OUT NOW im #ConfareBlog mit Walter Eichinger:
New Work und Collaboration bei der Caritas
Auf dem größten und wichtigsten IT-Management Treffpunkt Österreichs, dem Confare #CIOSUMMIT hat Walter Eichinger im Gespräch mit Confare Gründer Michael Ghezzo und Peter Sany von ZOOM über New Work und Collaboration bei der Caritas berichtet. Eine besondere Bedeutung haben diese Themen angesichts der anstehenden Umzugs der Organisation in ein neues Gebäude. Im Bloginterview liefert Walter weitere Details.
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Was bedeutet Digitale Transformation für die Caritas? Vor welchen Herausforderungen steht man dabei in einer Non Profit Organisation?
Bei uns in der Caritas stehen die Menschen, die Hilfe brauchen im Mittelpunkt. Wir versuchen unkompliziert und möglichst niederschwellig zu helfen. Egal wo Hilfe benötigt wird, sei es bei den Themen Armut, Obdachlosigkeit, Hunger, Gesundheit, Flüchtlingen oder anderen.
Ich glaube als Non-Profit Unternehmen haben wir mit denselben Herausforderungen zu kämpfen, wie ertragsorientierte Firmen, aber wir arbeiten sehr viel mit vulnerablen Personengruppen, die wir schützen müssen und das war sicherlich ein Grund extrem auf digitale Kommunikationslösungen in der Pandemie zu setzen. Insgesamt ist es wichtig auf verschiedensten Kanälen Hilfe anbieten zu können und Zoom ist unser digitaler Weg.
Covid 19 hat Eure Organisation nicht nur durch mehr Remote Work beansprucht, sondern auch in Bezug auf Auslastung und tägliche Arbeit stark betroffen, was hat das für Eure Digitalisierungs-Reise bedeutet?
Die Caritas ist international tätig und auch die Caritas Wien bzw. Österreich beschäftigt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Ausland, sogar in verschiedenen Zeitzonen. Für Besprechungen und Meetings wurde schon vor Jahren eine technische Lösung gesucht und mit ZOOM gefunden.
Es war für uns unumgänglich, eine Lösung zu haben, mit der wir mit den Kollegi*innen im Auslandseinsatz sicher kommunizieren können. Wichtig war uns auch eine datenschutzkonforme Lösung mit Datenhaltung innerhalb der EU, was ein Grund für uns war nicht, wie viele andere, auf MS-Teams oder Skype zu setzen. Unsere Daten lassen wir von Zoom in Deutschland hosten.
2020 hat uns dann – wie auch alle anderen Unternehmen in Österreich- der erste Lockdown vor die Herausforderung gestellt, dass wir von einem Tag auf den anderen Homeoffice für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anbieten mussten. Mit Beginn der Pandemie war es wichtig, Hilfebedürftigen unsere Dienstleistungen ohne Unterbrechung weiter anbieten zu können. Wir haben innerhalb 1 Tages alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Home-Office geschickt, bei der IT hat es beispielsweise 4 Stunden gedauert, bis der letzte Kollege das Büro inkl. notwendiger technischer Ausstattung verlassen hat und für Wochen im Homeoffice blieb. Alle Besprechungen wurden innerhalb kürzester Zeit von Präsenz in online Termine umgewandelt und zwar sowohl firmenintern als auch mit Externen. Sogar die Weihnachtsfeiern wurden “virtuell” abgehalten, wir haben via Zoom Weihnachtslieder gesungen und gemeinsam im Homeoffice Kekse gegessen und Punsch bzw. Tee getrunken. Auch unser Klienten-Beratungen wurden, soweit möglich, digitalisiert.
Wir haben Zoom schon vor der Pandemie eingesetzt; inzwischen nutzt jeder in der Caritas Wien Zoom. Die Caritas Wien hat über 200 Standorte in Wien, dem Wein- und Industrieviertel, also von der tschechischen Grenze bis ins Alpenvorland. Aber auch die anderen Diözesen nutzen Zoom, also kann man sagen wir nutzen Zoom als österreichweites und internationales Kommunikationsmittel.
Unsere Arbeit können wir uns ohne ZOOM eigentlich nicht mehr vorstellen, die Kolleg*innen in der Verwaltung arbeiten täglich mit Zoom und während der Pandemie fanden sogar Klienten Termine virtuell statt, da wir unsere Dienstleistungen natürlich aufrecht erhalten wollten aber gleichzeitig die vulnerablen Gruppen, die wir betreuen, schützen wollten. Oberste Prämisse war Vermeidung von Clustern! Es wurden alle internen Veranstaltungen mit Präsenzteilnahme verboten.
Wie hat sich denn die Caritas konkret durch digitale Collaboration verändert? Was ist heute anders?
