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Markus Wernad, Acredia, Wer bei der IT-Modernisierung zu lange zögert, kann die Zukunft seiner Organisation gefährden!
Markus Wernad ist CIO der Acredia Versicherung AG. In den letzten Jahren war die Modernisierung und Zukunftsfähigkeit der IT des Unternehmens ein wichtiges Ziel für ihn. Im Interview spricht Markus über die dringende Notwendigkeit zur IT-Modernisierung, um die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu sichern. Es geht um klare Kommunikation, die Einbindung aller Mitarbeiter und die strategische Planung, um den Transformationsprozess erfolgreich zu gestalten.
Wo liegen denn in der Praxis wirklich die Herausforderungen von Legacy IT?
Ein wesentlicher Aspekt ist die Tatsache, dass Modernisierungen häufig zu lange dauern und von den verantwortlichen Personen bewusst hinausgezögert werden. Ebenso wurde in der Vergangenheit ein Schwerpunkt auf die Darstellung der Risiken und Gefahren gelegt, während die mit der Digitalisierung verbundenen Chancen und Vorteile nur unzureichend dargestellt wurden. Dies ist in vielen Fällen eine grob fahrlässige Vorgehensweise. In den meisten Fällen wird dies bewusst herbeigeführt, um am Bestehenden festzuhalten und die Veränderung bzw. Transformation hinauszuzögern.
Dies kann für ganze Organisationen existenzbedrohend sein. Eine weitere Herausforderung liegt in der Tatsache, dass es in vielen Fällen so gut wie keine Dokumentation dieser Altsysteme und der darauf laufenden Applikationen gibt. Zudem sind sehr oft die Wissensträger und Betreiber sogenannte One-Man-Shows. Diese Situation birgt ein beträchtliches unternehmerisches Risiko, das in der Praxis jedoch über viele Jahre hinweg häufig negiert wird.
In der Praxis führt dies oft zu einer starken Abhängigkeit von einzelnen Personen. Darüber hinaus stellt die Suche nach geeigneten Wissensträgern für diese Altsysteme am Markt eine besondere Herausforderung dar. Dies führt zu einer Sackgasse, in der sich das Unternehmen befindet. Eine weitere wesentliche Herausforderung liegt darin, dass man technologisch den Anschluss verloren hat und mit den Altsystemen keine Möglichkeit hat, diese im Kontext neuer Technologien (z. B. KI) zu nutzen.
Die Verfolgung innovativer Geschäftsmodelle wird durch Legacy-Systeme verhindert, was die Agilität eines Unternehmens einschränkt. Dies hat eine Verringerung der Wettbewerbsfähigkeit am Markt zur Folge. Weitere Herausforderungen sind beispielsweise Sicherheitsrisiken wie die regelmäßige Bereitstellung von Sicherheitsupdates und alte Softwarearchitekturen, die teilweise nicht für die heutigen Sicherheitsbedrohungen ausgelegt sind. Darüber hinaus steht nur noch eine geringe Anzahl an IT-Experten zur Verfügung, die über das erforderliche Know-how verfügen, um die Alt-Systeme zu warten und weiterzuentwickeln.
Markus und etwa 700 hochkarätige CIOs und IT-Branchenprofis trifft man auf dem wichtigsten und größten IT-Management Treffpunkt Österreichs, dem Confare #CIOSUMMIT Wien. Die Anmeldung für IT-Entscheider*innen ist nicht mit Kosten verbunden.
Wie geht man die Modernisierung der IT richtig an? Wo fängt man an? Wie findet man die richtigen Prioritäten?
Aus meiner Erfahrung lässt sich Folgendes zusammenfassen: Es ist nun an der Zeit, mit der Umsetzung zu beginnen und keine weiteren Verzögerungen mehr zuzulassen. Idealerweise sollte dies so früh wie möglich erfolgen. Daher lautet unser Motto: #YES WE DO.
Die Modernisierung der IT-Landschaft erfordert eine gründliche Analyse der aktuellen IT-Strukturen. Eine detaillierte Bestandsaufnahme der bestehenden Systeme ist hierfür unerlässlich. Im Rahmen der Bewertung sind insbesondere die Leistungsfähigkeit, die Kostenstruktur, die Sicherheitsaspekte sowie die gegenwärtige Übereinstimmung mit den Geschäftsanforderungen zu berücksichtigen.
