring Your Own Desaster – Nachhaltigkeit und Managebarkeit bei Unternehmens-Smartphones

by Stephanie Ellemunter

Schmutzige Produktion, kurzer Lebenszyklus, danach Müllberge – Smartphones stellen eine enorme Herausforderung dar, wenn es um ihr Auswirkungen auf die Umwelt geht. Unser Confare CIOAWARD Partner EY hat sich dem Thema Nachhaltigkeit und CO2 Neutralität verschrieben. Dafür steht Country Managing Partner Gunther Reimoser persönlich ein. Gemeinsam mit dem deutschen Unternehmen everphone ist es eines seiner Ziele, im Umgang mit Smartphones bei EY Österreich auf Verantwortung zu setzen und dabei gleichzeitig Sicherheit und Managebarkeit sicherzustellen.

Gemeinsam mit everphone Gründer Jan Dzulko berichtet Gunther beim Confare CIOSUMMIT Wien am 1. und 2. September, Österreichs größtem und mit dem Confare CIOAWARD wichtigsten IT-Treffpunkt, über das Erfolgsprojekt. Im Vorfeld wollten wir von Jan mehr über das Konzept „phone as a service“ erfahren und darüber, was man als CIO beim Management von Mobiltelephonen beachten sollte.

#CIOSUMMIT 2021

Das Management von Smartphones im Unternehmen ist immer noch eine Herausforderung. Welche Verantwortung ergibt sich daraus für die Unternehmens-IT?

Smartphones gehören mittlerweile zur Grundausstattung von Mitarbeiter*innen dazu, verursachen jedoch erheblichen zeitlichen Aufwand in den IT-Abteilungen. Denn jedes Gerät, ob Tablet oder Smartphone, muss entsprechend erfasst und mit Security Software ausgestattet werden, sodass das Firmennetzwerk und die -daten geschützt sind.

Die IT ist bei der Hardware also nicht mehr nur für PCs, Drucker und Router verantwortlich, sondern auch für zahllose Mobile Devices. Jedes Gerät im Netzwerk muss auf dem Radar der IT sein – und die Anforderungen steigen. Bei chronisch knappen Ressourcen ist das eine organisatorische und fachliche Herausforderung.

Deshalb hatte sich in den letzten Jahren ein Konzept durchgesetzt, das auf den ersten Blick die Arbeit für die IT reduzieren sollte: BYOD (Bring your own Device). Inzwischen stellt sich das jedoch eher als „Bring your own Desaster“ raus. Was zunächst als eine einfache Lösung galt, ist jetzt ein massives Sicherheitsrisiko. BYOD ist die größte Herausforderung für die IT, wenn es um Mobile Application Management, DSGVO-Compliance oder Handy-Malware geht.

Was genau bedeutet BYOD und was sind die Probleme?Jan Dzulko everphone

BYOD bedeutet zunächst schlicht, dass Mitarbeiter ihre privaten Geräte auch im Job einsetzen. Der Ansatz verspricht also Einsparungen bei der Geräteanschaffung. Das allerdings wird mit grundlegenden Einbußen in puncto Datenschutz und Datensicherheit erkauft.

Ein Problem: „Dark BYOD“. Das bedeutet: Mitarbeiter*innen nutzen Geräte, von denen die IT keine Kenntnis hat. Also eine quasi unter dem Radar der IT verlaufende, „dunkle“, Sonderform von „Bring your own Device“, die aus Sicht der IT-Security höchst problematisch ist. Sichere Kommunikationswege, inklusive der VPNs, können umgangen werden; die Kontrolle der IT geht verloren. So können beispielsweise von den Mitarbeitenden gerootete oder gejailbreakte Geräte zum Einsatz kommen. Oder die sensiblen Unternehmensdaten werden auf Smartphones mit veralteten mobilen Betriebssystemen gespeichert, weil viele Nutzer*innen die notwendigen Sicherheitspatches auf ihren Geräten schlicht immer wegklicken. Und zu den an und für sich schon prekären Sicherheitsfragen gesellen sich dann noch drohende Bußgelder durch die DSGVO, etwa durch die Verwendung von WhatsApp auf den Firmenhandy-Ersatzgeräten. Schließlich gibt es auch Performance-Probleme, wenn ein Kollege mit einem Uralt-iPhone ankommt, auf dem manche Apps dann gar nicht mehr laufen oder nur verlangsamt.

 

Welche Möglichkeiten bietet everphone für den CIO?

everphone als Phone-as-a-Service-Anbieter hat genau für diese Problematik eine Lösung gefunden. Die einfachste Variante, „Dark BYOD“ vorzubeugen, ist Mitarbeiter bedarfsgerecht mit performanten und sicheren Endgeräten auszustatten.

