Archiv im Bereich Digitalisierung – Wirtschaftlichkeit und Rechtssicherheit beim Archivieren von Daten

by Michael Ghezzo

Archiv im Digitalen Wandel: Die zunehmende Digitalisierung von geschäftsrelevanten Inhalten bringt massive Anforderungen an die Infrastruktur – wie archiviert wird rückt in das Augenmerk der Behörden, Wirtschaftsprüfer und Gerichte. Wenn im Bezug auf Rechtssicherheit Fehler gemacht werden, kann das unangenehme rechtliche Folgen nach sich ziehen. Im Gespräch Buch-Autor und Organisations-Experte Markus Oman, Gründer der O.P.P. -Beratungs KG.

Unternehmensdaten werden zunehmend digital verarbeitet und müssen daher auch digital archiviert werden. Eine wahre Datenflut muss dabei von der dahinterliegenden IT-Infrastruktur bewältigt werden.
Diese Herausforderungen zu meistern bedeutet laut Markus Oman, dass man mitunter den Spagat zwischen Zielen beherrschen muss, die miteinander, wenn nicht im Widerspruch, dann zumindest im Konflikt stehen. So ist es zB notwendig, dass Archive und deren Stores sowohl löschbare Daten, als auch unlöschbare Informationen revisionssicher verarbeiten können.

Rechtliche und wirtschaftliche Risiken sind zu beachten
„Fehlende Ordnungsmäßigkeit und mangelnde Rechtssicherheit führen unweigerlich zu Problemen mit den Finanzbehörden. Desweiteren gerät man praktisch unmittelbar in Konflikt mit den einschlägigen Gesetzen (DSG, BAO, UGB, UWG, GmbhG, AktienG, Verbandsverantwortlichkeitsgesetz, etc.).“ Solche Verstöße und mangelhafte Bearbeitung der Geschäftsprozesse führen nicht nur zum Verlust von Aufträgen und damit zur dramatischen Schmälerungen der EGTs, sie können bis zum vollständigen Ausstieg von Versicherungen im Schadensfall führen, da die einschlägigen Rechtsbestimmungen nicht eingehalten wurden. Dazu kommen noch Imageschäden und Haftungsprobleme.

Die Komplexität ist enorm. So haben heutzutage viele Branchen Aufbewahrungsfristen von mehr als fünfzig Jahren. Es muss daher für entsprechende Migrations-Szenarien und für sachgemäßen Umgang mit den betroffenen Dokumenten Sorge getragen werden.

Rechtsfallen werden oft nicht rechtzeitig ausgemacht
Markus Oman hat die Erfahrung gemacht, dass Fehler vor allem durch die mangelnde Kenntnis der Zusammenhänge von IT, Recht und Betriebswirtschaft passieren. Besonders dort, wo es widersprüchliche Ziele gibt oder Gesetzesanforderungen, die miteinander in Konflikt stehen, sind die Infrastruktur-Verantwortlichen überfordert. Ein in Österreich verbreitetes Problem ist die Ungültigkeit von ausländischen Zertifikaten (zB das deutsche GDPDU; GoBS / GoBIT; etc.). Das Management fühlt sich dank der zertifizierten Lösungen auf der sicheren Seite und ignoriert dabei Unterschiede in der unterschiedlichen Gesetzeslage.

Technik oder Prozesse – Wo sehen Sie bei den Unternehmen den meisten Handlungsbedarf?
Markus Oman sieht den Handlungsbedarf eindeutig bei den Prozessen: „Wo diese nicht strukturiert und einheitlich (gleiche Vorgehensweise für ähnlich gelagerte Fälle) stattfinden, geht viel Potenzial an Zeit und Personal-Ressourcen verloren.“ Wenn die Prozesse nicht angepasst und verbessert werden, können auch die teuersten Infrastruktur-Lösungen nicht ihren vollen Nutzen entfalten. Selbst wenn sich das Unternehmen mit modernen eArchiven und Work Flow Systemen ausgestattet hat – ohne Prozessgestaltung können die vielfältigen Vorteile nicht genutzt werden und der ROI der Implementierung fällt wesentlich geringer aus als erwartet.

In Unternehmen wird häufig die Compliance als reiner Kostentreiber gesehen, aber neben den Effekten zur Vermeidung von Zusatzkosten, wie sie bei der Verhinderung von Daten-Missbrauch und Eindämmung von Interessenskonflikten entstehen, steigert die Gewährleistung von Informationssicherheit und Prozessgenauigkeit die Effizienz. „Setzt man Compliance im Sinne eines intelligenten IKS und Prozess Controllings ein, so steigert man damit massiv den Output von Geschäftsprozessen und verbessert somit nochmals die Unternehmensergebnisse“, meint Markus Oman.

Markus Oman ist Keynote Speaker auf der Confare Tagung „eArchiv 2010 – Rechtsicherheit im Umgang mit Dokumenten“, die in Wien am 7. Oktober 2010 stattfindet. Details und Anmeldung finden Sie auf www.confare.at.

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