Von der Kanzlei zur Digital Law Firm – Recht im digitalen Wandel
CDO Leonhard Wassiq und CIO Helmut Waitzer berichten uns im Behind the Badge Interview über die Digitale Transformation bei Wolf Theiss.
Wie schafft man Voraussetzungen um die KI nachhaltig einsetzen zu können und wer übernimmt die Verantwortung für dieses Intelligente Tool?
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Wie gestaltet ihr die Digitalisierung und IT bei Wolf Theiss gemeinsam?
Leonhard Wassiq:
Ich bin Chief Digital and Technology Officer bei Wolf Theiss. Vor rund zwei Jahren haben wir den Bereich Business Transformation and Operations aufgebaut. Unser Fokus liegt darauf, Wolf Theiss von einer klassischen Wirtschaftskanzlei zu einer Digital Law Firm weiterzuentwickeln.
Helmut Waitzer:
Ich bin als CIO schon viele Jahre bei Wolf Theiss und habe in dieser Zeit die Veränderungen im IT- und Legal-Umfeld intensiv begleitet.
Gerade in den vergangenen Jahren hat das Thema AI enorm an Bedeutung gewonnen. Deshalb haben wir uns bewusst entschieden, die Verantwortung aufzuteilen.
Die klassische IT kümmert sich um Betrieb, Stabilität, Security und Compliance. Gleichzeitig braucht es einen eigenen Fokus auf neue Technologien und darauf, wie wir diese sinnvoll in den Arbeitsalltag unserer Juristinnen und Juristen integrieren.
Was verändert sich durch die digitale Transformation?
Leonhard Wassiq:
Wir beobachten, dass sich die Arbeitsweise unserer Juristinnen und Juristen grundlegend verändert.
Der Schwerpunkt verschiebt sich von repetitiven und standardisierten Tätigkeiten hin zu hochwertiger Beratung. Genau diese Entwicklung wollen wir unterstützen.
Gleichzeitig wächst der Markt unglaublich schnell. Allein im AI-Bereich entstehen laufend neue Lösungen. Dazu kommen Legal-Tech-Anwendungen, Rechercheplattformen, Wissensdatenbanken und viele weitere Werkzeuge.
Unsere Aufgabe besteht darin, den Überblick zu behalten und diese Komplexität für unsere Juristinnen und Juristen zu reduzieren.
Dabei verfolgen wir bewusst einen breiteren Ansatz. Wir denken nicht ausschließlich in Legal Tech, sondern in intelligenter Automatisierung.
Denn nicht jede Aufgabe braucht künstliche Intelligenz. Oft reichen gut durchdachte Automatisierungen aus, um Routinetätigkeiten zu übernehmen und den Menschen mehr Zeit für die eigentliche juristische Beratung zu geben.
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Wo sind heute die größten digitalen Potenziale für juristische Arbeit?
Leonhard Wassiq:
Bevor wir über Potenziale sprechen, mussten wir zuerst unsere Hausaufgaben machen.
Deshalb haben wir uns in den vergangenen zwei Jahren intensiv mit unseren Prozessen beschäftigt. Wir haben Datenstrukturen aufgebaut, unser Datenmanagement weiterentwickelt und gemeinsam mit der IT eine nachhaltige Technologielandschaft geschaffen.
Viele sprechen sofort über Zielbilder oder neue AI-Anwendungen. Aus meiner Sicht braucht es zuerst eine solide Grundlage.
Genau diese Basis ermöglicht es uns heute, neue Technologien schnell einzuordnen und sinnvoll einzusetzen.
Der Trend geht klar in Richtung AI-Assistenten. Unser Ziel ist es, dass Juristinnen und Juristen möglichst über eine zentrale Oberfläche arbeiten und die technische Komplexität im Hintergrund verschwindet.
Bei uns übernimmt diese Rolle heute beispielsweise unser Corporate AI auf Basis von Microsoft Copilot.
Warum waren euch die Grundlagen wichtiger bevor ihr euch mit AI beschäftigt habt?
Leonhard Wassiq:
Ich glaube, weil Transformation keinen Selbstzweck hat.
Wir wollten nicht einfach möglichst viele AI-Anwendungen einführen. Unser Ziel war es, zunächst die Voraussetzungen zu schaffen, damit wir neue Technologien nachhaltig einsetzen können.
Dazu gehören Prozesse, Daten, Governance und die technologische Basis. Erst wenn diese Grundlagen vorhanden sind, kann man Innovation sinnvoll skalieren.
Deshalb haben wir in den vergangenen zwei Jahren sehr viel Zeit in genau diese Themen investiert. Heute profitieren wir davon, weil wir neue Entwicklungen wesentlich schneller bewerten und integrieren können.
