OUT NOW im #ConfareBlog mit Raphaela Pulsinger, ÖBB: In der Digital Workplace Community schaffen wir gemeinsam mit den Anwendern den Arbeitsplatz der Zukunft
IT-Adoption und Changemanagement, so heißen die Aufgaben, die Raphaela Pulsinger bei den Österreichischen Bundesbahnen innehat. Ihr Fokus: einen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, der es Mitarbeiter:innen ermöglicht fokussiert, produktiv und erfolgreich zusammenzuarbeiten.
Das Bloginterview entstand im Zuge unserer Recherche für das kommende Confare Factsheet „Employee Experience“ in Zusammenarbeit mit Nexthink. Kein Factsheet verpassen: einfach das Confare Factsheet Abo HIER ordern.
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Welchen Beitrag kann die interne IT leisten, um das Unternehmen zu einem attraktiven Arbeitgeber zu machen, Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten?
Die interne IT leistet in der gesamten Zeit, die ein:e Mitarbeiter:in im Unternehmen ist, einen wesentlichen Beitrag zur Arbeitgeberattraktivität.
Bereits beim ersten Kontakt mit potentiellen Mitarbeiter:innen, spielen digitale Arbeitsmittel eine Rolle, schließlich bewirbt sich die Person bereits via Online-Jobportal auf eine Stelle und hat somit schon vor dem ersten Tag eine Verbindung zur IT. Bei der ÖBB gibt es zudem einen internen IT-Provider, die ÖBB-Business Competence Center GmbH, der IT Services anbietet sowie jede:n Mitarbeiter:in mit Hard- und Software ausstattet. Dabei ist natürlich laufender professioneller Service entscheidend, damit sich die Mitarbeiter:innen wertgeschätzt und wohl fühlen.
Viele Unternehmen befinden sich gerade in großen Veränderungsprozessen – fast immer spielt dabei Digitalisierung eine Rolle. Gerade die Digitalisierungsvorhaben verfolgen meist das Ziel eine Verbesserung – ob Geschwindigkeit, Ressourcenschonung, Erhöhung der Kund:innen- oder Mitarbeiter:innenzufriedenheit – zu erwirken. Bis diese Verbesserung eintritt, ergeben sich im Unternehmen oft Situationen, in denen neue IST-Zustand weniger zufriedenstellend als der alte empfunden wird. Beispielsweise, wenn zwei IT-Tools eine Zeit lang parallel laufen müssen oder weitreichende neue Funktionen in einem bestehenden System ausgerollt werden. In Situationen wie diesen genießt die IT nicht immer den besten Ruf. Hier ist Kommunikation und Geduld gefragt, denn es braucht Zeit, sich mit neuen Technologien anzufreunden.
Mit einem gelungenen Onboarding und einem funktionierenden Arbeitsplatz ist es aber nicht getan: Die interne IT hat dafür zu sorgen, dass User:innen laufend über Neuerungen von Tools informiert werden und sich auch fortlaufend dazu weiterbilden können. Das kann ein Newsletter sein, in manchen Fällen ein Video, Webinar oder eine Guideline.
Das Wesentliche dabei ist, den Mitarbeiter:innen den Arbeitsalltag durch digitale Arbeitsmittel zu vereinfachen. Trotzdem sollte man aus IT-Sicht nie vergessen, dass Technologie zwar für vieles die Möglichmacherin ist, jedoch auch im digitalen Zeitalter der Mensch im Fokus stehen sollte. Deswegen haben wir mittlerweile ein eigenes Team gegründet, das sich um „IT- Adoption & Change Management“ mit starkem Fokus auf Digitalisierungsvorhaben kümmert. Ziel des Teams ist es, Mensch und Technologie zu verbinden. Das Team nimmt die Kolleg:innen mit auf die digitale Reise, indem es ihnen den Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln näherbringt und auch bei längeren Transformationsprojekten begleitet.
Erfahrungsgemäß ist die Kommunikation spannender IT-Programme und Projekte, an denen im Unternehmen aktuell gearbeitet wird, ein wirkungsvolles Mittel, für die Gewinnung neuer Mitarbeiter:innen. Die ÖBB arbeiten konzernweit an innovativen Themen, die nicht nur intern, sondern auch für unsere Kund:innen auf Schiene und Straße und somit für ganz Österreich einen echten Mehrwert bringen. Darauf sind wir stolz und schaffen Commitment und Zufriedenheit bei unseren Mitarbeiter:innen!
