Der Lockdown und der fliegende Wechsel zu Homeoffice und Remote-Working war eine Bewährungsprobe für die IT. Auf Österreichs wichtigstem IT-Management Treffpunkt, dem Confare CIOSUMMIT wurde Stefan Zierlinger mit dem Confare CIOAWARD 2020 ausgezeichnet. Auch wenn man bei Österreichs führendem Stromunternehmen auf Katastrophenfälle vorbereitet ist, so sieht man sich als Führungskraft angesichts der Coronakrise mit ganz neuen Herausforderungen konfrontiert.
Stefan Zierlinger und zahlreiche weitere hochkarätige IT-Entscheider treffen Sie bei der Confare Konferenz Innovative CIO am 4. November in Wien.
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Homeoffice wurde durch Lockdowns überall von einem Tag auf den anderen zur gelebten Realität – wo waren bei diesem abrupten Wandel die größten Herausforderungen für die IT?
Homeoffice war bei uns in Teilbereichen schon davor immer ein Thema. Die größte Herausforderung war es aber nun, Arbeitsplätze, bei denen Homeoffice bis dato nicht vorgesehen war, von heute auf morgen umzustellen. Hierbei galt es in den ersten Wochen insbesondere die Logistik zu bewältigen und die Anzahl an Laptops, Bildschirmen, Webcams und Headsets bereitzustellen. Zusätzlich galt es Personen, die noch nie Webkonferenzen abgehalten hatten, mit unserer Online-Konferenzlösung vertraut zu machen. Dabei ging es nicht nur um die technischen Feinheiten, sondern auch um die generellen Verhaltensweisen in einer Webkonferenz im Unterschied zu einem Präsenzmeeting.
Dafür wurden entsprechende User Guidelines erstellt und beispielsweise auch eine eigene Corona-Hotline eingerichtet. Es war notwendig, kurzfristig analoge Prozesse zu digitalisieren und auch für alle Mitarbeiter – in Abhängigkeit ihrer Anforderungen – die Möglichkeit einer digitalen Signatur zur Verfügung zu stellen. In täglichen Krisenmanagement-Vorstandsbriefings wurden die Teilnehmer von mir mittels aktueller IT-Kennzahlen (bspw. Zugriffe auf das Firmennetzwerk, Anzahl Videokonferenzen, Bandbreitenauslastung, etc.) auf dem Laufenden gehalten. Zusammengefasst waren die Herausforderungen also die Skalierbarkeit der technischen Verfügbarkeit sowie die flächendeckende Etablierung der Technologie in der Organisation.
Treffen Sie die Speerspitze des IT-Managements am 9. Confare Swiss #CIOSUMMIT am 15. September in Zürich und am 20. Oktober in Frankfurt.
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Welche Anforderungen ergeben sich für Sie als Führungskraft bei Remote-Working? Was braucht es für die erfolgreiche Arbeit von IT-Teams?
Regelmäßige Abstimmungen im Team bzw. mit den einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind meiner Meinung nach das A und O bei der Remote-Führung. Man trifft sich plötzlich nicht mehr spontan und kann so auch kleine Themen nicht mehr so unkompliziert besprechen. Die regelmäßigen Jour fixe haben dadurch massiv an Bedeutung gewonnen. Dabei ist es wichtig, auch Zeit für persönliche Gespräche einzuplanen.
Während des Lockdown waren wir noch mehr als sonst bedacht darauf, analoge Prozesse zu vermeiden und zu digitalisieren. Bei der Arbeit im Homeoffice steht man vor der Herausforderung, das „Verschwimmen“ von privater und beruflicher Zeit zu vermeiden. Regelmäßige Informationen der Führungskraft über aktuelle Geschehnisse an seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die gemeinsame Planung der nächsten Schritte via Videokonferenz sind notwendig. Es gilt ein Bewusstsein dafür zu entwickeln, dass zwischenmenschliche Themen bei Remote-Working nicht mehr ausreichend zur Geltung kommen. Kollektiver Humor, non-verbale Feedbacks oder Hey-Joe-Dialoge bleiben in Online Meetings auf der Strecke. Durch eine Adaptierung von Meetingstrukturen und -Werkzeugen kann dieses Handicap jedoch weitestgehend ausgeglichen werden. So kann beispielsweise ein 4-Augen-Austausch durch eine Meetingadaptierung organisiert werden oder durch Instrumentarien wie Planning und Retrospektiven fokussiertes 360-Grad-Feedback eingeholt und behandelt werden.
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Inwieweit haben Coronakrise, Lockdown und Remote-Office Auswirkungen auf die Cloud-Strategie eines Unternehmens?
