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Papier versus Digital – Martin Ha, Iron Mountain: Rechtsvorschriften entwickeln sich langsamer als die Digitalisierung

by Yara El-Sabagh

 OUT NOW im #Confare Blog: Papier versus Digital – Martin Ha, Iron Mountain

Archivierung und Dokumentenmanagement sind seit jeher Schlüsselthemen, wenn es um die Digitalisierung von Prozessen geht. Während das Thema eigentlich ein Altbekanntes ist, haben sich die Rahmenbedingungen völlig geändert. Das Arbeiten im Unternehmen ist hybrid, standortunabhängig und flexibel, während die rechtlichen Anforderungen nur langsam an die tatsächlichen Gegebenheiten angepasst werden.

Iron Mountain ist Platinpartner der Confare CIOSUMMITs in Wien und Zürich und einer der Innovations- und Marktführer in diesem Segment. Bei Geschäftsführer Martin Ha haben wir uns über die wichtigsten Trends informiert. 

ironDie Arbeitswelt verändert sich massiv. Welche Rolle spielen dabei die traditionelle Archivierung und das Dokumentenmanagement?

Dass die Digitalisierung langfristig unumgänglich ist, bezweifelt wohl niemand mehr. Die meisten Unternehmen sind auch schon auf einem guten Weg dorthin, aber noch immer sind zu viele Daten und Informationen nur auf Papier vorhanden.

Wir leben in einer hybriden Welt, mit physischen Unterlagen auf der einen Seite und digitalen Systemen auf der anderen – und das wird auch noch eine Weile so bleiben. Damit wir trotzdem effizient arbeiten und flexibel auf Informationen und Dokumente zugreifen können, braucht es eine gute Strategie. Die kompletten Altbestände zu digitalisieren, wäre teuer und zeitaufwendig – und ist in den meisten Fällen auch gar nicht sinnvoll.

Ein guter Mittelweg sind hier Lösungen wie „Image on Demand“. Dabei lässt man die Papierunterlagen auf Zuruf erst dann digitalisieren, wenn sie benötigt werden.

Wie entwickeln sich die wirtschaftlichen und rechtlichen Anforderungen, während Dokumente und dokumentbezogene Prozesse mehr und mehr automatisiert und digitalisiert werden?

Die rechtlichen Anforderungen sind komplex und auch von Land zu Land unterschiedlich, deshalb müssen sie immer im Detail geprüft werden. Leider entwickeln sich die Vorschriften grundsätzlich langsamer als die Digitalisierung – nicht alles, was möglich wäre, ist schon rechtlich zulässig. Das bedeutet aber nicht, dass manche Dinge bis in alle Ewigkeit auf Papier stattfinden müssen.

Unternehmen sollten in der Lage sein, die physische und digitale Welt optimal miteinander zu verbinden. Papier wird aus unserem Arbeitsalltag noch lange nicht ganz verschwinden. Nehmen wir das Beispiel Patientenakte: Eine Patientenakte muss in Österreich 30 Jahre lang physisch aufbewahrt werden und darf erst dann zur Vernichtung freigegeben werden. Dennoch sollte die Einführung der elektronischen Gesundheitsakte in Einrichtungen nicht mehr infrage gestellt werden. Sie bietet erhebliche Vorteile – von der schnellen, richtigen Medikamentenversorgung, über reduzierten Verwaltungsaufwand und höhere Effizienz  bis hin zur Sicherstellung der Compliance. Mehr dazu lesen Sie hier.

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Was sind dabei die wichtigsten Technologietrends?

Ein ganz wichtiger Trend ist der „Citizen Developer“: wenn technisch versierte Personen aus den Fachabteilungen ihre Software selbst entwickeln und so nicht mehr von der IT-Abteilung abhängig sind. Das ist möglich mit intuitiv bedienbaren Low-Code-Systemen, die sich ohne spezielle Programmierkenntnisse agil anpassen lassen, sobald sich die Gegebenheiten und damit die Anforderungen ändern. Mit solchen Lösungen können Unternehmen besonders schnell und flexibel reagieren – was in unseren turbulenten Zeiten unerlässlich ist, um weiterhin am Markt zu bestehen.

Zudem gibt es immer mehr und clevere KI-Anwendungen, die zeitraubende Prozesse automatisieren. Beispiel Rechnungsverarbeitung: Mithilfe eines digitalen und KI-gestützten Rechnungsprozesses werden wichtige Daten ausgelesen. Die KI unterstützt bei der Auswahl der Kontierung und den richtigen Genehmigern, was den Aufwand und mögliche Fehlerquoten in der Abteilung deutlich reduziert. Cloud-basierte Lösungen bieten dabei den Vorteil, die teilweise sehr hohe Rechenleistung flexibel einkaufen zu können.

Die Plattform InSight von Iron Mountain unterstützt den Einsatz vieler KI-gestützter Lösungen und ermöglicht Unternehmen damit einen flexiblen Einstieg in die Welt des Machine Learnings.

Zwei weitere Aspekte, die im Kontext der Digitalisierung nicht außer Acht gelassen werden dürfen, sind zum einen die unternehmerische Resilienz und zum anderen die Mitarbeitenden, die stärker einbezogen werden und deren Wohlbefinden zunehmend in den Fokus rückt. Erfahren Sie mehr zu aktuellen Trends in unserer Webinaraufzeichnung aus dem Februar “Geschäftsprozesse intelligent automatisieren – Trends 2023”

Welche Rolle spielt Iron Mountain im Prozessautomatisierungs- und Dokumentenmanagement-Ecosystem des CIO?

Bei akuten Herausforderungen hilft Iron Mountain mit flexiblen Einstiegslösungen, die sich unkompliziert und schnell bereitstellen lassen. Ad-hoc-Projekte lassen sich damit in sehr kurzer Zeit umsetzen. Anschließend können wir darauf aufbauend eine Gesamtstrategie erarbeiten, für einzelne Abteilungen oder global für das ganze Unternehmen. Unser InSight-Portal beispielsweise ist eine gute Grundlage für bereichsübergreifende Lösungen. Hier werden alle Dokumente an einem zentralen Zugriffspunkt zusammengeführt, sodass an dokumentenbezogenen Prozessen effizient zusammengearbeitet werden kann.

Iron Mountain bietet selbstverständlich auch Unterstützung bei Cloudstrategien, denn dass der Trend in die Cloud geht, ist unübersehbar. Wer sich für die Zukunft gut aufstellen will, sollte sich schon jetzt für eine cloudbasierte Lösung entscheiden, die auch künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) nutzt.

Wie sehen die technischen und organisatorischen Perspektiven aus? Was darf man in Zukunft von Iron Mountain erwarten?

Es wird in Zukunft für Unternehmen immer schwieriger werden, eigenes Personal zu finden, das in den Bereichen KI und ML ausreichend qualifiziert ist. In dieser Situation sind externe Partner wie Iron Mountain gefragt, die den Unternehmen ihr umfangreiches Know-how zur Verfügung stellen. Wir bieten Lösungen an, mit denen ein optimaler Einstieg gelingt und die bereits einen enormen Nutzen bieten. Für die Zukunft darf man von Iron Mountain erwarten, dass wir als zuverlässiger Partner und Experte für ganzheitliches Informationsmanagement unsere Lösungen kontinuierlich ausbauen, um den Erfordernissen des Marktes und den Wünschen unserer Kund:innen weiterhin gerecht zu werden.

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