Geschwindigkeit, Innovationsbereitschaft und Zusammenarbeit sind heute entscheidende Faktoren. Was können IT-Verantwortliche tun, damit Mitarbeiter produktiv arbeiten können?
Ganz klar muss jeder:m Mitarbeiter:in je nach Rolle und Tätigkeit ein moderner digitaler Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Egal, ob in einem operativen Bereich am Zug, im Bus, bei einem Bauvorhaben oder in einer internen Funktion, die vom Büro aus erledigt wird. Es gibt eine Vielzahl an Tools, die das tägliche Arbeiten erleichtern können, wenn sie richtig eingesetzt werden.
Gerade in den operativen Bereichen merken wir, dass viele Prozesse nach wie vor sehr analog und papier-getrieben laufen. Das war bislang gelebte Praxis. Inzwischen ist es ein immer größer werdendes Anliegen, dass Prozesse digital schneller und effizienter abgewickelt werden können und dadurch auch in operativen Bereichen einen echten Mehrwert für Mitarbeiter:innen und Kund:innen bringen. Mittlerweile haben wir alle Mitarbeiter:innen mit einer digitalen Identität (User, Lizenzen, Geräte) ausgestattet. Damit ist es nicht getan, jetzt geht es darum Know-How und digitale Skills auf- und auszubauen, dieser Prozess benötigt Zeit.
Digitale Tools für die Zusammenarbeit innerhalb von Teams, Abteilungen, Bereichen und auch über die Unternehmensgrenzen hinweg spielen aktuell eine größere Rolle denn je. Covid hat uns – wie auch vielen anderen Unternehmen in Österreich – in die Hände gespielt, um internen Digitalisierungsvorgängen einen großen Schub zu geben. Darauf dürfen wir uns nicht ausruhen, denn auf unseren Konzern wird in den kommenden Jahren eine Pensionierungswelle zurollen, was bedeutet, dass viele neue Kolleg:innen in das Unternehmen kommen. Wissensmanagement wird deswegen eine immer größere Rolle spielen. Es liegt an den IT-Verantwortlichen, dafür geeignete Lösungen zur Verfügung zu stellen, damit Mitarbeiter:innen produktiv arbeiten können.
Was macht das Erlebnis des Anwenders am digitalen Arbeitsplatz aus? Welche Indikatoren müssen dabei betrachtet werden, wie messen Sie diese und wie kann die IT darauf positiv wirken?
Ganz klar: Usability ist ein wesentliches Thema. Wir merken, dass unsere Mitarbeiter:innen kritischer werden, was die Benutzerfreundlichkeit von Tools betrifft. Aus diesem Grund gehen wir verstärkt in den Austausch mit den User:innen, die diese Tools verwenden und lassen sie, wo es möglich ist, über Funktionsumfänge und bei Designfragen mitbestimmen.
Das ist vor allem dann eine Option, wenn Tools intern weiterentwickelt und für die ÖBB-Bedürfnisse adaptiert werden. Beispielsweise arbeiten wir an einem internen „one-stop-shop“ einem digitalen Arbeitsplatz, von dem aus man einerseits alle relevanten News erfährt, spezielle Informationen je Konzernzugehörigkeit einsehen kann, Aufgaben und To-Dos aus verschiedenen Systemen sieht, aber auch der zu weiteren rollen- und funktionsspezifischen Applikationen gelangen kann. Dank der agilen Entwicklung dieses Tools ist es den User:innen möglich, immer wieder Feedback und weitere Entwicklungsvorschläge einzubringen. So eine Vorgehenswesie ist natürlich nicht überall möglich, hat sich aber bei Tools, die von allen Kolleg:innen genutzt werden sollen, sehr bewährt.
Im Moment befinden wir uns in einer Phase von vielen Veränderungen beim digitalen Arbeitsplatz. Einige davon sind fremdgesteuerte laufende Weiterentwicklungen (Evergreening) von Tools und Applikationen – das stößt auf keine breite Akzeptanz, da sich Oberflächen oder Funktionalitäten ständig ändern. Hier gilt es so gut als möglich laufend zu kommunizieren. Das gelingt oft schon sehr gut, oft sind wir selbst von der Geschwindigkeit der Drittanbieter überrascht.
Was kann man als IT-Verantwortlicher tun, damit Investitionen in die Digitale Transformation und in neue Werkzeuge auch angenommen werden und sich so am Ende rechnen?
Egal wie viele und welche Ressourcen man hat, es ist wichtig zu wissen, wie man damit umgeht.