Wie gelingt das Zusammenspiel von Innovation und Stabilität?
Helmut Waitzer:
Ich glaube, genau deshalb funktioniert unsere Aufgabenteilung so gut.
Die klassische IT muss Stabilität gewährleisten. Security, Compliance und ein zuverlässiger Betrieb haben für uns höchste Priorität. Unsere Juristinnen und Juristen müssen sich darauf verlassen können, dass ihre Systeme jederzeit funktionieren.
Gleichzeitig entstehen laufend neue Technologien und neue Möglichkeiten. Dafür braucht es den Freiraum, diese Entwicklungen zu beobachten, zu testen und gemeinsam mit den Fachbereichen zu bewerten.
Beides ist wichtig.
Wenn man versucht, alles in einer Rolle zu vereinen, wird es irgendwann schwierig. Deshalb haben wir diese Verantwortung bewusst aufgeteilt.
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Wie entscheidet man, welche neuen Technologien man übernimmt und welche nicht?
Leonhard Wassiq:
Genau deshalb braucht es einen strukturierten Prozess.
Wir schauen uns neue Technologien sehr genau an und bewerten zunächst den konkreten Nutzen. Nicht jede neue Lösung schafft automatisch einen Mehrwert.
Unser Ziel ist auch nicht, möglichst viele Tools einzuführen. Im Gegenteil: Für unsere Juristinnen und Juristen soll die Komplexität möglichst gering bleiben.
Deshalb prüfen wir sehr genau, welche Lösungen zu unserer Architektur passen, welche sich sinnvoll integrieren lassen und welchen konkreten Nutzen sie im Arbeitsalltag bringen.
Innovation um der Innovation willen hat für uns keinen Mehrwert.
Gibt es Berührungsängste oder die Sorge, durch AI ersetzt zu werden?
Leonhard Wassiq:
Wir haben von Anfang an nicht nur auf Technologie gesetzt, sondern zuerst auf kulturelle Maßnahmen. Dafür haben wir ein Change Framework aufgebaut und Juristinnen und Juristen eingeladen, neue Lösungen von Beginn an mitzuentwickeln, zu testen und zu hinterfragen.
Gerade sie können sehr gut beurteilen, wo im Alltag Potenziale liegen, welche Tätigkeiten Zeit kosten und wo konkrete Probleme entstehen. Diese Erfahrungen übersetzen wir dann gemeinsam mit der IT in Lösungen. Damit konnten wir viele Berührungsängste reduzieren.
Heute zeigt sich auch, dass sich juristische Arbeit nicht einfach wegrationalisieren lässt. Entscheidend ist, mit AI einen konkreten Nutzen zu schaffen und diesen nachhaltig umzusetzen. Sonst bleibt es bei einer Idee oder einem Experiment, das sich nicht skalieren lässt.
Entstehen durch eure unterschiedlichen Perspektiven auch Spannungen?
Helmut Waitzer:
Spannungen gibt es durchaus, weil wir teilweise unterschiedliche Vorstellungen haben. Leon ist eher derjenige, der sagt: Probieren wir das aus, testen wir das. Ich bin für die IT verantwortlich und muss sicherstellen, dass unsere Systeme stabil laufen. Unsere Anwältinnen und Anwälte arbeiten mehr oder weniger rund um die Uhr und müssen sich auf diese Systeme verlassen können.
Sobald wir neue Werkzeuge mit echten Daten testen, bekommt auch Data Ownership eine neue Bedeutung. Wer ist für die Daten verantwortlich? Wer darf welche Informationen sehen? Mit AI können plötzlich sehr viele Quellen zusammengeführt werden. Gleichzeitig müssen wir sicherstellen, dass Ergebnisse nur jene Personen erreichen, die sie auch sehen dürfen.
Dazu kommen ISO-Zertifizierungen, NIS2-Anforderungen und die Tatsache, dass wir Teil der Lieferkette entsprechend regulierter Unternehmen sind. Diese Anforderungen müssen wir im Hintergrund zuverlässig erfüllen.
Wie habt ihr diesen Prozess organisiert?
Helmut Waitzer:
Wir haben dafür einen klaren Funnel entwickelt. Ein neues Produkt oder ein neuer Service muss bestimmte Kriterien erfüllen. Dabei geht es um die technische Seite, die User Experience, die Erwartungen der Anwenderinnen und Anwender, rechtliche Fragen und natürlich darum, wo Daten verarbeitet werden.
Gerade viele AI-Services im Legal-Bereich sind cloudbasiert und werden teilweise außerhalb Europas verarbeitet. Deshalb müssen wir sehr genau prüfen, was wir einsetzen.