Das geht zum Beispiel mit everphones Firmenhandy-Mietmodell „Choose your own Device“. Bei „CYOD“ entscheiden die Mitarbeiter*innen selbst, welches Mobilgerät sie nutzen. Die IT plant und steuert gemeinsam mit everphone die Richtlinien des Enterprise-Mobility-Managements. everphone rollt ein vorher mit der IT festgelegtes Portfolio an Smartphones und Tablets aus und kümmert sich um anfallende Reparaturen direkt mit dem Mitarbeiter – also „Phone as a Service“.

Dies sorgt für eine enorme operative Entlastung der IT. Gleichzeitig steigen Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen. Der Clou daran: Die Mobilgeräte können auch privat genutzt werden (dank einer Mobile-Device-Management-Software ist diese Mischnutzung auch DSGVO-konform) – das kommt sehr gut an.

Durch die durchwegs hohe Akzeptanz dieser Vorgehensweise schwenken die Angestellten auf die ausschließliche Nutzung des Diensthandys für den Job um, die IT kann durch zentralisierte Softwareverteilung über das MDM neue Lösungen und Software-Updates sehr effizient ausrollen. Um die Unternehmenskosten für hochwertige Geräte zu kontrollieren, sind auch Mitarbeiterzuzahlungen möglich. Die Mitarbeiter*innen können sich damit an den Kosten für das Lieblings-Smartphone beispielsweise durch eine Bruttoentgeltumwandlung beteiligen – steuerbegünstigt. So funktioniert cleveres Outsourcing der Verwaltung von Firmenhandys.

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Welche Bedeutung hat das Thema Nachhaltigkeit dabei?

Nachhaltigkeit geht uns alle etwas an und unser Geschäftsmodell an sich ist nachhaltig by Design. Zum einen, weil Mitarbeiter*innen das Geschäftstelefon auch privat nutzen können und somit nur noch ein Handy für beide Lebensbereiche – Job und privat – benötigen. Zum andern stellen wir sicher, dass nur die Telefone in Unternehmen im Umlauf sind, die auch tatsächlich benutzt werden.

Wir vermeiden also, dass ungenutzte Geräte und damit ungenutzte Ressourcen in den Schubladen der IT verrotten. Scheidet ein*e Mitarbeiter*in aus dem Unternehmen aus, nehmen wir das Gerät zurück und refurbishen es. Hat ein Smartphone einen Lebenszyklus beendet (meist 2-3 Jahre), wird das Gerät als Rückläufer von uns refurbisht und auf dem Endverbrauchermarkt weiterverkauft, natürlich nach einer sorgfältigen Datenlöschung.

Alternativ dreht es noch eine zweite Runde bei einem anderen Unternehmen als Refurbisht-Firmenhandy. Die Geräte sind günstig und entsprechend beliebt. Danach folgt dann mit dem Abverkauf also quasi sogar ein dritter Lebenszyklus im Endverbrauchermarkt.

Etwas vereinfacht gesagt wird durch jedes Refurbisht-Gerät die Kohlendioxid-Emission der Neugeräteproduktion eingespart. 95 Prozent unserer Rückläufer durchlaufen diesen Prozess. Nur fünf Prozent sind entweder so alt oder so stark beschädigt, dass sich das Refurbishing nicht mehr lohnt. Hier recyclen wir die Werkstoffe dann so gut wie möglich.

Wie sieht die unternehmerische Perspektive für everphone aus?

everphone will die Digitalisierung in der Arbeitswelt weiter vorantreiben und die IT in Unternehmen durch „Phone-as-a-Service” entlasten. Die IT hat mit Homeoffice und der Entwicklung zu Flexible-Working-Modellen genug zu tun. Digitale Lösungen in Unternehmen werden komplexer und entwickeln sich stetig weiter. Wir können mit unserer Phone-as-a-Service-Lösung den Unternehmen viel Arbeit abnehmen.

Besitz belastet und bedeutet Verantwortung und Arbeit. Bei Phone-as-a-Service müssen sich Unternehmen bei ihren Mobilgeräten um nichts mehr kümmern: Bei Defekten sind Austauschgeräte im Service inkludiert. Unbrauchbare Smartphones liegen nicht mehr in den Schubladen der IT. Dadurch werden massiv Ressourcen eingespart und insgesamt weniger produziert. Wir expandieren sehr schnell über Deutschlands Grenzen hinaus. Unsere Phones sind bereits in knapp 40 Ländern aktiv – die Nachfragsteigt, wir wachsen stetig weiter und beschäftigen uns auch bereits mit dem US-Markt.

14. CONFARE #CIOSUMMIT WIEN 2021

Österreichs größtes IT-Management Forum

Interaktive Workshops, Diskussionsrunden, Keynotes und Praxisberichte von mehr als 60 IT-Leadern, spannende Neuheiten, Strategien zur Krisenbewältigung und erfolgsversprechende Konzepte, sowie das erste Female IT-Mentoring erwarten sie am 1. & 2. September in Wien.

*Für CIOs und IT-Manager ist die Teilnahme mit keinen Kosten verbunden

Interessante Videos zu diversen Themen finden Sie auf unserem YouTube-Kanal.

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