Exklusiv im #ConfareBlog mit Frederike Fritzsche von OTTO:
Proaktive IT bei OTTO: Divers, kollaborativ und agil
CIOs und IT-Manager*innen tragen dazu bei, die Welt zu verbessern. Sie leben neue Führungsprinzipien vor, schaffen Grundlagen für Nachhaltigkeit und Umweltschutz und nutzen Digitalisierung und Technologie, um gesellschaftliche Herausforderungen zu meistern. Sie bewirken Veränderungen in Unternehmen oder sogar in ganzen Branchen, unterstützen Menschen in Not und übernehmen gesellschaftliche Verantwortung.
Die Confare #ImpactChallenge macht diese Errungenschaften sichtbar. Die Auszeichnungen werden im Rahmen des Confare #CIOSUMMIT in Frankfurt verliehen. Dr. Frederike Fritzsche, Preisträgerin des #ImpactAward und Tech Ambassador bei OTTO, hat es sich zur Aufgabe gemacht, den digitalen Kulturwandel voranzutreiben und die Mitarbeitenden im Unternehmen zu unterstützen. Denn KI, das Metaverse und Web3 bieten für OTTO zahlreiche Chancen, stellen aber auch eine Herausforderung für eine Organisation dar, die auf eine fast 75-jährige Tradition zurückblickt.
Unsere jüngste Recherche für das Factsheet „Proactive IT“ bietet faszinierende Einblicke in moderne IT-Organisationen. Wir haben Gespräche mit führenden IT-Entscheidungsträgerinnen und -trägern sowie ausgezeichneten CIOs aus dem Confare-Netzwerk geführt.
Im Interview erläutert Frederike die Handlungsfelder einer proaktiven IT und welche technischen sowie organisatorischen Voraussetzungen erforderlich sind.
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Beim Confare #CIOSUMMIT in Frankfurt haben Sie die Gelegenheit, zahlreiche hochkarätige IT-Entscheidungsträgerinnen und -träger sowie Vorbilder einer proaktiven IT persönlich zu treffen. Die Teilnahme ist für IT-Entscheidungsträgerinnen und -träger kostenlos.
Das Confare Factsheet „Proactive IT“ entsteht in Kooperation mit Lakeside Software. Lakeside versorgt IT-Führungskräfte weltweit mit umfassenden Einblicken in ihre IT-Systeme, Infrastruktur und Architektur – eine wesentliche Grundlage für eine wirklich proaktive IT.
Was macht eine proaktive IT wirklich aus? Welche Rolle spielst Du als Tech Ambassador dabei?
Eine proaktive IT bei OTTO zeichnet sich durch ihre Fähigkeit aus, technologische Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und in Strategien umzusetzen, die das 
Unternehmen im E-Commerce voranbringen. Als Tech Ambassador fördere ich den Wissensaustausch über neue Technologien, unterstütze bei der Implementierung von Innovationen und trage dazu bei, eine Kultur zu schaffen, die offen für Veränderungen ist und die die digitale Transformation aktiv mitgestaltet.
Wo sind die wichtigsten Handlungsfelder, um eine IT von einer reaktiven IT zu einer proaktiven IT zu verändern?
Wichtige Handlungsfelder für OTTO sind einerseits solche, die das Kerngeschäft, also den Handel, betreffen. Hier kann eine proaktive IT unter anderem in der Weiterentwicklung der Datenanalytik für personalisierte Kund*innenerlebnisse Mehrwerte schaffen oder andere Abläufe effizienter gestalten, auch in Verbindung mit KI-gestützten Prozessen. Um die eigenen Relation Center-Agent*innen zu entlasten, beantwortet der OTTO Chatbot Clara zum Beispiel bereits seit einigen Jahren einfache und wiederkehrende Kund*innenanfragen. Die Agent*innen haben so Zeit, sich komplexeren Anliegen zu widmen.
Anderseits sehe ich viele Handlungsfelder im Unternehmen an sich, also zum Beispiel die Förderung einer nachhaltigen und diversen Unternehmenskultur oder eine skalierbare IT-Infrastruktur, die es ermöglicht, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Innovationen in den beruflichen Alltag zu integrieren. Auch hier gerne ein aktuelles Beispiel: Innerhalb der Otto Group unterstützt eine konzerneigene generative KI im Alltag die Mitarbeitenden: Das ogGPT funktioniert wie das Modell von OpenAI und reagiert auf textbasierte Prompts zur Text- und Bilderstellung. Das Tool ist für alle Mitarbeitenden zugänglich. Im Durchschnitt verarbeitet die KI täglich über 3.000 Anfragen und generiert bis zu 1.700 Bilder.
Welche Bedeutung haben Nachhaltigkeit, Innovationsbereitschaft und Human Experience dabei?
