Die Umsetzung von CA Projektportfoliomanagement bei Borealis – Projekterfahrungen und Perspektiven – im Bloginterview anlässlich der Webinar CA Praxiswoche mit Rolf Walden, Capture Consulting und Mag. David Spreitzer, Manager Programme and Project Management Office der Borealis AG.
Das digitale Zeitalter erfordert Flexibilität und Agilität, gleichzeitig müssen eine Vielzahl an Aktivitäten und Projekten mit einer steigenden Komplexität gemanaged und abgestimmt werden. Borealis nutzt PPM von CA Technologies um diesen Spagat zu meistern.
Im Rahmen der Webinar CA Praxiswoche stellt das Unternehmen bei 5 Webinaren erfolgreiche Beispiele für Digitale Transformation vor. Hier erfahren Sie mehr über Projektplanung bei Borealis, Softwaretests bei der Schweizer PostFinance und Logistikautomatisierung bei SPAR.

Im Digitalen Zeitalter steigt die Geschwindigkeit und fordert zunehmend Flexibilität und Agilität von Unternehmen – Wie lässt sich das mit einer strategischen Projektplanung vereinbaren?

Walden:
Das passt sehr gut zusammen! Unter strategischer Projektplanung verstehen wir ja, dass die Projekte so ausgewählt und gestaltet werden, dass diese Projekte die strategischen Zielsetzungen des Unternehmens unterstützen. Und um das sicher zu stellen, ist die Zusammensetzung der Projekte im Portfolio viel wichtiger als die Frage, mit welchen Methoden die einzelnen Projekte abgewickelt werden.

Die Digitalisierung erhöht den Druck auf Unternehmen, z.B. durch die Notwendigkeit in immer kürzeren Intervallen innovative Produkte auf den Markt zu bringen. In diesem Beispiel werde ich also intensiver als früher darauf achten, ob meine Forschungs-, Produktentwicklungs- und Go-to-market Projekte noch passend sind und auch häufiger das Portfolio anpassen. Die Agilität des Unternehmens zeigt sich dann in der Fähigkeit, proaktiv und rasch auch einmal einen guten Anteil der laufenden Projekte aus dem Portfolio zu nehmen (zu stoppen) und durch andere zu ersetzen. Voraussetzung dazu ist, dass die Projekte mit den für das konkrete Unternehmen relevanten Kennzahlen versehen sind und dass es nicht nur eine Zuständigkeit für Einzelprojekte und Programme gibt, sondern auch für ein Portfolio-Management.

Spreitzer:
Ein Schlüssel für den Erfolg von Borealis ist sicherlich die Ausrichtung der Projekte an der Unternehmensstrategie und deren konsequente Umsetzung. Um auf neue Entwicklungen und Chancen rasch reagieren zu können, ist erstens eine Übersicht aller geplanten und laufenden Projekte nötig. Zweitens ist es wichtig, deren Ressourcenbedarf und weitere Projekt-Kennzahlen zu kennen, um neue Themen einordnen und entsprechend ihrer Priorisierung rasch umsetzen zu können. Diese Balance zwischen langfristiger Strategie-Orientierung und Flexibilität für die Realisierung kurzfristiger Chancen zu finden, ist eine der Herausforderung im Projektportfolio-Management.
Auf Einzelprojekt-Ebene werden, wie in vielen anderen Unternehmen auch, immer wieder agile Methoden eingesetzt, um von den Vorteilen iterativen Arbeitens und rascherer (inkrementeller) Lieferung von Ergebnissen zu profitieren.

Wie war die Ausgangssituation bei Borealis?

Spreitzer:
Trotz hohem Reifegrads im Projektportfolio-Management an sich, waren viele Prozesse von manuellen Vorbereitungsarbeiten und langen Abstimmungsprozessen geprägt.

Aufgrund fehlender explizit definierter Selektionskriterien auf Portfolio-Ebene wurden viele Entscheidungen auf Basis von Einzelprojekt-Bewertungen getroffen. Der Wunsch des Managements war es, die Selektion und Priorisierung von Projekten und Programmen objektiver und schlanker zu gestalten aber die informellen Abstimmungsprozesse als Teil der erfolgreichen Borealis Unternehmenskultur bestehen zu lassen.

