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Alexander Braumann (BETTERMEETINGROOMS) – Wieso ein guter Meetingraum Geld spart
Alexander Braumann – einer der Gründer der BETTERMEETINGROOMS – beschäftigt sich seit 25 Jahren mit Kommunikation & IT. In unserem Blogbeitrag zeigt er, wie Augmented Reality und 3D-Visualisierung helfen, Meetingräume optimal zu gestalten und deren Effizienz zu steigern.
Was ist heute beim Gestalten von Meetingräumen zu beachten, die sowohl technisch fortschrittlich als auch benutzerfreundlich sind?
In Zeiten knapper Budgets und erhöhtem Kostendruck ist es unerlässlich, dass jede Investition einen klaren Mehrwert bietet und spürbare Verbesserungen erzielt – hybride Meetings effizienter zu gestalten, ist ein Ansatzpunkt mit großem Potenzial.
Das Wichtigste ist, gut zwischen den verschiedenen Anforderungen von Geschäftsführung, Facility Management, Design, IT und Einkauf zu übersetzen. Die Kunst besteht darin, Erfahrungen und Trends der verschiedenen Bereiche zu einer gemeinsamen Lösung zu verschmelzen.
Normalerweise läuft es so ab: Das Workplace-Team erstellt Konzepte, dann gibt’s Meetings mit IT und Media-Team, Präsentationen, Angebote – ein langer Prozess. Aber warum nicht einfach eine Apple Vision Pro verwenden und den Raum direkt erleben? Visuell & Akustisch. So sieht man sofort, was ins Budget passt und was nicht.
Genau hier setzen wir mit unserer Methodik an, ein digitaler Zwilling des Raums als Fundament und Augmented Reality und 3D-Visualisierungen als Übersetzungswerkzeuge.
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Welche spezifischen infrastrukturellen Anforderungen sind für die Schaffung eines idealen Meetingraums im Kontext von New Work unerlässlich?
Aus technischer Sicht wurde durch die COVID-Pandemie Personal-Video das “new normal”; Zoom zu Hause, Microsoft Teams im Büro – in irgendeiner Form haben wir das alle erlebt.
Und damit sind dies auch die neuen Plattformen für Videokonferenzen. Das ist aus infrastruktureller Sicht natürlich vorteilhaft – man braucht keine teure Infrastruktur mehr im Rechenzentrum selbst betreiben, sondern einfach Cloud Lizenzen und im Meetingraum dann passende Hardware. Jedoch sind die neuen Plattformen sehr „PC/Laptop-zentrisch“ entwickelt, und die Integration von Räumen ist nicht so einfach, da dabei viele Aspekte berücksichtigt werden müssen, wie etwa Raumlayout, Beleuchtung, Akustik, Kamera- und Mikrofonpositionen/Ausleuchtung sowie die Wahl des Bildschirms oder Touchscreens usw.
Hinzu kommt, dass oft unklar ist, wer zuständig ist – ein Problem, das mit der Größe des Unternehmens noch zunimmt.
Wir sind überzeugt, dass unsere Softwarelösung die Kommunikation zwischen Abteilungen optimiert – durch die Kraft visueller Darstellungen.
Wie beeinflussen hybride und virtuelle Arbeitsmodelle die Ausstattung und das Design von Meetingräumen?
Bisher wurde ein Meetingraum nur für die Anforderungen der Personen IM Raum designt. Neu ist, dass jetzt auch Teilnehmer, die remote dabei sind, mit einbezogen werden müssen. Dafür sollte sich ein Innenarchitekt aber am letzten Stand der Technik bewegen.
Werkzeuge, die Innenarchitekten ermöglichen, diese Technologien zu veranschaulichen, sind dafür natürlich hilfreich. Nimmt man 65-Zoll- oder 86-Zoll- Bildschirme, oder sogar größere? Welche und wie viele Kameras/Mikrofone? Was ist die richtige Distanz?