Die gewonnenen Erkenntnisse sollten Aufschluss darüber geben, in welchen Bereichen Handlungsbedarf besteht und welche Maßnahmen dringend ergriffen werden müssen. Um die dringendsten Modernisierungsbedarfe festzustellen, müssen zunächst Schwachstellen und Engpässe identifiziert werden. Die Ergebnisse dieser Analyse bilden die Grundlage für die Definition klarer Ziele, die sich an den übergeordneten Geschäftsstrategien orientieren.
Eine strategische Roadmap zeigt auf, wie die Modernisierung erreicht werden kann und berücksichtigt dabei sowohl kurz- als auch langfristige Ziele. Bei der Priorisierung von Projekten sind Kriterien wie Geschäftsauswirkung, Kosten, Komplexität und Risiko von entscheidender Bedeutung.
Ich bin überzeugt, dass sich die Transformation durch ein Interim Management insbesondere dann massiv beschleunigen lässt, wenn ein hoher Aufholbedarf oder eine hohe Dringlichkeit der Modernisierung besteht. Die Außensicht und die Erfahrungen des Interim Managers können hier einen entscheidenden Beitrag leisten. Dadurch wird eine objektive und klare Sicht auf die aktuelle Situation gewährleistet, was eine schnelle Erstellung eines Aktions- bzw. Prioritätsplans ermöglicht.
Bei einer so großen Veränderung gibt es viele Unabwägbarkeiten? Wie plant man eine IT-Transformation?
Es ist von entscheidender Bedeutung, die strategische Ausrichtung des Unternehmens zu kennen, um die entsprechenden Maßnahmen ableiten zu können. Es sind klare Aussagen der Geschäftsführung, des Vorstands und des obersten Managements erforderlich. Ohne ein klares Bekenntnis zur Veränderung ist das Erreichen der Ziele sehr schwierig.
Die Planung muss in eine strategische Roadmap einfließen. Darüber hinaus ist ein Masterplan erforderlich, der die Reihenfolge der Veränderungen sowie die klaren Zielsetzungen definiert. Es ist von grundlegender Bedeutung, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über das Vorhaben informiert werden. Bei der Ausarbeitung des Transformationsplans ist es empfehlenswert, die Mitwirkung von Business und IT oder zumindest von Key-Usern aus den Fachbereichen zu berücksichtigen.
Eine offene und transparente Kommunikation ist von entscheidender Bedeutung. Es wird empfohlen, bereits in einer frühen Phase alle relevanten Stakeholder einzubinden, darunter Führungskräfte, IT-Teams und Benutzer. Eine breite Unterstützung und das Verständnis der Beteiligten für die Ziele und den Nutzen der IT-Transformation sind von entscheidender Bedeutung. Durch regelmäßige Kommunikation und Feedback-Schleifen lassen sich Erwartungen managen und Bedenken ausräumen. Ein effektives Change Management ist von entscheidender Bedeutung, um die Mitarbeiter auf anstehende Veränderungen vorzubereiten und ihre Akzeptanz zu fördern.
Des Weiteren ist es empfehlenswert, die Mitarbeiter im Umgang mit neuen Technologien und Prozessen zu schulen. Es ist von entscheidender Bedeutung, eine Kultur des Wandels und der Innovation zu fördern, um die Transformation erfolgreich zu gestalten. Eine sorgfältige Planung, die Berücksichtigung von Risiken sowie die Einbindung aller Beteiligten sind wesentliche Faktoren für eine erfolgreiche IT-Transformation. Dadurch lassen sich die Effizienz steigern und die Wettbewerbsfähigkeit erhöhen.
Wie sieht dabei die Rollenverteilung aus? Welche Rolle spielt der CIO dabei?