Das Projektportfolio ließ die vorher angesprochene Flexibilität und Agilität vermissen, da viele Unternehmensressourcen in großen, mehrjährigen Programme gebunden waren. Diese sind aufgrund ihrer Komplexität nicht einfach zu steuern und wegen ihrer langen Laufzeit unflexibel hinsichtlich der Berücksichtigung neuer Entwicklungen und Chancen. Borealis geht dazu über, neue Projekte mit deutlich kürzeren Umsetzungszeiten zu planen und agile Methoden nicht nur in IT-Projekten, sondern auch für Innovations- und Business-Vorhaben gezielt einzusetzen.

Was sind die wichtigsten Anforderungen an PPM Tools? Was ist bei der Software Auswahl zu beachten?

Walden:
Um sinnvoll und nutzbringend eingesetzt werden zu können, muss ein PPM-Tool viele Disziplinen abdecken. Zumeist denkt man zuallererst an Planung, Tracking und Controlling von Einzelprojekten, dann natürlich auch daran, in Dashboards o.ä. einen guten Überblick über alle laufenden Projekte zu haben, die Projekte zu Programmen zu organisieren und an ein automatisches Berichtswesen. Manche Organisationen haben allerdings als dringendsten Bedarf, alle Ideen und Anforderungen zu qualifizieren und die Projektwürdigkeit zu überprüfen – diese beginnen dann mit der Disziplin Demand Management. Häufig stellt die Verfügbarkeit von ganz bestimmten Ressourcen (Qualifikation und/oder Anzahl) den entscheidenden Schlüsselfaktor dar, ob ein Unternehmen seine Produkte rechtzeitig auf den Markt bringt oder die vertraglich zugesagten Aufträge liefern kann – mit allen damit verbundenen wirtschaftlichen Konsequenzen. Qualifizierte Ressourcen können nicht in wenigen Tagen bereitgestellt werden, eine frühzeitige Kapazitätsplanung ist unerlässlich. Bei dieser Aufgabenstellung beginnt man mit der Disziplin Ressource Management. Über die Wichtigkeit von Portfolio-Management haben wir bei der ersten Frage schon gesprochen.

Für die Software-Auswahl ist nun wichtig, dass ein PPM-Tool alle diese Disziplinen in ausreichender Funktionalität unterstützt, denn Unternehmen, die eine PPM-Lösung einsetzen entwickeln sich weiter und erhöhen den Reifegrad ihrer Projektkultur. Unabhängig davon, welche Disziplin nun der Auslöser und Startpunkt zur Nutzung einer PPM-Lösung war, es kommen mit Sicherheit weitere Disziplinen hinzu. Königsdisziplinen sind dann die Szenarienplanung im Projektportfolio mit der Folge die richtigen Investitionsentscheidungen zu treffen und im IT-Bereich z.B. das Management eines Applikationsportfolios.

Wir von Capture verwenden deshalb ausschließlich CA PPM in unseren Projekten, da alle oben genannten Disziplinen unterstützt werden, es in keinem diese Module Schwächen gibt und auch die gesamte Funktionalität mit der Basislizenz genutzt werden darf. Zudem ist eine Schnittstelle zur Integration von CA Agile Central vorhanden. Das gibt den Kunden extreme Sicherheit bei der Tool-Auswahl.

Wie sehen die Perspektiven aus? Welche künftigen Potenziale gibt es?

Spreitzer:
Die konsequente Anwendung einheitlicher Kriterien für die Selektion und Priorisierung von Projekten und Programmen schafft die Grundlage für datengestützte Entscheidungen und erhöht die Transparenz und Nachvollziehbarkeit im gesamten Projektportfolio:

• welche Projekte im Detail geplant werden sollen,
• wann welche Projekte gestartet werden sollen,
• wie viele Projekte eine Organisation gleichzeitig stemmen kann.

Auf Einzelprojekt-Ebene sehen die ersten Pilot-Projekte, die auf agile Methoden setzen, den Hauptnutzen im fokussierten abteilungsübergreifenden Arbeiten und in den vielen, kurzen Feedback-Schleifen. Die interaktive Entwicklung der Lösung sorg für hohe Transparenz des Projekt-Fortschritts und sichert kontinuierlich die Akzeptanz der Stakeholder.

Borealis verspricht sich dadurch auf Einzelprojekt-Ebene eine Beschleunigung interner IT- und Verbesserungsprojekte und auf Portfolio-Ebene die Möglichkeit rascher neue Vorhaben in die Projektlandschaft aufnehmen zu können. CA Agile Central hilft unseren Teams bei der Planung und Verfolgung der Aufgaben pro Iterationen und spielt Kennzahlen wie Fortschritt, Ressourcenbedarf etc. zurück ans Portfoliomanagement.

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