Wir haben dafür zwei Lösungen: Erstens haben wir Tools entwickelt, die es ermöglichen, Videokonferenz-Technologie in bestehende 3D-Modelle von Innenarchitekten zu integrieren und zu visualisieren. Kamerawinkel, Mikrofonreichweite, optimale Distanz zum Bildschirm, Akustikverhalten – aber auch: Wie sieht der Raum für die andere Seite aus? Wie weit reicht der Zoom der Kameras?
Zweitens, Innenarchitekten und Designer arbeiten jetzt schon sehr visuell. Genau das wollen wir mit unseren Software Lösungen unterstützen. Wir verwenden Augmented Reality um direkt im Raum schon zeigen zu können was möglich wäre.
Welche Trends sehen Sie in der nahen Zukunft für die technische Ausstattung von Meetingräumen?
Multi-Meeting Platform: Die technische Ausstattung muss mit allen gängigen Anbietern von Online-Video-Services funktionieren – intern wie extern, egal ob Microsoft Teams, Zoom, Google, Webex oder OpenSource. Und das auch benutzerfreundlich.
Also erkennt das System idealerweise automatisch, um welches Meeting es sich handelt, und wählt das Richtige aus.
Ein weiterer neuer Trend ist Multi-Kamera-Systeme. Die Künstliche Intelligenz einiger Anbieter ist bereits so weit entwickelt, dass VC Systeme einen Regisseur “dabei haben”. Zwei oder drei Kameras werden im Meetingraum positioniert, und die KI übernimmt die Rolle von Kameramann und Regisseur.
Das Ergebnis ist ein erstklassiges hybrides Meeting-Erlebnis – Multi Kamera Video
Neue demokratische Boardroom Setups sind im Trend. Wie kann man sich das vorstellen? Auch dabei ist es hilfreich, in den eigenen Räumlichkeiten ausprobieren zu können, wie so etwas aussehen könnte.
Und zuletzt hybride Events & Asynchrone Kommunikation. Wie kann mein Meetingraum auch das beste Recording Studio im Büro sein und wie integriert man Recording & AI-Transkriptionen in den Meetingraum.
Was ist in Bezug auf Nachhaltigkeit zu beachten?
Eine gute hybride Arbeitskultur kann den CO2 Abdruck erheblich verbessern. Ein Unternehmen, dass behaupten kann, eine inklusive Meetingkultur zur Verfügung zu stellen, welche remote und In-Person Teilnehmern die gleichen Möglichkeiten bietet, hat hier schon viel geschafft.
Der bessere CO2 Abdruck muss aber auch nachweisbar sein – hier setzen wir an. Durch den digitalen Zwilling jedes Meetingraums können wir Datenquellen in Zukunft verknüpfen und ein wirklich umfassendes Reporting anbieten. Derzeit diskutieren wir die Anforderungen dazu mit unseren Pilot-Kunden.
Welche Sicherheits- und Datenschutzaspekte müssen bei der Implementierung neuer Technologien in Meetingräumen berücksichtigt werden?
Erst kürzlich war ich auf einem Event für Audio/Video Partner. Dort wurde diskutiert, wie schwierig die Integration von Meetingraum Komponenten in ein bestehendes Netzwerk sei, warum dazu nicht ein eigener Switch verwendet werden könnte. Ich musste schmunzeln. Natürlich ist es eine neue Herausforderung, für AV Spezialisten sich tiefer mit Netzwerk und IT-Security beschäftigen müssen, aber hier braucht es ein Umdenken. Dies ist nicht mehr trennbar.
Unser Vorteil ist das wir von der IT Seite kommen. Unsere Erfahrung im multinationalen Enterprise-Bereich und in sensiblen Krankenhausumgebungen garantiert höchste Sicherheitsstandards in allen unseren Tätigkeiten – nicht als Zusatz, sondern als Grundvoraussetzung.
Wie kann Technologie in Meetingräumen flexibel an verschiedene Geschäftsanforderungen und Branchenspezifika angepasst werden?
Möbelhersteller beginnen speziell für verschiedene Szenarien ihre Produkte und Lösungen anzupassen, zb. Steelcase Flex Collection, Sedus Diffuse Office, Vitra Dancing Office. Flexibilität and Adaptierbarkeit sind hier im Fokus.
