Das strategische Potenzial von S/4HANA nutzbar machen – Das müssen Sie beachten

In seinem Vortrag beim 12. Confare CIO SUMMIT am 3. und 4. April in Wien, berichtet Jan Leitermann, Group CIO der OMV über die SAP S/4/HANA Migration des Konzerns. Im Vorfeld des Events haben wir Johannes Scheutz, Head of Controlling bei Horváth & Partner Management Consulting GmbH danach gefragt, welchen Business Case eine Migration in der Praxis hat und was zu beachten ist, um das volle Potenzial zu nutzen. Im folgenden Blogkommentar hat er dazu wertvolle Anregungen zusammengefasst.

Digitalisierung der Unternehmenssteuerung

Die Digitalisierung ist Realität und sie verändert Unternehmen spürbar. Die Auswirkungen auf Prozesse in Form von digitalen Geschäftsmodellen oder die Digitalisierung bestehender Produkte und Services sind allgegenwärtig. Jedoch nicht nur Wertschöpfungsprozesse sondern auch Management- und Supportprozesse werden mittelfristig digitalisiert werden.

Das Controlling als wesentlicher Supportprozess für die Informationsversorgung und die Unternehmenssteuerung wird in Zukunft immer mehr Teil dieser Veränderung. Die Steuerungsprozesse werden zunehmend durch digitale Funktionen wie Predicitive Anlaytics erweitert und können in einer finalen Ausbaustufe komplett digitalisiert bzw. automatisiert ablaufen. Inwieweit durch menschliches Handel in digitalisierte Prozesse eingegriffen werden muss, bleibt für den Moment noch unbeantwortet.

Moderne IT-Systeme liefern einen wesentlichen Baustein zur Umsetzung digitaler Steuerungskonzepte, jedoch sind derartige Umsetzungen nicht ohne die organisatorische Neugestaltung der Finanzfunktion zu erreichen. Wie auch in anderen von der Digitalisierung betroffenen Bereichen werden neue Rollenmodelle und Fertigkeiten auch in der Finanzorganisation Einzug halten müssen. Denn wenn durch die gesteigerte Verarbeitungsgeschwindigkeit großer Datenmengen Informationen in Echtzeit zur Verfügung stehen und simuliert werden können, dann obliegt es den Controllern mit diesem neuerworbenen Asset eine Steigerung der Effektivität und Effizienz zu erzielen.

S/4HANA ein Schritt in Richtung Digitalisierung

SAP hat vor ein paar Jahren die nächste Generation Ihres ERP-Systems „S/4HANA“ auf den Markt gebracht. Das neue Produkt ist eine eigens von SAP entwickelte Datenbank, aber auch zugleich eine Integrationsplattform, mit der Cloud-Anwendungen in die Applikationslandschaft von Unternehmen integriert werden sollen. Die Umstellung auf S/4HANA als „simplen Release-Wechsel“ zu verstehen, ist bei weitem zu kurz gegriffen. Natürlich kann auf S/4HANA rein „technisch“, also ohne viel Mitwirken der Fachabteilungen, umgestellt werden. Die Wahrscheinlichkeit dadurch nicht alle funktionalen, organisatorischen und technischen Potentiale auszuschöpfen ist jedoch sehr hoch. Die zusätzlichen Möglichkeiten von S/4HANA auf diese Weise ungenutzt zu lassen, könnte man mit dem Fahren eines Sportwagens im ersten Gang vergleichen. Vielmehr sollte die Transition als Chance begriffen werden, das historische Flickwerk an fachlichen, organisatorischen und technischen Lösungen auf ein solides Fundament zu stellen, um für zukünftige Herausforderungen gewappnet zu sein.

Doch wo genau liegen die Unterschiede zwischen SAP R/3 und S/4HANA und welche Vorteile bringt das neue System mit sich?

Aus Sicht der Unternehmenssteuerung ist die Verzahnung von Accounting und Controlling und damit der Wegfall des Zweikreissystems – neben einer Vielzahl von anderen funktionalen Neuerungen – ein wesentlicher Vorteil. Die getrennt in unterschiedlichen Tabellen abgespeicherten Daten der Finanzmodule führten in der Vergangenheit immer wieder zu Differenzen im Reporting und auch zu zusätzlichem Analyse- und Abstimmungsaufwand.

In S/4HANA greifen Finanzer und Controller auf dieselben Daten zu, da nur noch eine Datenbanktabelle („ACDOCA“) vorhanden ist. Diese Tatsache ermöglicht ein effizientes Reporting mit wesentlich geringerem Abstimmungsbedarf zwischen internem und externem Berichtwesen.

