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Wie IT die Zusammenarbeit in Deutschlands größter Behörde verändert

by Yara El-Sabagh

 OUT NOW im #ConfareBlog mit Stefan Latuski: IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit: IT verändert wie Menschen zusammenarbeiten

Die Bundesagentur für Arbeit hatte während der Corona-Krise ganz besondere Herausforderungen. Nicht nur musste man, wie alle anderen, Home-Office in Rekordgeschwindigkeit für möglichst viele Mitarbeitende möglich machen. Man war gleichzeitig mit einem massiven zusätzlichen Arbeitsaufwand konfrontiert. Das war ein wesentlicher Treiber für Veränderung. Wenn sich große und traditionsreiche Organisationen verändern, ist das oft schwierig. Durch einen klaren Fokus auf laufende Kommunikation und intensiven Austausch mit allen Betroffenen ist es dem Geschäftsführer des IT-Systemhauses der Bundesagentur für Arbeit, Stefan Latuski, und seinem Team gelungen, die Veränderung schneller voranzutreiben, Ängste zu überwinden und Widerstände zu minimieren.

Im Blog beschreibt Confare #ImpactAward Preisträger Stefan Latuski, wie die IT die Zusammenarbeit in der Behörde verändert und welche Rolle IT in Zeiten von Fachkräftemangel für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden spielt.

Das Bloginterview entstand im Zuge unserer Recherche für das kommende Confare Factsheet „Employee Experience“ in Zusammenarbeit mit Nexthink. Kein Factsheet verpassen: einfach das Confare Factsheet Abo HIER ordern.

Welchen Beitrag kann die interne IT leisten, um das Organisation zu einem attraktiven Arbeitgeber zu machen, Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten?

Neben der Arbeit mit unseren Kundinnen und Kunden, ist die Nutzung der IT einer der wesentlichen Bestandteile des Arbeitstages unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Eine moderne IT kann aus meiner Sicht in vier wesentlichen Säulen des Arbeitsalltages dabei einen Beitrag leisten. Kundinnen und Kunden können sich – erstens – durch die fortschreitende Digitalisierung bereits vor dem persönlichen Kontakt mit uns umfangreich zu ihrer persönlichen Lebenslage informieren und Antragsunterlagen oder Mitteilungen online erledigen. Diese werden dann – zweitens – durch Automatisierung bereits in allen relevanten internen Systemen vorverarbeitet. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter treffen dadurch auf besser vorbereitete Kundinnen und Kunden und können sich voll und ganz auf ihre eigentliche Arbeit, die persönliche Beratung und die Menschen, konzentrieren. Eine moderne IT bietet aber noch mehr, nämlich – drittens – durch ein flexibles Angebot am Arbeitsplatz die Möglichkeit, die Arbeit auch in Krisenzeiten orts- und zeitunabhängig zu erledigen und – viertens – dank moderner Kommunikations- und Kollaborationstechnik dennoch mit einem Team im persönlichen Kontakt zu bleiben. Die meisten unserer Kolleginnen und Kollegen möchten sich auf ihre Aufgaben konzentrieren – und wir leisten unseren Beitrag, wenn wir diesen transparent und aus dem Hintergrund heraus unterstützen.

Geschwindigkeit, Innovationsbereitschaft und Zusammenarbeit sind heute entscheidende Faktoren. Was können IT-Verantwortliche tun, damit Mitarbeitende produktiv arbeiten können?

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen am besten, welche Bedürfnisse sie für ihre eigene Produktivität haben. Der Kontakt ist für mich daher enorm wichtig. Wir haben in den letzten Jahren mehrere Formate geschaffen, in denen wir uns mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus allen Themenbereichen und Dienststellen der Bundesagentur für Arbeit vernetzen, zuhören, Innovationen vorstellen und gemeinsam reflektieren. So können wir frühzeitig Themen identifizieren, priorisieren oder – soweit erforderlich – nachjustieren.

Insbesondere die letzten zwei Jahre haben uns im Hinblick auf Geschwindigkeit nochmals auf ein neues Level gehoben und viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben intrinsisch eine wesentlich höhere Innovationsbereitschaft entwickelt, weil sie wirklich gespürt haben, dass wir durch diesen engen Austausch positive Veränderungen ermöglichen konnten. Unsere IT-Strategie hat uns geholfen, mit vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zeitgleich und unabhängig an vielen Ecken des Puzzles zu arbeiten und dies am Ende zu einem stimmigen Ganzen zusammenzusetzen. Dies ist sicherlich ein wesentlicher Faktor.

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Was macht das Erlebnis des Anwenders am digitalen Arbeitsplatz aus? Welche Indikatoren müssen dabei betrachtet werden, wie werden diese gemessen, und wie kann die IT darauf positiv wirken?

