OUT NOW im #Confare Blog mit Confare #ImpactChallenge Preisträgerin Melanie Fichtner, BayWa: Wie sich New World of Work und Digitale Transformation auf das Arbeiten in der Unternehmens-IT auswirken
Melanie Fichtner ist in IT-Leiterin Operations der Corporate IT bei der BayWa AG. Das Bloginterview entstand im Zuge unserer Recherche für das kommende Confare Factsheet „Employee Experience“ in Zusammenarbeit mit Nexthink. Kein Factsheet verpassen: einfach das Confare Factsheet Abo HIER ordern.
Melanie und zahlreiche hochkarätige IT-Chefs treffen Sie auf dem Confare #CIOSUMMIT Frankfurt. Die Teilnahme ist für IT-Entscheider nicht mit Kosten verbunden. Hier werden IT-Entscheider, die in Unternehmen, Gesellschaft und Wirtschaft positives bewirken mit dem Confare ImpactAward ausgezeichnet. Einreichen und Nominieren ist ab sofort möglich.
Welchen Beitrag kann die interne IT leisten, um das Unternehmen zu einem attraktiven Arbeitgeber zu machen, Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten?
Melanie Fichtner: Aufgabe der IT sollte es sein darzustellen, wie vielseitig IT heutzutage ist. Um zwei Beispiele aus der BayWa zu nennen: Als IT gestalten wir die Zukunft der Arbeit genauso mit wie die Digitalisierung in der Landwirtschaft. Die IT ist damit sehr sinnstiftend und bietet gleichzeitig, gerade in einem Unternehmen wie der BayWa, die Sicherheit eines Konzerns – zwei Dinge, die besonders der Generation Z wichtig sind.
IT ist also auf der einen Seite Technologie und Entwicklung, auf der anderen Seite aber auch Innovation, Digitalisierung, Strategie und bietet so viele Möglichkeiten, in der IT tätig zu sein. In meinen Augen erleben wir aktuell einen Image-Wechsel – weg von dem Vorurteil, da arbeiteten nur „Nerds“ oder da müsse man nur programmieren, dahin, dass die Innovationskraft, die Nachhaltigkeit und die Vielfältigkeit der IT stärker herausgestellt wird. Dass man als Team etwas bewirken und verändern kann, und selbst wenn man im „Kleinen“ wirkt, etwas Großartiges entsteht und man ein Teil davon ist.
Geschwindigkeit, Innovationsbereitschaft und Zusammenarbeit sind heute entscheidende Faktoren. Was können IT-Verantwortliche tun, damit Mitarbeiter produktiv arbeiten können?
Melanie Fichtner: Auch hier durchlebt die IT durch die neue hybride Arbeitswelt und das Miteinander einen Wandel. Zum einen ist es das Bereitstellen der technischen Möglichkeiten, um remote und digital arbeiten zu können. Je nach ihrer Rolle und Funktion ist es notwendig, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die neuen Tools und Anwendungen kennen und sicher bedienen können. Um das sicherzustellen haben wir bei der BayWa den „digitalen Führerschein“ etabliert. Anhand eines digitalen Tests erhalten die Kolleginnen und Kollegen eine Auswertung, wo sie mit ihren aktuellen digitalen Kenntnissen als Anwender aktuell stehen. Ergänzend dazu bieten wir ihnen auf unserer Schulungsplattform entsprechende Schulungen, um – passgenau zur jeweiligen Stelle im Unternehmen – die Kenntnisse zu ergänzen und das Wissen zu vergrößern.
Darüber hinaus ist es wichtig, Mitarbeiter frühzeitig in Projekte einzubinden, um sie mit auf die digitale und strategische Reise zu nehmen, so dass sie sich produktiv und auch innovativ mit einbringen können, um gemeinsam mit den Fachbereichen Themen, Prozesse und Anforderungen zu evaluieren, sie zu beraten und gemeinsam voranzutreiben.
Was macht das Erlebnis des Anwenders am digitalen Arbeitsplatz aus? Welche Indikatoren müssen dabei betrachtet werden, wie messen Sie diese und wie kann die IT darauf positiv wirken?
Melanie Fichtner: Der Anwender muss seine tägliche Arbeit bestmöglich machen können. Hierzu hilft es auch, wenn der IT-Mitarbeiter auch mal die Anwenderbrille aufsetzt. Denn die beste IT-Lösung ist nicht immer die beste Anwenderlösung.
Im Zeitalter von Smartphones, Instagram, Facebook, Amazon etc. sollten Anwendungen intuitiv bedienbar sein. Für Amazon und ähnliche Anwendungen benötigt schließlich auch niemand eine Schulung.
Was kann man als Leitung IT tun, damit Investitionen in die Digitale Transformation und in neue Werkzeuge auch angenommen werden und sich so am Ende rechnen?
