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Automatisierung macht fit für die Zukunft – die digitale Transformation ist ein kompetenzübergreifender Teamsport!

by Agnes Hartl

 OUT NOW im #Confare Blog mit Daniel Erbert, Automation Lead bei EY Österreich: Automatisierung macht fit für die Zukunft – die digitale Transformation ist ein kompetenzübergreifender Teamsport!

Daniel Erbert ist Automation Lead bei EY Österreich und begleitet Unternehmen in zahlreichen Digitalisierungsprojekten dabei, Ideen zu generieren und Prozesse durch Automatisierung zu verbessern, um die Wertschöpfung zu steigern.

Die Automatisierung ist weder der Start noch die „Endstation“ der digitalen Transformation, sondern befähigt Unternehmen, effizientere Abläufe und zeitgleiche höher Qualität zu etablieren. Dies dient als Ausgangsbasis für die Verankerung von weiteren innovativen Technologien.

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Welche Rolle spielt die Prozessautomatisierung für den Erfolg der Digitalen Transformation in der Praxis?

Die Prozessautomatisierung isoliert betrachtet spielt lediglich eine untergeordnete Rolle im Zuge der Transformation eines Unternehmens hin zu datengetriebenen Entscheidungen. Ich sehe Prozessautomatisierung hier als ein Puzzleteil. Fehlt dieses, wird die Transformation enorm mühsam und bringt nicht den erhofften Effizienzgewinn. Setzt man hingegen nur auf Automatisierung und vernachlässigt die anderen „Puzzleteile“ wie Datenmanagement, Datenqualität, Prozessstandardisierung, um nur ein paar zu nennen, dann wird das Ergebnis ebenfalls hinter den Erwartungen zurückbleiben.

Der Schlüssel ist also die gesamte Reise der digitalen Transformation Stück für Stück zu bestreiten. Erst wenn meine Datenbasis bereinigt ist, ich den Daten vertrauen kann (hohe Datenqualität) und meine Prozesse standardisiert und optimiert sind, macht es Sinn, Automatisierung in Angriff zu nehmen. Erst dann kann der tatsächliche Mehrwert und letzten Endes Nutzen für Mitarbeiter:innen respektive Kunden und Lieferanten erbracht werden. Eine maßgebliche Rolle für den Erfolg der digitalen Transformation spielen die Mitarbeiter:innen. Im Zuge der Prozessautomatisierung gilt ist diese frühzeitig einzubinden und abzuholen. Gelingt es, Mitarbeiter:innen von den Vorteilen einer Prozessautomatisierung durch ein Praxisbeispiel zu überzeugen, werden diese die digitale Transformation im besten Fall intrinsisch vorantreiben. Somit kann die Angst und der Widerstand neuen Technologien gegenüber verhindert oder frühzeitig abgebaut werden. Mitarbeiter fühlen sich motivierter, wenn sie sich nicht mehr um monotone und repetitive Aufgaben kümmern müssen, sondern ihren Fokus auf relevantere und wertschöpfende Themen richten können.

Wie weit ist die Umsetzung von Automatisierung bereits heute? Wo gibt es noch ungenutztes Potenzial?

Grosso modo bleibt die technologische Durchdringung von Automatisierungstechnologien am österreichischen Markt hinter den Erwartungen zurück. Der Umsetzungsgrad von Automatisierung variiert stark. Ein Blick auf die Unternehmensbereiche zeigt, dass rund 80% der Automatisierungsinitiativen im Finanzbereich stattfinden. Dies ist mitunter dem Umstand des Volumens an hochtransaktionalen Tätigkeiten zuzuschreiben.  Es gibt mittlerweile vermehrte Umsetzungsprojekte in den Bereichen HR und IT.

Das meiste ungenutzte Potential allerdings sehen wir nicht in konkreten Unternehmensbereichen, sondern im fehlenden Verständnis der eigenen Prozesslandschaft und der mangelnden Awareness gegenüber den Möglichkeiten und Vorteilen, die Automatisierung mit sich bringt.  In wenigen Unternehmen gibt es ein aktives Prozessmanagement, dass sich um die Verwaltung und Kontrolle von Prozessen kümmert sowie diese auch kritisch hinterfragt. Automatisierung hingegen wird stets eindimensional als reines Kostensenkungsvehikel betrachtet. Diese eingeschränkte Sichtweise führt ebenfalls zu einer geringen Umsetzungsrate, da die Business Cases der Automatisierungs-Use Cases ausschließlich den ROI als Ergebnis haben (häufig lediglich auf das erste Jahr gerechnet).
Was hierbei ebenfalls unter ungenutztes Potential fällt, ist leider der Fakt, dass der kulturelle Aspekt und Change-Management oftmals vernachlässigt wird.  Die Mitarbeiter:innen werden nicht ins Boot geholt und agieren aus Angst oftmals blockierend.

Was sollte man bei Automatisierungsprojekten an Hausaufgaben erledigen, bevor man startet? Was ist in den Projekten für den Erfolg wichtig? 

