SAP S/4HANA Migration – So holen auch Sie beim größten IT-Projekt des Jahrzehnts das Beste raus

by Alp Keser

Für viele wird die Migration auf SAP S/4HANA das größte IT-Projekt sein, an dem sie je beteiligt sind. Dementsprechend wichtig ist, es auch richtig zu machen und möglichst viel an Mehrwert für das Unternehmen rauszuholen. Greenfield (vollständiger Neuanfang) ist zu aufwändig? Brownfield (also Adaption des bestehenden Systems) bringt zu wenig Innovation? Laut Dalibor Kukic, dem Österreich Chef von cbs corporate business solutions, müsste es einen Mittelweg geben, um das Beste aus beiden Ansätzen zu nutzen. Bei Viessmann, einem der führenden Unternehmen im Bereich von Heiz- und Kühltechnik, hat man gezeigt, dass es geht. Bis heute gilt dieses S/4HANA Transformationsprojekt bei Viessmann als das größte Selective Data Transition Projekt in der produzierenden Industrie

Mehr dazu anhand konkreter Projekte zeigen die SAP-Profis von cbs beim Confare CIOSUMMIT in Wien und beim Confare Swiss CIOSUMMIT in Zürich.

cbs hat gerade sehr erfolgreich eine große SAP S/4HANA Transformation bei Viessmann durchgeführt. Was konnte dabei erreicht werden?

Viessmann hat 12.000 Mitarbeiter und erlöst einen jährlichen Umsatz von 2,5 Mrd. Euro – das führt natürlich auch zu einer gewissen Größe in der SAP-Landschaft. So galt es unter anderem ca. 30 Milliarden Datensätze in über 37.500 Tabellen umzusetzen. Es gelang uns in einem straffen Projekt und in einem reibungslosen Big-Bang Go-Live an einem Wochenende insgesamt 28 Produktionseinheiten in 34 Ländern sowie weltweit 78 Vertriebsorganisationen auf SAP S/4HANA zu migrieren. Besonders wichtig war hier der Zeitfaktor, denn Viessmann ist als Unternehmen mitten in der digitalen Transformation und hat daher viele Anforderungen und stetig neue Themen. Das bindet die eignen Kapazitäten und die Zielvorgabe war, schnell durch die S/4HANA Transition zu kommen. Uns war es wichtig, nicht nur schnell, sondern auch wertschöpfend mit einem solchen Projekt zu sein. Eine S/4HANA Transition soll nicht nur Pflichtaufgabe sein, sondern als große Chance genutzt werden.

Swiss CIO SUMMIT

Wie sieht denn der Business-Case eines solchen Projektes aus? Was darf man sich davon erwarten?

Zugegebenermaßen ist es bei einem Projekt dieser Größe nicht ganz einfach einen Business Case im Sinne einer einfachen ROI-Berechnung durchzuführen. Für die meisten wird die S/4HANA Transition das größte IT-Projekt des Jahrzehnts sein, für einige sogar das größte IT-Projekt der Unternehmensgeschichte. Daher schauen wir hier besonders auf zwei Faktoren: Erstens, wie können wir die eigentliche S/4HANA Transition optimal zugeschnitten auf die Unternehmensstrategie und -Ziele durchführen? Dabei sind wir hier in der Lage alle drei Wege zu gehen: Greenfield, Brownfield oder selektiv. Wir nennen das Color Agnostic. Und zweitens, welche Optimierungen und Innovationen können wir in das Programm mit einarbeiten, um den Nutzen zu maximieren.

Diese Themen machen dann den Unterschied und lassen aus einer Must-Do S/4HANA Transition ein Next-Generation Digitalisierungsprogramm werden. Hier entsteht der Business-Case. Was sind Beispiele solcher Innovationen? Angefangen zum Beispiel bei weitreichenden Harmonisierungen und Standardisierungen von End-to-End Prozessen, die man sonst gar nicht anfassen würde, über die Implementierung neuer FI/CO Reporting- und Datenstrukturen mit cbs ONE Finance bis hin zur Systemkonsolidierung diverser SAP Systeme in ein zentrales Produktivsystem.

cbs verfolgt dabei häufig einen selektiven Transformationsansatz – wie kann man sich das in der Praxis vorstellen?