Eine wesentliche Veränderung ist, dass wir Menschen statt Büros ausstatten. Das haben wir in der Vergangenheit anders gelebt. Der digitale Arbeitsplatz geht auf die persönlichen Erfordernisse unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechend ihrer Aufgabe ein und ist damit unser Garant, dass diese ihre Aufgaben in jeder Situation optimal erledigen können. Damit ändern sich aus meiner Sicht auch die zentralen Erfolgsfaktoren. Wesentliche Indikatoren sind nun Orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit der IT, niederschwelliger Zugang und ein hoher Grad an Digitalisierung und Automatisierung zur Entlastung unserer Kolleginnen und Kollegen. Messen lässt sich dies in zwei Werten: Zum einen in absoluten Zahlen, denn unsere Kolleginnen und Kollegen können trotz hoher Arbeitsbelastung dennoch die herausfordernden Aufgaben dieser Zeit erledigen – und zum anderen durch die positiven Rückmeldung vieler Kolleginnen und Kollegen im Rahmen unserer Austauschformate.

Was kann man als CEO tun, damit Investitionen in die Digitale Transformation und in neue Werkzeuge auch angenommen werden und sich so am Ende rechnen?

Kommunizieren – und zwar in beide Richtungen. Zum einen, um den Bedarf der Kolleginnen und Kollegen bereits vor einer Investition zu kennen und zu verstehen. Zum anderen, um den Sinn oder Nutzen einer Transformation für alle Beteiligten verständlich zu machen und hierbei zu einer guten Vorteilsübersetzung zu kommen. Dies gestützt durch ein gutes Change Management, was diese Maßnahmen von Anfang bis Ende begleitet. Außerdem natürlich den notwendigen Rahmen und das Vertrauen schaffen, die für eine solche Transformation erforderlich sind.

Wie verändern die Cloud, hybride Infrastrukturen und Systeme die Anforderungen der Mitarbeitenden an die eigene IT? Was kann man tun, um diese Anforderungen zu verstehen?

Die Cloud, unabhängig davon ob hybrid oder nicht, bietet uns gleichzeitig die Möglichkeit, die Bereitstellungszeit für moderne und skalierbare Lösungen wesentlich zu verkürzen – setzt uns aber zeitgleich auch unter diesen Druck des Handelns. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aber auch Kundinnen und Kunden, erwarten natürlich, dass wir uns auf demselben Innovationsgrad bewegen, wie diese aus den Cloud-Angeboten bekannt ist. Diese zu nutzen, stellt für uns im Öffentlichen Dienst aber oftmals noch rein rechtlich eine hohe Hürde dar.

Unstrittig wird die Cloud auch unser Handeln verändern. Wir bereiten uns bereits jetzt darauf vor, in dem wir gezielte Pilotierungen in hierfür geeigneten Bereichen vornehmen, bewerten und weiterentwickeln. An diesen Pilotierungen, z.B. in unserer Hochschule der BA, sind dann auch wesentliche Keyplayer, wie die IT-Sicherheit oder der Datenschutz, beteiligt, um bereits frühzeitig die Anforderungen zu verstehen und geeignete Lösungskonzepte zu entwickeln.

Remote- und Home-Office haben die Zusammenarbeit in Organisationen verändert. Wie kann die IT proaktiv dabei unterstützen, das verteilte Arbeiten produktiv zu gestalten?

Die IT springt hier für eine bisher selbstverständliche Interaktion zwischen Kolleginnen und Kollegen ein – die Kommunikation untereinander, die Zusammenarbeit an Informationen und Dokumenten und «den Flurfunk». Wir begleiten dies, in dem wir unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum einen überhaupt mit der Möglichkeit ausstatten, zeit- und ortsunabhängig arbeiten zu können – und zum anderen eine möglichst breite Palette an Kommunikations- und Zusammenarbeitswerkzeugen zur Verfügung zu stellen. Dazu zählen auch Dinge wie Video, Chat, eine interne Social Media Plattform und Kollaborationssoftware wie digitale Whiteboards.

Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen braucht es, um den Arbeits-Flow von Mitarbeitenden zu unterstützen, schnelle und effektive Hilfe anzubieten und echte Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu erreichen?

Technisch ist entscheidend, dass die IT maximal dem Arbeitsablauf unserer Kolleginnen und Kollegen folgt und nicht etwaigen internen Prozessen oder Systemgrenzen. Dafür haben wir entsprechende Verantwortliche, die eine Ende-zu-Ende Sicht auf den Gesamtprozess legen und hierbei die Perspektive unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einnehmen.

Organisatorisch sind wir mit einer dezentralen IT von rund 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bundesweit vor Ort und unterstützen unsere Kolleginnen und Kollegen im Tagesgeschäft. Diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennen die individuellen Bedürfnisse und die Situation vor Ort und können so persönlich auf die Anliegen eingehen.

Eine nahbare IT, die sich mehr als fachkundiger Partner versteht, ist sicherlich der größte Garant für echte Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

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