Ein wichtiger Faktor bei der Einführung von ZOOM war für uns die Datensicherheit, bei Zoom können wir den Standort der Server und damit das Hosting der Daten selbst bestimmen und mit Deutschland haben wir die Daten innerhalb der EU. Immerhin haben wir teilweise sensible Klientendaten und die Datensicherheit bzw. Datenkonformität ist uns sehr wichtig.
Zoom hat sich vom reinen “Videokonferenz”-Anbieter zu einem zuverlässigen und sicheren Provider von umfangreichen Digital Workplace Lösungen entwickelt. Diese wollen wir nutzen, um für unsere Mitarbeiter und Klienten optimale Voraussetzungen für eine ortsunabhängige und zuverlässige Kommunikation und Zusammenarbeit zu schaffen.
Was 2020 als pandemiebedingte Lösungen begann, ist mittlerweile unser Kommunikationsstandard. Unsere Klient*innen wollen zu Terminen teilweise nicht mehr persönlich kommen, unser Mitarbeiter*innen genießen die Möglichkeiten des Homeoffice. Mit den technischen Lösungen wollen wir die Arbeit bestmöglich unterstützen, aber z.B. mit Workspace Reservation den Wunsch nach Sozialen Kontakten im Büro fördern und unterstützen.
Welche Tools kamen denn dabei zum Einsatz?
Zoom Meeting/Zoom One ist unser virtueller Besprechungs-Standard.
Zoom Events unterstützt uns seit der Pandemie bei großen Veranstaltungen. Beispielsweise haben wir in der Pandemie die Generalversammlung, an der Sponsoren, Mitarbeiter*innen, Spender*innen usw. Teilnahmen mit Zoom Events organisiert. Unseren jährlichen Mitarbeiterkongress für ganz Österreich haben wir auch mit Zoom Events abgehalten.
Zoom Webinare werden zur Schulungsunterstützung eingesetzt.
Digitale Collaboration ist nun auch ein wesentlicher Baustein beim Gestalten des neuen Caritas Gebäude. Kannst Du uns mehr dazu erzählen? Welche Erwartungen hat Du auf die Art und Weise, wie in Zukunft bei der Caritas zusammengearbeitet wird?
Unsere Zentrale war ein Wohnhaus und die Wohnungen wurden einfach als Büros adaptiert. Das entspricht nicht aktuellen Büro-Standards, was dazu geführt hat, dass wir eine Generalsanierung beschlossen haben.
In unserer neuen Zentrale wollen wir Arbeitsräume, die „state of the art“ sind anbieten, was bedeutet, dass wir hybride Besprechungsräume brauchen, weil wir gelernt haben, dass rein physische Besprechungen kaum mehr stattfinden, immer mehr Personen sind nicht anwesend, aber auf der anderen Seite wollen wir uns wieder treffen und uns bei Besprechungen persönlich sehen. Da wird uns Zoom Rooms hoffentlich optimal unterstützen.
Das Home-Office und das damit verbundene Desk-Sharing wollen wir mit Workspace Reservation von Zoom umsetzen. Aktuell kommt man ins Büro und muss sich einen Arbeitsplatz suchen, was extrem mühsam ist. Außerdem hat man ja den Bedarf an den Bürotagen mit Kolleginnen und Kollegen, die auch anwesend sind, intensive Abstimmungsgespräche zu führen, was dazu führt, dass entweder in Nachbarbüros virtuell besprochen wird oder zusätzlich ein Besprechungszimmer erforderlich ist, weil wir eben aktuell keine Platzreservierung ermöglichen.
Digital Signage werden wir für unsere Eingangsbereiche, aber auch die Besprechungsräume nutzen. Wir haben aktuell in vielen Häusern Lösungen im Einsatz, allerdings sind es immer Einzellösungen und mit Digital Signage erhoffen wir eine Standard-Lösung, die alle anderen ersetzen kann. Das wird uns in der IT helfen Ressourcen zu sparen aber auch den Servicierungsgrad für unsere Mitarbeiter*innen zu erhöhen.
Eure Partnerschaft mit Zoom ist sehr intensiv. Welche Erwartungen hast Du denn an Deinen Partner? Welche Entwicklungen und Möglichkeiten wünscht Du Dir noch?
Da wir in der Vergangenheit mit Zoom einen guten und verlässlichen Partner gefunden haben, liegt es auf der Hand auch bei der Planung des neuen Gebäudes auf diese positiven Erfahrungen zu setzen …
Wir erwarten uns durch die Kooperation mit Zoom, dass wir zuerst den „Digitalen Arbeitsplatz“ innerhalb der Caritas Zentrale und danach sukzessive in den einzelnen Standorten realisieren und die Büroarbeit ins 21. Jahrhundert heben!
Schön wäre, wenn Zoom sich zu unserem Partner für den Workplace würde, damit wir alle damit verbundenen technischen Lösungen aus einer Hand bekommen.
Ich bin schon gespannt, was Zoom noch entwickelt, bis wir in 4 Jahren wieder unsere Zentrale besiedeln!