Unified Communication feiert im Lockdown Revival: Effizienz und Work-Life Balance durch hybride Kommunikationstechnologie

by Fernando Ducoing

Peter Friedsam ist Channel Manager bei Mitel. Mitel ist weltweit einer der Marktführer für Unternehmens-Kommunikationslösungen. Seit 1972 auf dem Markt, hat das Unternehmen sein Produktportfolio parallel zur Weiterentwicklung der Technologie ständig an die Anforderungen der Kunden angepasst und dabei immer Innovation im Fokus gehabt. Trends wie Cloud und VoIP hat man frühzeitig erkannt und mitentwickelt.

Digitalisierung, Cloud, 5G und nicht zuletzt die Coronakrise, Lockdowns und Home-Office bringen gerade jetzt einen weiteren Modernisierungsschub in diesem Umfeld. Daher wollten wir von Peter wissen, wie sich die Anforderungen von Unternehmen geändert haben.

Persönlich trifft man Peter und seine Kollegen von Mitel rund um Geschäftsführer Werner Hingerl beim Confare #CIOSUMMIT Wien. Hier werden mehr als 450 IT-Manager und CIOs zum größten und wichtigsten IT-Management Treffpunkt Österreichs erwartet.

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Österreichs größtes und wichtigstes IT-Management Forum

01./ 02. September 2021, Wien
Confare CIOSUMMIT

Feiert Unified Communication in Zeiten von Lockdowns und Home-Office ein Revival?

Selbstverständlich! In Zeiten von Homeoffice & Co ist Unified Communication wichtiger denn je. Virtuelle Verfügbarkeit und Präsenz sind das Um und Auf und die Realisierung muss über eine sichere Infrastruktur erfolgen. Genau deshalb braucht man jetzt die richtigen Partner und Lösungen. Ich höre bei meinen Kundenterminen oftmals die Sätze: „Ja, irgendwie haben wir das schon gelöst mit dem Homeoffice…“ oder „Hätten wir das gewusst, hätten wir schon früher nach einer Lösung gesucht“.  Ich finde es interessant, dass immer erst was passieren muss, damit die Menschen aufwachen – aber so sind wir halt nun mal. Unser Vorteil ist, dass Mitel hier schnell helfen kann. Durch den Einsatz einer hybriden Lösung anstreben, muss man nicht gleich die gesamte Infrastruktur austauschen und kommt trotzdem in den Genuss einer sicheren und modernen Homeoffice-Lösung.

„UC Lösungen steigern meine Effizienz“

Peter Friedsam, Mitel - Unified CommunicationAuch ich persönlich merke in Homeoffice Zeiten, wie hilfreich es ist, jederzeit zu sehen, wie ich meine Teammitglieder am besten erreichen kann. Hier helfen die Informationen, die aus verschiedenen Quellen kommen können und mir sofort über die Erreichbarkeit Auskunft geben. Zu sehen, dass der- oder diejenige in Deutschland gerade spricht oder in einem Meeting sitzt, das noch 30 Minuten dauert, steigert meine Effizienz. Präsenz-Informationen sind über alle Endgeräte hinweg synchronisiert und an allen Clients oder Endgeräten wird mir die gleiche Information zur Verfügung gestellt. Sollte mein Teammitglied in einem Meeting sein, sende ich ihm meistens eine Chatnachricht, frei nach dem Motto – „bitte melde dich ASAP es ist dringend“ oder „wenn du dann Zeit hast, es geht um …“. Auch hier wird die Information oder der Chat auf allen Clients/Endgeräten synchronisiert.

