Stefan Urdl leitet die IT-Geschicke bei VIENNA HOUSE. Als die alte Telefonanlage nicht mehr zeitgemäß war, hat man sich entschlossen, den Schritt zu einer Cloud Anlage zu wagen und sich für den Lieferanten NFON entschieden. Wir haben nachgefragt, was der Hintergrund für diesen Schritt war und was bei der Implementierung zu beachten war. Einen Überblick über die NFON Cloud Telefonie Lösungen kann man sich auf dem 12. Confare CIO SUMMIT am 3. und 4. April aus erster Hand holen.

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Ändert die Digitalisierung die Anforderungen, die Unternehmen an Telefonanlagen und Kommunikationslösungen haben?

Gerade in Bereich der Hotellerie verliert das klassische Telefon am Zimmer mehr und mehr an Bedeutung, der Gast benötigt es heutzutage kaum noch. Umso wichtiger ist es für uns die Telefonanlage zu digitalisieren, mit Apps zu kombinieren und dadurch neue Funktionen für beispielsweise das Housekeeping zur Verfügung zu stellen, um beispielsweise den Zimmerstatus oder besondere Wünsche der Gäste kommunizieren zu können.

Im Backoffice-Bereich wiederum ist das Telefon ein wichtiger Bestandteil, sei es für die Reservierung oder für die interne Kommunikation. Eine klassische Dect-Anlage haben wir nicht mehr im Einsatz. Eine App unserer Telefonanlage kommuniziert via Voice-over-Wifi und macht so die interne Kommunikation einfach wie nie zuvor.

Die Vernetzung aller Standorte ist für uns ein wesentliches Thema – und dies ohne Investment in eine lokale PBX-Anlage. Daher war für uns der Weg in die Cloud ein logischer Schritt.

Was muss man bei der Auswahl beachten?

Wie schon erwähnt, ist die Bedeutung der Zimmertelefone zu vernachlässigen, trotzdem muss man diese als Hotelstandard anbieten. Uns war bei der Auswahl wichtig, dass die analoge Zimmerwelt mit der digitalen Backoffice Welt einfach verheiratet werden kann. Eine Neuverkabelung der Zimmer war nämlich keine Option.

Des Weiteren war für uns die Einfachheit der Bedienung im Backend ein wichtiges Kriterium, wir wollen für die Konfiguration nicht auf externe Berater oder den Support zugreifen, sondern dies selbst unkompliziert erledigen.

Cloud hält zunehmend Einzug in diesen sensiblen Bereich – Was bedeutet das für Unternehmen?

Zuerst einmal bedeutet es ein Umdenken und dies ist oft schon die erste Hürde. Heutzutage verschmelzen die unterschiedlichen Kanäle im Bereich der Telefonie, sei es das klassische Telefon, das Mobiltelefon oder die Skype-Konferenz. Als MitarbeiterIn möchte man alle Kanäle nutzen, ohne aber drei Devices benutzen zu müssen.

Worauf sollte man in Bezug auf Sicherheit beachten?

Das ein Rechenzentrum alle notwendigen Zertifizierungen erfüllt, ist eine Grundvoraussetzung. Danach geht es mehr um die Details, wie beispielsweise die Möglichkeit Gespräche zu verschlüsseln.

Was sind die Erfolgsfaktoren bei der Implementierung von Cloud-basierter VoIP Telefonie?

Wir hatten den großen Vorteil, dass die meisten lokalen Telefonanlagen end-of-life waren. In der Vollkostenrechnung war die Cloud-Anlage den lokalen Anlagen dann deutlich überlegen. Hinzu kommt das Prinzip des „you-pay-what-you-use”, sobald wir Anschlüsse von der Anlage abmelden, zahlen wir diese auch nicht mehr.

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die rasche Implementierung. Zu Beginn werden sich ein paar Gedanken über die Durchwahlen und die zusammenhängenden Telefongruppen gemacht und schon kann es in wenigen Tagen losgehen.

Die Skalierbarkeit macht eine Telefonanlage so gut wie unschlagbar, bauen wir heute einen Zubau in einem unserer Hotels, müssen wir nicht die Telefonanlage erneuern, sondern schalten neue Ports auf.

Was sind die wichtigsten Technologietrends rund um VoIP, Telefonie und Unternehmenskommunikation, mit denen sich IT-Entscheider jetzt befassen sollten?

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