Es ist empfehlenswert, dass der Vorstand bzw. die Geschäftsführung hier klar und eindeutig als Projektauftraggeber auftritt. In dieser Situation kommt dem CIO eine zentrale Rolle zu. Seine Funktion ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg der Veränderung. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Rolle des Übersetzers der Veränderung eingenommen wird. Er muss als zentraler Ansprechpartner für die Veränderung zur Verfügung stehen und vor allem Antworten auf das “Warum” der gesamten Organisation haben.
Der CIO muss in verschiedensten Gremien vertreten sein und durch sein Engagement und seine Antworten als Aushängeschild für die Veränderung dienen. Der CIO sollte Plattformen schaffen, um auf die Ängste und Fragen der gesamten Organisation eingehen zu können. Eine weitere wichtige Aufgabe des CIO ist die Identifizierung von Personen, die die Veränderung verhindern oder blockieren, sowie die Einleitung entsprechender Maßnahmen. Es ist von entscheidender Bedeutung, sich bewusst zu machen, dass die digitale Transformation keine rein technische, sondern in erster Linie eine soziale Transformation ist.
Es ist von entscheidender Bedeutung, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Veränderung zu gewinnen. Dazu ist es erforderlich, die Vorteile und die Notwendigkeit in der heutigen VUCA-Welt klar aufzuzeigen. Die Fachabteilungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Bereitstellung von Geschäftsanforderungen und der Unterstützung der IT-Transformation. Ein gelebtes Anforderungsmanagement stellt sicher, dass Anforderungen und Feedback bereitgestellt werden, damit die technologischen Lösungen die Geschäftsziele unterstützen.
Von gleicher Bedeutung ist das Engagement und die aktive Beteiligung der Fachabteilungen an der Planung und Umsetzung der Transformationsprojekte. Dadurch wird sichergestellt, dass die Lösungen den Bedürfnissen der Benutzer entsprechen. Eine klare Rollenverteilung und die Zusammenarbeit aller Beteiligten sind wesentliche Faktoren für eine effektive Umsetzung der IT-Transformation. Damit lassen sich die Geschäftsziele erreichen und die Wettbewerbsfähigkeit erhöhen.
Was ist notwendig um Verständnis und Unterstützung im Unternehmen zu erreichen?
Um eine IT-Transformation im Unternehmen erfolgreich umzusetzen, sind gezielte Kommunikations- und Change-Management-Maßnahmen erforderlich. Diese Maßnahmen fördern die Akzeptanz der Veränderung und bauen Widerstände ab. Die frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg des Projekts. Es empfiehlt sich, Mitarbeiter frühzeitig in den Transformationsprozess einzubinden, um ihre Meinungen und Bedenken berücksichtigen zu können. Im Rahmen eines offenen Dialogs werden Ängste und Bedenken thematisiert. Dies dient der Klärung von Missverständnissen und dem Aufbau von Vertrauen.
Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, die Konsequenzen aufzuzeigen, die sich aus einer verspäteten Umsetzung bestimmter technologischer Veränderungen ergeben. Es gibt eine Vielzahl von Beispielen, die aufzeigen, wie Unternehmen in eine existenzbedrohende Lage geraten, wenn sie bewusst auf Veränderungen verzichten. Dadurch wird die Möglichkeit verpasst, sich den neuen Gegebenheiten anzupassen, was letztlich die Absicherung jedes einzelnen Arbeitsplatzes gefährdet. Es ist daher unerlässlich, dass Führungskräfte und CIOs ihrer Verantwortung nachkommen, um das Unternehmen mittelfristig wettbewerbsfähig und wirtschaftlich erfolgreich zu machen.
Der Erfolg oder Misserfolg unternehmerischer Vorhaben sowie der digitalen Transformation hängt maßgeblich von den Entscheidungen der Führungskräfte und des Managements ab. Es sind professionelle Führungskräfte erforderlich, die als Vorbild und Treiber der Veränderung vorangehen und als Übersetzer die Ängste und Bedenken bis hin zur Jobsicherheit offen ansprechen sowie mit transparenter Kommunikation auf die Menschen zugehen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass verschiedene Formate des Austauschs mit der gesamten Belegschaft praktiziert werden.