In der Vergangenheit standen SAP Kunden in der Regel vor der Wahl zwischen einer Neuimplementierung (Greenfield) oder eine System Conversion (Brownfield). Vereinfacht also zwischen einem radikalen Neuanfang in dem alles neu gedacht und gemacht wird und einem rein technischen Upgrade bei dem soviel wie möglich unverändert bleibt. Beide Wege können für den Kunden die richtige Wahl sein und daher führen wir auch beide Transitionstypen bei unterschiedlichen Kunden durch. Wir haben aber die Erfahrung gemacht, dass ein reiner Greenfieldansatz für viele Kunden zu aufwändig, zu langwierig und zu teuer ist und bei Brownfield zu wenig Mehrwert drinnen steckt.

Daher benötigt es einen Mittelweg: Mit dem selektiven Ansatz kann das Transitionsprogramm ganz individuell zugeschnitten werden. Welche Prozesse, Organisationsstrukturen und Daten sollen mitgenommen werden? Welche sollen angepasst, und welche komplett erneuert werden? Mit einer Selective Transition kann man hier in den allermeisten Fällen das Optimum rausholen. Als Gründungsmitglied des SAP Selective Data Transition Engagements und mit unserer Transformations-Software cbs ET Enterprise Transformer haben wir dafür genau das richtige Know-How und Werkzeug. Nur so konnten wir auch Viessmann in Rekordzeit und Mehrwertoptimiert auf S/4HANA bringen. Bis heute die größte S/4HANA Transition in der Industrie.

Ein solches „Mega-Projekt“ möchte man natürlich sicher ins Ziel bringen – was sind die wichtigsten Punkte, die es zu beachten gibt, um ein Scheitern zu verhindern?

Das Scheitern von größeren Transformationsprojekten hat in der Regel immer mehrere Ursachen. Angefangen bei Faktoren wie fehlende Expertise, falsche Planung und der Mangel an Ressourcen. Da diese Risiken aber recht offensichtlich sind, ist die größere Gefahr die der organisatorischen oder politischen Ursachen. Eine S/4HANA Einführung bedarf einer gründlichen Vorbereitung, die auch die Definition der Ziele umfasst. Meistens leiten sich daraus auch organisatorische Änderungen ab, die vor der eigentlichen Umstellung erfolgen sollten. Probleme treten dann auf, wenn die vorbereitenden Maßnahmen nicht ordentlich durchgeführt werden und die Einführung zu früh angesetzt wird.

Die meisten Transformationsprojekte werden in der IT angesiedelt, damit auch sehr IT-lastig und die Fachbereiche werden zu spät eingebunden (IT Driven Projects). Das andere Extrem sind Transformationsprojekte, die zunächst nur im Fachbereich behandelt werden, und die IT zu spät eingebunden wird (Business Driven Projects). Beide Ausprägungen sind in ihren Extremen für große Transformationsprojekte äußerst gefährlich. Ein gutes und frühzeitiges IT/Busines-Allignment ist daher dringend notwendig und sollte Fundament des gesamten Programms sein.  Als cbs holen wir unsere Kunden dahingehend ab und betrachten immer beide Bereiche, und das selbstverständlich inklusive des Managements und Top Managements. So wird auch das Buy-In der „oberen Etage“ sichergestellt, denn fehlt im Projekt dieses Top-Management Commitment, wird eine Transformation sehr langwierig, kostenintensiv und im ersten Anlauf vermutlich nicht erfolgreich sein.

Auch die Wahl des richtigen Umsetzungspartners spielt natürlich eine kritische Rolle.

Was sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren bei der Zusammenarbeit?

Wie jede andere Lösung auch, implementieren sich Transformationsprojekte nicht von selbst, sondern sind das Werk vieler Beteiligter (Management, Berater, Projektverantwortliche und Key-User in den Abteilungen). Sie alle müssen Hand in Hand arbeiten, damit Zeitpläne eingehalten werden und sich der Projekterfolg einstellen kann. Man kann hier drei Ebenen betrachten: die organisatorische, die technische und die zwischenmenschliche Ebene. In diesen Ebenen gibt es dann eine Vielzahl erfolgsrelevanter Faktoren, hier ein paar Beispiele:

Organisationsebene:

  • Bereitstellung passender Projektrahmenbedingungen
  • Klare Definition der Projektziele
  • Eindeutig definierter Projektauftrag
  • Klare Verantwortlichkeiten
  • Realistische Projektplanung
  • Auswahl der Projektmitglieder

Technische Ebene:

  • Vorhandenes Know-How und Fähigkeiten
  • Klare Definition der technischen Anforderungen
  • Nutzung der richtigen und effizienten Werkzeuge

Menschliche Ebene

  • Commitment des Top Managements
  • Ausreichende Kommunikation
  • Konsequentes Team- & Konfliktmanagement

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