Durch das integrierte Finanzwesen, die höhere technische Leistungsfähigkeit und andere Funktionalitäten, die S/4HANA System mit sich bringt, ergeben sich zahlreiche Potentiale für Unternehmen:

• One Finance: technische und organisatorische Integration von Finance und Controlling
• Single Source of Truth: in einem IT-System wird gebucht, geplant, konsolidiert und berichtet, d.h. weniger Schnittstellen sind erforderlich
• Transparenz: die Echtzeit-Analyse von der höchsten Aggregations- auf Belegebene stellt die Durchgängigkeit in den Daten sicher
• Cloud Integration: HANA als Integrationsplattform ermöglicht die Nutzung von cloudbasierter Funktionalität
• Multidimensionales Reporting: Flexible Analyse entlang verschiedener Dimensionen auf Basis einheitlicher Daten
• Schnelligkeit: Schnelle Berichtserstellung inklusive ad hoc Berechnung von Kennzahlen
• Predictive Analytics: Einbindung von externen Datenquellen
• Integrierte Planung: Integrierte Datenbasis und verbesserte Funktionalität für Finanzplanung
• Effektivität: Höhere Leistung ermöglicht schnelle Datenverarbeitungsprozesse
• Benutzerfreundlichkeit: Einfach zu bedienende Benutzeroberfläche FIORI für verbesserte Benutzerfreundlichkeit
• Flexibilität: Integriertes Datenmodell mit flexiblen Erweiterungen

Derzeit gibt es noch wenige Erfahrungswerte von Unternehmen, die S/4HANA in ganzer Breite implementiert haben. Um Potentiale zu realisieren, sind ebenfalls Prozess- und Organisationsänderungen in den einzelnen Bereichen der Organisation notwendig. Allein die technische Migration auf S/4HANA ist unserer Erfahrung nach nicht ausreichend, um effizienter zur werden oder Einsparungen im großen Stil zu erzielen.

 

 

Wie diese Potentiale schlussendlich konkret gehoben werden können, muss für jeden Einzelfall individuell betrachtet werden. Aus diesem Grund sollte eine klare Strategie mit Roadmap erarbeitet werden, um die unternehmensspezifischen Vorteile, Chancen und Risiken zu beurteilen und entsprechend zu bewerten.

Abbildung: Explore the road to S/4HANA – Phasen der Umstellung

1. Standortbestimmung:

• Grundsätzliche Überlegungen zur strategischen Ausrichtung vor dem Hintergrund der Digitalisierung und deren Auswirkung auf die bestehenden Geschäftsmodelle
• Hinterfragen bzw. Bestätigung des Ansatzes der Unternehmenssteuerung
• Ausloten der technischen Möglichkeiten von S/4HANA

2. S/4HANA-Strategie:

• Erarbeitung grobes Zielbild, welche Prozesse und IT Systeme in der S/4HANA Strategie betrachtet werden sollen bzw. Definition von Leitplanken und Rahmenbedingungen
• Durchführung einer Fit-Gap-Analyse – Abgleich Funktionalitäten S/4HANA zu Ist-Situation
• High-level Definition Target Operating Model und Erstellung fachliche und technische Rahmenkonzeption (inkl. technische Machbarkeit S/4HANA)
• Definition Nutzenpotentiale und Festlegung S/4-Roadmap

3. Target Operating Model

• Detaillierte Definition (zukünftiger) Prozessmodelle, der Prozessabläufe und Festlegung des jeweiligen Anpassungsbedarfs in den Prozessen
• Anpassung Aufbauorganisation und Verantwortlichkeiten (inkl. Mitarbeiterprofile und Skills)
• Erstellung einer groben fachlichen Konzeption und Definition von Anforderungen an die technische Umsetzung

4. Implementierung

• Definition technisches Konzeption und Erstellung SAP Template für die Implementierung
• Durchführung Rollout anhand des gewählten Rolloutplans in der Organisation

5. Verankerung

• Aufbau einer permanenten Governance Organisation (Process- und Data Ownership, Gatekeeing Prozess,…)
• Verankerung des Target Operating Models in der Organisation durch Change Management Maßnahmen

Die zentrale Herausforderung für die S/4HANA Transition scheint in erster Linie die Schaffung eines gemeinsamen Zielbildes zu sein. Es muss Klarheit über den Umfang des Vorhabens – was wird getan/ was wird nicht getan – herrschen und eine Integration mit der übergeordneten Digitalisierungsstrategie stattfinden. Diese Festlegung der gemeinsamen Marschrichtung ist notwendig für die Definition der S/4HANA Strategie und in weiterer Folge für die nachhaltige organisatorische Verankerung der Nutzenpotentiale.

Fazit

S/4HANA liefert technologisch einen wesentlichen Beitrag für die Herausforderungen der Digitalisierung. Es braucht eine klare S/4HANA-Strategie, eine Anpassung der Prozesse und der Organisation auf das Target Operation Model, eine mutige Projektdurchführung, die Widerstände überwindet und eine nachhaltige Governance für eine erfolgreiche Transition. Es liegt an den einzelnen Unternehmen sich mit der Umstellung auf S/4HANA nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu erarbeiten und gerüstet für die Digitalisierung zu sein.