Insbesondere zu Beginn des Lockdowns kam es zu einer Überlastung mancher Cloud-Dienste. An dieser Stelle waren wir froh, in diesen Bereichen auf eine eigene IT-Infrastruktur setzen zu können.
Als Betreiber kritischer Infrastruktur werden wir aus dieser Erfahrung heraus weiterhin darauf achten, kritische Bereiche voneinander unabhängig betreiben zu können oder eigene Backup-/Alternativsysteme zur Verfügung zu haben. Wir haben natürlich auch festgestellt, wie einfach Applikationen mit geringerer Kritikalität durch SaaS-Lösungen erweitert oder ersetzt werden können. Hier gilt es für uns den differenzierten Blick zu wahren und in unserer Hybrid-Cloud-Strategie zu manifestieren.
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Was sind die wichtigsten Handlungsfelder für den CIO beim Gestalten der Remote-Arbeitsplätze?
Stefan Zierlinger VERBUND
Der Fokus liegt darauf, auch im Homeoffice soweit wie möglich dieselbe IT-Arbeitsplatzqualität gewährleisten zu können, wie im Büro. Dabei darf auch im Homeoffice unser Anspruch an eine hohe Qualität der Informationssicherheit und User Experience nicht verwässert werden. Auch andere Themen, die nicht direkt in den Bereich der internen IT fallen, sind wichtig und müssen diskutiert werden, seien es bspw. private Internetanschlüsse oder mangelnde Büroausstattung.
Wir haben unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umfangreich darüber informiert, welche Bandbreiten sie im Homeoffice benötigen und wie sie diese bei ihrem jeweiligen Telekomdienstleister anfordern können. Ein gewohnt stabiles Service in individuellen Umgebungen und außerhalb des Einflussbereiches aufrecht zu halten, hat die Servicekomplexität deutlich erhöht. Neben der Qualifikation der Support-Mitarbeiter sind vor allem Unternehmenskultur und Mitarbeiter-Motivation die Erfolgskriterien zur Bewältigung der Herausforderung Remote-Arbeit.
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Haben sich die Anforderungen in Bezug auf Cybersecurity durch die Erfahrungen mit Homeoffice verändert?
Die vermehrte Vermischung und Integration der Firmengeräte in das private Umfeld und Heimnetzwerk schafft auch neue Bedrohungsfelder. Hier gilt es weiterhin verstärkt Awareness bei den Nutzern zu schaffen.
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Welche Herausforderungen gibt es, was Finanzierung und IT-Budgets betrifft? Welche Erwartungshaltung gibt es in Bezug auf Finanzierungsmöglichkeiten und „on demand“ Konzepte?
Eine vollumfängliche Ausstattung mit Videokonferenzsystemen ist nicht gerade kostengünstig. Neben der Ausstattung im Homeoffice müssen auch die Besprechungsräume auf allen VERBUND-Standorten entsprechend ausgestattet werden. Dabei gilt es Parameter wie Raumgröße und Beschallung zu berücksichtigen. Weiteres Budget fließt in die technischen Voraussetzungen für eine Flexibilisierung der Arbeit. Derzeit laufen diverse Smart-Office-Projekte, die alle das Ziel haben, mobil arbeiten zu können.
In der Vergangenheit wurden IT-Ausstattungen durch den Bedarf von einzusetzenden Applikationen argumentiert. Durch die Digitalisierung und durch Corona ist die digitale Erreichbarkeit jedes Mitarbeiters eine applikationsunabhängige Voraussetzung geworden.
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Welche Auswirkungen haben die Erfahrungen rund um die Coronakrise für die IT-Strategie?
Die Krise hat verdeutlicht, dass Homeoffice nicht nur ein Feature für die Belegschaft, sondern letztendlich auch eine notwendige Fähigkeit eines Unternehmens geworden ist. Daher haben wir den Fokus auf unsere Smart-Office-Weiterentwicklung gelegt und die Priorität der Umsetzung erhöht. Hierbei verfolgen wir konsequent unsere Digitalisierungsstrategie weiter und versuchen konstant, analoge Abläufe zu optimieren.
Neben dem Rollout von Microsoft 365 und der Modernisierung unserer Besprechungsräume, evaluieren wir eine neue Smart Device Strategie und den Anteil der digital erreichbaren Mitarbeiter auf 100% zu heben. Im Fokus ist der mobile Arbeitsplatz.
8 ways IT managers can make the world a better place In times of change, many of our life support systems are on the brink of change. Corona crisis, climate change, educational reform, financial crises, refugee flows, healthcare and trade wars – our society faces a variety of challenges. IT has the chance to be part of the solution in many of these fields. A clear mandate for IT management to act?