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Confare #ImpactChallenge Gewinner Markus Schmitz: Die Transformation der Bundesagentur ist digital und grün

by Yara El-Sabagh

 OUT NOW im #ConfareBlog mit Confare #ImpactChallenge Nominee Markus Schmitz:
Die Transformation der Bundesagentur ist digital und grün

CIOs und IT-Manager machen die Welt zu einem besseren Ort. Sie leben neue Führungsprinzipien vor, schaffen die Voraussetzungen für Nachhaltigkeit und Umweltschutz oder helfen gesellschaftlichen Herausforderungen mit Digitalisierung und Technologie erfolgreich zu begegnen. Sie verändern Unternehmen oder sogar ganze Branchen, helfen Menschen, die in Not sind und leben gesellschaftliche Verantwortung vor.

Wir stellen Ihnen die Nominierten im Confare Blog vor: Dr. Markus Schmitz ist seit November 2016 CIO, Generalbevollmächtigter und Geschäftsführer Informationstechnologie und Digitale Prozesse der Bundesagentur für Arbeit. Die Bundesagentur für Arbeit ist mit etwa 113.000 Beschäftigten eine der größten Behörden in Deutschland und einer der größten Arbeitgeber des Bundes.

Der studierte Sozialwissenschaftler und Historiker erkennt die IT als entscheidenden Hebel um Nachhaltigkeit zu fördern und den CO2 Footprint des Unternehmens positiv zu entwickeln. Im Interview geht es um die große Transformation der Behörde und der IT und warum Green IT und Nachhaltigkeit dabei ganz oben auf der Agenda stehen.

Lesen Sie im zweiten Teil des Interviews mit Markus Schmitz, wie man bei der Bundesagentur für Arbeit Green IT umsetzt und dem CO2 Ausstoß den Kampf ansagt.

Bei der Bundesagentur für Arbeit passiert gerade eine sehr große Transformation. Was sind die Ziele dabei?

BundesagenturAls BA haben wir einen verantwortungsvollen gesellschaftlichen Auftrag: Menschen und Arbeit zusammenzubringen sowie Existenzen zu sichern. Während der Pandemie hat sich – wie auch schon während der Finanzkrise und der Flüchtlingskrise – erneut gezeigt, dass wir in Krisenzeiten immer auch wieder aus dem Stand heraus einen Beitrag zur sozialen Stabilität in Deutschland leisten müssen und dies auch können. Um diese Ziele zu erreichen, wollen wir eine der modernsten öffentlichen Dienstleis­terinnen Europas werden. Dabei sind für uns fünf Prinzipien elementar, wenn es darum geht, die Modernität der Bundesagentur zu beschreiben, unsere Leistungsfähigkeit zu verbessern und die Organisation widerstandsfähig und flexibel aufzustellen:

  • Kundenorientierung und Mitarbeiter­orientierung,
  • Digitalisierung,
  • Nachhaltigkeit sowie
  • unser Selbstverständnis als lernende Organisation.

Als IT-Organisation leisten wir dabei einen ganz wesentlichen Beitrag auf diesem gemeinsamen Weg, in dem wir wichtige Impulse auf den Feldern von Digitalisierung, Automatisierung, Cloud-Readiness und Nachhaltigkeit setzen:

Das Feld der Digitalisierung beschreibt unsere Ambition, das Bild einer digitalen Agentur für Arbeit Realität werden zu lassen. Wir wollen, dass unserer Kundinnen und Kunden alle sinnvollen Transaktionen auch digital abwickeln können und wir wollen erreichen, dass die Vorgänge und Daten wandern, nicht aber die Bürgerinnen und Bürger. Über Ende-zu-Ende gedachte Kundenreisen, die wir agil mit den Bürgerinnen und Bürgern entwickeln, werden wir dies erreichen. Ende 2022 haben wir ca. 70 E-Services im Rahmen des Online-Zugangs-Gesetzes vollständig umgesetzt und viele zusätzliche digitale Angebote wie Online-Terminvereinbarungen, Video-Beratung, Kunden-Apps und Text-Bots live gesetzt.

Jetzt wollen wir uns auf dem Erreichten aber nicht ausruhen und gehen daher konsequent das Feld der Automatisierung an – vom Customer Interface bis hinein in die Back-End-Systeme. Daher haben wir jetzt die Dekade der Automatisierung ausgerufen und wir erarbeiten gerade mit der Business-Seite eine Sicht auf die renditeträchtigsten „Gold Nuggets“ der Automatisierungs-Potenziale, die wir dann gemeinsam heben wollen: Voice-Bot-Ansätze, Spracherkennung für Dokumentationen und Dunkelverarbeitung von Standard-Anträgen sind nur drei Beispiele.