„UC als Instrumentarium, die Work-Life Balance im Auge zu behalten“

Ich schätze es sehr, dass die Information über die Erreichbarkeit automatisch generiert wird. Es werden hier beispielsweise Informationen des Call Servers, des Outlook Kalenders oder Einträge direkt im Client oder der App verarbeitet. Wir gehen sogar soweit geografische Informationen heranzuziehen. Somit kann ich den Status meiner Erreichbarkeit automatisch bei meiner Ankunft zu Hause ändern lassen. In der Praxis bedeutet das, immer optimale Erreichbarkeit auf dem Endgerät meiner Wahl und zum richtigen Zeitpunkt. Für mich ein wichtiger Faktor, um die Work-Life Balance im Auge zu behalten.

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Ändert die Digitalisierung die Anforderungen, die Unternehmen an Telefonie- und Kommunikationslösungen haben?

Digitalisierung ändert unser tägliches Umfeld, und selbstverständlich auch die Anforderungen an unsere Lösungen. Eine nahtlose Integration in Geschäftsprozesse spart Zeit und Geld und verbessert die Wirtschaftlichkeit entscheidend. Wenn ich beispielweise zeitgerecht über einen Maschinenstillstand informiert werde, kann mir das entscheidende Minuten bei einem Ausfall der Produktion sparen. Damit vermeide ich Produktionsengpässe oder Stillstände.

„Die Digitalisierung ist heute der Treibstoff für Produktivität und Wachstum“

Ein weiteres Beispiel, dass Digitalisierung und Telefonie untrennbar sind, kommt aus dem Krankenhausumfeld. Einer unserer größten Kunden in diesem Segment nutzt die Möglichkeiten der Integration von Applikationen und Drahtlostelefonie – DECT-Digitalisierung vom Feinsten. Es geht um die Arbeitsabläufe der Mitarbeitenden, die für den Transport der Patientinnen und Patienten zwischen den einzelnen Stationen verantwortlich sind. Es wurde eine Möglichkeit geschaffen, diese Abläufe zu optimieren. Die Beschäftigten haben mit ihrem DECT Telefon hier das optimale Device. Die nächste freie und in der Nähe befindliche Servicekraft erhält den Auftrag inklusiver aller Details per DECT Messaging, bestätigt diesen, und kann auch schon loslegen. Auf der Station wird bestätigt, dass die zu behandelnde Person nun unterwegs ist. Ist diese auf der Station angekommen, wird wieder über DECT Messaging der Auftrag abgeschlossen und das Personal ist somit bereit für den nächsten Auftrag. Nachvollziehbarkeit, Effizienz und reibungslose Abläufe sind das Resultat. Für solche und ähnliche Digitalisierungsprojekte sind zwei Faktoren entscheidend: Offene Schnittstellen, eine der Kernstrategien von Mitel, und die richtigen Systemintegratoren.

Mich macht es stolz zu sehen, dass unsere Partnerlandschaft in Österreich hierfür gerüstet ist und wir solch komplexe Anforderungen mit unseren Partnern umsetzten können. Die enge Zusammenarbeit mit unseren Systemintegratoren, der Dialog der Fachleute auf beiden Seiten, lassen solch visionäre Digitalisierungsprojekte Wirklichkeit werden.

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Welche Anforderungen ergeben sich an die Infrastruktur?

Eine moderne Kommunikationslösung sollte sich nahtlos in eine bestehende Infrastruktur einbinden lassen, ohne großen Aufwand an Verkabelung etc. Mitel bietet Lösungen, die auf vorhandener Telefonverkabelung basieren können; dies wird speziell im Industrieumfeld von unseren Kunden sehr geschätzt. Der Schlüssel zum Erfolg ist hier die neueste IP basierende Technologie zu haben, aber eben auch die Tücken der Zusatzkosten teurer Neuverkabelung zu kennen und eine Lösung zu bieten.