Ein Beispiel hierfür ist das sogenannte “IT-Kompass- und Innovationsforum”, welches pro Quartal jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin von der IT-Abteilung angeboten wird. In diesem Rahmen werden die laufenden, zukünftigen Projekte und Vorhaben offen thematisiert. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Fragen und Bedenken zu äußern.
Welche Anforderungen gibt es an das Change-Management?
Das Change-Management stellt einen wesentlichen Bestandteil jeder IT-Transformation dar. Eine transparente Kommunikation ist von entscheidender Bedeutung, um alle Beteiligten regelmäßig über Fortschritte, Herausforderungen und Erfolge zu informieren. Die Kommunikation sollte auf die verschiedenen Zielgruppen zugeschnitten sein, um sicherzustellen, dass die Informationen relevant und verständlich sind. Die Entwicklung von Schulungsprogrammen zur Unterstützung des digitalen Wandels für die Mitarbeiter ist von großer Bedeutung.
Die Förderung einer positiven Einstellung gegenüber Veränderungen und die Schaffung einer innovationsfreundlichen Unternehmenskultur sind wesentliche Ziele der Personalentwicklung. Die Führungskräfte müssen als Vorbilder agieren und die Veränderungsbereitschaft aktiv fördern. Das Change-Management muss eine klare Vision und spezifische Ziele für die Transformation bereitstellen, damit die Mitarbeiter die angestrebten Veränderungen nachvollziehen können.
Diese Ziele sollten messbar, erreichbar und mit den übergeordneten Unternehmenszielen abgestimmt sein. Ein gut geplantes und umgesetztes Change-Management ist von entscheidender Bedeutung dafür, dass die IT-Transformation die gewünschten Ergebnisse erzielt und das Unternehmen gestärkt aus dem Veränderungsprozess hervorgeht.
Wie verändern sich dabei auch die IT-Organisation und das Unternehmen?
Die IT-Transformation hat wesentliche Auswirkungen auf die IT-Organisation sowie auf die Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen. Der meist damit einhergehende Effizienzgewinn eröffnet die Chance, sich wieder auf das Kerngeschäft zu fokussieren und vor allem die Ausrichtung und Einbringung neuer Services oder Innovationen des Unternehmens voranzutreiben. Die Veränderungen betreffen nicht nur die technologischen Aspekte, sondern auch die organisatorischen Strukturen, Prozesse und die Unternehmenskultur. Von entscheidender Bedeutung ist dabei die Sichtweise, die Transformation als großartige Möglichkeit zu betrachten, ohne dabei das bisherige Vorgehen zu kritisieren.
Die Digitalisierung ist in der heutigen Zeit ein unausweichlicher Faktor, auf den Unternehmen setzen müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ohne diese verliert man sukzessive den Anschluss und läuft Gefahr, von Wettbewerbern überholt zu werden, die die Zeichen der Zeit früher erkennen und entsprechend handeln. Letztendlich stellt die Veränderung ein zentrales Kulturthema dar, dem sich jedes Unternehmen widmen muss. Auch hier kommt den Führungskräften und Managern als Vorbildern für die Unterstützung der Veränderung eine entscheidende Bedeutung zu. Im Rahmen der IT-Transformation erfolgt in der Regel eine Neuausrichtung der IT-Organisation und des IT-Betriebsmodells.
Dies ergibt sich beispielsweise durch die Nutzung von Cloud Services oder die Inanspruchnahme von Managed Services durch externe Partner erfolgen. Dies spielt insbesondere im Kontext der Make-or-Buy-Entscheidung eine wichtige Rolle. Die IT-Transformation wirkt sich auf die Arbeitsabläufe in bestimmten Bereichen des Unternehmens aus. Die Einführung neuer Technologien, agiler Methoden und einer Kultur der Innovation führt zu einer Steigerung der Flexibilität, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Diese Veränderungen unterstützen nicht nur die operativen Abläufe, sondern tragen auch zur strategischen Neuausrichtung bei, um den Herausforderungen und Chancen der digitalen Ära gerecht zu werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Vorteile der Veränderungen in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt den Mitarbeitern in geeigneter Form vermittelt werden. Das übergeordnete Ziel ist die Gestaltung der Zukunft und die Absicherung des Unternehmens im freien Wettbewerb.
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