Nachhaltigkeit ist ein Kernwert von OTTO und beeinflusst damit auch die IT-Entscheidungen, indem ressourceneffiziente Lösungen priorisiert werden, die einen möglichst kleinen ökologischen Fußabdruck verursachen.
Ein wunderbarer Schulterschluss zwischen proaktiver IT und Nachhaltigkeit ist die im November 2022 eingeführte Carbon Footprint App für Mitarbeitende der Otto Group und OTTO. Sie wurde von unseren IT-Kolleg*innen konzipiert und entwickelt. Mithilfe der App können die Mitarbeiter*innen ihren persönlichen ökologischen Fußabdruck für sich transparent machen und tracken und damit letztendlich auch das eigene Bewusstsein für nachhaltiges Handeln kontinuierlich schärfen.
Aber natürlich ist auch Innovationsbereitschaft ein enormer Treiber des Unternehmenserfolges von OTTO. Innovation und stetige Transformation gehören fest zu unserer DNA. Das hat unser Unternehmen mit dem Wandel vom Kataloggeschäft hin zum E-Commerce und zuletzt zum Marktplatz bereits eindrucksvoll bewiesen. Die Human Experience steht dabei immer im Mittelpunkt der technologischen Entwicklungen, die Kund*innen die beste Customer Experience und Mitarbeiter*innen das bestmögliche IT-Arbeitsumfeld bieten sollen.
Wie verändern sich IT-Organisation und IT-Strategie dabei?
Die IT-Organisation von OTTO wird zunehmend agiler und kollaborativer, mit multidisziplinären Teams, die eng mit den verschiedenen Geschäfts- und Fachbereichen zusammenarbeiten. Die IT-Strategie orientiert sich zudem stärker an der Vision und den Werten des Unternehmens. Kund*innenbedürfnisse und Markttrends können wir so schneller in innovative Lösungen übersetzen.
Welche Anforderungen gibt es an IT-Infrastruktur und IT-Architektur, um die Rolle einer proaktiven IT spielen zu können?
Eine proaktive IT fußt immer auf mehreren Säulen, die sich gegenseitig stützen. Ich glaube, dass hier eine Kombination von rein technischen Aspekten wie zum Beispiel Cloud Services, Automatisierung, Datenbasis oder Skalierbarkeit, cross-funktionalen und agilen IT-Teams sowie zusätzlich einer engen Begleitung durch Change-Management-Expert*innen zum Erfolg führt.
Welche Tools, Mechanismen und Methoden haben sich bewährt, um die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter*innen an eine proaktive IT zu verstehen?
Bei OTTO haben sich regelmäßige interne Umfragen, Feedback-Systeme und Co-Creation-Workshops bewährt, um Mitarbeiter*innenbedürfnisse zu erfassen. Mit agilen Methoden fördern wir die Einbindung aller Beteiligten in den Innovationsprozess und stellen sicher, dass die entwickelten IT-Lösungen nutzer*innenzentriert sind.
Was macht das Erlebnis des Anwenders am digitalen Arbeitsplatz aus? Wie kann eine proaktive IT dazu beitragen und das gestalten?
Das Anwender*innenerlebnis bei OTTO ist geprägt von einer nahtlosen, intuitiven und personalisierten Nutzung digitaler Tools, die die tägliche Arbeit erleichtern. Als proaktive IT können wir durch regelmäßige Evaluierung und Anpassung der eingesetzten Technologien, durch Schulungen und Support sicherstellen, dass die digitale Arbeitsumgebung den Anforderungen und Wünschen der Mitarbeiter*innen entspricht. Dazu gehört auch, die Mitarbeitenden für neue Technologien zu begeistern und ihnen den Zugang dazu so einfach und verständlich wie möglich zu gestalten.
Wie wirkt sich diese proaktive Rolle auf die Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Fachabteilungen aus?
Die proaktive Rolle der IT verbessert die Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und einzelnen Fachabteilungen von OTTO, indem sie als strategischer Partner auftritt, der Innovationen vorantreibt und die digitale Transformation unterstützt. Die IT bringt tiefergehende technische Expertise in Entscheidungsprozesse in der Geschäftsführung ein und arbeitet eng mit allen Bereichen zusammen, um die Unternehmensziele zu erreichen und einen nachhaltigen Mehrwert zu schaffen. Ich bin davon überzeugt, dass technische Kompetenz auf Führungsebene unverzichtbar ist, um in unserer digitalisierten Geschäftswelt erfolgreich zu agieren. Und dass hier alle im engen Austausch nur voneinander profitieren können.
Genderhinweis:
Zur besseren Lesbarkeit dieses Blogartikels verwenden wir das generische Maskulinum. Die in diesem Blogartikel verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich – sofern nicht anders kenntlich gemacht – auf alle Geschlechter.