Wenn die Cloud-Telefonie TK-Anlagen ablöst – Das ist bei der Transformation zu beachten

by Anthony Torno

Internettechnologie und Telefonie wachsen seit vielen Jahren zusammen. Die Pandemie hat diesen Prozess noch weiter beschleunigt. Auch wenn der Nutzen für den Anwender relativ schnell deutlich wird, heißt es auch, dass die klassischen Herausforderungen der IT-Welt nun auch im TK-Bereich zu berücksichtigen sind. So auch Sicherheit, Integration in bestehende Infrastruktur, Connectivity etc.

Markus Buchner ist Geschäftsführer bei yuutel und hat mit uns über die wichtigsten Technologietrends, den Nutzen aber auch die Herausforderungen der konvergenten Technologie gesprochen. Persönlich trifft man ihn, die VoIP Profis von yuutel und etwa 600 weitere hochkarätige IT-Branchenprofis auf dem Confare #CIOSUMMIT Wien, Österreichs größtem IT-Management Treffpunkt.

Wie verändert der digitale Wandel die Telefonie und Kommunikationsanforderungen von Unternehmen?

Die Arbeitswelt hat sich in den vergangenen Monaten grundlegend verändert: Remote Working und flexiblere Arbeitsmodelle haben sich als neuer Standard für die berufliche Zusammenarbeit etabliert. Am Arbeitsmarkt zeichnet sich bereits ab, dass Mitarbeiter in bestimmten Fachgebieten ohne eine Homeoffice-Möglichkeit kaum mehr zu gewinnen sind. In einer digitalisierten Arbeitswelt ist das Wann, Wo und Wie zweitrangig. Teams sind über verschiedene Standorte verteilt und müssen trotzdem nahtlos und effizient zusammenarbeiten können – egal, ob am Bürostandort, im Homeoffice oder von unterwegs aus. Für Unternehmen bedeutet das die Notwendigkeit, sich von physischer Infrastruktur zu „befreien“ und auf einheitliche digitale Kommunikationslösungen aus der Cloud umzusatteln.

Welche Anwendungsszenarien gibt es für konvergente Kommunikationslösungen?

Immer mehr Unternehmen setzen unter dem Stichwort Unified Communications (UC) auf Kommunikations- und Kollaborationstools, welche Cloud-Telefonie, Videokommunikation, Chat, Terminplanung und vieles mehr in einer App bzw. Oberfläche vereinen. Der Vorteil: Die Mitarbeiter/innen können eine solche Lösung sowohl am Büroarbeitsplatz, im Homeoffice oder unterwegs nutzen – und müssen nicht ständig zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herwechseln. So kann etwa das beliebte Kollaborationstool Microsoft Teams mit dem passenden Telefonnetzbetreiber über die „Direct Routing“-Funktion zur integrierten Cloud-Telefonanlage „hochgerüstet“ werden. Die Nutzer telefonieren damit direkt aus dem MS Teams-Client unter ihrer gewohnten Büronummer – inklusive Durchwahlen und vielen weiteren Telefonanlagen-Features. MS Teams wird damit zur integrierten Kommunikationszentrale für den Geschäftsalltag.

Was sind die wichtigsten Technologietrends rund um VoIP, Telefonie und Unternehmenskommunikation, mit denen sich IT-Entscheider jetzt befassen sollten?

Aktuell vollzieht sich in der Telekommunikationsbranche ein Paradigmenwechsel hin zu möglichst infrastrukturlosen Lösungen für Unternehmen – die Telekommunikation verlagert sich in die Cloud. Telefonie benötigt heute nur mehr wenig physische Infrastruktur, wie z.B. ein Headset oder ein Mikrofon. Für alles darüber hinaus können Unternehmen softwarebasierte Dienste komplett aus der Cloud beziehen. Eine eigene TK-Infrastruktur wird mit VoIP-Telefonie obsolet – die Bereitstellung der benötigten TK-Funktionalitäten kann an Spezialisten ausgelagert werden, welche sich zuverlässig um Wartung, Sicherheitsmaßnahmen und Weiterentwicklung kümmern. Unternehmen bezahlen lediglich für die Dienste-Nutzung und können sich völlig auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Setzen Unternehmen etwa heute schon auf Microsoft, lohnt sich die Evaluierung von MS Teams als zentrale Kommunikationslösung.

Ein weiterer Trend geht in Richtung „Green IT“ – Energieeffizienz ist eine der großen Stärken einer Cloud-Telefonanlage, da multimandantenfähige Cloud-Lösungen weniger CO2-Ausstoß verursachen als eine Vielzahl an lokalen Installationen. Die Infrastruktur einer All-IP-Telefonanlage wird gemeinsam von tausenden Teilnehmer/innen genutzt; die Kapazitäten sind damit jederzeit optimal ausgelastet.

IT-Entscheider sollten auch die ISDN-Abschaltung als forcierten Technologiewechsel auf dem Radar haben. Wobei es sich hier weniger um einen Trend, als eine faktische Entwicklung handelt.

Die Cloud hält zunehmend Einzug in diesen sensiblen Unternehmensbereich – Was ist dabei zu beachten?

Die Sicherheit von Cloud-Telefonie beginnt bereits bei der Planung der Telefon-Lösung – und der sorgfältigen Auswahl des richtigen TK-Partners. Ein neuer Voice-over-IP-Anbieter sollte im Vorfeld kritisch auf einen „Fit“ mit dem Unternehmen hin bewertet werden – u.a. nach dem Vorhandensein entsprechender VoIP-Security-Maßnahmen. Fakt ist: Im Vergleich zur klassischen Telefonie bietet die VoIP-Telefonie wesentlich bessere und schnellere Fraud Detection-Systeme. Diese verhindern etwa sehr effektiv, dass Rufnummern manipuliert werden; auch Fake-Anrufe werden rasch erkannt und blockiert. Darüber hinaus sollten sich Unternehmen laufend über potenzielle Sicherheitslücken informieren, um sich gegen potenzielle Angriffe zu wappnen.

Was sind die größten Herausforderungen bei Ihren Projekten? Welche Vorbereitung braucht es?

Wir stellen bei vielen Kundenprojekten fest, dass sich eine historisch gewachsene TK-Infrastruktur nur schlecht mit cloud-basierten Lösungen verträgt. Das hat massive Auswirkungen auf die Gesprächsqualität – wir bemühen hier gerne das Bild „mit VoIP hören Sie zum ersten Mal, wie gut Ihr IT-Netzwerk ist“. Herausfordernd ist auch die sehr heterogene TK-Infrastruktur beim Vorhandensein von mehreren Standorten. In diesen Fällen sind wir oft mit einer Vielzahl an unterschiedlichen Betreibern oder Hardware-Lieferanten konfrontiert. Manchmal fehlt auch ein einheitliches Rufnummernkonzept oder die involvierten IT-Fachkräfte wissen einfach zu wenig über die „gewachsene“ TK-Infrastruktur.

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