Telefonie in der Cloud – Das sollten Sie bei der Migration beachten

Gernot Hofstetter ist Geschäftsführer von NFON. In seinem Vortrag auf dem 12. Confare #CIOSUMMIT präsentiert er gemeinsam mit Reinhard Zehetmair von Fressnapf, wie man zu einer modernen Telefonielösung in der Cloud migriert. Das haben wir zum Anlass genommen, um zu erfahren, wie viel Risiko es bei Cloud-Telefonie gibt, was moderne Lösungen können sollten und was bei der Cloud-Migration zu beachten ist.

• Ändert die Digitalisierung die Anforderungen, die Unternehmen an Telefonanlagen und Kommunikationslösungen haben?

Ganz eindeutig – ja!
Digitalisierung und neue Technologien ändern die Kommunikation auf jeden Fall. Die digitale Revolution hat uns Unmengen an neuen Kommunikationskanälen und Werkzeuge zur Produktivitätssteigerung gebracht.

Wir sorgen mit unserer Lösung dafür, dass die neue Vielfalt an Kommunikationsmöglichkeiten vereinfacht wird. Eine zeitgemäße, cloudbasierte Kommunikationslösung macht die Businesskommunikation einfacher, effizienter und flexibler. Sie haben praktisch das Büro in der Hosentasche. Egal, mit welchem Endgerät Sie gerade unterwegs sind, und egal, wo Sie gerade sind.

• Was müssen IT-Manager bei der Auswahl beachten?

Um eine solide Entscheidung treffen zu können, gibt es ein paar Fragen, die man auf jeden Fall berücksichtigen sollte:

• Kann die neue Lösung alle Funktionen abdecken, die ich benötige? Ist zum Beispiel die Einbindung von IP-DECT-Lösungen möglich, kann ich meine Türsprechanlage einbinden oder wie sieht es mit der Chef-Sekretär-Funktion aus?
• Gibt es ein One-Number-Concept, mit dem von überall auf jedem Gerät (PC, Telefon, Smartphone) mit der gleichen Telefonnummer kommuniziert werden kann?
• Wird die Lösung als Managed-Service angeboten, kann oder muss man alles selbst machen?
• Verwendet der Hersteller proprietäre Hardware (Telefone) und Technologien?
• Welche Serviceverträge (SLAs) bietet der Anbieter an?
• Was sind die Sicherheitsstandards und ist der Anbieter zertifiziert (z.B. TÜV-Zertifizierung)?
• Wie gut können mobile Geräte integriert werden, unabhängig vom Mobil-Provider?
• Wie skalierbar ist die Lösung?
• Wie sieht es mit der Benutzerfreundlichkeit aus?

Es gilt also schon eine Unmenge an Kriterien die bei der Auswahl des richtigen Anbieters zu beachten sind.

• Wie leicht lässt sich die Cloud-Lösung implementieren? Wie skalierbar ist die Cloud-Lösung?

Bei uns ist es für den Kunden super-einfach, zu migrieren. Wir führen auch die Migration von einer veralteten ISDN-Technologie ganz schnell durch – und das sogar europaweit! Unsere Zero-Touch-Installation ist einfach, schnell und vollkommen ortsunabhängig umsetzbar. Das Pendeln zwischen Standorten, um Anwender zu unterstützen, erspart man sich mit unserer Lösung aus der Cloud.

Ein weiterer Pluspunkt unserer Cloudya ist die Skalierbarkeit. Vom Friseur mit 2 Telefonen bis zum internationalen Konzern mit 1.500 Niederlassungen ist alles möglich. Vor allem Organisationen, die dynamisch wachsen, sollten auf einen Anbieter setzen, der es ihnen ermöglicht, jederzeit neue Nutzer zur Anlage hinzuzufügen oder zu entfernen – im Idealfall per Mausklick und ohne Bindung.

Zum Beispiel kann bei uns ein Start-Up vom 2-Personen-Betrieb bis zum Konzern mit verschiedenen Standorten wachsen, ohne sich über die Dimensionierung seiner Telefonanlage Gedanken machen zu müssen. Da wir keine Vertragsbindung haben kann man natürlich auch nach unten skalieren, was besonders für saisonabhängige Betriebe interessant ist.

• Cloud hält zunehmend Einzug in den sensiblen Bereich der Kommunikation – Was bedeutet das für Unternehmen?

Bei uns steht die Anlage selbst im deutschen NFON Rechenzentrum – ausfallsicher durch vollredundanten Betrieb und geografisch getrennte Server, alles garantiert und TÜV-zertifiziert. Die Sprachinformationen bei der Voice-over-IP-Telefonie liegen als Daten vor, bei uns sind diese natürlich verschlüsselt. Telefonate sind dadurch vor dem Abhören geschützt. Wir arbeiten dabei mit dem Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP). Selbst mit dem Mobiltelefon kann SRTP zum sicheren Telefonieren genutzt werden.

• Worauf sollte man in Bezug auf Sicherheit achten?

Hat der Anbieter seinen Sitz innerhalb der Europäischen Union und betreibt dort seine Rechenzentren, wird ein Auftrag zur Datenverarbeitung gemäß Artikel 28 der DSGVO abgeschlossen. Damit ist rechtlich alles im grünen Bereich, die datenschutzrechtliche Verantwortung des Dienstleisters ist nach europäischem Recht geregelt.

Seriöse Cloud-Anbieter lassen sich zum Schutz ihrer Kunden auch regelmäßig von unabhängigen Behörden und Prüfungsinstituten bewerten. Wir bei NFON sind stolz auf unsere TÜV-Zertifizierung, die die vielen Vorteile unserer Cloud-Kommunikationslösung unterstreicht.

• Was sind die Erfolgsfaktoren bei der Implementierung von Cloud-basierter VoIP Telefonie?

Die Umstellung auf eine Cloud-basierte Telefonanlage sollte ein möglichst unkomplizierter, intuitiver Prozess sein, den die Benutzer bestenfalls gar nicht wahrnehmen. Wir kümmern uns um technische Details wie Nummernübertragung oder erforderliche Hardware-Vorbereitungen. Wir übernehmen auf Wunsch die Konfiguration der Telefonanlage, diese kann jedoch durchaus auch vom Administrator selbst vorgenommen werden. Die Telefone können dank Plug & Play ebenso einfach in Betrieb genommen werden. Der User kann seine gesamten Benutzereinstellungen (wie Rufumleitung, Kurzwahl, Favoriten etc.) einfach über ein übersichtliches Webinterface verwalten.

Ein Beispiel: im Magistrat St. Pölten wurden an nur einem Tag 500 Nebenstellen umgestellt, ganz ohne Beeinträchtigung des Tagesgeschäftes.

• Was sind die wichtigsten Technologietrends rund um VoIP, Telefonie und Unternehmenskommunikation, mit denen sich IT-Entscheider jetzt befassen sollten?

Der noch junge Markt für Telefonie-Lösungen aus der Cloud wächst in Europa kontinuierlich. Neue, moderne UCC-Features werden zum Standard. Die Mobilität in der Arbeitswelt nimmt weiter zu und Arbeitsmodelle ändern sich. Kommunikationslösungen müssen daher einfach und flexibel verfügbar sein, unabhängig vom Endgerät – Desk-Telefon, Mobiltelefon, Laptop oder PC.

Neue Technologien ermöglichen Digital Workplaces und absolute Flexibilität – bei gleicher Qualität und Funktionsumfang. Für den Einzelunternehmer genauso wie für den international tätigen Konzern.