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Bernhard Gruber, Atreus, Von der Risikoanalyse zur Roadmap: Wie IT-Architekturmanagement die Transformation steuert
Die Modernisierung von Legacy-Systemen gleicht einem riskanten Drahtseilakt: Ein falscher Schritt, und das ganze Unternehmen gerät ins Wanken. Doch wie gelingt der Spagat zwischen Innovation und Stabilität? Bernhard Gruber ist (IT) Transformationsexperte und hat in seiner mehr als 20 Jährigen Führungserfahrungen IT Transformationen von Telekom Austria, Red Bull und Dentsply Sirona verantwortet. Jetzt ist der Direktor bei Atreus Gmbh.
Im Interview mit Bernhard tauchen wir tief in die Herausforderungen der IT-Transformation ein und zeigen, warum ein starkes Change-Management und cleveres Stakeholder-Engagement den Unterschied machen. Erfahren Sie, wie der CIO zum Architekten des Erfolgs wird und warum die perfekte Abstimmung zwischen IT und Business die entscheidende Weiche für die Zukunft Ihres Unternehmens stellt.
Das Confare CIOSUMMIT Wien ist der wichtigste Treffpunkt Österreichs. Hier treffen sich IT-Entscheider*innen, die proaktiv den Unternehmenserfolg mitgestalten und die IT-Manager*innen des Jahres werden mit dem Confare #CIOAWARD gekürt. Sie wollen dabei sein? Die Anmeldung ist für IT-Manager*innen nicht mit Kosten verbunden.
Wo liegen denn in der Praxis wirklich die Herausforderungen von Legacy IT?
Legacy IT sind Altsysteme die für Unternehmen zunehmend zum Problem werden, da diese Systeme oft nicht mehr gewartet werden können. Hersteller stellen die Weiterentwicklung ein, es gibt oft nicht mehr genügend Wissende gibt oder weil es auch technischer Sicht nicht mehr upgedatet werden kann. Das führt in der Regel zu Stabilitäts- und Sicherheitsproblemen.
Viele Altsysteme erfüllen oft nicht mehr die Anforderungen der Geschäftseinheiten und Benutzer. Z.b. keine Mobility Unterstützung, keine Schnittstellen zu anderen Systemen oder aber der Betrieb der Altsysteme wird zu teuer. Die IT entwickelt sich rasant weiter z.b. AI oder CloudComputing.“ Altsysteme die 20 Jahre oder älter sind, können ruhig als Steinzeitsysteme bezeichnet werden“.
Mit Legacy Systemen bauen sich Unternehmen viele „Technische Schulden“ auf, die nur mit viel Aufwand getilgt werden können.
Wie geht man die Modernisierung der IT richtig an? Wo fängt man an? Wie findet man die richtigen Prioritäten?
Zum Beginn muss eine Risiko Analyse der Altsysteme durchgeführt werden. Es gilt Fragen zu beantworten wie „Welche Anforderungen hat das Geschäft die nicht abgedeckt werden können“ und „Welche Anforderungen hat die IT an Stabilität, Kosten und Sicherheit die mit dem Legacy System nicht mehr gewährleistet werden kann“.
Ohne IT Architekturmanagements und Mapping der Business Prozesse mit der IT Landschaft läuft in der IT Transformation gar nichts. Es kann nicht alles über Nacht ausgetauscht werden und stellt sich auch die Frage nach der Priorität. Die beantwortet man am besten mit „Welche Prozesse sind die wichtigsten für das Business und werden durch die Legacy Systeme nur bedingt gut unterstützt“.
Um einen klaren Fahrplan für die IT Transformation zu haben muss eine IT Roadmap und eine Projektportfolioplanung erstellt werden. Die IT muss aus dem reaktiven Modus und „never toch the running system“ rausgehen und proaktiv die Treiberrolle für die IT Modernisierung übernehmen.
