IT-Einkauf wird zur Gratwanderung

by Annecilla Sampt

IT-Procurement vereint die grundsätzlichen Herausforderungen des Einkaufs, von rechtlichen Aspekten bis zur Vertragsverhandlung mit der den Anforderungen des Demandmanagements und der technischen Komplexität. So wandert die Aufgabe zwischen den unterschiedlichen Fachbereichen hin und her, landet mal beim Einkauf und wandert dann wieder zur IT zurück. Das Ergebnis ist selten befriedigend, fast nie optimal, meint Alex de Zeeuw, Management Consultant, ex-IBM Manager und Interims CIO auf Grund seiner Erfahrungen in internationalen Konzernen und erfolgreichen Unternehmen. Mehr über die Rolle des IT-Einkaufs und über die Schaffung eines IT Procurement Eco-Systems gibt es beim 11. Confare CIO SUMMIT, dem größten IT-Management in Österreich mit zahlreichen hochkarätigen IT-Management Profi aus dem DACH Raum.

Hat sich die Rolle des IT-Einkaufs verändert?

Generell ist die Rolle des Einkaufs in den letzten Jahren, nicht zuletzt im Rahmen ständig wachsender regulatorischer Ansprüchen, immer bedeutender geworden. Die optimale Lösung für den IT Einkauf ist in den meisten Firmen aber bis heute nicht gefunden worden. Viele Einkaufsverantwortliche neigen dazu, “das Problem” IT Einkauf abzuschieben, und zwar an die IT. Laut einer Economist Studie 2017 berichten 73% des IT Einkaufs an IT. Damit tun sich aber neue Challenges auf: Ist IT interessiert an vertragstechnischen Feinheiten? Versteht IT die Kunst des Verhandelns? Wo bleibt das “Check and Balance” bzw. die Gewaltentrennung?

Warum hat der IT Einkäufer eigentlich keine Chance seine Aufgabe richtig zu erfüllen?

In einem sich derart schnell verändernden IT Markt ist es fast unmöglich, das richtige Know-How zur richtigen Zeit auf zu bringen; es ist schon höchst anspruchsvoll für die IT Mannschaft selbst, sich laufend auf dem neuesten Stand der Entwicklungen informiert zu halten. Wie soll der IT Einkäufer, der womöglich noch andere Kategorien (Facility Management, Travel, …) vertritt, hier denn mithalten können?! Verschärft wird die Situation nochmal für den Midsize Markt, im Umfeld von Firmen mit Umsatz Grössen zwischen 1 und 3 Mia-Umsatz. Zu klein für eine dedizierte IT Einkaufsfunktion und zu gross, um nicht richtig Geld zu verlieren bei mangelhaftem Vertragsmanagement. Wir schätzen, dass dem Schweizerischen Midrange Markt jedes Jahr Savings-Opportunities durch schlecht verhandelte IT Vertrage und ungenügend gemanagte Lieferanten von einem 3-stelligen Millionen Betrag entgehen.
Die Rolle des IT Einkaufs war aber immer schon eine zwischen Stuhl und Bank: Zu wenig Einsicht in die sich schnell bewegende ICT-Welt, und deshalb wenig Akzeptanz beim IT Management; daher auch keine Integration in die Investitionsprojekte und deshalb noch weniger Möglichkeiten sich das notwendige IT Wissen anzueignen: Ein – kostbarer – Teufelskreis.

Was ist beim Vertragsmanagement zu beachten?

Das Contract Life Cycle Management ist ein echtes Stiefkind in fast jeder IT Organisation. Man mache doch mal einen kurzen Cross-Check: Fragen Sie doch gelegentlich mal nach “Wo sind eigentlich alle unsere IT Verträge abgelegt?” Die Antworten beginnen meisten so: “Also, die meisten liegen, glaube ich, bei Frau/Herr XY..”. No comment… Das konsequente und pro-aktive Vertragsmanagement ist meist schwer zu finden: Brauchen wir wirklich alle SW, die wir lizenziert haben? Wann läuft der WAN Vertrag aus? Welche Veränderungen auf dem ICT-Markt (Technologien, Player, Angebote) können für uns zu besseren Konditionen führen? Im Käufer-Markt IT sind die Preise nicht nur völlig intransparent, sie lassen sich mit den richtigen Techniken auch jederzeit neu verhandeln.

Was sind die 3 schlimmsten Fehler, die man beim IT-Einkauf machen kann?

Der Fehler mit den verheerendsten vertragstechnischen, aber vor allem kommerziellen Auswirkungen ist immer wieder das zu späte Einschalten des IT Einkaufs. Hat die Test-Phase begonnen, ist das POC aufgesetzt, hat man sich auf den einen Anbieter eingestellt, lässt sich kommerziell fast nichts mehr erreichen. Der IT Einkäufer wird zur Marionette. Dies läuft dann meisten so ab: CIO zum Salesman: ‚Der Preis gefällt mir, aber tun Sie noch 5% drauf. Sie müssen ja noch beim Einkauf vorbei…’. Der Grund weshalb IT Einkauf nicht früher mit einbezogen wird, haben wir weiter oben ja schon erörtert.
Weitere Fehler sehen wir meist im Beriech der Unterlassung: Fehlende Gesamtübersicht des Vendor- und Vertragsportfolios, fehlendes pro-aktives Vertragsmanagement, Unkenntnis der Marktgelegenheiten (sowohl technisch wie kommerziell), langfristige Verträge ohne Exit-Options, ohne Benchmarking Klauseln (zur Stärkung bei den Nachverhandlungen wohlbemerkt…wer will schon in ein aufwändiges Benchmarking sich engagieren…). Sämtliche Anbieter, inklusive der globalen Player wie IBM, HP, ATT, … lassen heute, wenn richtig angegangen, mit sich verhandeln. Für die grossen Software Anbieter wie IBM, Oracle, Microsoft, SAP braucht es wiederum andere Strategien, aber dazu ein andermal.

Das 11. Confare CIO SUMMIT ist mit mehr als 500 Besuchern Österreichs grösster IT-Treffpunkt 2018 – Zahlreiche hochkarätige Vortragende, IT-Manager und Partner aus dem DACH Bereich haben sich bereits angemeldet – sichern Sie rechtzeitig Ihre Teilnahme – www.ciosummit.at

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