Aus meiner Erfahrung ist es oft nicht nur die Anforderung an die Infrastruktur, sondern vielmehr die Dokumentation der Anforderungen. Fragt man eine technische Fachkraft, heißt es oft: „Never touch a running system“. Wenn dies aber sauber dokumentiert ist und man erklären kann, warum diese Änderung notwendig und sinnvoll ist, ist man einen entscheiden Schritt weiter. In der Sprachkommunikation ist es nicht egal, wenn ein Datenpaket ein paar Sekunden später ankommt. Das wäre ein etwas skurriles Telefonat. Wir sprechen von Real Time Communication. Dabei ist es wichtig, dass diese Datenpakete priorisiert werden können; jede moderne Dateninfrastruktur kann das, es muss nur konfiguriert werden und hier liegt dann der Haken.

„Frühzeitig planen und priorisieren!“

Ich bin ein Freund von offener Kommunikation. Die IT-Spezialisten, die später solche Projekte begleiten und die Anforderungen umsetzen sollen, sind aus meiner Sicht von Anfang an zu involvieren. Wenn die Spezialisten verstehen, warum sie etwas tun sollen, dann werden sie auch alles tun damit es am Ende funktioniert. Da ich selbst aus der Technik komme und jahrelang gemeinsam mit Endkunden Kommunikationslösungen implementiert habe, weiß ich genau wovon ich spreche.

Was sind die wichtigsten Technologietrends rund um VoIP, Telefonie und Unternehmenskommunikation, mit denen sich IT-Entscheider jetzt befassen sollten?

Viele Dinge, über die man schon sehr lange spricht, werden jetzt Realität. Das Thema „Bring your own Device“ wird gerade in Homeoffice Zeiten eine echte Herausforderung. Hier gilt es auf Lösungen zu setzten die selbsterklärend, sicher, aber auch einfach bei der Inbetriebnahme sind. Der Weg zu den Kolleginnen und Kollegen der IT ist nun mal weit, wenn man im Homeoffice ist. Deshalb ist es essenziell bei Kaufentscheidungen schon jetzt darauf zu achten, dass diese Dinge so einfach wie möglich zu gestalten sind.

„Sicherheit, simples Roll-out und Bedienbarkeit müssen im Vordergrund stehen.“

Wir setzen auf Cloud basierende Applikationen, die das Leben jedes IT-Verantwortlichen um ein vielfaches erleichtern. Mit Hilfe des sogenannten Cloud-Link lagern wir Teile der Intelligenz in die Cloud. Dabei nutzen wir, und das ist ganz entscheidend, europäische Rechenzentren für unsere Kunden in Österreich. Für den IT-Entscheider müssen Themen wie Sicherheit, simples Roll-out und Bedienbarkeit im Vordergrund stehen – Was für uns spricht: Es funktioniert einfach und es funktioniert, einfach! 😉

Welche Perspektiven ergeben sich für Mitel?

Mitel ist Trendsetter wenn es um Cloud basierende Lösungen geht. Dabei geht es nicht um einfache Telefonie, sondern um die Optimierung der Geschäfts- und Kommunikationsprozesse unserer Kunden. Man darf nicht vergessen in Zeiten von COVID nützt das schönste Foyer mit Designermöbeln wenig den Kunden zu beindrucken, es gilt vielmehr alle Kommunikationskanäle professionell kundenorientiert und sicher zu gestalten.

„Optimale Kommunikation entscheidet über den Geschäftserfolg.“

Es ist für mich interessant zu sehen wie Kunden reagieren, wenn ich frage: „Was passiert wenn ich jetzt bei ihnen in der Firma anrufe und Hilfe brauche?“ Viele werden da nervös. Der erste Kontakt kann über Geschäftserfolg oder Misserfolg entscheiden. Dem Kunden beim ersten Telefonat das Gefühl zu geben, dass er genau an der richtigen Stelle mit seinem Anliegen ist, wird zum geschäftskritischen Faktor. Die Abläufe, die Erreichbarkeit, Informationen gezielt zur Verfügung zu stellen…all dies erfordert zum einen die richtigen Prozesse im Unternehmen zum anderen aber die richtige Technologie. Und genau die liefert Mitel – nahtlos integriert!

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