„Smart“ bedeutet im Technologiebereich „programmierbar“. Hersteller wie Cisco haben ihr eigenes Betriebssystem mit APIs. Kann man diese Programmierschnittstelle bedienen, entstehen neue Möglichkeiten, wie man einen Raum in einen “Modus” versetzt.
Cisco hat dazu ein spannendes Projekt in Norwegen mit dem Oslo University Hospital umgesetzt um Multi-Disziplinäre Team Zusammenarbeit, als Beispiel am Tumorboard, neu zu denken. Hier gilt es spezielle Anforderungen zu integrieren. Wie werden z.B. medizinische Bilder hochauflösend geteilt, wie Besprechungen dokumentiert, was wird von den verschiedenen Rollen wie Onkologen, Radiologen benötigt? https://video.cisco.com/detail/video/6228157081001
Die hier gewonnenen Erkenntnisse sind wertvoll für alle, die branchenspezifische Lösungen suchen – und genau dieses Wissen möchten wir am Markt verfügbar machen
Welche Rolle spielt Inklusion beim Gestalten moderner Meetingräume?
Jeder, der in internationalen Unternehmen tätig war, kennt es: Früher war der Standort entscheidend für die Karrierechancen. Der Kollege, der näher am Chef saß, hatte bessere Möglichkeiten. Ähnlich ist es heute: Ein nicht optimal ausgestatteter Hybrid-Meetingraum macht Remote-Teilnehmer zu „2nd-Class-Citizens“. Ein einfacher Benchmark für eine Hybride Arbeitskultur ist: Hat man das Gefühl, es wäre besser, vor Ort zu sein dann besteht Optimierungsbedarf. Wenn nicht, dann spricht man von einem wirklich inklusiven Meetingraum.
Wenn das Fundament gut ist, also die Hardware im Raum richtig funktioniert, dann verbessert die Software sich ständig und neue Funktionen können angeboten werden. Zum Beispiel:
- Untertitel, Live-Transkription für länderübergreifende Meetings oder für Mitarbeiter mit Hörbeeinträchtigung.
- KI-gestützte Kameraanpassung für gleichberechtigte Darstellung von Remote-Teilnehmern.
- Barrierefreie Ausstattung (höhenverstellbare Touchscreens, intuitive Bedienung).
Wie wichtig ist die Zusammenarbeit mit IT- und Audio-Video-Experten bei der Gestaltung moderner Meetingräume?
Ein Video-System muss sauber in das Netzwerk und das Service Management integriert werden können. Displays haben WLAN und Betriebssysteme mit Netzwerkfunktionen, man muss sich ein Security Konzept überlegen, vor allem wenn die User komfortables Sharing wie Apple Airplay oder Miracast nutzen wollen. Verkabelung muss harmonisiert werden, die Akustik im Raum soll passen. Eine Integration in die Gebäudesteuerung ist oft gewünscht. Größere Unternehmen brauchen eine saubere End-to-End Verschlüsselung mit modernem Schlüsselmanagement.
Dazu kommt die Herausforderung, dass verschiedene Komponenten eingesetzt werden, und jeder Hersteller sein eigenes Management Portal verwendet.
Wir beraten Unternehmen dabei, hier ein standardisiertes Lifecycle Management einzuführen.
Wo seht Ihr Eure unternehmerische Perspektive dabei?
Die CIO Agenda ist hybride Meetings effizienter machen, um Kosten zu senken, und die Zusammenarbeit global zu verbessern. Es gibt bereits herausragende hybride Meetingräume, die Unternehmen einen echten Mehrwert bieten – allerdings nur für diejenigen, die sich (oft teure) Spezialisten leisten können und/oder wollen.
Wir wissen, wie man Meetingräume optimal gestaltet. Doch individuelles Expertenwissen skaliert nicht. Deshalb entwickeln wir die BMR Software-Lösungen, um dieses Know-how für alle zugänglich zu machen.
Derzeit arbeiten wir mit Pilotkunden um besser die Schmerzpunkte zu verstehen. Bei Interesse gibt’s die Möglickkeit dies kostenlos zu probieren, mehr dazu hier.