Ich denke es ist enorm wichtig in ein solides Fundament als Basis für Automatisierung zu investieren. Aus meiner Praxiserfahrung der letzten Jahre kann ich sagen, dass es nicht den „Einen“ Erfolgs Faktor für Automatisierung gibt. Das Zusammenspiel von diversen Aspekten wie Management Commitment, Kultur, Changemanagement, Governance, Strategie & Vision sind einige dieser Aspekte, die zu Erfolg oder Misserfolg führen können. Automatisierung langfristig erfolgreich zu betreiben ist bei weitem nicht so trivial wie dies oft von Technologieanbietern propagiert wird. Die Technologie spielt in der Regel eher eine untergeordnete Rolle hinsichtlich der Erfolgsaussichten von Automatisierungsinitiativen.

Alle Hausaufgaben im Detail auszuführen, würde den Rahmen sprengen. Wesentlich ist jedenfalls die prozessuale Seite, also Aufgaben wie die eigene Prozesslandschaft aufzuräumen, Prozesse zu eliminieren, zu standardisieren und zu optimieren, bevor zur Tat geschritten wird. Andererseits ist das Datenmanagement und insbesondere die Datenqualität ein wesentlicher Faktor für eine langfristig erfolgreiche Automatisierungsreise. Ich kann Prozesse nach Best Practice automatisieren, wenn die Datenqualität nicht ausreichend hoch ist, waren alle Bemühungen umsonst. Weiters ist ein stetig gefüllter Ideenpool / eine Pipeline ein essenzieller Aspekt, um die Automatisierungsinitiative zu skalieren.

Mindestens genauso wichtig und häufig unterschätzt ist der menschliche Aspekt im Kontext der Automatisierung – das heißt die Mitarbeiter aktiv mit einzubeziehen, Bottom Up und Top Down Initiativen voranzutreiben und nicht immer rein ROI- getrieben zu handeln. Mit der Auswahl der richtigen Prozesse, die auch die Mitarbeiter entlasten, schafft man sich beinahe automatisch sogenannte „Allies“ und Vorbilder, die das Vorhaben authentisch weitertreiben können. Dazu gehört aber auch der Management Buy-In – das heißt der Rückhalt seitens des Managements, um Automatisierung strategisch verankern zu können.

Nur wenn diese Aspekte Hand in Hand gehen, kann man wirklich gute Erfolgsstories im Unternehmen schreiben und nachhaltige Erfolge garantieren.

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Was sind die Perspektiven von Automatisierung? Welche Trends und Entwicklungen sollten CIOs im Auge behalten? 

Der Trend in der Automatisierung geht mittlerweile immer stärker in Richtung Hyperautomation und Plattformansatz. Mittels der Kombination einer Reihe von Technologien wie RPA, Process Minning,Task Mining, BPMN, Workflows, OCR, ICR KI, NLP und maschinelle Lernen können mittlerweile Prozessschritte, die sonst nur mit kognitivem Input von Menschen ausgeführt wurden, erfolgreich automatisiert werden. Wichtig dabei für CIO’s ist am Ende, eine Strategie für Automatisierung zu definieren. Der Markt und besonders die Technologien verändern sich rasch und stetig. Die eigene Ambition jedoch sollte nicht äquivalent volatil ausgeprägt sein. Die Automatisierungsstrategie soll Leitfaden für die Ziele sein, die mittels Automatisierung erreicht werden sollen. Erst wenn die Zielsetzung klar ist und die aktuellen sowie zu erwartenden Herausforderungen im Unternehmen reflektiert wurden, sollte die entsprechenden technologischen Möglichkeiten zur Problemlösung sondiert werden.

Welche Rolle spielt EY im Automatisierungs-Ökosystem des CIO?

Wir sehen uns als Reiseführer entlang der Automatisierungsreise. Das bedeutet wir holen Unternehmen bei exakt der Station der Automation Journey ab, an der sie sich gerade befinden und helfen Ihnen, Ihre Automatisierungsreise zu professionalisieren. Eine Vielzahl an nationalen und internationalen Automatisierungsprojekten ermöglicht es uns, Erfahrungen im positiven wie im negativen Sinne unseren Kunden zu unterbreiten und darauf aufbauend eine auf den Kunden abgestimmte Strategie zu entwickeln. Wir bieten einen gesamtheitlichen Blick auf alle Aspekte und stellen sicher, dass die Basis für eine moderne IT geschaffen werden kann und auch Themengebiete außerhalb der Technik wie z.B. Recht, Governance und Talent durchleuchtet und betreut werden. Uns ist es wichtig, die Themen aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten und den Weg für eine nachhaltige Organisationsentwicklung zu ebnen. Wir helfen auch in der Umsetzung, achten aber darauf, dass strategisch der Weg für eine zukunftsfähige IT geebnet wird – denn die digitale Transformation ist kein einmaliges Event, sondern ein kompetenzübergreifender Teamsport!

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