Wir haben eine Art Sandbox geschaffen, in der wir neue Lösungen testen können. Erst wenn alle relevanten Anforderungen erfüllt sind, übernehmen wir ein Produkt in den Betrieb. Dazu kommen natürlich noch wirtschaftliche Kriterien.
Wir probieren also nicht einfach im operativen System etwas aus. Hinter jeder Einführung steht ein strukturierter Prozess, der einen nachhaltigen und sicheren Betrieb gewährleisten soll. Es hat Zeit gebraucht, diesen Prozess gemeinsam zu entwickeln und immer wieder zu verbessern. Mittlerweile funktioniert das sehr gut.
Wir wollen Innovationen so aufsetzen, dass sie sich auf Basis unserer Architektur, Infrastruktur und technologischen Voraussetzungen nachhaltig weiterführen lassen.
Welche Bedeutung hat das Thema Datensouveränität für Wolf Theiss?
Helmut Waitzer:
Eine sehr große.
Unsere Mandantinnen und Mandanten vertrauen uns hochsensible Informationen an. Dieses Vertrauen dürfen wir niemals gefährden.
Deshalb prüfen wir sehr genau, welche Lösungen wir einsetzen, wo Daten verarbeitet werden und welche regulatorischen Anforderungen erfüllt werden müssen.
Für uns gehören Innovation und Datensouveränität zusammen. Das eine funktioniert ohne das andere nicht. Deshalb beschäftigen wir uns intensiv mit europäischen Cloud-Angeboten und beobachten sehr genau, wie sich der Markt entwickelt.
Am Ende muss jede Lösung unseren Sicherheits- und Compliance-Anforderungen entsprechen. Das ist nicht verhandelbar.
Was war wichtigste Erfolgsfaktor der Transformation?
Leonhard Wassiq:
Dass wir sie als gemeinsame Aufgabe verstanden haben.
Transformation ist kein IT-Projekt. Sie betrifft die gesamte Organisation.
Wir haben sehr früh begonnen, unterschiedliche Bereiche einzubinden und gemeinsam an Lösungen zu arbeiten. Dadurch entsteht Akzeptanz und gleichzeitig ein viel besseres Verständnis dafür, welche Probleme wir eigentlich lösen wollen.
Technologie ist dabei immer nur Mittel zum Zweck.
Entscheidend ist, dass sie den Menschen hilft und unsere Mandantinnen und Mandanten einen konkreten Nutzen davon haben.
Wie wird sich die Rolle des CIOs und CDTOs in den kommenden Jahren verändern?
Leonhard Wassiq:
Ich glaube, die Rollen werden noch stärker zusammenarbeiten.
Technologie entwickelt sich heute so schnell, dass Innovation und Betrieb nicht mehr unabhängig voneinander gedacht werden können.
Gleichzeitig braucht jede Organisation Menschen, die neue Entwicklungen beobachten, bewerten und in einen geschäftlichen Zusammenhang bringen.
Genau darin sehe ich künftig eine der wichtigsten Aufgaben.
Helmut Waitzer:
Und gleichzeitig werden Themen wie Sicherheit, Compliance und Governance weiter an Bedeutung gewinnen.
Je stärker wir AI und Automatisierung nutzen, desto wichtiger werden verlässliche Prozesse und klare Verantwortlichkeiten.
Ich glaube deshalb nicht, dass die klassische IT an Bedeutung verliert.
Im Gegenteil: Sie wird zur Grundlage dafür, dass Innovation überhaupt nachhaltig möglich wird.
Wofür steht eine Stimme beim Confare ImpactAward für euch?
Leonhard Wassiq:
Ich freue mich sehr über die Nominierung.
Sie ist vor allem eine Auszeichnung für unser gesamtes Team. Transformation gelingt nie durch einzelne Personen. Hinter allem, worüber wir heute gesprochen haben, stehen viele Kolleginnen und Kollegen, die diesen Weg jeden Tag mitgestalten.
Wenn unsere Arbeit zeigt, dass Innovation und Verantwortung zusammengehören und dass Transformation mit den richtigen Grundlagen nachhaltig gelingen kann, dann haben wir unser Ziel erreicht.
Helmut Waitzer:
Dem kann ich mich nur anschließen.
Für mich ist entscheidend, dass wir unseren Mandantinnen und Mandanten jeden Tag ein verlässlicher Partner sind. Neue Technologien eröffnen viele Möglichkeiten. Gleichzeitig müssen Sicherheit, Vertrauen und Qualität immer gewährleistet bleiben.
Wenn uns dieser Spagat gelingt, dann ist das eine Leistung des gesamten Teams.