So verhält es sich auch bei neuen IT-Werkzeugen. Es reicht nicht mehr, einfach ein Tool auszurollen oder Lizenzen zu vergeben, wenn diese nicht genutzt werden. Das Wichtigste ist es, die Mitarbeiter:innen zu befähigen. Befähigung beginnt nicht bei Schulung, sondern in meinen Augen ganz klar beim Commitment und bei der eigenen Vorbildfunktion.
Egal ob Teamleiter:in, Bereichsleiter:in oder C-Level Position: Es ist unumgänglich, selbst offen für Veränderung zu sein und auch als Vorbild zu agieren. Ohne diese Vorbildfunktion nehmen viele die Veränderung nicht an und Widerstände entstehen. Wir setzten aber auch auf Multiplikatorennetzwerke im Konzern. Das bedeutet, Kolleg:innen die gerne Neues ausprobieren, gerne als Erstes über Neuigkeiten Bescheid wissen und sehr affin mit digitalen Arbeitsmitteln sind, sind in einer eigenen „digitalworkplace Community“ vereint und werden vor allen anderen mit den neuesten Infos versorgt. Im Besten Fall verbreiten sich wesentliche Infos dadurch selbstständig im Unternehmen. Das ist ein enormer Vorteil für die IT. Zusätzlich gibt es ein multimediales Angebot an Videos, Webinaren, Newslettern, Events und Workshops um den Mitarbeiter:innen die digitalen Werkzeuge näherzubringen.
Remote- und Home-Office haben die Zusammenarbeit im Unternehmen verändert. Wie kann die IT proaktiv dabei unterstützen, das verteilte Arbeiten produktiv zu gestalten?
Vor allem die Bereitstellung der dafür benötigten IT-Komponenten – egal ob im Büro oder im Home-Office – ist Aufgabe der IT, um die produktive Zusammenarbeit im Unternehmen zu stützten.
Hinsichtlich der Hardwareausstattung haben wir gelernt, dass wir vermehrt Standards setzten müssen, damit jede:r von jedem Ort aus gleich gut arbeiten und an Meetings teilnehmen kann. Vermehrt kommt es zu hybriden Settings, also einigen Personen vor Ort und einigen an anderen Standorten oder im Home-Office. Hier sind wir, wie viele andere Unternehmen auch, noch dabei die richtige Ausstattung für die unzähligen Use-Cases zu finden. Ein Teil unserer Kolleg:innen zieht demnächst in ein neues Bürogebäude bei dem neue Hardware für optimale Qualität von hybriden Meetings getestet wird. Mit den Erkenntnissen daraus möchten wir die Ausstattung an weiteren Standorten verbessern. Ich denke einige Unternehmen unterschätzen die Wichtigkeit von qualitativer Hardwareausstattung für Mitarbeitende und Meetingräume, weil diese im ersten Moment mit hohen Anschaffungskosten verbunden ist.
Jedoch ist eine adäquate Ausstattung unumgänglich für die Arbeitsqualität. Neben Hardware braucht es auch eine einheitliche digitale Plattform, von der aus konzernweit kommuniziert und zusammengearbeitet werden kann. Auch hier ist es wieder mit der reinen Ausstattung von digitalen Arbeitsmitteln nicht getan. Spielregeln der digitalen Zusammenarbeit, Guidelines und Anwenderkenntnisse sind darüber hinaus erforderlich, damit die Zusammenarbeit auch in hybriden Settings funktioniert.
Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen braucht es, um den Arbeits-Flow von Mitarbeitern zu unterstützen, schnelle und effektive Hilfe anzubieten und echte Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu erreichen?
Technisch ist das ganz klar die Bereitstellung der Hard- und Software, aber vor allem Informationen und Anwenderkenntnisse zu diesen digitalen Arbeitsmitteln. Mitarbeiter:innen wollen ihre Arbeitszeit produktiv nützen und mit geeigneten Mitteln rasch Aufgaben erledigen können. Deswegen fühlen sie sich ob der gegebenen Vielzahl an Tools und Möglichkeiten oft hilflos, was denn nun für welchen Use-Case die geeignete digitale Lösung ist. Deswegen ist es wichtig, ein Set an Standard-Applikationen bereitzustellen und zu vermitteln, wo welche Informationen gespeichert sind und welcher Anwendungsfall, wie gelöst werden kann.
Zeit ist ebenso ein wesentlicher organisatorischer Faktor. Mitarbeiter:innen müssen Zeit haben, sich mit den gegebenen Möglichkeiten auseinanderzusetzen. Natürlich spielen auch die Erreichbarkeit der Service & Supporteinheiten eine wesentliche Rolle, um bei technischen Störungen schnell Abhilfe zu schaffen.