Büro 4.0 – Durch sinnerfüllte Arbeit zu Innovation und Performance

Dr. Helmut Szpott von Artaker Computersysteme GmbH steht für die Vision Büro 4.0. Durch neue Technologien und neue Organisationsformen sollen Unternehmen nicht nur effizienter werden. Arbeit, die Sinn hat, macht Mitarbeiter innovativer, zufriedener und produktiver. Im Blog Interview zur Confare-Konferenz  “Innovative CIO” stellt Helmut Szpott seine Vision vor, wie Büro 4.0 in der Praxis aussehen kann, und welche Schritte dafür notwendig sind, sie zu erreichen.

Wie verändern sich die Anforderungen an Mitarbeiter und Unternehmen?

Die Anforderungen werden für die Mitarbeiter inhaltlich konzentrierter und spannender: mehr Freude durch sinnvolle Tätigkeiten (wenig nervenaufreibende Suche, Ablegen, Kopieren, Mails verwalten usw.). Unternehmen werden schneller und informierter auf die Wünsche ihrer Kunden reagieren können und (schneller) neue Produkte anbieten können. Informierte Mitarbeiter können ihre Kunden besser servicieren – in der Buchhaltung z.B. durch Dashboards mit Freigabe-Stati von Rechnungen, in der Personalabteilung z.B. durch automatisiert erstellte Reminder bei noch offenen Einstellungs-Dokumenten.

Wie sieht das Büro 4.0 aus? Was ist neu, was ist anders?

Das „Büro 4.0“ ist kein Raum: arbeiten kann man ja überall – in Besprechungszimmern und auf Almhütten. „Büro 4.0“ beschreibt die Art des Arbeitens: neu ist die digitale Vernetzung von Tätigkeiten der Menschen (z.B. Kunden mit Lieferanten, Händler mit Partnern usw.) über die Unternehmensgrenzen hinweg. Arbeiten in Silos (in Software-Silos wie SAP, CRM, Intranets usw., aber auch in abgeschotteten Abteilungen) ist vorbei. Die Verwaltungsarbeiten und „Büro-Arbeiten“ müssen digital stattfinden. Das bedeutet, dass nicht mehr nur Teile der Arbeit digital sind, sondern Abläufe durchgängig digital werden müssen. Wir erleben das heute noch oft mit Brüchen, wenn wir uns das am Beispiel eines Vertrag ansehen: meist startet das im Word, wird per E-Mail versendet, in verschiedenen Dateien abgelegt, um am Ende ausgedruckt und in Papier und als PDF abgelegt zu werden. Im Büro 4.0 gäbe es den Vertrag ausschließlich digital: Erstellung, Bearbeitung, Versionierung und digital unterschrieben – und anschließend werden Fristen überwacht, mit Stammdaten angereichert und im Kunden-360°-Dashboard aufrufbar.

So wie ein Dirigent mit VIELEN Musikern und VIELEN Musikinstrumenten EINE Sinfonie zum Klingen bringt, so sorgt die Arbeitsweise von Büro 4.0. dafür, dass VIELE Silos (Mitarbeiter und deren jeweilige Softwaretools) miteinander auf EINER Oberfläche durchgängig kommunizieren und digital kooperieren können.

Technisch gesehen haben wir bei modernen Fahrzeugen doch jetzt schon viele Funktionen (von der Gangschaltung bis zum Bremsen, oder vom Betätigen des Scheibenwischers bis zum Kuppeln), die von EINEM Fahrzeugsystem übernommen werden und automatisiert ablaufen – und auch beim Büro 4.0 sorgen Konnektoren dafür, dass VIELE Softwaretools (von CRM bis ERP oder vom Mailsystem bis zur Fibu) miteinander verknüpft und intelligent gesteuert werden und auf EINEM Dashboard zur Verfügung stehen.

Artaker Büro 4.0

Wo startet der Weg? Was sind die richtigen ersten Schritte?

Jede Reise startet mit dem ersten Schritt: dem Gespräch über den Stand der Dinge und die Vision, welches Schiff man für diese Reise ins „Büro 4.0“-Land braucht. Artaker Computersysteme bietet auf der Basis einer Reifegrad-Analyse der Organisation einen geführten Phasenplan an. Ein häufiger erster Schritt ist die Orientierung in der Frage: Wozu kann Digitalisierung für unsere Unternehmen dienen?

Wie sieht die Zukunft des Büroalltags aus?

Die Zukunft des Büroalltags 4.0 wird so sein, wie die Menschen arbeiten wollen: freier, informiert, mit Sinn, und Zeit für das Wesentliche. Die unproduktiven Dinge, die jeder Organisation eigen sind, müssen im Hintergrund geschehen – wie z.B. Ablagen, Kopieren, Daten übertragen, Suchen usw. In Zukunft werden Informationen zu einem Kunden z.B. in einem integrierten Dashboard dargestellt. Dieses Dashboard wird aus allen Datenquellen gespeist (z.B. aus E-Mails, Kundendatenbanken, Buchungssystemen usw.) .

Welche Perspektiven gibt es für den Umgang mit Dokumenten und Digitalen Inhalten?

In den letzten Jahren wurde viel Zeit und Energie in die Schaffung von Software mit Teil-Lösungen investiert. Meist waren abteilungsbezogene Softwaresilos – z.B. Personal-Akte, Kaufmännische Akte, Kunden-Akte usw.- das Ergebnis. Ein Sprung in eine grundlegende Veränderung – die das Denken in Geschäftszielen und Geschäftsprozessen erfordert -, haben viele Unternehmensführer ihren Mitarbeitern aber nicht zugetraut. Mittlerweile wollen die Benutzer Oberflächen, die so einfach zu bedienen sind wie Webshops. Daher erwarten wir hier radikale Änderungen.

Dokumente sind ja nicht nur einfach PDFs, Words usw., die Inhalte „festhalten“. Dokumente gehören ja in Kreisläufe, verändern sich, werden geteilt, verworfen, erneuert – und wachsen aufgrund der Geschwindigkeiten in allen Märkten enorm schnell und teilweise chaotisch. Menschen geben an, dass Zeitdruck und parallele Aufgaben enorm gestiegene Stressfaktoren bei der Arbeit sind und durch digitale Automatisierung kann dieser Druck verringert werden – z.B. bei Servicecentern erkennen Software-Roboter automatisch aufgrund der inhaltlichen Analyse und Klassifizierung, ob eine Mail eine Beschwerde oder eine allgemeine Anfrage ist und leiten sie so zum richtigen und kompetenten Mitarbeiter weiter, und jeder kann seine Zeit besser nutzen und das tun, wofür er eingeteilt ist. Der Zusatzaufwand durch allgemeine Verwaltungstätigkeiten wird enorm reduziert werden.

Auf der Confare Veranstaltung “Innovative CIO” am 22. November 2017 haben Sie die Möglichkeit, mit hochkarätigen Experten und Software-Hersteller über aktuelle Trends und Herausforderungen der Digitalisierung zu diskutieren. 

Anmeldung und Details: Innovative CIO

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