Governance, Recht, Technologie & Organisation im Griff – Was macht erfolgreiche ERP Projekte aus

by Michael Ghezzo

ERP Projekte sind keine x-beliebigen IT-Projekte. Das man das Spannungsdreieck Recht, Technologie und Organisation im Griff hat ist ausschlaggebend für den Erfolg. Markus Oman von der O.P.P.- Beratung im Gespräch über die Risiken von ERP-Projekten, und wie man diese vermeiden kann.

Markus Oman hat seine Expertise im Dienste großer Beratungs- und Wirtschaftsprüfungs-Häuser. in zahlreichen Projekten bei namhaften Unternehmen erworben, Er ist Gründer der O.P.P.- Beratung und ein anerkannter Experte wenn es um die Schnittstellen von Recht, Technik und Organisation geht. Genau in diesem Spannungsdreieck sind die ERP-Systeme angesiedelt – in vielen Unternehmen mittlerweile das entscheidende Tool zur Steuerung von Finanzen, Personaleinsatz und Waren.

Schlechte Planung garantiert den Misserfolg
Die Implementierung dieser oft sehr umfangreichen Lösungen ist dementsprechend heikel. „Dank unzureichender Planung und schlechter Vorbereitung dürfen zahlreiche ERP-Projekte bereits von Anfang an als gescheitert betrachtet werden“, stellt Oman fest. „Wer die eigenen Prozesse zu wenig versteht und die Soll-Prozesse zu wenig oder gar nicht definiert hat, der wird auch eine unzureichende Ausschreibung machen. Die Angebote der Anbieter werden nicht auf die Unternehmensbedürfnisse passen und die darin enthaltenen Kosten/Nutzen Einschätzungen werden der Realität nicht standhalten können.“

Eine mangelhafte Vorbereitung wirkt sich also konkret auf die Kosten des Projektes, den Nutzen und die Rechtssicherheit des ERP-Systems aus:

• Businessziele werden nicht erreicht: die Einführung des ERP Systems bringt weder die erhoffte Effizienzsteigerung noch trägt es zu einer Verbesserung der „time to market“ bei.
• Die geplanten Projekt-Kosten werden massiv überschritten – dabei werden vor allem die internen Kosten unterschätzt.
• Zeitpläne halten nicht – wenn ein ERP-Projekt zu lange dauert, kommt es oft vor, dass sich Marktanforderungen weiterentwickelt haben und man veraltete Prozesse implementiert. Das ERP-System bringt keinen Wettbewerbsvorteil sondern ein hinterherhinken hinter den Marktanforderungen.

Die gute Nachricht dabei: Gute Planung und sorgfältige Vorbereitung sind – sogar – mehr „als die halbe Miete“! Wenn die Hausaufgaben gemacht sind, werden bessere Ergebnisse erreicht und das Risiko eines Misserfolges schwindet zusehends.

Rechtliche Anforderungen, die Sie bei der Implementierung von ERP beachten müssen
Ein ERP-System muss verschiedenen Anforderungen entsprechen, die weit über die Technik hinausgehen. Es gibt zahlreiche Normen und Regulierungen denen die Systeme aus der Sicht der Finanzführung einer Gesellschaft gerecht werden müssen. Je nach Form und Größe des Unternehmens kann die Liste der zu beachtenden Regeln sehr lang sein, vom der BAO (GoB, im Besonderen die §§131, §163 der Bundesabgabenordnung) bis zum UGB (Buchführungspflicht, Führung der Handelsbücher, Aufbewahrungspflicht); DSG, Fachgutachten der KWT, IFRS (international financial reporting standards) des International Accounting Standards Board (IASB) bzw. der IFRS Foundation, und vielem mehr.

Hinzu kommen Anforderungen aus dem Bereich GRC (Governance, Risk, Compliance), die zum Beispiel aus dem GmbhG, AktG, URÄG, VerbVG; oder internationalen Normen wie SOx (besonders 404) resultieren.

Wer als Anwender darauf vertraut, dass er mit der Auswahl eines namhaften Anbieters auf der sicheren Seite ist, unterschätzt die Komplexität. „Ein System muss lediglich die Grundvoraussetzungen mitbringen, dh es muss die Möglichkeit bestehen es so zu installieren, customizen und anzuwenden, dass es ordnungsgemäß funktioniert.“ Markus Oman hat die Erfahrung gemacht, dass dies bei manchen Systemen schon fast in eine eigene Wissenschaft ausarten kann. „Kein System ist „of the shelf“ 100% ordnungsgemäß, es muss immer richtig implementiert und sachgemäß gebraucht werden.“ Alle Anforderungen werden NUR durch die entsprechende Implementierung und Customizing erreicht.

Um die Rechtsicherheit im Betrieb aufrechtzuerhalten gelten drei Regeln:
• Die Grunddaten sind zu pflegen und zur Verfügung zu halten.
• Die Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung ist zu gewährleisten.
• Eine normkonforme Verarbeitung muss garantiert sein.
Dabei muss man als Betreiber darauf achten, dass keine zufälligen oder vorsätzlichen nachteiligen Veränderungen am System vorgenommen werden können.

Da es bei ERP-Projekten zahlreiche Fallstricke gibt, empfiehlt Markus Oman mit ganzheitlichen Experten zu sprechen und sich nicht nur von Anbietern beraten zu lassen. Denn nur so ist sichergestellt, dass man, am besten noch vor der Ausschreibung, die wichtigsten rechtlichen, organisatorischen und technischen Aspekte aus den Augen verliert.

Mehr zum Thema ERP: www.erp-infotag.at

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