Das Ganze werden wir aber nur hingestellt bekommen, wenn wir als Öffentliche Verwaltung auch in die Lage versetzt werden, moderne Cloud-Lösungen beziehen zu können. Wir haben bereits eine BA-eigene Private Cloud aufgebaut. Wir brauchen aber auch den Zugang wichtigen Public Cloud-Lösungen, die uns aktuell aus regulatorischen Gründen verwehrt sind, oder zu vertrauenswürdigen Cloud-Angeboten der weltweiten Anbieter. Ohne einen solchen Zugang droht uns ein Szenario, in dem die Öffentliche Verwaltung nur noch IT aus dem Technik-Museum anbieten kann.

Wir als BA bereiten uns vor, in dem wir unser eigenes IT-Systemhaus Multi-Cloud-fähig machen und mit allen relevanten Marktakteuren im intensiven Dialog sind und erste Machbarkeitsstudien anstellen. Diese Cloud-Readiness wird uns helfen, schnell in die Umsetzung einzusteigen, wenn die regulatorischen Hürden endlich beseitigt sind oder die Markt-Angebote diese berücksichtigt haben.

Diesen ambitionierten Weg von Digitalisierung, Automatisierung und Cloud-Readiness wollen wir aber auch mit einer klaren Haltung gehen und daher ist die Nachhaltigkeit für uns das vierte zentrale Handlungsfeld. Letztlich geht es darum, im übertragenen Sinne die Verwaltungs-Gürteltiere auszurotten. Gürteltiere sind in der Verwaltungssprache jene komplexen Akten, die nur mit Leder-Riemen zusammengehalten werden können, weil sie so umfangreich geworden sind. Über unser Projekt E-Justiz gehört dies für die Zusammenarbeit mit den Gerichtsbarkeiten zum Glück der Vergangenheit an. Jetzt müssen wir mit einem systematischen Nachhaltigkeits-Ansatz schauen, dass wir dies für die gesamte BA-IT realisieren. Und wir haben uns auf den Weg gemacht.

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Wieviel gesellschaftliche Verantwortung trägt man als Führungskraft? Was bedeutet das für Dich in der täglichen Praxis?

In der Bundesagentur für Arbeit sind wir Führungskräfte letztlich Unternehmer im öffentlichen Auftrag. Und in dieser Rolle tragen wir eine besondere Verantwortung für das Gemeinwohl. In der IT müssen wir als Vorbilder agieren, wenn es darum geht, die uns anvertrauten Beitrags- und Steuergelder wirtschaftlich und wirkungsvoll zu investieren, damit wir bestmöglich unseren gesellschaftlichen Auftrag erfüllen. Das müssen wir tagtäglich in unseren Führungs- und Zusammenarbeitsformaten unter Beweis stellen bei all den Investitionsentscheidungen, die wir gemeinsam treffen.

Zugleich stellt die gesellschaftliche Verantwortung für den Ausgleich am Arbeitsmarkt und die Existenzsicherung der uns anvertrauten Menschen letztlich den Daseinszweck der Bundeagentur dar. Anders als viele private Unternehmen müssen wir den „Purpose“ unseres Handelns nicht aufwändig suchen. Das ist ein hohes Gut und Verpflichtung zugleich, mit der wir als Führungskräfte verantwortungsvoll umgehen müssen. Dies können wir auch in der IT adressieren, in dem wir eine konsequente Kundenorientierung in den Mittelpunkt all unseres Handelns stellen. Ich habe dies zum Kernthema unserer BA-IT-Strategie gemacht, aus dem sich alle Handlungsfelder heraus ableiten lassen. Über agile Entwicklungsmethoden, ein umfassendes Digitales Change-Management und an den Kundenreisen orientierte Services versuchen wir diesen Anspruch zu leben.

Beim Thema „Nachhaltigkeit“ ist es m.E. die eigene Grundüberzeugung, die ich in meinem ganzen Führungsteam spüre, die authentisch in die IT-Organisation hineinwirkt. Man muss uns bei diesem Thema nicht den Weg weisen; unsere Motivation ist intrinsisch und das merkt man allen Beteiligten an.

Welche Bedeutung hat die Confare #ImpactChallenge für Dich persönlich?

Ich habe mich sehr gefreut, dass man mich und damit die BA-IT für Confare Impact Challenge nominiert hat, weil es einem gesellschaftlich so wichtigen Thema deutlich mehr Sichtbarkeit gibt und anderen Akteuren – gerade auch im Öffentlichen Sektor – Mut macht, sich ebenfalls auf den Weg zu machen. Wir müssen viel mehr dazu übergehen, unsere Geschichten und Reisen zu teilen, auch damit wir wechselseitig voneinander lernen können – im Guten wie im Schlechten.

Das Thema Nachhaltigkeit ist mir ein wirkliches Herzensanliegen und ich würde mir wünschen, dass wir als BA-IT über diesen Weg auch neue Netzwerkpartnerinnen und -partner finden, mit denen wir diesen Weg gemeinsam gehen können.

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