Melanie Fichtner: Es gibt eine Unternehmensstrategie, dieser muss die IT folgen. Somit folgt die IT- Strategie der Unternehmensstrategie. In der IT-Strategie ist die digitale Transformation beheimatet, hier geht es darum, den Weg aufzuzeigen und alle Stakeholder auf diese Reise mitzunehmen. Die IT hat hier eine beratende Funktion. Neue Geschäftsmodelle sollten aus der Führung oder aus dem Business kommen, aber auch die IT darf heutzutage hier Ideen einbringen. Das fördert die Innovation. Wenn die IT verstanden hat, wohin sich die Unternehmensstrategie entwickelt, kann sie den Weg und die Werkzeuge für den digitalen Wandel aufzeigen. Umgekehrt kann im Business kalkuliert werden, wie sich dieser Weg bzw. das Vorgehen rechnen wird.
Wie verändern die Cloud, hybride Infrastrukturen und Systeme die Anforderungen der Mitarbeiter an die eigene IT? Was kann man tun, um diese Anforderungen zu verstehen?
Melanie Fichtner: Die Anforderungen an den Mitarbeiter und dessen Arbeitsweise verändern sich. Wir sind ein bisher klassisches Unternehmen, das onPremis aufgestellt ist, mit einem eigenen Rechenzentrum. Wir machen infrastrukturseitig alles selbst. Somit liegt es in der Natur der Sache, dass wir kein Unternehmen mit einer „Cloud-First-Strategie“ sind.
Wir befinden uns aktuell auf dem Weg zu „Cloud preferred“. Natürlich ist das auch ein Change im Mindset bei den Mitarbeitern im Infrastruktur-Bereich. Wichtig ist, auch hier die Kollegen mitzunehmen und aufzuzeigen, dass sich der digitale Globus weiterdreht und sich somit auch die Arbeitswelt verändert. Es ist nur eine logische Folge, dass sich somit auch die Themen und Aufgaben in den Geschäftsbereichen verändern können, die ihrerseits wieder Chancen mit sich bringen.
Remote- und Home-Office haben die Zusammenarbeit im Unternehmen verändert. Wie kann die IT proaktiv dabei unterstützen, das verteilte Arbeiten produktiv zu gestalten?
Mittlerweile haben wir uns an die hybride Arbeitsweise gewöhnt – auch gerade an das, was hybride Meetings an Herausforderungen mitgebracht haben, nämlich die Mitarbeiter, die nicht im Raum sitzen, aktiv einzubinden. In größeren Meetingräumen haben wir hier die Technologie optimiert, es gibt zum Beispiel Mikrofone, in die die Kollegen im Meetingraum sprechen können, damit die Kollegen, die remote dabei sind, den Inhalten gut folgen können.
In der IT haben wir sogenannte Team-Meeting-Tage, in denen ganze Teams vor Ort im Büro sind. Gerade für den Erfolg von Projekten ist es notwendig, sich immer wieder auch persönlich zu treffen und auszutauschen. Wir arbeiten hier sehr intensiv mit Workshop-Tagen offsite, also außerhalb des Büros. Wir haben sehr gute Erfahrung mit dieser Art des Arbeitens gemacht. Sie hilft uns, flexibler und kreativer zu sein und steigert unsere Innovationskraft.
Als IT-Verantwortliche müssen wir uns bewusst sein, das zum einen die Projekte und der Erfolg des Unternehmens nicht leiden darf, aber auch, dass es den Mitarbeitern gut geht und motiviert arbeiten.: Gerade in der hybriden Arbeitswelt tragen wir die Verantwortung dafür, wie es den Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen in dieser Arbeitswelt geht. Man sieht sich eben nicht mehr so oft wie früher im Büro oder zufällig in der Kaffeeküche. Oft ist der Arbeitsalltag mit Meetings gefüllt. Es ist schwierig, Pausen und Feierabend einzuhalten, der Übergang zwischen Arbeits- und Privatleben ist fließender. Um unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hierfür zu sensibilisieren, haben wir ein Coaching „Healthy Homeoffice“ eingeführt und eine „Online Meeting-Netiquette“ erstellt.
Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen braucht es, um den Arbeits-Flow von Mitarbeitern zu unterstützen, schnelle und effektive Hilfe anzubieten und echte Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu erreichen?
Neben der benötigten Technologie und den Tools für den Arbeitsalltag ist der Faktor Mensch unabdingbar. Das kann eine Anlaufstelle sein, ein spezieller Ansprechpartner, die Führungskraft oder ein Mentor – jemand, an den man sich wenden kann mit bestimmten Themen, Ideen, aber auch mit Rückmeldungen und Feedback, ob alles in die richtige Richtung geht. Es benötigt Leitplanken und ein Verständnis für die Strategie. Gerade in der hybriden Arbeitswelt sind Ideen, Projekte etc. auf verschiedene Orte oder Menschen, die nicht in einem Büro miteinander arbeiten, verteilt. Umso wichtiger ist es geworden, dass diese an einer Stelle zentral zusammengehalten, wenn notwendig auch hinterfragt, und auf die Strategie ausgerichtet gesteuert werden.