Bei einer so großen Veränderung gibt es viele Unabwägbarkeiten? Wie plant man eine IT-Transformation?
Es gibt drei Grundpfeiler für eine erfolgreiche IT Transformation:
1.) Extrem starkes Programm- und Projektmanagement – das auch die Geschäftseinheiten und Fachbereiche inkludiert
2.) Eine Transformationsroadmap um die Abhängigkeiten zwischen den Systemen und Projekten zu erkennen
3.) Nur mit Profis arbeiten, die solche Transformationen schon öfter erfolgreich umgesetzt haben
Wie sieht dabei die Rollenverteilung aus? Welche Rolle spielt der CIO dabei?
Es ist klar: Das Business muss an Board sein. Die IT muss die Kommunikation des Mehrwertes von Systemablösen professionell machen. Wenn das Business nicht mitzieht, ist die IT Transformation schon gescheitert. Stakeholdermanagement auf allen Ebenen muss betrieben werden.
Der CIO ist im Driver Seat und muss die IT Transformation „under Control“ haben. Dazu braucht es Erfahrung in der Transformation, Managementfähigkeiten und starkes Business alignment. Nur mit technischer Kompetenz ist eine IT Transformation nicht zu bewältigen.
Was ist notwendig, um Verständnis und Unterstützung im Unternehmen zu erreichen?
Die IT muss in der Business Sprache sprechen. Kein IT Fachjargon. Vielmehr die Beantwortung „What is in for me“. Was sind die Vorteile der IT Transformation für das Business.
Weiters muss der CIO das Risiko aufzeigen wenn die IT Transformation nicht gemacht wird. Aber auch die Chance die sich durch die Ablöse von Altsystemen ergibt. Das Loswerden von Altlasten.
„IT ist für viele ein Buch mit sieben Siegeln. Nur wenige wollen wirklich unter die Motorhaube schauen. IT muss funktionieren“. Die IT muss aufklären, dass solche IT Projekte auch immer wieder Überraschungen bieten und nicht alles upfront bis in das Detail geplant werden kann.
Dieses Verständnis ist wichtig, denn ohne Probleme wird die IT Transformation nicht ablaufen. Es kann schon mal passieren, dass die Produktion still steht, weil das neue Storage System nicht funktioniert.
Welche Anforderungen gibt es an das Change-Management?
Meist ändern sich Abläufe bzw. Benutzeroberflächen für die Anwender bei einer IT Transformation. Menschen sind Gewohnheitslebewesen – und lehnen Änderungen oft ab. Für IT Experten unvorstellbar, da sich in der IT ständig was ändert.
Neue IT Systemen werden auch eingeführt um mehr Transparenz in das Geschäft zu bringen. Das dies nicht immer von allen erwünscht ist, werden viele der Leser bestätigen können.
„Insgesamt ist paradoxerweise die IT Transformation ihäufig weniger IT Transformation als Business Transformation“. Ein solides Changemanagement muss Teil der Projektorganisation sein.
Wie verändern sich dabei auch die IT-Organisation und das Unternehmen?
„Jedes Unternehmen hat die IT die es sich verdient.“ Ändert man das Operating Modell der IT z.b. Mehr Buy als Make, mehr Zentral als Dezentral , mehr Business & IT Alignment – so muss sich auch die Business Organisation ändern. In einem komplett dezentral geführten Unternehmen wird die zentrale IT Schiffbruch erleiden, Bzw. die Business Organisation nicht funktionieren.
Das Business Operating Modell und das IT Operating Modell muss abgestimmt laufen. Blöderweise lässt sich das IT Operating Modell nicht kurzfristig ändern, und damit ist die IT oft Spielverderber für neue Business Organisationsformen. Diese Veränderungsgeschwindigkeit muss synchronisiert werden. „IT ist hard coden der Organisation – insbesondere systems of record wie ERP und CRM lassen sich nicht so einfach ändern“.
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